Файл: Основные функции в системе менеджмента..pdf

Основным географическим рынком деятельности общества является город Галич, который находится в Костромской области. На территории этого города находится два магазина фирмы, занимающихся изготовлением и продажей мебели. Учитывая большое количество расположенных торговых точек, фирма приобрела достаточную известность на данном географическом сегменте рынка.

На предприятии работает 15 человек, из которых 6 – продавцы, работающие по 20 дней в месяц. Магазины работают с 9⁰⁰ до 18⁰⁰ч.

Комплектующие и материалы для изготовления мебели закупается на оптовых базах города Кострома.

Некоторые помещения магазинов арендуются, а некоторые находятся в собственности фирмы. Также собственностью фирмы являются два грузовика, используемые для закупки материала и развоза продукции.

2.2. Реализация основных функций менеджмента в ООО «Галичмебель»

2.2.1. Планирование

Планирование является первоначальной стадией процесса управления.

Планирование подразумевает разумную озабоченность тем, что может произойти в будущем, и подготовку мер по предупреждению тех нежелательных событий, которых можно избежать.

Тот, кто планирует, должен обеспечить такое положение, при котором планируемое предложение равнялось бы планируемому спросу. Если он не сумеет добиться этого, возникнут излишки и дефицит продукции. Если при этом не будет использован рыночный механизм, если не будут снижены или повышены цены, возникнет проблема хранения или уничтожения излишка или же, наоборот, начнется жестокая борьба между теми, чей спрос не удовлетворяется.

Планирование - это, в первую очередь процесс принятия решений, которое позволяет обеспечить эффективное функционирование и развитие фирмы в будущем.

В узком смысле планированием является составление планов, определяющих чёткие шаги организации в деле осуществления принятых решений.

Планирование заключается в определении главных целей деятельности фирмы и направлено на определение намеченных конечных результатов с учетом средств и способов достижения поставленных целей и обеспечения необходимыми ресурсами.

На данный момент основной целью рассматриваемого нами предприятия является получение прибыли в результате удовлетворения требований потребителей.

Данную цель можно разложить на несколько составляющих:

1. Планирование и увеличение прибыли.

2. Планирование по уменьшению издержек предприятия.

3. Увеличение долей продаж и рынка.

4. Улучшение социальной политики фирмы.

Сальдо доходов и расходов ч всех планов включается в бюджет, то есть в план расходов и доходов, так как ориентиром является сохранение платежеспособности предприятия. Обычно отдельные планы составляются только по количественным показателям и лишь после их взаимоувязки производится расчет денежных показателей.

В разработке планов принимает участие весь руководящий состав ООО «Галичмебель»: генеральный директор, начальник отдела кадров, главный бухгалтер.

Особое внимание нужно обратить на отсутствие в ООО «Галичмебель» долгосрочного планирования, которое является одним из главных условий стратегического планирования, необходимого для выживания в условиях рынка. Краткосрочные планы составляются на срок в 1 - 2 года. Это говорит о серьезных просчетах в деятельности руководства.

2.2.2.Организация

Для реализации своих планов, руководство должно найти эффективный способ сочетания планов, т. е. с оптимальным результатом.

Организация представляет собой функцию по координации многих задач. Для того чтобы процесс был успешным, необходима соответствующая задачам и целям грамотно построенная организационная структура.

Требования к персоналу определены тарифно-квалификационными справочниками, должностными и рабочими инструкциями, положениями об отделах и структурных подразделениях.

Анализируя функции работников фирмы ООО «Галичмебель», можно сделать вывод, что функциональное разделение труда соответствует должностным обязанностям указанных исполнителей.

На данном предприятии осуществляются следующие функции управления персоналом: составление плана потребности в персонале, подбор и расстановка кадров, оформление приема, перевода, увольнения работников, осуществляется контроль правильного использования персонала, оформление документации для награждения, ведение учета личных дел, рассмотрение заявлений, писем, жалоб. Такие функции, как профессионально-квалификационное продвижение, профессиональное обучение, изучение причин текучести кадров, анализ возрастного, профессионального, образовательного состава персонала и т.д. на предприятии не реализуется, что, разумеется, влияет на экономическую эффективность его работы.

