Файл: Характеристика документооборота, возникающего при решении задач.pdf

1.3 Характеристики документооборота, возникающего при решении задач

Документооборот  неразрывно связан со всем бизнес-процессами на предприятии и, если идет речь об оптимизации  бизнес-процессов , то чаще всего это невозможно без оптимизации документооборота.

Оптимизация документооборота может быть достигнута правильной постановкой процесса и использованием средств автоматизации. [9].

Системы  документооборота  обычно внедряются, чтобы решать определенные задачи, стоящие перед организацией, из которых наиболее часто встречаются следующие:

• обеспечение более эффективного управления за счет автоматического контроля выполнения, прозрачности деятельности всей организации на всех уровнях;
• поддержка системы контроля качества, соответствующей международным нормам;
• поддержка эффективного накопления, управления и доступа к информации и знаниям. Обеспечение кадровой гибкости за счет большей формализации деятельности каждого сотрудника и возможности хранения всей предыстории его деятельности;
• протоколирование деятельности предприятия в целом (внутренние служебные расследования, анализ деятельности подразделений, выявление "горячих точек" в деятельности);
• оптимизация бизнес-процессов и автоматизация механизма их выполнения и контроля;
• исключение или максимально возможное сокращение оборота бумажных документов на предприятии. Экономия ресурсов за счет сокращения издержек на управление потоками документов в организации;
• Исключение необходимости или существенное упрощение и удешевление хранения бумажных документов за счет наличия оперативного электронного архива.

В процессе деятельности ПАО «Тат Телеком» возникает ряд документов:

• Утверждение заказа;
• Первичная связьс клиентом по заказу;
• Обратная связь с клиентом по заказу;

Сама же деятельность не могла бы осуществляться должным образом без информации, как:

• Информация о заказчиках;
• Информация об исполнителях заказах.

Все информационные потоки входят в документ «Утверждение заказа» ИС.

Рассмотрим схему действующего документооборота для данных документов на рис. 7.

Рисунок 7 - Документооборот по учету клиентов.

Анализ затрат на обработку документов приведу в таблице 4.

На основании приведенной таблицы видно, что автоматизация документооборота вследствие внедрения ИС управления взаиморасчетами с клиентамизначительно ускорит процесс формирования и обработки документов.

Также ведение документов в электронном виде снизит уровень возникновения ошибок при занесении данных в документы, т.к. планируется, что она (информация) будет заноситься в формы автоматически.

Таблица 4. Оценка затрат на обработку документов.

1.4 Обоснование проектных решений по информационному обеспечению

Система должна предоставлять возможность автоматизации учета взаиморасчетов с клиентами в ПАО «Тат Телеком».

Полученная информация накапливается в базе данных и обрабатывается системой с последующей возможностью оперативного доступа для контроля текущей ситуации, просмотра отчетов, анализа документов, внесения корректировок и обновления информационной базы, изменения условно-постоянной информации в справочниках, анализа обобщенной информации за период времени по каждому проекту или в целом.

Входная информация, содержащая данные оперативного новых учитываемых заказов, регистрируется первичными аналитическими документами и вносится в базу данных через интерфейсную форму ввода (обеспечивается отмена произведенных операций с возвратом исходных значений).

Условно-постоянная информация включает справочные данные о номенклатуре предлагаемых услуг по заказу, характеристиках заказов (срок, статус).

Исходная информация об услугахв рамках клиентской деятельности компании ПАО «Тат Телеком» хранится в справочниках. Сведения о заказчиках, менеджерах, заказаххранится в отдельных справочниках и корректируется по мере необходимости.

Учет операций по клиентам регистрируются в системе с контролем финансово-управленческой информации и возможностью отмены транзакции, при операции выписывается отчет в виде печатной формы.

Управление заказами клиентовведется в разрезе менеджеров, а информация содержится в единой базе данных на сервере, соединение с клиентскими приложениями обеспечивается посредством архитектуры «клиент-сервер».

Клиентская часть системы должна быть многооконной и изменяемой под задачи отдельных операций, обеспечивать функции поиска, быстрой навигации и эргономичности управления.

Доступ к модулям системы обеспечивается через главное кнопочное меню. Проектируемая система должна предоставлять удобный и интуитивно понятный пользовательский интерфейс.

Анализ накапливаемой количественно-суммовой информации в базе данных проводится в модуле аналитики с последующим выводом выходных данных.

Параметры обрабатываемой информации должны корректироваться в зависимости от устанавливаемого пользователем интервала времени и конкретного магазина или итоговая информация за весь период по всему предприятию.

