Файл: «Event-менеджмент».pdf

• программа проекта (содержится сценарий мероприятия и детально описывается место, время, продолжительность мероприятия, авторы, организаторы, а также участники акции);
• поддержка проекта (в данной части указываются благотворительные фонды, известные персоналии, государственные структуры, крупные банковские структуры, известные учреждения науки и культуры, которые поддерживают проект);
• бюджет проекта (оценивается максимальная и минимальная стоимость проекта, описывается, какую часть расходов берут на себя организаторы и расходы, которые должны быть покрыты за счет спонсорских взносов);
• описание рекламной и PR-кампаний (максимально подробно и детально прописаны все PR- и рекламные мероприятия, которые будут проводиться организаторами, ведь в большинстве случаев именно реклама и является главной мотивацией спонсоров).

Отметим еще несколько видов спонсоров:

• информационные спонсоры — это средства массовой информации, которые имеют право на широкое и эксклюзивное освещение происходящего мероприятия;
• технические спонсоры — это компании, спонсорское участие которых выражается в предоставлении своей продукции или услуг;
• патронаж — эксклюзивное спонсорство.

• организация и распределение работ, контроль их выполнения;

При распределении работ между исполнителями проекта необходимо составление нескольких оперативных (временных) планов. Как правило, это срочные (на месяц, неделю, день) планы. Чем больше времени до мероприятия, тем более крупными временными интервалами придется оперировать. Так, например, если подготовка мероприятия охватывает несколько месяцев, понадобятся 3 плана:

общий план работ — понедельный или помесячный;

план заключительного этапа;

сценарий самого мероприятия (поминутный).

После составления первоначального плана необходимо своевременное внесение в него необходимых коррективов. Благодаря этому формируется логическая цепочка мероприятия.

• работа с поставщиками и субподрядчиками.

III. РЕАЛИЗАЦИЯ

Этап включает: собственно анонсирование события, декорирование зала, обеспечение доставки необходимого оборудования, доставку гостей, генеральную репетицию и прочее, включенное в план мероприятия.

Участниками этапа реализации концепции являются подрядчики, представители средств массовой информации, деловые партнеры, и другие лица, от которых может зависеть успешное проведение события. В качестве подрядчиков могут выступать рекламные агентства, производители сувенирной продукции, полиграфические фирмы, салоны по продаже сувениров, цветов. Ими могут быть как частные лица — фрилансеры, так и организации.

На данном этапе основная задача — это тщательный контроль процесса, своевременное выявление проблем и внесение коррективов.

Нельзя обойти вниманием известную теорию «четырех P и одного F», которая включает в себя все необходимые этапы планирования, подготовки и проведения мероприятий: Promotion (информирование и реклама), Place (место), Presentation (информационное представление), Personnel (персонал, обслуживание) и Follow-up (действия, которые совершаются уже после непосредственного проведения мероприятия).

IV. ОЦЕНКА РЕЗУЛЬТАТОВ

Этап оценки эффективности включает собственно оценку эффективности по характеру информационного следа, качеству обратной связи, удовлетворенности событием целевой аудитории^[17].

В настоящее время разработаны универсальные модели, позволяющие объективно оценить проведенное специальное мероприятие. Одна из них была создана британским ученым Норманом Стоуном.

Критерии для оценки результативности по версии Н. Стоуна:

1. Рост интереса или, наоборот, обеспокоенности целевой аудитории, которые вычисляются путем социологических опросов;

1. Рост числа получаемых запросов в компанию;
2. Упоминания в прессе, количество публикаций;

4. Сокращение или увеличение числа жалоб, поступающих от клиентов в компанию;

5. Улучшение конкурентных позиций компании на рынке;

6. Временный период, который был затрачен для того, чтобы занять нужное положение на рынке^[18].

Таким образом, процесс организации любого мероприятия состоит из ряда этапов, каждый из которых имеет свои особенности. Только выполняя все условия от зарождения идеи и до завершения проекта, можно сделать качественное событие, которое создает почву для возникновения социальной и бизнес-коммуникаций.

ГЛАВА 2. СОБЫТИЙНЫЙ МЕНЕДЖМЕНТ В ДЕЯТЕЛЬНОСТИ гостинично-развлекательного комплекса «Серебряная роса»

2.1. Общая характеристика комплекса «Серебряная роса»

Общество с ограниченной ответственностью «Серебряная роса» (ООО Комплекс «Серебряная роса») основано 5 марта 2013 г. и расположенное в г. Санкт-Петербург, Клочков переулок, дом 2, литера А.

Комплекс «Серебряная роса» — это предприятие, предоставляющее комплекс различных услуг населению, среди них:

• ресторан с детской игровой комнатой;
• банкетный зал на 65 гостей;
• караоке-зал;
• автомойка (на 9 машин);
• комфортабельные гостиничные номера;
• солярий;
• студия маникюра и педикюра;
• сауна (3 больших номера, выполненные в разных стилях).

Миссия организации заключается в том, чтобы стать лидером рынка комплексных услуг (гостиничных, сауны, кафе, автомойки), опираясь на профессионализм и высокоэффективные технологии, и обеспечить развитие и процветание компании.

Девиз ООО Комплекс «Серебряная роса»: «Мы ценим Ваше время и стремление к комфорту!».

Стратегия организации: полное удовлетворение потребностей клиентов.

Основные цели ООО Комплекс «Серебряная роса»:

- Поддержание имиджа многофункционального гостинично-развлекательного комплекса, предоставляющего полный комплекс гостиничных, банкетных услуг, услуг сауны, автомойки и прочее.

