Файл: «Event-менеджмент».pdf

a) факторы культуры;

Этнически-национальные и нормативно-ценностные традиций людей; субкультура (молодежная, национальных меньшинств, профессиональная и т. д.); социальное положение (статусом).

Приведем пример. Так, в Соединенных Штатах Америки основными ценностными нормами мотивации поведения являются свобода индивидуальности, собственный личный успех в делах, работоспособность и инициатива, максимальный комфорт. В отличие от этой мотивации, мобилизующей человека на счастливую жизнь в этом мире, российско-советский духовный опыт определяется радикально иным нормативно-ценностным содержанием, в котором доминируют нравственный максимализм, справедливость, коллективизм и т.п. Заметно отличаются мотивации и у потребителей, принадлежащих к различным субкультурам.

b) факторы социальной группы;

Социальные роли индивидов в обществе, семья, принадлежность к определенной социальной группе.

c) личностные факторы;

Как физический, так и лично-психологический возраст (на который человек сам себя ощущает и к которому относит); род занятий; экономическое положение; достаток; образ жизни; тип личности и ее представление о себе.

d) психологические факторы;

Жизненные установки; восприятие; мышление; темперамент.

Главное на этом этапе — осознание реальных мотиваций потребителя. Успех дела зависит не от способности решать хорошо структурированные задачи с явно выраженными параметрами, а в умении учитывать и использовать неявно выраженные выгоды.

II. ПЛАНИРОВАНИЕ

В заданных условиях необходим постоянный и систематический поиск возможностей и побудителей к действию, а также осуществление прогноза того, к чему приведут эти действия. Этим занимается планирование. Его сущность состоит в определении основных направлений мероприятия, при этом, учитывая материальные источники, которые будут его обеспечивать, а также спрос рынка.

На данном этапе организации события конкретизируются цели развития всего события. При этом осуществляется постановка задач для каждого подразделения в отдельности, которое будет задействовано в организации, определяются хозяйственные задачи, средства достижения поставленных целей, сроки и последовательность реализации, выявляются материальные, трудовые и финансовые ресурсы.

Основными элементами планирования являются:

• формулировка цели и задач мероприятия;

На этапе принятия решения о проведении мероприятия, организатор должен, в первую очередь, понять и решить — для чего он собрался это делать. Это и будет первичным определением цели мероприятия. Главное, чтобы цель была понятной и отвечала запросам и требованиям выбранной аудитории. Она должна быть реалистичной, и, безусловно, осуществимой.

Под целью мероприятия понимается то, чего хочет достичь организатор в результате его проведения, то есть определить его стратегическое направление. Например, цели могут быть такими: сформировать пул лояльных партнеров; улучшить навыки презентаций у команды продаж; заявить о новом продукте компании как инновационном прорыве. В свою очередь, задачи — это конкретные и измеримые достижения мероприятия. Они более лояльны и, как правило, указывают тактическое направление для действий. Например, среди задач мероприятия могут быть следующие:

привлекать в салоны дилеров не менее 200 гостей ежедневно; приобрести 10 новых потенциальных клиентов; получить не менее десяти публикаций по окончании пресс-конференции. Данный этап планирования является ключевым для начала работы. Если его пропустить, остальная работа может стать бессмысленной.

• формирование концепции мероприятия;

Исходя из целей и задач, формируется концепция проведения будущего события. Все ее составные части служат для достижения цели на каждом из этапов мероприятия. Существует ряд факторов, которые могут влиять на разработку концепции и их необходимо учитывать:

• все предложенные идеи должны быть осуществимы и реализуемы (общая выполнимость проекта);
• средства, затраченные на проект, должны окупиться или, как минимум, не превышать выделенный на него бюджет;
• в организации мероприятия должны быть задействованы сотрудники, квалификация которых должна позволять качественное выполнение порученного им участка работы в срок, их должно быть столько, сколько необходимо для создания качественного события (достаточная численность и квалификация персонала);
• по каждому этапу необходимо определить сроки их выполнения, которые являются реальными и применимы на практике (правильный расчет времени).