Финансовая служба (бухгалтерия) занимается финансовыми вопросами деятельности предприятия, а также составлением текущих финансовых планов.

Таким образом, организационная структура ООО «Галичмебель» в принципе соответствует ее задачам и целям, что говорит об эффективности работы управления фирмой. Но, как и другая линейно-функциональная система имеет ряд недостатков:

- негибкая структура организации;

- иерархическая система контроля;

- содержанием коммуникаций являются инструкции, распоряжения и решения, принятые руководством организации.

Нужно отметить, что выполнение некоторых функций оставляет желать лучшего. На мой взгляд, немаловажным упущением значится отсутствие отдела маркетинга, который так необходим в рыночных условиях, в частности для организаций, стремящихся увеличить масштабы своей деятельности.

2.2.3. Мотивация.

В продолжение разговора о недостаточности внимания руководства к вопросам управления персоналом ООО «Галичмебель» коснемся вопросов мотивации.

Мотивация - это процесс побуждения себя и других к деятельности для достижения личных целей или целей организации.

При планировании и организации работы руководитель определяет, что конкретно должна выполнить данная организация, когда, кто и как, по его мнению, должен это сделать. Если выбор этих решений сделан эффективно, руководитель получает возможность воплотить свои решения в дела, применяя на практике основные принципы мотивации.

Всем известно, что методы мотивации персонала могут быть как материальными, так и нематериальными.

В плане материальных методов следует обратить внимание на организацию заработной платы.

В данной фирме организация заработной платы имеет сравнительно упрощенный характер.

Рядовые работники (продавцы магазинов, младший обслуживающий персонал - грузчики), имеют строго фиксированный оклад, не зависящий от их личного вклада в деятельность организации, а также получают премии по результатам работы всего предприятия в целом. Такая же схема оплаты труда применяется к работникам бухгалтерии и отдела кадров, помимо должностного оклада все работники имеют процент от прибыли.

Таким образом, непосредственно материально заинтересованными в улучшении показателей работы ООО «Галичмебель» являются все работники предприятия.

Экономическая ответственность работников ООО «Галичмебель» реализуется путем прямого уменьшения заработной платы виновных работников на сумму предъявленных к ним претензий за упущения в работе.

2.2.4 Контроль и анализ

Анализ и контроль являются настолько взаимосвязанными функциями управления, что, характеризуя их проявление на данном предприятии, я считаю целесообразным рассмотреть их в комплексе, так как именно в процессе контроля происходит анализ основных показателей результативности работы предприятия, анализ использования имеющихся ресурсов и разработка последующих планов на основе данного анализа.

Контроль - это процесс, обеспечивающий достижение целей организации. Он необходим для обнаружения и разрешения возникающих проблем раньше, чем они станут серьезными, и может также использоваться для стимулирования успешной деятельности.

Процесс контроля состоит из установки стандартов, изменения фактически достигнутых результатов и проведения корректировок в том случае, если достигнутые результаты существенно отличаются от установленных стандартов.

Осуществление функции контроля опирается в первую очередь на организацию системы учета и отчетности, включающей финансовые и производственные показатели деятельности и проведение их анализа.

В ООО «Галичмебель» используют две формы контроля: финансовый контроль и административный.

Финансовый контроль реализуется на основании сопоставления с финансовым планом предприятия достигнутых результатов. Он осуществляется путем получения от каждого хозяйственного подразделения финансовой отчетности по важным экономическим показателям деятельности по стандартным формам, принятым в ООО «Галичмебель».

