Файл: Основные функции в системе менеджмента (на примере ООО «Стомус»).pdf

П- планирование; К - контроль; О - организация (работу сотрудников или внешних контрагентов); И - исполнение.

В результате анализа функции организации на предприятии ООО «Стомус» были отмечены следующие недостатки:

• В связи с большой загруженностью у заведующего магазином на выполнения свое работы нет достаточного времени;

• существуют незначительные недостатки в организационной структуре, в связи с разделением обязанностей среди сотрудников не по должностной инструкции, нет четкого разделения функциональных обязанностей между всеми работниками.

Все вышеперечисленные недостатки в работе организации приводят к следующим негативным последствиям: создание определенного напряжения между работниками внутри организации. А это говорит о неотлагательной необходимости перемен в организации.

Контроль. По книге учета доходов и расходов бухгалтер ежеквартально составляет отчет о прибылях и убытках для внутренней отчетности предприятия.

Рассмотрим, какие функции контроля имеются в магазине ООО «Стомус»:

Общий - контроль вышестоящей организации за управляемой системой в целом. Например, финансовый контроль со стороны государства негосударственной сферы экономики и граждан, затрагивает лишь сферу соблюдения ими финансовой дисциплины, т. е. выполнения денежных обязательств перед государством, таких как:

• налоги и другие обязательные платежи;

• соблюдение законности и целесообразности при расходовании выделенных им бюджетных субсидий и кредитов;

• соблюдение установленных законодательством правил организации денежных расчетов, ведения учета и отчетности.

Плановый контроль - проводится в запланированном порядке, это инвентаризация, т.е. ведомость снятия остатков по магазину (складу).

На предприятии ООО «Стомус» происходит плановый контроль, как правило, не реже чем 1 раз в год по утверждению генерального директора.

Бухгалтерский учет товаров. Главный бухгалтер ООО «Стомус» обеспечивает контроль за отражением на счетах бухгалтерского учета всех осуществленных хозяйственных операций, предоставление оперативной информации о финансовом состоянии магазина, составление в установленные сроки бухгалтерской отчетности и проведение экономического анализа финансово-хозяйственной деятельности объединения.

Контроль над ассортиментом в магазине. Осуществляется контроль за состоянием реализации товаров в магазине по товарным группам и наименованиям, сроками реализации. Так же директором магазина или заведующей магазина ООО «Стомус» осуществлялись проверки в виде проведения ревизий в таких отделах как: предкассовая зона, слабоалкогольные напитки, кондитерский отдел. Отсюда можно сделать вывод, что контроль в ООО «Стомус» осуществляется в полной мере и не требует доработки.

Мотивация. Для выявления мотивации персонала ООО «Стомус» был проведен опрос сотрудников, результаты опроса представлены в таблице 4.

Из таблицы 4 видно, что персонал хочет получить возможность карьерного роста, персоналу не хватает признания результатов работы, похвалы, возможности проявлять инициативу.

Таблица 4

Результаты анализа ответов сотрудников на письменный опрос

Проведя анализ предприятия ООО «Стомус» мы можем сделать вывод, что функции организации и контроля не требуют дополнения. А на функции организации и мотивации следует обратить внимание, и требуют существенной доработки. В следующей главе мы рассмотрим некоторые рекомендации по улучшению и дополнению этих функций.

Глава 3. Разработка рекомендаций по формированию системы менеджмента ООО «Стомус»

3.1. Совершенствование функции «Организация»

Проведя анализ основный управленческих функции, нами было выявлено ряд проблем. В данной главе мы опишем предложения по совершенствованию управления на предприятии ООО «Стомус» с учетом выявленных проблем. Как уже было отмечено выше, на данном предприятии довольно хорошо поставлен процесс краткосрочного, оперативного планирования, долгосрочного, стратегического.

Это выливается что у ООО «Стомус» есть четко выраженная стратегия дальнейшего развития, стратегического видении, миссии. Но нами были выявлены проблемы с функцией «Организация» а именно с организационной структурой предприятия ООО «Стомус».

Проведя анализ выполнения основных функции работников ООО «Стомус» мы можем видеть, что должность зав. магазина является загружена. Поэтому мы предлагаем, из 6 продавцов выбрать 2 самых квалифицированных и перевести в должность старших продавцов. В должность старших продавцов будет входить частичная реализация функции заведующего магазина.

