Файл: Общие положения (дерево функций и сценарий диалога).pdf

Введение

Автоматизированная информационная система поддержки деятельности предприятия (АИС) представляет собой совокупность информации, экономико-математических методов и моделей, технических, программных, технологических средств и специалистов, предназначенную для обработки информации и принятия управленческих решений.

Создание АИС способствует повышению эффективности производства, экономического объекта и обеспечивает качество управления. Наибольшая эффективность АИС достигается при оптимизации планов работы предприятий, фирм и отраслей, быстрой выработке оперативных решений, четком маневрировании материальными и финансовыми ресурсами и т.д. Поэтому процесс управления в условиях функционирования автоматизированных информационных систем основывается на экономико-организационных моделях, более или менее адекватно отражающих характерные структурно-динамические свойства объекта.

Опыт создания АИС, внедрение в практику экономической работы оптимизационных методов, формализация ситуаций производственно-хозяйственных процессов, оснащение государственных и коммерческих структур современными вычислительными средствами коренным образом видоизменили технологию информационных процессов в управлении. Повсеместно создаются АИС управленческой деятельности.

Современное развитие информатизации в области экономической и управленческой деятельности требует единых подходов в решении организационных, технических и технологических проблем. Основными факторами, определяющими результаты создания и функционирования АИС и процессов информатизации, являются:

- активное участие человека-специалиста — в системе автоматизации обработки информации и принятия управленческих решений;

- интерпретация информационной деятельности как одного из видов бизнеса;

- наличие научно обоснованной программно-технической, технологической платформы, реализуемой на конкретном экономическом объекте;

- создание и внедрение научных и прикладных разработок в области информатизации в соответствии с требованиями пользователей;

- формирование условий организационно-функционального взаимодействия и его математическое, модельное, системное и программное обеспечение;

- постановка и решение конкретных практических задач в области управления с учетом заданных критериев эффективности.

Определяя АИС как организованную для достижения общей цели совокупность специалистов, средств вычислительной и другой техники, математических методов и моделей, интеллектуальных продуктов и их описаний, а также способов и порядка взаимодействия указанных компонентов, следует подчеркнуть, что главным звеном и управляющим субъектом в перечисленном комплексе элементов был и остается по сей день человек, специалист. Сегодня существуют готовые инструментальные программные средства, которые позволяют методом интерпретации быстро разрабатывать собственные проблемно-ориентированные продукты — пакеты прикладных программ. Для этого нужно быть, прежде всего, хорошим специалистом в своей области и в меньшей степени владеть программированием. В помощь пользователю все активнее внедряется объектно-ориентированный подход, который позволяет программисту при разработке программного продукта оперировать теми же понятиями, которые использовались в предметной области до автоматизации

Основным назначением системы является автоматизация ввода и хранения данных предприятия, с возможностью изменять, дополнять, создавать новый файл с информацией, выполнять запросы к базе данных согласно выбранным критериям пользователя, а также выполнять действия по анализу представленной в базе информации с формированием соответствующих отчетов.

Цель курсовой работы – проектирование реализации операций бизнес-процесса «Управление запасами». В качестве объекта исследования принимаем управление запасами на примере информационной системы учета автозапчастей на предприятии сервисного обслуживания.

Для достижения цели необходимо решить ряд задач:

• дать организационно-экономическую характеристику предметной области;
• описать бизнес-процессы и информационные процессы предметной области;
• рассмотреть аппаратно-программное обеспечение предметной области;
• определить цели и задачи проектирования ИС;
• составить сетевой график выполнения проекта;
• провести обзор и анализ путей решения задач проектирования ИС;
• выбрать и обосновать проектные решения;
• представить функциональное, технологическое, математическое, информационное, обеспечение;
• разработать информационную, концептуальную и логическую модели данных;
• определить требования к программному и аппаратному обеспечению.

1 глава. Аналитическая часть.

1.1. Выбор комплекса задач автоматизации.

Главная цель проектирования информационной системы управления запасами - переход к адаптивной логистической сети, который предполагает серьезные изменения в бизнесе компании. Предприятие находится в условиях быстрого изменения структуры рынка, требующего внедрения новых технологий управления логистикой в сжатые сроки, поэтому такой переход особенно сложен. Дерево целей представлено на Рис. 1.

Целью проектирования информационной системы поддержки деятельности автосервиса уменьшение временных трудозатрат и вероятности возникновения ошибок при обработке заказов на ремонт транспортных средств и формировании отчетов, за счет разработки автоматизированной системы обработки заказов на ремонт технических средств, что приведет к улучшению показателей качества обработки информации (сокращению времени для принятия управленческих решений; повышению степени достоверности обработки информации, степени ее защищенности и др.), обеспечив тем самым повышение эффективности работы предприятия в целом.

В соответствии с полученными результатами в ходе проведенного анализа предметной области можно выделить основные подцели, для достижения которых необходимо произвести проектирование и реализацию автоматизированной системы обработки заказов на ремонт технических средств.

Минимизация логистических затрат на предприятии

Автоматизация учета заказов

Интеграция процессов на предприятии

Внедрение средств

автоматизации автосервиса

Повышение точности планирования и согласованности процессов

Стандартизация бизнес-процессов СТО

Повышение операционной прозрачности

Повышение эффективности работы за счет потока документов в системе (сокращение времени

обработки операций, оперативное принятие решений)

Внедрение автоматического контроля наличия комплектующих

Повышение эффективности работы за счет автоматизации операций ввода/вывода данных

Автоматизация получения отчетов

Повышение скорости и качества обслуживания конечного потребителя

Рис. 1. Дерево целей предприятия

Основными подцелями создания автоматизированной системы являются:

• поддержка принятия управленческих решений начальством организации;
• сокращение бумажного документооборота и снижение временных затрат на подготовку различных отчетов;
• обеспечение контроля над поступлением заказов и их анализ;
• составление отчетов для контроля за сроками исполнения заказов на услуги.

На данный момент в автосервисе отсутствует какая-либо автоматизированная система, функционирующая в целях обработки заказов на ремонт транспортных средств.

Существующие в настоящее время решения построения ИС следующие:

• покупка готовой информационной системы по управлению заказами на ремонт технических средств;
• разработка информационной системы собственными силами.

Решение о покупке готовой информационной системы по обработке заказов на ремонт транспортных средств является оптимальным для стандартных задач. Однако следует учитывать, что любые отклонения потребуют доработки и немалых по сравнению с базовой ценой материальных вложений, это при специфической организации бизнес-процесса делает данный вариант неприемлемым.

Недостатки покупки готовой ИС:

• возможно несоответствие заявленных бизнес-функций системы реальным бизнес-функциям предприятия;
• отсутствие необходимых бизнес-функций, а, следовательно, возникновение потребности в доработке части системы;
• наличие «лишних» функций в системе, подлежащих оплате;
• разработчик может прекратить свое существование или обслуживание программ;
• отсутствие доступа к исходным кодам программного продукта.

Преимущества покупки готовой ИС:

• минимальные задержки и затраты до внедрения;
• можно выбрать пакет, наиболее подходящий для организации;
• возможность заранее познакомиться с программами;
• высококачественные программы хорошо отлажены;
• хорошая документация;
• заранее известная стоимость приобретения лицензий, прогнозируемая стоимость внедрения и последующего сопровождения;
• наличие отлаженной технологии внедрения данной системы, отработанных программ обучения персонала, каналов поддержки и сопровождения.

На рынке программных средств существуют типовые проектные решения для автоматизации работы ремонтного предприятия. Одним из таких решений является программный продукт «1С:Предприятие 8. ТОИР Управление ремонтами и обслуживанием оборудования» разработанный российской компанией ЗАО «1С». Это решение может использоваться как на отдельных предприятиях, так и в производственных холдингах для обеспечения унификации производственного и регламентированного учета ремонтов.

Существенным недостатком продукта от компании «1С» является его стоимость. Цена одной конфигурации 172 000 рублей, клиентская лицензия на одно рабочее место стоит 9 900 рублей.

Так как в штате автосервиса отсутствует программист со знанием программных продуктов «1С:Предприятие», то придется заключать договор обслуживания с фирмами - франчайзи 1С, а это значит предприятие понесет дополнительные ежемесячные расходы.

Необходимо отметить, что в программном продукте «1С:Предприятие 8. ТОИР Управление ремонтами и обслуживанием оборудования» существует лишний функционал, который не будет использоваться, но за который придется доплачивать, а так же отсутствует ряд управленческих отчетов, используемых на предприятии. Таким образом, появляется необходимость дорабатывать типовой продукт от компании «1С», что опять же приведет к дополнительным расходам.

Тестирование программного продукта «1С:Предприятие 8. ТОИР Управление ремонтами и обслуживанием оборудования» показало, что приложение создает огромную нагрузку на вычислительные мощности сервера (Intel Dual-Core Xeon 5030 2.67 GHz, память 2G DDR2 667 MHz), что может привести к простою системы или ее полному зависанию.

В результате проведенного анализа по данному программному изделию были выявлены существенные недостатки, которые заключаются в высокой стоимости покупки и дальнейшем сопровождении и в очень высоких требованиях к аппаратному обеспечению.

Было принято решение о создании собственной автоматизированной системы обработки заказов на ремонт технических средств. Рассмотрим преимущества и недостатки разработки ИС своими силами.

Преимущества:

• получение готового продукта, полностью соответствующего организационной и функциональной структуре обработки заказов на ремонт технических средств на предприятии;
• инженер-программист технического отдела может непосредственно контактировать с любым работником организации для устранения мелких недочетов в работе ИС;
• владение проектными решениями, исходными кодами и необходимыми юридическими правами на информационную систему.

Недостатки разработки ИС своими силами:

• на отладку и настройку ИС уйдет на порядок больше времени, чем займет процедура внедрения типовой ИС, созданной независимой компанией;
• возможна плохая документированность системы;
• нет адекватных стимулов для организации интенсивной работы.

Альтернативным программным продуктом автоматизации СТО является TurboService - компьютерная программа комплексной автоматизации документооборота, складского и финансового учета для станций технического обслуживания автомобилей, автомагазинов, дилерских автоцентров.

1.2. Характеристика существующих бизнес – процессов.

Описание бизнес-процессов организации на текущий момент

Клиент приходит на станцию технического обслуживания и обращается к секретарю. Секретарь на специальном бланке оформляет заказ, проставляет в нём стоимости всех услуг согласно ценам, поставленным данной организацией, которые прописаны в постановлении о стоимости услуг. Далее секретарь подсчитывает стоимость всего заказа, принимает оплату от клиента и выписывает чек. В чеке прописываются данные заказчика, данные его автомобиля, номер заказа, стоимость. В конце дня секретарь сдаёт все эти бланки менеджеру. На следующий день менеджер ознакамливается с оформленными заказами и распределяет их по мастерам, учитывая загруженность того или иного мастера, прописывая его данные на бланке заказа. Далее менеджер оформляет бланк на выполнение, в котором прописывает номер заказа, данные мастера, услуги, требования и сроки выполнения. Бланки на выполнение сдаются бригадиру, который доставляет их мастерам. Мастер принимает заказ на выполнение, ознакамливается с требованиями и подписывает бланк на выполнение.

После выполнения заказа мастер оповещает об этом бригадира. Бригадир принимает работу и, если нет замечаний, отмечает на бланке на выполнение завершение заказа, информирует менеджера о выполнении заказа и сдаёт бланк. Менеджер отмечает в бланке заказа выполнение, в книге "Отчёты заработной платы" прописывает сумму от выполненного заказа мастеру, отдаёт бланк выполненного заказа секретарю. Когда клиент приходит за своим заказом, секретарь по чеку заказчика ищет бланк выполненного заказа. Если такой имеется, то клиента направляют к бригадиру с бланком заказа. Бригадир сдаёт работу клиенту. Если клиент не имеет претензий, он забирает свой автомобиль и ставит на бланке заказа в графе замечания "нет замечаний". После этого бригадир возвращает бланк секретарю, секретарь складывает в архив. Если же клиент не удовлетворён работой, то заказ ставится на учёт "Доработка" и возвращается мастеру. После выполнения доработки заказ проходит тот же путь, что и после первого выполнения.