Файл: Характеристика документооборота, возникающего при решении задач.pdf
Добавлен: 17.06.2023
Просмотров: 101
Скачиваний: 3
СОДЕРЖАНИЕ
1.1 Выбор комплекса задач автоматизации
1.2 Характеристика существующих бизнес-процессов
1.3 Характеристики документооборота, возникающего при решении задач
1.4 Обоснование проектных решений по информационному обеспечению
1.5 Обоснование проектных решений по программному обеспечению
2.1. Информационная модель и её описание
2.2. Характеристика нормативно-справочной, входной и оперативной информации
2.4. Программное обеспечение задачи
2.5 Характеристика базы данных
2.7 Описание программных модулей
1.3 Характеристики документооборота, возникающего при решении задач
Документооборот неразрывно связан со всем бизнес-процессами на предприятии и, если идет речь об оптимизации бизнес-процессов , то чаще всего это невозможно без оптимизации документооборота.
Оптимизация документооборота может быть достигнута правильной постановкой процесса и использованием средств автоматизации. [9].
Системы документооборота обычно внедряются, чтобы решать определенные задачи, стоящие перед организацией, из которых наиболее часто встречаются следующие:
- обеспечение более эффективного управления за счет автоматического контроля выполнения, прозрачности деятельности всей организации на всех уровнях;
- поддержка системы контроля качества, соответствующей международным нормам;
- поддержка эффективного накопления, управления и доступа к информации и знаниям. Обеспечение кадровой гибкости за счет большей формализации деятельности каждого сотрудника и возможности хранения всей предыстории его деятельности;
- протоколирование деятельности предприятия в целом (внутренние служебные расследования, анализ деятельности подразделений, выявление "горячих точек" в деятельности);
- оптимизация бизнес-процессов и автоматизация механизма их выполнения и контроля;
- исключение или максимально возможное сокращение оборота бумажных документов на предприятии. Экономия ресурсов за счет сокращения издержек на управление потоками документов в организации;
- Исключение необходимости или существенное упрощение и удешевление хранения бумажных документов за счет наличия оперативного электронного архива.
В процессе деятельности ПАО «Тат Телеком» возникает ряд документов:
- Утверждение заказа;
- Первичная связьс клиентом по заказу;
- Обратная связь с клиентом по заказу;
Сама же деятельность не могла бы осуществляться должным образом без информации, как:
- Информация о заказчиках;
- Информация об исполнителях заказах.
Все информационные потоки входят в документ «Утверждение заказа» ИС.
Рассмотрим схему действующего документооборота для данных документов на рис. 7.
Рисунок 7 - Документооборот по учету клиентов.
Анализ затрат на обработку документов приведу в таблице 4.
На основании приведенной таблицы видно, что автоматизация документооборота вследствие внедрения ИС управления взаиморасчетами с клиентамизначительно ускорит процесс формирования и обработки документов.
Также ведение документов в электронном виде снизит уровень возникновения ошибок при занесении данных в документы, т.к. планируется, что она (информация) будет заноситься в формы автоматически.
Таблица 4. Оценка затрат на обработку документов.
Название документа |
Кол-во за месяц |
Частота возникно- вения |
Время на формирование (до автоматизации) |
Время на формирование (после автоматизации) |
Время на обработку (до автоматизации) |
Время на обработку (после автоматизации) |
Экономия времени (на формирование) |
Экономия времени (на обработку) |
Утверждение заказа |
2500-2800 |
75-95 (в день) |
20 мин. |
20 мин. |
15 мин. |
2 мин. |
0 |
13 мин |
Текущие операции по заказу клиента |
2500 |
75-85 (в день) |
10 мин. |
1 мин. |
3 мин. |
0.5 мин. |
9 мин. |
2.5 мин. |
Клиенты |
Не определено |
По требованию |
От 2 часов |
1 минута |
30 мин. |
0,5 мин |
От |
29.5 мин |
Отчеты |
Не определено |
По требованию |
От 30 мин. |
2 минуты |
30 мин. |
0,5 мин. |
От 28 мин. |
2.5 мин. |
1.4 Обоснование проектных решений по информационному обеспечению
Система должна предоставлять возможность автоматизации учета взаиморасчетов с клиентами в ПАО «Тат Телеком».
Полученная информация накапливается в базе данных и обрабатывается системой с последующей возможностью оперативного доступа для контроля текущей ситуации, просмотра отчетов, анализа документов, внесения корректировок и обновления информационной базы, изменения условно-постоянной информации в справочниках, анализа обобщенной информации за период времени по каждому проекту или в целом.
Входная информация, содержащая данные оперативного новых учитываемых заказов, регистрируется первичными аналитическими документами и вносится в базу данных через интерфейсную форму ввода (обеспечивается отмена произведенных операций с возвратом исходных значений).
Условно-постоянная информация включает справочные данные о номенклатуре предлагаемых услуг по заказу, характеристиках заказов (срок, статус).
Исходная информация об услугахв рамках клиентской деятельности компании ПАО «Тат Телеком» хранится в справочниках. Сведения о заказчиках, менеджерах, заказаххранится в отдельных справочниках и корректируется по мере необходимости.
Учет операций по клиентам регистрируются в системе с контролем финансово-управленческой информации и возможностью отмены транзакции, при операции выписывается отчет в виде печатной формы.
Управление заказами клиентовведется в разрезе менеджеров, а информация содержится в единой базе данных на сервере, соединение с клиентскими приложениями обеспечивается посредством архитектуры «клиент-сервер».
