Файл: Автоматизация бизнес-процессов.pdf

ВВЕДЕНИЕ

В век новых технологий постоянно увеличивается объём и оборот информации во всех сферах жизнедеятельности человека. В связи с этим возникает необходимость использования автоматических средств и для человека на работе помогает проектирование реализации бизнес-процессов.

Спроектированные бизнес-процессы сокращает время необходимое для введения учета, анализ данных, оформление различных документов и многое другое, что в свою очередь облегчает работу сотрудников и позволяет с меньшим количеством сотрудников выполнять больше работы.

Работа предприятий состоит из многих подразделений и обойтись без грамотно спроектированной информационной системы, просто невозможно. Если не использовать системы, работа предприятия будет медленная, дорогостоящая, неорганизованная, что приведет к огромным убыткам для предприятия. В данной курсовой будет рассмотрена одна из бизнес-процессов предприятия, а именно – учет склада.

Целью курсовой работы является разработка проектирование реализации бизнес-процесса складского учета, а именно системы проектирования по учету складских операций и реализации товаров для организаций, работающей в сфере торговли автомобильных запчастей.

Для того чтобы спроектировать складские операции и реализацию товаров, ставим следующие задачи:

• • Собрать информацию об организации ООО «Запчасти.ру»;
  • Проанализировать сущность задач учета складских операций и реализации товаров;
  • Обосновать проектные решения по информационному решению;
  • Обосновать проектные решения по программному решению;
  • Построить информационную модель;
  • Охарактеризовать нормативно-справочную, входную и оперативную информацию;
  • Охарактеризовать результатную информацию;
  • Внести общие положения
  • Охарактеризовать базы данных
  • Описать программные модули
  • Сделать контрольный пример реализации складского учета и описать его.

Решение вышеперечисленных задач и является структурой курса.

Главная задача - учет и быстрое регулирование операций, подготовки первичных документов для контрагентов (счетов, счетов-фактур, накладных).

Этой информационной системой будут пользоваться бухгалтеры в блоке выписки. Использовать будет сотрудник, работающий с учетом товаров на складах, а также выпиской первичных документов и заносящим в базу поступившие товары.

Информационная система позволит автоматизировать и правильно организовать работу работников склада. Так как прежде документы делали в ручную, в которых были одни и те же реквизиты, а также огромный список номенклатуры – это занимало большую часть рабочего дня. Автоматизация позволит сократить сотрудников, тем самым увеличить прибыль компании.

Чтобы сделать отчет, необходимо собрать нужные данные путем поиска их в соответствующих документах, если это отчет за год, то необходимо будет просмотреть все документы за этот год, на что уйдет огромное количество времени. При выведении итогов по отчету необходима огромная точность в расчетах, что не всегда получается даже у специалиста своего дела. Эти и многие другие задачи сможет решить проектируемая информационная система.

При поиске нужного объекта (суммы, документа, количества), если не будет известен документ в котором его искать, нужно будет перелистать всю кипу документов и просмотреть каждую позицию. Автоматизация позволит сделать выборку по этой позиции и значительно сократит объем подходящих документов или сведет к одному единственному искомому документу.

Возникают сложности и с составлением прайс-листа. Если на склад привезли новый вид товаров или если изменилась цена на старые товары, необходимо будет заново переделывать весь прайс-лист. Внедрение автоматизированной системы позволит автоматически делать все эти действия при добавлении новой позиции номенклатуры. За счет сокращения времени на выполнение долгих рутинных работ, можно повысить трудоемкость сотрудника, который может теперь выполнять не только свою работу, но и взять на себя ряд других обязанностей. Создание личной автоматизированной системы под определенную компанию, позволит учесть все нюансы бизнес-процессов организации.

Глава 1. Аналитическая часть

1.1 Выбор комплекса задач автоматизации

Организация «Запчасти.ру» занимается продажей запчастей на автомобили иностранного происхождения и работает непосредственно с дилерами заводов-изготовителей и продают розничным клиентам. Организация доставляет товар с производства поставщиков на базу, осуществляет его складирование, сохранение и отгрузку конечным клиентам.

Номенклатура продаваемых товаров составляет десятки тысяч наименований и ежемесячно растет.

Организация осуществляет розничную торговлю за безналичный расчет. Организация зарабатывает на разнице, закупает по оптовой цене, а клиентам продает по среднерыночным ценам.

Во внешней системе предприятие ООО «Запчасти.ру» выполняет роль посредника между дилерами товаров и розничными клиентами. Как можно увидеть из рисунка 1.

Дилер 1

Запчасти.ру

Дилер 2

Дилер 3

Рис. 1 Схема внешней среды фирмы

Внутренняя организационная структура фирмы изображена на рисунке 2.

Генеральный директор

Отдел снабжения

Отдел экономической безопасности

Бухгалтерия

Отдел сбыта

Менеджеры

Гл. бухгалтер

Выписка

Касса

Платежи

Системный администратор

Начальник охраны

Начальник склада

Склад

Кладовщик

Грузчики

Рис. 2 Внутренняя структура организации

Генеральный директор – управление и развитее организации.

Отдел снабжения – закупка товара.

Бухгалтерия – подготовка документов для оплаты.

Менеджеры – работа с клиентами.

Начальник склада – отвечает за товар.

Отдел экономической безопасности – работа ИС.

1.2 Характеристика существующих бизнес-процессов

Заявка

Клиент

Снабжение

Склад товаров

Менеджер

Поставщики

Счет на оплату

Оплата Заявка на склад

Товары

Заявка на поставку

Товары

Заявка

Оплата Товар на

товар

Рис. 3 Схема информационных потоков предприятия

Разберем схему (рис. 3). Клиент отправляет заявку менеджеру, в заявке указывает позиции (запчасти), которые его интересуют. Затем менеджер отправляет счет клиенту. Если товар в наличии, то бронируется нужное количество. При отсутствии товара отправляется заявка на товар в отдел снабжения (данные в заявке: данные менеджера, артикул/наименование запчасти, крайний срок поставки). Снабженцы заказывают у поставщиков заводов-изготовителей.