Тем самым мы конкретизируем работу каждой должности и распределим равномерно выполняемые функции. Так же старшие продавцы смогут больше времени уделять усовершенствованию обслуживания покупателей, что является не мало важным, так как миссия предприятия ООО «Стомус» направлена на удовлетворение потребности клиентов в высококачественных товаров на ровне с высококачественным обслуживанием. Тем самым мы можем добиться того, чтобы каждый покупатель чувствовал себя единственным и незаменимым для каждого нашего сотрудника. Рассмотрим предлагаемые меры в виде таблицы 5.

Таблица 5

Анализ выполнения основных функции работников

П- планирует; К - контролирует; О - организует (работу сотрудников или внешних контрагентов); И – исполняет.

Из таблицы 5 мы видим, обязанности управленческого персонала немного поменялись, а именно генеральный директор по нашему мнению некоторые функции может планировать и контроль за их выполнение будут выполнять главный бухгалтер и заведующий магазина. Тем самым мы добьёмся того, что у ген. директора будет больше времени для поиска идей по усовершенствованию работы магазина.

Так же мы видим, что должность заведующей магазина перестала быть перегруженной, что отразиться на качестве выполняемых им функциях. Так как должность старшего продавца вводиться на предприятии ООО «Стомус» мы разработали должностную инструкцию, в которой подробно изложили функциональные обязанности, права и ответственность старшего продавца и изменили штатное расписание.

Таблица 6

Штатное расписание ООО «Стомус»

Так же если рассмотреть организационную структуру, то видно, что в подчинение у зав. магазина много людей, и мы предлагаем изменить организационную структуру и сделать ее более совершенной. Этого можно добиться, если должность кассиров перевести в подчинения к главному бухгалтеру. Тем самым, облегчив работу зав. магазина и главному бухгалтеру будет легче вести отчетность.

Рисунок 5. Новая организационная структура предприятия

3.2. Совершенствование функции «Мотивация»

Рассмотрим поэтапно разработанную программу создания эффективной системы мотивации в компании ООО «Стомус» для внедрения ее и решения возникших перед компанией проблем в области стимулирования персонала:

1 рекомендация: Одними из главных моментов по устранению проблем и соответственно по совершенствованию применения организационно - административных методов в организации будет следующее:

1. Проблема: к характерным особенностям прямого воздействия относится непосредственная связь руководителя и подчиненного. Однако в целом прямые воздействия, в конечном счете, ведут к пассивности подчиненных, а иногда и к скрытому непониманию.

Рекомендация: в решении данной проблемы наиболее эффективными будут прямые методы воздействия, которые осуществляются посредством постановки задачи и создания стимулирующих условий. Чем будет лучше система экономического стимулирования, тем более четко она должна быть прописана в административных актах, распоряжениях, приказах, инструкциях и тем более понятнее должна быть доведена до рядового сотрудника руководством.

Необходимо рациональное соотношение организационно- административных и экономических методов стимулирования персонала. Для этого необходимо разработать положение о премировании и положение, об оплате труда, которые должны быть доведены до каждого сотрудника компании и отражать конкретные формы оплаты труда, применяемые для тех или иных специалистов компании, суммы и проценты премиальных вознаграждений, годовые выплаты и прочее.

2. Проблема: в связи с тем, что деятельность ООО «Стомус» ведется в различных направлениях сферы услуг, то административные методы воздействия на работников компании, которые выступают в форме обязательных предписаний (приказов, распоряжений, методических инструкций) поступают не всегда своевременно. Зачастую сотрудники отказываются от своих действий, так как не получали соответствующих инструкций.

Рекомендация: для решения этой проблемы необходимо обеспечение своевременной информацией всех сотрудников компании. А это делается либо непосредственно через рабочие собрания и планерки, либо персональными звонками. Необходимо регулярное провидение планерок, например три раза в неделю, на которых бы освещались все текущие дела компании.

Следует развивать горизонтальные связи между отделами компании, которые носят как формальный, так и неформальный характер, это будет восполнять недостаток информации и способствовать взаимообогащению знаниями о ситуации. Сотрудники должны нести ответственность за невыполнение предписаний перед собственником и возможность применения к ним мер взыскания при недобросовестном выполнении распоряжений.