Клиентская часть системы должна быть многооконной и изменяемой под задачи отдельных операций, обеспечивать функции поиска, быстрой навигации и эргономичности управления.
Доступ к модулям системы обеспечивается через главное кнопочное меню. Проектируемая система должна предоставлять удобный и интуитивно понятный пользовательский интерфейс.
Анализ накапливаемой количественно-суммовой информации в базе данных проводится в модуле аналитики с последующим выводом выходных данных.
Параметры обрабатываемой информации должны корректироваться в зависимости от устанавливаемого пользователем интервала времени и конкретного магазина или итоговая информация за весь период по всему предприятию.
Система должна иметь возможность последующей реорганизации и расширения для улучшения её возможностей или добавления функций. Должен обеспечиваться контроль ввода данных при отсутствии избыточности, а также надежное хранение и целостность базы данных.
В системе используется 5 видов кодирования, предназначенные для однозначной идентификации менеджеров, клиентов, договоров, платежей, проектов . Виды системы кодирования указаны в табл. 5.
Таблица 5
Используемые системы кодирования
Кодируемое множество объектов |
Длина кода |
Мощность кода |
Система кодирования |
Система классификации |
Вид классификатора |
---|---|---|---|---|---|
Менеджеры клиентов |
5 |
9999 |
порядковая |
иерархическая |
общесистемный |
Клиенты |
5 |
9999 |
порядковая |
иерархическая |
общесистемный |
Договоры |
5 |
9999 |
порядковая |
иерархическая |
общесистемный |
Заказы клиентов |
5 |
9999 |
порядковая |
иерархическая |
общесистемный |
Все классификаторы ведутся менеджером.
Классификатор менеджеров.
Структурная формула классификатора:
F = [Фамилия] : [XXXXX] – код менеджера
Пример заполнения - 001234
Классификатор клиентов.
Структурная формула классификатора:
F = [Наименование ]:[ XXXXX] - код клиента
Пример заполнения - 00001
Классификатор заказаов.
Структурная формула классификатора:
F = [Наименование]:[ XXXXX] - код заказа
Пример заполнения - 00004
Классификатор договоров.
Структурная формула классификатора:
F = [Наименование]:[ XXXXX] - код договора
Пример заполнения – 00012
1.5 Обоснование проектных решений по программному обеспечению
Важным отличием разработки бизнес-приложений в системе 1С от разработки в универсальных системах (Delphi, С++) состоит в том, что приложение в 1С разрабатывается в терминах классов проблемно-ориентированных бизнес-сущностей.
В случае использования универсальной среды программирования при разработке системы автоматизации какого-либо предприятия существует целый ряд различных сущностей – товары, клиенты, счета, накладные, документы - а также все способы регистрации их взаимодействия.
В отличии от вышеперечисленных вендоров, продукция отечественной компании фирмы «1С» является более рентабельной, в силу относительно не высокой стоимости внедрения и большого количества качественных специалистов, способных поддерживать информационную систему.
Также, выбор сильной отечественной информационной платформы обосновывается тем фактором, что в нынешних условиях санкций активно включается программа импортозамещения, иностранное программное обеспечение становится в ещё более не конкурентном положении и становится стратегически правильным внедрять более конкурентоспособные информационные системы фирмы «1С».
Основным отличием от имеющихся аналогичных систем станет направленность разрабатываемой информационной системы на реализацию конкретных требуемых бизнес-процессов средствами информационной поддержки ЭИС. Также стоит заметить, что залоежнная в платформу функциональность и технология RAD (технология быстрого проектирования и разработки приложений) позволяет произвести быструю доработку и добавление в неё функционала при необходимых адаптационных запросах на изменение ЭИС в соответствии с изменением предметной области.
Для создания базы данных была выбрана система управления реляционными базами данных Microsoft SQL Server 2012.
Самым важным преимуществом в обосновании выбора SQLServer 2012 является его наивысшая, по сравнению с конкурентами, совместимость с 1С. Этому активно способствует плодотворное сотрудничество фирмы «1С» и фирмы «Microsoft», что сделало продукт SQLServer высоко совместимым с «1С».
Были рассмотрены средства разработки приложений и программные аналоги по рассматриваемой задачи.
Была выбрана платформа 1С: Предприятие в качестве программной платформы и встроенный язык программирования системы «1С: Предприятие 8.3» как язык программирования.
Таким образом, система «1С: Предприятие 8.3» обладает конкурентными преимуществами, такими как:
- Высокая скорость разработки информационных систем по сравнению с аналогичными системами
- Низкая цена разработки
- Гибкость и кластеризация разработки
Такие информационные системы не подойдут компании, что объясняется спецификой их тиражного распространения, в то время, как разрабатываемая система создается для внедрения на конкретное предприятие и конкретный бизнес-процесс.
II Проектная часть
2.1. Информационная модель и её описание
Информационная модель представляет собой схему движения входных, промежуточных и результативных потоков и функций предметной области. Кроме того, она объясняет, на основе каких входных документов и какой нормативно-справочной информации происходит выполнение функций по обработке данных и формирование конкретных выходных документов. Информационная модель представлена на рис. 12.
Рисунок12 - Информационная модель системыавтоматизации взаиморасчетами с клиентами
Информационная модель содержит 4 области:
- Область входящей информации, в которой указаны документы, информация из которых используется в качестве входной, а также экранные формы для ввода данной информации;
- Область справочников системы, которая иллюстрирует состав справочников и таблиц информационной системы;
- Область обработки информации, в которой показано, как входная информация учитывается в системе и в каких таблицах базы данных она сохраняется;
- Область формирования результатной информации, в которой приведены экранные формы и выходные документы.