После оплаты клиентом счета, клиент может приехать и забрать товар (запчасти). Менеджер передает вместе с товаром все сопутствующие документы.

1.3 Характеристика документооборота, возникающего при решение задачи

В создаваемой системе поставленные задачки станут проданы подходящим программным модулем, любой из коих станет владеть вероятность выполнения ряда операций, этих как корректировка инфы, разведка данных, составление докладов. Процессы наполнения, корректировки и розыска данных станут проданы однотипным методикой во всех модулях. При добавлении и редактировании данных станет использоваться контроль редакции ввода юзером инфы, методом ее сопоставления с важным типом, спектром конфигурации вероятных значений, маской ввода и т.д.

Для прибавления и корректировки данных будут применены экранные формы со всеми важными полями ввода, а втомжедухе объяснениями и правящими веществами(к примеру, кнопками), нужные для выработки правящих действий( хранение, отмена конфигураций) и навигации( перемещению) по БД. Для снабжения розыска данных втомжедухе будут применены экранные формы, позволяющие задавать разные смысла( спектры значений) интересующей информации, с контролем допустимости значений критерий розыска. Поиск информации разрешено станет производит как по единичным полям таблиц, так и по совокупности полей, на частичное, или совершенное совпадение критерий розыска, без учета регистра букв для удобства юзера, для численных полей и полей типа " дата " станет сбыта вероятность указания диапазонов конфигурации значений и т. д. В каждом из программных модулей системы предполагается присутствие всех нужных отчетных форм для формирования и печати документов поставленной формы. Все отчеты генерируются автоматом, применяя подборки информации из БД.

Источником оперативной инфы для реализации заключения установленных задач считаются приходные затратные, расходные затратные, счета на плату, банковские выписки, данные со склада.

Эти данные каждый день меняются и выделяются большущим размером обрабатываемой инфы. Данные вводятся в систему с поддержкой особых форм и сберегаются в основе данных в облике таблиц.

Неизменная информация также сберегается в облике таблиц и реализуется с поддержкой особых справочников. Эти данные буквально не меняются, в ведущем прибавляются свежие или же редактируются ветхие, а при надобности удаляются. В предоставленной системе этими справочниками считаются: Спрвочник_Товары, Справочник_Контрагенты и Справочник_Фирмы. В первом справочнике находится информация об ведущих товарах компании, единицах измерения и тарифах на них. В Справочнике Контрагенты сберегается информация о заглавиях компаний покупателей, поставщиков и их адресе. В Справочнике Компания предписано название и адресок предоставленного фирмы.

Для расчета итоговой инфы станут применятся доклады. Доклады станут формироваться в зависимости от данных характеристик.

Ведущими отчетами станут доклад по приходным и расходным документам, доклад по останкам продуктов и составление прайс-листа.

Доклад по приходным и расходным затратным станет объединять эти бумаги в согласовании с данным временем.

Доклад по останкам ТМЦ на складах станет выказывать текущее положение склада, то есть то численность продукта, которое есть на данное время (время сотворения отчета).

1. Учет поступления ТМЦ.

На основании реальной приходной затратной данные заносятся в компьютер. В затратной указываются: Номер документа, дата, получатель, поставщик, название продукта, численность, стоимость и итоговая сумма. Эти данные выжны для ведения учета и формирования всевозможных докладов. Данные заносятся в облике документа «Поступление ТМЦ «, сберегается и редактируется в таблице Приход. Заносятся по мере поступления продукта на склад. От юзера потребуется бдительность при занесении документов. Еще приход предусматривается и именно на базе кладовщиком, в следствие этого проконтролировать информацию возможно методом сопоставления данных со склада и данных по компу, при несоответствии данных данных нужно станет поднять отправной документ.

2. Учет реализации ТМЦ.

При отгрузке продуктов покупателю нужно оформить расходные бумаги. Расходными документами считаются счет-фактура и товарная затратная. В данных документах еще как и в приходных указываются: Номер документа, дата, получатель, поставщик, названиенаименование продукта, численность, стоимость и итоговая сумма. Бумаги «Товарная накладная» и «Счет-фактура», сберегается и редактируется в таблице Затрата. Данные по затрате еще предусматриваются и на базе, в следствие этого в последствии просто это выяснить. Для юзера нужно выразить бдительность при занесении числа.

1. Учет излишков.

При приеме и реализации продукции бывает пересортица товара или излишки. Для того чтобы данные соответствовали действительности необходимо ввести документы, которые бы регулировали этот процесс. Такими документами являются Списание и Оприходование продукции. Документ «Оприходование» предназначен для оформления факта оприходования ТМЦ. Документ может быть оформлен на основании проведенной инвентаризации. Спецификация документа заполняется стандартным образом – построчным вводом или подбором по каталогу. Оприходование ТМЦ может производиться и по произвольным ценам. В результате оприходования создается документ “Оприходование”, который добавляет данные в таблицу Приход. При излишках выписывается Акт списания, который добавляет запись в таблицу Расход.

1. Отчет по остаткам ТМЦ.

Начальными данными считаются данные из таблиц Приход и Затрата. В данном отчете предусматривается все перемещение продукта за конкретный этап времени. В него входят все повыше перечисленные бумаги. В нем отображается название продукта, поступившее численность, отпущенное численность и итоговое численность. Он имеет возможность выполнятся за год, за луна или же ежедневно.