Административный контроль осуществляется за соответствием хозяйственных результатов показателям, запланированным в текущем бюджете; производится сравнение объема планируемых и фактических продаж; анализируются изменение доли фирмы на рынке, как в целом, так и по отдельным продуктам и сегментам рынка. Рассмотренные выше функции планирования и организации помогают в осуществлении предварительного контроля. Основными средствами осуществления предварительного контроля является реализация определенных правил, линий поведения и процедур. Так как правила и линии поведения вырабатываются для обеспечения выполнения планов, то их строгое соблюдение - это способ убедиться, что работа развивается в заданном направлении. В качестве форм осуществления предварительного контроля используются должностные инструкции, правила трудового распорядка, положения о структурных подразделениях и т.п. В данной организации предварительный контроль используется в трех ключевых областях - по отношению к материальным, человеческим и финансовым ресурсам. Предварительный контроль в области человеческих ресурсов достигается за счет тщательного анализа тех деловых и профессиональных знаний и навыков, которые необходимы для выполнения тех или иных должностных обязанностей и отбора наиболее квалифицированных и подготовленных людей.

Важным средством предварительного контроля финансовых ресурсов является бюджет (финансовый план предприятия), который также позволяет осуществить функцию планирования. Бюджет является механизмом предварительного контроля в том смысле, что он дает уверенность: когда организации потребуются наличные средства, эти средства у нее будут. Бюджеты устанавливают также предельные значения затрат и не позволяют какому-либо отделу или организации в целом исчерпать свои наличные средства до конца.

Текущий контроль. Текущий контроль осуществляется непосредственно в ходе проведения работ. Его объектом являются подчиненные сотрудники, а сам он является прерогативой их непосредственного начальника.

Руководители функциональных служб еженедельно представляют генеральному директору отчеты о деятельности своих подразделений и результатах их работы.

Для высшего управленческого состава характерно еженедельное проведение планерок в кабинете генерального директора с обсуждением достигнутых результатов и допущенных ошибок, а также обсуждением дальнейших направлений их действий. В результате работы по выработке решений руководители подразделений получают от генерального директора приказы и рекомендации.

Приказ представляет собой чётко сформулированное решение, рассчитанное на конкретное подразделение, подлежащее обязательному исполнению.

Рекомендация - управленческое решение, направленное на конкретное подразделение, рекомендательного характера, несущее в себе информацию к размышлению и выработанное для улучшения работы учреждения.

Заключительный контроль осуществляется непосредственно после того, как работа выполнена. Либо сразу по завершению контролируемой деятельности, либо по истечении определенного заранее периода времени фактически полученные результаты сравниваются с требуемыми результатами. Здесь происходит сравнение запланированного размера прибыли с полученным, запланированный уровень производительности труда, текучести кадров, объем продаж, издержки и т.д.

На данном предприятии заключительный контроль выполняет две основные функции: руководство ООО «Галичмебель» проводит анализ фактически полученных и требовавшихся результатов и оценивает, насколько реалистично были составлены им планы. Эта процедура позволяет также получить информацию о возникших проблемах и сформулировать новые планы так, чтобы избежать этих проблем в будущем (в чем и заключается функция анализа). Вторая функция заключительного контроля состоит в том, чтобы способствовать мотивации, так как заработная плата большинства работников непосредственно зависит от результатов деятельности организации.

Таким образом, в результате рассмотрения основных функций менеджмента на предприятии ООО «Галичмебель» можно сделать вывод о том, что на общем плане наиболее «хромающими» из них являются мотивация и планирование, чему мы и уделим более пристальное внимание в третьей части данной работы, попытавшись дать рекомендации по устранению существующих недостатков.

2.3. Рекомендации по совершенствованию функций планирования и мотивации на ООО «Галичмебель».

2.3.1 Совершенствование функции планирования.

Как было отмечено выше, на данном предприятии довольно хорошо поставлен процесс краткосрочного, оперативного планирования, но не существует долгосрочного, стратегического. Это выливается в то, что у ООО «Галичмебель» нет четко выраженной стратегии дальнейшего развития, нет стратегического видения, отсутствует миссия, как таковая.

Формулировка миссии является важной частью перехода предприятия к стратегическому управлению. Ведь миссия - это глобальная, общая цель, выработка которой означает определение направления движения предприятия.

Миссия организации дает субъектам внешней среды общее представление о том, что собой представляет организация, к чему она стремится, какие средства использует в своей деятельности. В то же время она способствует формированию имиджа организации.