Система должна иметь возможность последующей реорганизации и расширения для улучшения её возможностей или добавления функций. Должен обеспечиваться контроль ввода данных при отсутствии избыточности, а также надежное хранение и целостность базы данных.

В системе используется 5 видов кодирования, предназначенные для однозначной идентификации менеджеров, клиентов, договоров, платежей, проектов . Виды системы кодирования указаны в табл. 5.

Таблица 5

Используемые системы кодирования

Все классификаторы ведутся менеджером.

Классификатор менеджеров.

Структурная формула классификатора:

F = [Фамилия] : [XXXXX] – код менеджера

Пример заполнения - 001234

Классификатор клиентов.

Структурная формула классификатора:

F = [Наименование ]:[ XXXXX] - код клиента

Пример заполнения - 00001

Классификатор заказаов.

Структурная формула классификатора:

F = [Наименование]:[ XXXXX] - код заказа

Пример заполнения - 00004

Классификатор договоров.

Структурная формула классификатора:

F = [Наименование]:[ XXXXX] - код договора

Пример заполнения – 00012

1.5 Обоснование проектных решений по программному обеспечению

Важным отличием разработки бизнес-приложений в системе 1С от разработки в универсальных системах (Delphi, С++) состоит в том, что приложение в 1С разрабатывается в терминах классов проблемно-ориентированных бизнес-сущностей.

В случае использования универсальной среды программирования при разработке системы автоматизации какого-либо предприятия существует целый ряд различных сущностей – товары, клиенты, счета, накладные, документы - а также все способы регистрации их взаимодействия.

В отличии от вышеперечисленных вендоров, продукция отечественной компании фирмы «1С» является более рентабельной, в силу относительно не высокой стоимости внедрения и большого количества качественных специалистов, способных поддерживать информационную систему.

Также, выбор сильной отечественной информационной платформы обосновывается тем фактором, что в нынешних условиях санкций активно включается программа импортозамещения, иностранное программное обеспечение становится в ещё более не конкурентном положении и становится стратегически правильным внедрять более конкурентоспособные информационные системы фирмы «1С».

Основным отличием от имеющихся аналогичных систем станет направленность разрабатываемой информационной системы на реализацию конкретных требуемых бизнес-процессов средствами информационной поддержки ЭИС. Также стоит заметить, что залоежнная в платформу функциональность и технология RAD (технология быстрого проектирования и разработки приложений) позволяет произвести быструю доработку и добавление в неё функционала при необходимых адаптационных запросах на изменение ЭИС в соответствии с изменением предметной области.

Для создания базы данных была выбрана система управления реляционными базами данных Microsoft SQL Server 2012.

Самым важным преимуществом в обосновании выбора SQLServer 2012 является его наивысшая, по сравнению с конкурентами, совместимость с 1С. Этому активно способствует плодотворное сотрудничество фирмы «1С» и фирмы «Microsoft», что сделало продукт SQLServer высоко совместимым с «1С».

Были рассмотрены средства разработки приложений и программные аналоги по рассматриваемой задачи.

Была выбрана платформа 1С: Предприятие в качестве программной платформы и встроенный язык программирования системы «1С: Предприятие 8.3» как язык программирования.

Таким образом, система «1С: Предприятие 8.3» обладает конкурентными преимуществами, такими как:

• Высокая скорость разработки информационных систем по сравнению с аналогичными системами
• Низкая цена разработки
• Гибкость и кластеризация разработки

Такие информационные системы не подойдут компании, что объясняется спецификой их тиражного распространения, в то время, как разрабатываемая система создается для внедрения на конкретное предприятие и конкретный бизнес-процесс.

II Проектная часть

2.1.  Информационная модель и её описание

Информационная модель представляет собой схему движения входных, промежуточных и результативных потоков и функций предметной области. Кроме того, она объясняет, на основе каких входных документов и какой нормативно-справочной информации происходит выполнение функций по обработке данных и формирование конкретных выходных документов. Информационная модель представлена на рис. 12.

Рисунок12 - Информационная модель системыавтоматизации взаиморасчетами с клиентами

Информационная модель содержит 4 области:

1. Область входящей информации, в которой указаны документы, информация из которых используется в качестве входной, а также экранные формы для ввода данной информации;
2. Область справочников системы, которая иллюстрирует состав справочников и таблиц информационной системы;
3. Область обработки информации, в которой показано, как входная информация учитывается в системе и в каких таблицах базы данных она сохраняется;
4. Область формирования результатной информации, в которой приведены экранные формы и выходные документы.