В разработанной концепции детально отражается вся суть будущего события. Помимо описания цели и задач, аудитории, для которой планируется мероприятие, в концепции необходимо отражать аргументы, которые будут стимулировать людей к участию, а также техническую информацию. К последней относятся сведения об организаторах, стоимость продукции, дата, время и место проведения, информация о спонсорах и партерах события, поддерживающих организациях и т.п.

Разработка качественной концепции полезна и на других участках работы во время организации мероприятия. Ведь в дальнейшем сведения из нее можно использовать как основу для создания хорошего сайта события, брошюр с информацией, рекламных листовок.

Не секрет, что организация любого мероприятия – это очень сложный, требующий много сил и времени творческий процесс. В процессе совершенствования и поиска путей, которые позволили бы сделать его проще, были разработаны различные методы, которыми может осуществляться поиск новых идей для организации события и формирования его концепции:

- самый известный и часто используемый — так называемый метод мозгового штурма (или брейнсторминг). Его суть заключается в том, что вся команда работает совместно, благодаря чему появляется огромное количество различных идей. Каждый мыслит по-своему, и идея, возникшая у одного человека, может быть развита совершенно в ином направлении другим. Главное правило - говорить всё, что приходит в голову. Ведь часто из самых, казалось бы, простых мыслей, которым люди не придают значения, при совместном творчестве получается что-то гениальное и принципиально новое. Это объясняется тем, что одни и те же явления, события, предметы у отдельных людей вызывают совершенно разные ассоциации и воспоминания;

• в процессе творчества возникает большое количество идей, из которых все реализовать просто невозможно, но они могут быть упущены и забыты. В связи с этим, применим метод документации идей, который предполагает закрепление нереализованных идей для применения их в будущем как самостоятельные или как основу для новых;
• для того чтобы быть в курсе того, какие мероприятия пользуются популярностью, какие имели успех, а какие нет, чтобы в дальнейшем двигаться в этом ключе и развивать оригинальные идеи применяется метод ведения архива идей конкурентов и компаний^[15]. Ведь всё новое - это хорошо забытое старое. Концепция мероприятия придумывается и прорабатывается в первую очередь, сразу после того, как организаторами принимается решение о создании события. Важно правильно и доступно обозначить главную идею, которую необходимо будет понять гостям. Она должна быть творческой, эксклюзивной, креативной, привлекать внимание, вызывать интерес и оставаться в памяти надолго и после окончания мероприятия.

Например: компания ABBYY решила провести пресс-конференцию, посвященную выходу новой версии электронного словаря Linqvo. Основное отличие словаря, главная мысль — благодаря тому, что словарь электронный, он становится более «живым»: в нем быстрее появляются новые слова, вошедшие в обиход, новые значения старых слов. Для мероприятия была выбрана концепция Viva la Vita! («Да здравствует жизнь!»). Все на мероприятии было «живое»: ресторан с одноименным названием, живое общение, живые подарки (небольшие цветы в горшочках), живая музыка. Благодаря соединению всех элементов мероприятия в единую концепцию компании было легче эффективно донести главную мысль до гостей, а гостям - понять ее и запомнить^[16].

При реализации концепции важно помнить, что она должна быть видна и понятна не только разработчикам, но и гостям.

• определение времени, места и продолжительности мероприятия;

Правильное определение времени и места, где будет проходить мероприятие, а также его продолжительность имеют большее значение, чем, кажется на первый взгляд. Эти составляющие любого события необходимо планировать в соответствии с аудиторией, на которую рассчитано мероприятие, ее личными и профессиональными предпочтениями, важно учитывать время года, день недели, время суток. Например, какие-либо презентации продукции и услуг лучше делать вечером в будние дни (чтобы у людей закончился рабочий день), а развлекательные мероприятия, которые главной целью имеют организацию досуга предпочтительнее проводить в выходные. Или, например, для того, чтобы информация как можно быстрее появилась в эфире пресс-конференции для средств массовой коммуникации лучше проводить ранним утром и т.п.

