Добавлен: 03.07.2023
Просмотров: 71
Скачиваний: 3
С 1997 года работы высокое качество продукции, соответствие международным стандартам отрасли и профессиональный подход к работе с деловыми партнерами были и остаются главными приоритетами компании.
Главной целью компании является удовлетворение потребности рынка в системах освещения.
Основная продукция компании:
- лампы;
- светильники;
- контакторы;
- люминесцентные лампы;
- розетки;
- шкафы силовые.
Основные услуги компании:
Проектирование систем освещения зданий и сооружений;
Монтаж систем освещения;
Сервисное обслуживание систем освещения.
ООО «Белый свет» имеет следующую организационную структуру (рисунок 2):
Рисунок 2 – Организационная структура ООО «Белый свет»
Общее руководство предприятием осуществляет генеральный директор. Он же определяет маркетинговую политику акционерного общества, направления его развития, штатную численность, объемы продажи и ассортимент товаров.
В непосредственном подчинении у генерального директора находятся заместитель директора и финансовый директор, а также начальники отделов и юрисконсульт. Финансовому директору непосредственно подчиняется главный бухгалтер. Заместитель директора практически дублирует функции генерального директора с его ведома и курирует все основные виды деятельности предприятия. Сотрудники бухгалтерии подчиняются непосредственно главному бухгалтеру.
Главный бухгалтер осуществляет контроль над материальными и денежными средствами предприятия, руководит расходами, кассовыми и банковскими операциями, распределяет денежные средства, координирует работу сотрудников бухгалтерии и контролирует все вопросы решаемые бухгалтерией.
Юрисконсульт контролирует всю документацию предприятия на соответствие законодательству РФ, руководит делами, связанными с правоохранительными и судебными органами государства, осуществляет юридическую поддержку при ведении договорной деятельности.
Начальник отдела продаж непосредственно руководит сотрудниками отдела, контролирует все вопросы, решаемые отделом. К основным функциям отдела относят:
- Прием товара на склад;
- Оформление заказов;
- Ведение базы данных (товаров, поставщиков, клиентов);
- Оформление документов.
Основные функции отдела закупок:
1. Определение потребности в материальных ресурсах. Для этого отдел закупок получает информацию от отдела продаж, отдела логистики. Расчет средств на приобретение материальных ресурсов. Для расчетов необходимы данные из бухгалтерии о наличии свободных оборотных средств.
2. Поиск, анализ данных, выбор поставщиков. Это важная функция отдела закупок включает тщательное исследование рынка поставщиков по интересующей продукции, поиск наиболее квалифицированных поставщиков, предоставление необходимых услуг до и после продажи. В результате анализа выбираются наиболее приемлемые поставщики. Определение условий поставки и оплаты: переговоры с поставщиками, на которых обсуждаются условия доставки, формы оплаты, возможность получения отсрочек платежа и т.д.
3. Заключение договоров и контроль исполнения. Данная функция отдела закупок выполняется при тесном сотрудничестве с юридическим отделом, так как важно в договоре соблюсти все интересы компании. Действия в случае нарушений условий поставки. Санкции в отношении поставщика, нарушившего условия поставки, могут иметь разный характер: от простого предупреждения или мелкого штрафа вплоть до расторжения договора с ним.
4. Получение материальных ресурсов. Обработка входящих потоков материальных ресурсов, идентификация продукции, уточнение количества, подготовка отчетов и перемещение сырья к месту его использования и хранения.
5. Проверка поступающей продукции и подтверждение качества. Проверка и подтверждение того, что поступающее сырье, материал и услуги отвечают требованиям, т.е. соответствуют договору и сертификации.
Отдел информационных технологий участвует в составлении технических заданий по созданию автоматизированных систем управления Компанией, подготавливает планы проектирования и внедрения автоматизированных систем управления, контролирует состояние и безопасность сети и сетевого оборудования, обеспечивает бесперебойное функционирование системы и оборудования и принимает оперативные меры по устранению возникающих в процессе работы нарушений, устанавливает и настраивает программные и аппаратные системы, модернизирует применяемые технические средства, составляет заявки на необходимое оборудование и ведет учет его поступлений.
Задачи и функции отдела рекламы
- Определение направлений и планирование рекламных кампаний. Формирование рекламной стратегии, основанной на перспективных направлениях дальнейшего организационного развития, инновационной и инвестиционной деятельности.
- Планирование работ по проведению рекламных кампаний;
- Изучение рынка сбыта и покупательского спроса с целью определения наилучшего времени и места размещения рекламы, масштабов и сроков проведения рекламных кампаний и т.д.
Отдел маркетинга занимается анализом и прогнозированием основных конъюктурообразующих факторов потенциальных рынков сбыта продукции, исследует потребительские свойства производимой продукции и собирает информацию об удовлетворенности ими покупателей, выявляет систему взаимосвязей между различными факторами, влияющими на состояние рынка и объем продаж, анализирует конкурентоспособность продукции предприятия, сопоставляет ее потребительские свойства, цены, издержки производства с аналогичными показателями конкурирующей продукции, выпускаемой другими предприятиями, координирует и согласовывает действия всех функциональных отделов в выработке единой коммерческой политики.
Описание процесса учета продаж
Владельцем процесса является менеджер по продаже.
В целом на менеджера по продажам возлагается:
- поиск новых клиентов и поставщиков;
- переговоры с целью заключения договоров-заказов;
- обеспечение акта продажи (курирование процесса передачи ресурса, прихода денег; получение и передача платежных документов);
- обеспечение обратной связи с клиентами и поставщиками (ведение базы данных);
- составление заявок на поставки, прием товара.