Хорошо сформулированная миссия должна прояснять, во-первых, то, чем является данное предприятие и каким оно стремится быть, а во-вторых, показать отличие предприятия от других ему подобных.

Стратегическое видение - перспективный взгляд на направления развития деятельности организации, базовая концепция того, что организация пытается сделать и чего достичь. Стратегическое видение необходимо руководству организации для того, чтобы снять все сомнения относительно долгосрочных перспектив ее развития. Хорошо обоснованное видение - обязательное условие для обеспечения эффективного стратегического лидерства.

2.3.2 Совершенствование функции мотивации

Совершенствование функции мотивации в данном случае, на мой взгляд, будет являться решающим фактором, влияющим на экономические результаты деятельности ООО «Галичмебель». Объем продаж, выручку, прибыль, прежде всего потому, что большое значение в увеличении объема продаж, и, как следствие, выручки и прибыли, принадлежит именно совершенствованию работы с клиентами, улучшению качества обслуживания, что невозможно без заинтересованности рядовых работников (прежде всего продавцов) в улучшении этих показателей. Этому может содействовать грамотно построенная система мотивации, включающая в себя как материальные, так и нематериальные факторы.

Как уже упоминалось, материальные стимулы - это заработная плата. Нужно в корне пересмотреть существующую систему организации оплаты труда.

Для продавцов магазинов, представляющих собой лицо организации для покупателей, от которых непосредственно зависит, как покупатели будут покупать, помимо основного оклада (а может быть и вместо него) ввести следующие виды выплат:

- индивидуальная премия за вклад в общую прибыль

- групповые комиссионные с увеличения объемов продаж за прошлый год (например, для сотрудников одного магазина)

Следует обратить внимание на поддержание корпоративного духа, на совместное проведение праздников, мероприятий, совместные поездки для отдыха в свободное от работы время.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В данной работе мы рассмотрели основные функции менеджмента.

Каждая из этих функций представляет собой сферу действия определенного процесса управления, а система управления конкретным объектом или видом деятельности - это совокупность функций, которые связаны единым циклом управления. В этом заключается вся суть подхода к исследованию менеджмента, а именно его функций.

Каждая функция менеджмента отражает содержание процесса управления, вид управленческой деятельности, совокупность обязанностей субъекта управления. Финальным результатом управления является выработка команды, управленческого воздействия, приказа, которые направлены на достижение поставленной цели. Несколько работников могу выполнять одну функцию, но в то же время и один работник может выполнять несколько функций.

В заключение курсовой работы хотелось бы уточнить, что практика менеджмента и анализ доступной современной литературы позволяет говорить о широком использовании различных определений основных функций менеджмента. Независимо от некоторых расхождений в названиях функций и в определении их состава можно отметить стабильную тенденцию определять или универсализировать управленческий цикл через последовательное обобщение первоначальных функций менеджмента.

Концепция менеджмента, как процесса выполнения функций планирования, организации, координирования и регулирования, контроля объединила ряд теорий управления в частности, мотивации, школу научного управления, административную теорию, которая исследует тенденции поведения людей, основываясь на развитии потребностей и формирующейся теории мотивации. Сегодня, модель, сущность и функции менеджмента расширяются и уточняются, углубляются по причине применения к менеджменту методики ситуационного и системного подходов, социологических исследований, экономико-математических методов и моделирования.

Бесспорно, как системообразующий фактор функция менеджмента тесно связана с социально-экономическими условиями функционирования развития социально-экономических систем и поэтому содержание функций менеджмента разносторонне и исследуется путем выделения характеристик отдельных его сторон. Все это обуславливает необходимость совокупного подхода к обнаружению сущности, содержания и условий использования функций менеджмента.

Также надлежит отметить, что в настоящее время появляется новая концепция менеджмента - контроллинг (от англ. control - руководство, регулирование, управление, контроль). Контроллинг - это инструмент менеджера, но сам он не может обеспечить успех предприятия и не освобождает менеджеров от функций управления.