• выработка путей достижения целей;

Этот элемент планирования предполагает выбор наиболее правильного и разумного способа достижения поставленной цели. Как правило, путей достижения одной и той же цели может быть большое количество, и они могут отличаться по времени реализации (от самого быстрого, до самого долгого). Для поиска наиболее подходящего метода достижения поставленной цели специалисты рекомендуют визуализировать цель, представлять, как будто она уже достигнута. Здесь также можно использовать метод мозгового штурма. Если организатор — профессионал своего дела и ставил себе конкретную достижимую цель, то с данным этапом он справится без труда. В любом случае, даже если выбранный путь окажется неверным, то всегда есть альтернативные способы достижения цели. Главное, их изначально рассматривать и иметь в виду, чтобы использовать в случае необходимости.

Пока организатор события не выработал пути достижения цели конкретного данного создаваемого мероприятия, он не должен переходить к следующему этапу. Ведь это важнейшая составляющая любого планирования, без нее все дальнейшие действия могут оказаться неэффективными, и будет только зря потрачено время.

• расчет необходимых ресурсов:

персонала;

Без квалифицированных человеческих ресурсов организовать успешное и эффективное мероприятие крайне сложно. Главная задача на данном этапе - это наличие нужного количества персонала со способностями, необходимого для выполнения соответствующей работы. Потребность в персонале может быть качественной и количественной. Качественная - это потребность в определенном конкретном уровне знаний, умений, квалификации человека, его достижениях и опыте. Количественная не учитывает квалификационные требования и особенности организации.

техники и оборудования;

В зависимости от типа мероприятия для его успешной реализации может потребоваться различное оборудование или техника. При разработке необходимо учитывать есть ли необходимое у компании, в противном случае искать решение данной проблемы (например, заказывать аппаратуру напрокат).

бюджета;

На данном этапе организаторами рассчитывается бюджет и составляется смета. Обычно, у организуемых мероприятий есть определенное количество финансовых ресурсов, которое выделяется для их осуществления. Но, как показывает практика, этой суммы может оказаться недостаточно или ее в принципе нет. В последнем случае организаторам приходится искать пути финансирования будущего события с целью увеличения бюджета.

Спонсоринг (от англ. sponsor, sponsorship — поручительство, попечительство, поддержка) — это комплекс мероприятий по организации спонсорской поддержки того или иного проекта. В более широком виде компания или лицо, которое выступает спонсором:

• подбирает объект спонсирования и занимается организацией мероприятия;
• контролирует проводимое событие;
• осуществляет проведение рекламной кампании.

Со спонсорингом тесно связано такое понятие как фандрайзинг (от англ. fund -средства, финансирование, и raise — нахождение, сбор). Фандрайзинг - это поиск спонсоров и сбор спонсорских средств, с конкретной целью осуществления социально значимых проектов, программ и акций или поддержки социально значимых институтов.

Фандрайзинг существует в различных формах. Среди традиционных источников финансирования можно выделить следующие:

• пожертвования, вложения спонсоров — коммерческих и государственных организаций; проведение благотворительных мероприятий по сбору средств;
• гранты, распределяемые различными фондами;
• финансирование из государственного бюджета;
• пожертвования частных лиц и др.

Прежде всего, необходимо понять нужно ли участие спонсоров в данной акции, оценить все плюсы и минусы от их участия, всесторонне проанализировать и осуществить прогноз.

Если проект спонсорский, то он сопровождается целым набором документов, которые призваны обеспечивать эффективность спонсируемой акции - спонсорский пакет. В нем содержится описание самого проекта или мероприятия, определяется значение проекта для тех групп общественности, на которые он будет направлен.

Основные составляющие спонсорского пакета: