Файл: Сущность и понятие организации и организационной структуры.pdf

1. Оптимальность. Структура управления признается оптимальной в случае, если между звеньями и ступенями управления на всех уровнях определяются целесообразные связи при минимальном количестве ступеней управления.

2. Оперативность. Суть этого требования заключается в том, чтобы за время от принятия решения до его выполнения в управляемой системе не успели произойти необратимые негативные изменения, которые делают ненужной осуществление принятых решений.

3. Надежность. Структура аппарата управления должна гарантировать достоверность передачи информации, при этом не допускать искажений управляющих команд и иных передаваемых данных, обеспечивать бесперебойность связи в системе управления.

4. Экономичность. Задача заключается в том, чтобы необходимый эффект от управления достигался при минимальных затратах на управленческий аппарат. Критерием этого может предназначаться соотношение между затратами ресурсов и полезным результатом.

5. Гибкость. Способность меняться в соответствии с изменениями внешней среды.

6. Устойчивость структуры управления. Неизменность ее главных свойств при разнообразных внешних воздействиях, целостность функционирования системы управления и ее элементов.

Тем самым совершенство организационной структуры управления главным образом зависит от того, насколько в результате ее проектирования соблюдались принципы проектирования, а именно:

1) рациональное количество звеньев управления и наибольшее сокращение времени прохождения информации от высшего руководителя до непосредственного исполнителя;

2) четкое обособление составных частей оргструктуры (состава ее подразделений, потоков информации и пр.);

3) обеспечение способности к быстрой реакции на изменения в управляемой системе;

4) предоставление полномочий на решение вопросов тому подразделению, которое обладает наибольшей информацией по этому вопросу;

5) приспособление некоторых подразделений аппарата управления ко всей системе управления предприятием в целом и к внешней среде в частности.

Необходимо иметь в виду, что на разнообразных предприятиях (с учетом особенности их деятельности) применяются и иные принципы построения организационных структур, более полно отображающие специфики их функционирования.

Итак, в процессе проектирования организационных структур различают три ключевые стадии, а именно:

1) аналитическую (исследование существующей практики и требований к построению организационных структур);

2) проектную (проектирование (моделирование) структуры управления);

3) организационную (организация внедрения спроектированной организационной структуры).

Глава 2. Анализ организационной структуры фармацевтической компании ООО «Хелс-М»

2.1 Общая характеристика фармацевтической компании ООО «Хелс-М»

Основной деятельностью фармацевтической компании ООО «Хелс-М» является продажа лекарственных препаратов, добавок к пище, гомеопатии, средств гигиены и санитарии и др.

ООО «Хелс-М» в своей деятельности руководствуется уставом, имеет статус юридического лица с момента государственной регистрации, действует в соответствии с гражданским законодательством Российской Федерации, Федеральным законом «Об обществах с ограниченной ответственностью», и другими законодательными и нормативными актами Российской Федерации.

В настоящее время ООО «Хелс-М» является официальным дистрибьютором ведущих зарубежных фармацевтических компаний. Также ООО «Хелс-М» работает с лидерами российского рынка лекарственных средств. Компания входит в десятку ведущих фармацевтических дистрибьюторов России (в категории межрегиональные фармацевтические дистрибьюторы). Благодаря постоянным прямым партнерским отношениям с большинством российских и зарубежных производителей, компания обеспечивает своих клиентов высококачественной продукцией на выгодных условиях, свидетельством чего является постоянный рост продаж.

На сегодняшний день ассортимент ООО «Хелс-М» содержит около 5000 наименований продукции – это лекарственные препараты, биологически-активные добавки, лечебная косметика и другая продукция, представленная в аптеках. Общие складские ресурсы компании составляют сегодня 15 тыс. кв. м.

В 2014 году была значительно расширена площадь головного склада компании, который обслуживает в первую очередь Москву и Московскую область, а так же пополняет товарный запас филиалов.

Кроме оптовой торговли ООО «Хелс-М» оказывает услуги покупателям по резервированию товара, бесплатной доставке медикаментов по Москве и другим городам, обеспечение рекламными материалами.

Стратегическая задача компании – развитие региональной сети филиалов и представительств. ООО «Хелс-М» активно осваивает региональные рынки, открывает филиалы, представительства. В настоящее время региональная сеть насчитывает более 15 региональных подразделений.

Таким образом, анализируя деятельность ООО «Хелс-М», можно сделать вывод о высокой экономической и финансовой стабильности, которые позволяют компании с большой уверенностью смотреть в будущее и постоянно продолжать наращивать свой потенциал.

2.2 Анализ организационной структуры фармацевтической компании ООО «Хелс-М»

Под организационной структурой управления фармацевтической компании ООО «Хелс-М» понимается совокупность управленческих звеньев, расположенных в строгой соподчиненности и обеспечивающих взаимосвязь между управляющей и управляемой системами.

Структура организации – логическое взаимоотношение уровней управления и функциональных областей (планирование, мотивация, контроль и другие), построенных таким образом, чтобы эффективно достигать целей предприятия. Главной функцией организационной структуры является координация и контроль.

Во главе компании стоит генеральный директор, ему подчиняется коммерческий директор, который, в свою очередь руководит начальниками департамента оптовых продаж, департамента аптечных продаж, департамента закупок, департамента филиалов, департамента логистики, финансово-правового департамента.

1. Департамент оптовых продаж осуществляет поставку фармацевтической продукции по регионам России.

2. Департамент аптечных продаж обеспечивает поставки фармацевтической продукции по г. Москве и Московской области, а также в ряд регионов России.

3. Департамент закупок обеспечивает снабжение товаром и анализ рынков сбыта (отдел закупок и отдел маркетинга).

4. Департамент логистики обеспечивает транспортное, информационное и хозяйственное обеспечение (отделы информационных технологий, IT-обеспечения, склад, отдел приемки, отдел экспедиции, транспортный, отдел ВЭД, АХО, отдел строительства и реконструкции, режима (охрана)).

5. Финансово-правовой департамент обеспечивает экономическое, правовое и документационное обеспечение (юридический отдел, финансовый, бухгалтериия, касса, отдел кадров, отдел претензий, отдел сертификаций.

Таким образом, в рассматриваемой организации применяется линейно-функциональная структура организации, которая приведена в приложении 7. Организациям, применяющим данную структуру, свойственны следующие достоинства и недостатки.

Достоинства:

• • • 1. Эффективная работа в стабильных условиях.
      2. Простые решения принимаются быстро, так как они находятся в компетенции одной службы.
      3. Компания работает по четкой технологии, которая отличается «своим лицом», что в значительной степени обеспечивает конкурентоспособность.
      4. Штатная численность сбалансирована.

Недостатки:

1. Управление построено строго по вертикали, не учитывая человеческий фактор.

Среди основных недостатков действующей организационной структуры ООО «Хелс-М» можно назвать следующие:

• • дублирование полномочий генерального директора и коммерческого директора;
  • недостаток контроля по всем звеньям цепочки в связи с многоуровневой системой подчинения;
  • высокий уровень затрат на заработную плату руководителей подразделений;
  • отсутствие налаженных информационных взаимосвязей между департаментами.

Кроме этого, проанализировав деятельность ООО «Хелс-М» можно выделить несколько слабых сторон функционирования компании как системы. Например, узкая специализированность деятельности компании, которая может привести к сбоям в работе при резком падении цен на рынке лекарственных препаратов. Также можно отметить существенный рост за последние годы остатков на складах, что свидетельствует о неэффективном планировании закупок. Поэтому компании ООО «Хелс-М» следует обратить внимание не только на оптимизацию организационной структуры предприятия, но и, по возможности, запланировать диверсификацию реализуемой продукции, внедрение систем маркетинга и финансового менеджмента.

2.3 Направления совершенствования организационной структуры управления ООО «Хелс-М»

Анализ деятельности ООО «Хелс-М» показал, что компании необходимо совершенствовать свою организационную структуру в связи с выявленными в ней недостатками.

Успех реорганизации компании может зависеть от множества факторов как внешней, так и внутренней среды. Поэтому важно учитывать всю совокупность параметров, получать всю информацию и использовать все пути к достижению оптимального результата.

Руководство ООО «Хелс-М» должно представлять возможные изменения долговременной конкурентоспособности и финансовой ситуации, которые давали бы достаточное время для достижения определенных результатов. Важно учитывать неизбежный риск и неопределенность, уметь адаптироваться к изменениям. Успех оптимизации организационной структуры компании зависит прежде всего от профессионального уровня и ответственности их руководства. Необходимо довести цели реорганизации до собственников компании и рядового персонала и поддерживать ее внедрение, предоставляя достаточное количество ресурсов и принимая своевременные решения.

Особое внимание надо уделять использованию информации и информационным технологиям. Внедрение эффективной системы учета и управления поставками приведет к повышению эффективности работы компании, а также к снижению затрат на персонал.

Процесс внесения изменений в организационную структуру управления должен предусматривать:

– анализ функционирования организации и её среды с целью выявления проблемных зон, который может базироваться на сравнении конкурирующих или родственных организаций, представляющих иные сферы экономической деятельности;

– разработку плана совершенствования организационной структуры;

– последовательную реализацию планируемых перемен;

– поощрение повышения уровня информированности сотрудников, что позволит им лучше оценить свою причастность и, следовательно, усилит их ответственность за намеченные перемены.

Организационная структура управления должна быть гибкой и рационально реагировать на все изменения, происходящие как во внешней по отношению к предприятию среде, так и внутри него.

Исходя из этих требований, можно сформулировать основные направления совершенствования организационной структуры управления ООО «Хелс-М»:

1. Минимизация уровней управления компании, так как организационная структура должна быть предельно проста;
2. Совершенствование структур за счет внутренних резервов, включая децентрализацию, делегирование полномочий на более низкие уровни. Линейные структуры превращаются в более плоские за счет сокращения числа уровней управления с одновременным, как правило, укрупнением функций и сокращением подразделений на одном иерархическом уровне;
3. Создание и принятие локальными нормативными актами должностных инструкций и положений об отделах и департаментах в целях четкого разграничения функций и полномочий;
4. Совершенствование системы информационных потоков по всем уровням управления и между структурными подразделениями;
5. Создание системы наблюдения и контроля.