• Увеличение доходов предприятия за счет оптимизации использования имеющейся материальной базы и внедрения новых направлений деятельности.
• Сохранить и укрепить лидирующее место на томском рынке.

Для того чтобы успешно функционировать в долгосрочной перспективе, организация должна уметь предвидеть, какие трудности могут возникнуть на ее пути в будущем, и то, какие новые возможности могут открыться для нее.

Организационная структура ООО «Серебряная роса» — функциональная. Она представлена на рисунке 1.

Рис. 1. Организационная структура ООО Комплекс «Серебряная роса»

Анализируя клиентскую базу можно увидеть, что основные потребители Комплекса «Серебряная роса» это деловые люди, которые ценят свое время и качество предоставляемых услуг. Из них львиную долю составляют собственники бизнеса (40%) и топ-менеджеры (25%).

Клиентов привлекают уровень обслуживания, наличие парковочных мест, адекватные цены, наличие системы скидок, широкий комплекс услуг. В нашем Комплексе можно решить множество повседневных задач делового человека: встретиться на бизнес-ланче с партнерами, разместить коллег из филиала в гостинице, вкусно пообедать в воскресенье с семьей и детьми, помыть машину, сделать маникюр, успеть позагорать, выбрать ресторан для годовщины свадьбы, сходить с друзьями в сауну.

Анализ внутренней целевой аудитории Комплекса и эффективности ее работы показал, что в настоящее время на предприятии трудится 87 человек, из них 2 руководителя: директор и управляющий; 2 заместителя директора (арт-директор и помощник директора); и 83 специалиста, среди которых: бухгалтер, закупщик, завхоз, старший администратор, администратор ресторана, бармены, официанты, повара, кондитер, специалисты имидживых услуг (маникюр, педикюр), бэк вокалисты, диджеи, мойщицы, горничные, администраторы автомойки, автомойщики, охранники, администраторы сауны.

В 2015 году численность персонала со средним специальным образованием составила 49 человек, т.е. более половины всех сотрудников, это говорит нам о том, что в ООО «Серебряная роса» нет завышенных требований к работникам. Количество работников с высшим образованием тоже достаточно велико — 38 человек. Они в подавляющем большинстве занимаю руководящие позиции или позиции, требующие высоких профессиональных навыков.

• Система управления персоналом в организации ООО Комплекс «Серебряная роса» состоит из механизма функционирования системы управления персоналом предприятия, при котором используются различные инструменты воздействия на работника. В организации ООО Комплекс «Серебряная роса» арсенал применяемых в управлении персоналом средств (методов, приемов работы с кадрами, выраженных в различных организационных формах) достаточно разнообразен. Именно это обеспечивает высокую эффективность работы сотрудников и удовлетворенность клиентов.

Комплекс «Серебряная роса» с момента открытия делал упор на предоставления широкого спектра услуг для посетителей, а так же на высокое качество обслуживания. Ценовая политика предприятия заключается в установлении цены по сегментам рынка. При этом цены различаются в основном по потребительскому сегменту. Метод скидок и дисконтные карты используются для стимулирования предоставленных услуг.

В свою очередь услуги размещения имеют дополнительную специфику:

•Различная классность предоставляемых услуг;

• Непосредственное потребление услуг в процессе их оказания;
• Зависимость результатов хозяйственной деятельности гостиницы от колебаний спроса на услуги;
• Низкая эластичность предложения;
• Высокая фондоемкость;
• Непрерывность предоставления гостиничных услуг (гостиница работает 24 часа в сутки, 365 дней в году);
• Индивидуальный характер предоставления услуг, который основан на особых требованиях клиентов.

Таким образом, оценивая положение комплекса «Серебряная роса» можно сказать, что он предлагает широкий спектр услуг, начиная от размещения и заканчивая автомойкой. Ценовая политика находится в среднем сегменте, т.е. услугами комплекса может воспользоваться человек со средним достатком.

Месторасположение, ценовая политика, имиджевые, репутационные и иные характеристики комплекса определяет его привлекательность для конкретных целевых групп, интересных комплексу.

2.2. Анализ целесообразности работы караоке-зала в ООО «Серебряная роса»

В рамках работы было проведено исследование по оценке целесообразности работы караоке-зала. Объектом исследования стали гости караоке-зала комплекса «Серебряная роса», предметом — их оценка деятельности караоке-зала.

Целью исследования было определение целесообразности дальнейшего развития караоке-зала в структуре комплекса «Серебряная роса».

По результатам анкетирования (Приложение А) гостей были получены следующие данные: чаще всего караоке-зал посещают мужчины. Где мужчины - 65 % женщины - 35%

Рис. 2. Процентное соотношение мужской и женской части клиентского потока средний возраст гостей караоке-зала 31-40 лет. Это объясняется, что люди данной возрастной группы более активны и имеют устойчивый доход.

Рис. 3. Средний возраст гостей караоке-зала 35% постоянных клиентов отметили, что пользуются услугами комплекса «Серебряная роса» 2-3 раза в неделю, 30% 1 раз в неделю, 20% реже чем 1 раз в неделю и 15% посещают комплекс ежедневно.

Рис.4. Частота посещения комплекса «Серебряная роса»

Большинство гостей оценили качество обслуживания в караоке-зале и в комплексе как хорошее. Однако, поскольку комплекс стремится быть лучшим, то полученные данные по данному параметру не удовлетворительны для руководства организации. Следовательно, это маркер говорит о том, что необходимо повышать качество сервиса и личных качеств персонала, чтобы гости не задумываясь могли ответить, что качество обслуживания находится на высшем уровне.