Менеджер по продажам занимается поиском клиентов и работы с ними, а также ведение всей документации в течение срока работы с этим клиентом:
- Менеджер анализирует рынок и организует поиск клиентов;
- Ведет телефонные переговоры с клиентом;
- Регистрирует переговоры в собственной клиентской базе;
- Готовит презентационные документы: коммерческое предложение на основании первичной информации, образец договора, прайс-листы;
- Организует встречи с клиентом;
- Согласует заказ с клиентом;
- Оформляет заказ;
- Выставляет: счет-фактура, счет на оплату;
- В день отгрузки оформляет необходимые документы;
- Формирует отчет о проделанной работе;
Так же менеджер по продажам занимается поиском новых поставщиков, составляет заявки на поставку и принимает товар:
- Менеджер анализирует остатки на складе;
- Находит поставщика;
- Составляет заявку на поставку;
- Оплачивает выставленный счет;
- Согласовывает дату и время поставки;
- Принимает товар, оформляет соответствующие документы;
- Вносит данные о поступившем товаре;
Третья составляющая часть работы менеджера по продажам – ведение базы данных поставщиков, покупателей, товаров и проделанных операций:
- Вносит данные о новых поставщиках или клиентах, редактирует данные о старых поставщиках и клиентах;
- Ведет учет количества товара на складе;
- Добавляет данные о новом товаре, либо редактирует данные уже имеющегося на складе товара;
- Составляет отчеты о проделанных операциях
Рассмотрим процесс работы менеджера по продажам.
Менеджер по продажам находит клиента. Звонит ему и договаривается о встрече. Заносит данные о клиенте, о контактных лицах, о содержании разговора в файл (*.xls).
Затем менеджер готовит презентационные документы для встречи с клиентом.
Менеджер встречается с клиентом, проводит переговоры по следующим пунктам: стоимость, качество, крайние сроки доставки товаров (при отсутствии товаров на складе), гарантийные обязательства.
После согласования менеджером всех разногласий с клиентом заключается договор, оформляется заказ и выписывается счет на оплату, счет-фактура.
При наличии товара на складе резервируется необходимое количество и может быть продан в тот же день. Если товара нет, то оформляется заявка на поставку, где указывается дата составления заявки, фамилия ответственного менеджера, наименование продукции и крайние сроки доставки товаров.
Заявка на товар отсылается поставщикам, оплачивается выставленный счет, согласовывается дата поставки.
В день поставки принимает товар на склад, составляет соответствующие документы, вносит данные о поступившем товаре в базу данных. Информирует заказчика о том, что товар поступил на склад.
После того, как заказчик оплатил выставленный ему счет наличным или безналичным способом оплаты, он может приехать за заказанной продукцией. Работающий с ним менеджер оформляет необходимые документы и отпускает товар.
По окончании месяца менеджером по продажам формируется отчет о проделанной работе.
Таким образом, был выявлен ряд основных функции возлагающихся на менеджера по продажам, требующих больших затрат времени и усилий, в связи с ручной обработкой данных. Основные функции менеджера по продажам представлены на рис.3.
Рисунок 3 – Основные функции менеджера по продажам
В результате анализа обязанностей, схемы работы, очередности обработки информации выделены следующие недостатки:
- большие затраты внимания менеджера по продажам на выполнение рутинных операций, ведение клиентской базы, составление заказов и отчетов;
- неполное и неэффективное использование технических средств, имеющихся в наличии;
- низкая оперативность, снижающая качество работы.
Очевидно, что работа менеджера довольно рутинна, в данном представлении, что сильно влияет на результаты деятельности: работа замедляется, возникает большое количество ошибок, документы могут быть оформлены некорректно. Вся эта работа является очень трудоемкой и требующей больших затрат времени и внимания, она сужает возможности оперативного получения информации.
Таким образом, на основании приведенных выше недостатков возникла необходимость автоматизации работы менеджера по продажам, что позволит надежно хранить, обрабатывать информацию и при этом резко снизить трудоемкость и повысить достоверность, оперативность получения результатной информации и итоговых документов.
Схемы управления процессов
Характеристика деятельности руководителя отдела продаж компании «Белый свет» в разрезе технологии IDEF0 приведена на рисунке 4.
Рисунок 4. Модель деятельности руководителя отдела продаж в разрезе IDEF0
Декомпозиция данного процесса приведена на рисунке 5.
Рисунок 5. Декомпозиция деятельности руководителя
Рисунок 6. Декомпозиция блока «Учет товаров»
Рисунок 7. Декомпозиция блока «Работа с поставщиками»
Рисунок 8. Декомпозиция блока «Работа с клиентами»
Как видно из представленных схем, работа менеджера по продажам (руководителя отдела в том числе) включает три основных направления: учет товара, работа с поставщиками, работа с клиентами. Существуют отдельно базы данных товаров, поставщиков и клиентов. Продажа товара регистрируется дважды: в базе данных клиентов и в базе данных товаров. Прием товара также осуществляется дважды: при ведении учета товара и при работе с поставщиками.
Внедрение автоматизированной системы позволило бы вести единую базу данных для учета продаж, клиентов и поставщиков.
Мероприятия по оптимизации бизнес-процессов
Задача – разработать автоматизированное рабочее место руководителя отдела продаж электротехнического оборудования. Пользователями системы также могут быть менеджеры и кладовщики. Опишем основные функции, которые должна выполнять данная система: