Файл: Характеристика документооборота, возникающего при решении задач.pdf
Добавлен: 17.06.2023
Просмотров: 98
Скачиваний: 3
СОДЕРЖАНИЕ
1.1 Выбор комплекса задач автоматизации
1.2 Характеристика существующих бизнес-процессов
1.3 Характеристики документооборота, возникающего при решении задач
1.4 Обоснование проектных решений по информационному обеспечению
1.5 Обоснование проектных решений по программному обеспечению
2.1. Информационная модель и её описание
2.2. Характеристика нормативно-справочной, входной и оперативной информации
2.4. Программное обеспечение задачи
2.5 Характеристика базы данных
2.7 Описание программных модулей
Пользователь системы первоначально заполняет справочники системы исходными данными, после чего система готова к работе. Используя входные данные, пользователь формирует содержание таблиц системы. При запросе результатной информации с помощью соответствующих экранных форм хранящаяся в системе информация преобразуется в необходимый вид и представляется в виде результатных документов, которые выводятся в виде экранных форм и могут быть выведены на печать на твердый носитель.
2.2. Характеристика нормативно-справочной, входной и оперативной информации
Создание фактографических экономических информационных систем начинается с разработки нормативно-справочной информации и справочных классификаторов.
Объект метаданных, создаваемый в предметно-ориентированной системе «1С: Предприятие 8» на основе предопределенного и неизменяемого шаблона «Справочники», представляет собой экземпляр данных, предназначен для хранения условно-постоянной информации, и наследует свойства своего объекта-прототипа. Для примера, такими объектами могут являться такие справочники как: контрагенты, физические лица, кассы контрольно-кассовых машин, договора контрагентов и любые другие схожие сущности.
Система «1С: Предприятие 8» предоставляет богатые возможности эффективного проектирования и хранения информации, когда учитываются требования в скорости, доступности и удобстве получения различной информации в различном качестве и представлении. Непосредственно некоторыми возможностями наделены и справочники, которые могут быть спроектированы и настроены с учетом различных информационных, функциональных, технических и других потребностей. Например, одни справочники в системе могут быть подчинены другим справочникам, при этом полностью соблюдается физическая целостность и такие известные проблемы при проектировании баз данных, как проблема аномалий, удаления родителей и потомков системой контролируется. Также справочники можно разделить по возможностям группировки информации на две группы: не иерархические и иерархические. В не иерархических справочниках отсутствует возможность хранения списка элементов на уровне итогов и групп, а в иерархических такая возможность группировки элементов по категориям существует – по элементам или по элементам и группам.
В системе «1С: Предприятие 8» справочники несут на себе не только функции непосредственного хранения информации, но и функции применения справочной информации в самом учетном процессе. Так, при правильном проектировании заметным плюсом станет повышение точности скорости ведения учета, когда справочную информацию не требуется дублировать в разных местах программы и снижаются риски и вероятность получения не корректной информации в разрезе требуемых показателей.
Справочники в системе «1С: Предприятие 8» наделены функциональностью использования их в системе отчетности и могут быть интегрированы в единую схему получения отчетов в различных аналитических разрезах и показателях.
Для ЭИС СRM ООО «ТатТелеком» разработаны следующие справочники:
- Инженеры
- Клиенты
- Услуги
- Договора
Справочник «Инженеры» предназначен для учета сотрудников – инженеров компании.
Справочник «Услуги» предназначен для учета услуг и номенклатуры компании и является иерархическим.
Справочник «Клиенты» предназначен для учета клиентов компании и имеет дополнительные вкладки – табличные части, содержащие аналитическую информацию.
Справочник «Договора» предназначен для учета договоров компании с клиентами.
Справочники «Инженеры» и «Договора» представлены на рис. 16 – 17.
Рисунок 16 – Справочник «Инженеры»
Рисунок 17 - Справочник «Договора»
В системе «1С: Предприятие 8» экземпляры данных, созданные на основе предопределенного объекта – прототипа «Документы», представляют собой объекты, сущностное содержание которых очень близко к бумажным документам. Они предназначены для ввода первичной информации, связанной с регистрацией событий, воздействующих на учитываемые системой показатели.
Объект метаданных «Документы» предназначен не только для отражения свершившихся событий, но и также может быть использован в задачах планирования и для построения других иных учетных схем.
Регистры представляют собой важнейший объект в системе «1С: Предприятие 8». Данные экземпляры данных - объекты также как и все другие в системе «1С: Предприятие 8» создаются на основе преопределенного шаблона объекта – прототипа, условно говоря - класса и наследуют свойства своего родителя, имея лишь незначительные возможности объектно-ориентированного программирования.
Всего видов таких объектов в системе «1С: Предприятие 8» четыре:
- «регистр накопления»,
- «регистр сведений»,
- «регистр бухгалтерии»,
- «регистр расчета».
Каждый из объектов этих несет в себе предопределенную специфическую функциональность, направление и содержание которой реализуется и раскрывается в определенных учетных ситуациях и задачах..
Если бы в системе «1С: Предприятие 8» использовались бы только документы, то отчеты формировались только на одних документах, тем самым это привело бы в будущем к медленному формированию отчетов и не гибкости используемой информационной системы к бизнес-процессам предприятия. Такие потенциальные и возможные проблемы решаются с использованием регистров, их правильным проектированием и применением в информационной системе.
Регистры позволяют накапливать информацию в различных разрезах по различным числовым или другим показателям с дополнительными произвольными сведениями, если это необходимо.
При проектировании регистров очень важно сразу же определить информационные и функциональные потребности автоматизируемого объекта, а также потребности в хранении, удобстве и скорости доступа к данным. Это необходимо осуществить заблаговременно, так как в дальнейшем тяжело перепроектировать регистры с уже введенными в систему учета данными.
Документы и регистры представляют собой центральное звено всей бизнес-логики системы.
С учетом требований к информационной системе и к базе данных, были спроектированы и разработаны следующие документы, регистры для ЭИС «СRM» ООО «Тат Телеком»:
- Документ «Обратная связь с клиентом»
- Документ «Первичный интерес клиента»
- Документ «Утверждение заказа»
- Документ «Заказ клиента»
- Документ «Оказание услуги»
- Регистр сведений «Интересы клиентов»
- Регистр сведений «Обратная связь»
- Регистр накопления «Продажи»
- Регистр накопления «Прибыль»
Документ «Обратная связь с клиентом» предназначен для осуществления обратной связи с клиентом, количественной оценки его удовлетворенности услугами и выяснением оказана ли была услуга вообще.
Документ «Первичный интерес клиента» предназначен для учета информации о том, откуда клиент узнал о компании.
Документ «Утверждение заказа» содержит информацию о цели заказа, его описании.
Документ «Заказ клиента» предназначен для фиксации требований клиента к заказу, определение параметров заказа. Документ учитывает статус заказа и тип его срочности.
Документ «Оказание услуги» фиксирует и учитывает завершенность исполнения заказа клиента, оказание ему всех необходимых услуг.
На рис. 18 – 19 представлены документы разработанной ИС.
Рисунок 18 - Документ «Заказ клиента»
Рисунок 19 - Документ «Обратная связь с клиентом»
Характеристика результатной информации
Отчеты представляют собой объекты конфигурации, созданные на основе предопределенного шаблона объекта – прототипа «Отчеты». Отчеты позволяют представить информацию из регистров в удобном для пользователя виде.
Отчеты в системе 1С: Предприятие 8, по моему мнению, являются самым развитым механизмом системы, что ярко выделяет систему «1С: Предприятие 8» среди многих информационных систем, так как включают себя очень богатые возможности.
Система компоновки данных – визуальное средство для построения и вывода отчетов, предназначенная для декларативного создания отчетов, т.е. создания отчетов без программирования, которая однако, включает в себя и программные механизмы, и механизмы XML. Данная система позволяет разрабатывать отчеты не только программистам, но и опытным пользователям, которым предоставляются различные возможности форматирования, настройки и оформления отчетов прямо в режиме использования информационной системы.
В ходе разработки прикладного решения были созданы следующие отчеты:
- «Анализ первичного интереса клиентов»
- «Анализ обратной связи»
- «Заказы компании»
- «Клиентская база»
- «Продажи компании»
- «Состояние заказов»
- «Прибыль компании»
Отчет «Анализ первичного интереса клиентов» предназначен для анализа интересов клиентов по услугам компании. Он позволяет выявить первичный интерес клиента к продукции или услугам компании. Данный отчет используется на уровне специалистов компании и директора.
Отчет «Анализ обратной связи» показывает количественную оценку специалистам и руководству проделанной работы. Данный отчет доступен только для директора компании и специалиста, занимающимся обратной связью с клиентом.
Отчет «Заказы компании» показывает учитываемые заказы клиентов в компании и их детализированную характеристику. Данный отчет доступен только для директора компании.
Отчет «Клиентская база» демонстрирует всю единую клиентскую базу и подробными характеристиками. Данный отчет доступен только директору компании и специалистам занимающимся анализом взаиморасчетами с клиентами.
Отчет «Продажи компании» показывает уровень продаж, количественные показатели продаж в различных группировках – по клиенту, по услуге, по инженеру. Данный отчет доступен только директору.
Отчет «Состояние заказов» позволяет руководству оценить, как быстро продвигаются заказы клиентов, а специалистам сориентироваться выполнение каких заказов необходимо ускорить. Данный отчет доступен всем сотрудникам компании.
Отчет «Прибыль компании» показывает уровень прибыли, количественные показатели прибыли в различных группировках – по клиенту, по услуге, по инженеру. Данный отчет доступен только директору компании.
На рис. 19 – 20 представлены формы отчетов «Анализ обратной связи» и «Анализ первичного интереса»
Рисунок 19 - Отчет «Анализ обратной связи»
Рисунок 20 - Отчет «Анализ первичного интереса клиентов»
2.4. Программное обеспечение задачи
На рис. 13 представлено дерево функций модулей, используемых в даннойинформационной системе.
Рисунок 13 - Дерево функций программного продукта
В рамках информационной системы существуют функции управления и обработки данных. Среди них можно выделить два подмножества: реализующие служебные функции (добавление новых пользователей в систему, указание и возможность изменения пароля для каждого, а также установление прав в соответствии с ролью пользователя) и реализующие основные функции (ввод нормативно-справочной информации, регистрация проектов и их параметров).
Диалог – это процесс обмена сообщениями между пользователем и ИС, при котором осуществляется постоянная смена ролей информатора и реципиента (пользователя, принимающего информацию), причем смена ролей достаточно оперативна.
В процессе диалога возможно:
- двустороннее управление на базе языка типа «запрос-ответ»,
- одностороннее управление со стороны ИС с языком общения типа «меню», «заполнения шаблона», ответа по «подсказке»,
- одностороннее управление со стороны пользователя с использованием языка директив (команд).
При использовании для общения языка «меню» в диалоговой системе должна присутствовать система планирования и управления диалогом, в функции которой входит:
- управление процессом диалога,
- обеспечение интерфейса пользователя,
- обеспечение выполнения сервисных или справочных функций,
- анализ и обработка ошибочных ситуаций,
- вызов обрабатывающих программ.