Файл: «Документирование и инвентаризация».pdf

При этом электронный билет и контрольный купон (то есть выписка из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте) на поезд дальнего следования содержат всю обязательную информацию о перевозке пассажира.

Пунктом 5 приложения к приказу № 322 установлено, что контрольный купон (выписка из автоматизированной системы) обязательно направляется пассажиру в электронном виде по информационно-телекоммуникационной сети^[19].

Таким образом, контрольный купон электронного билета (выписка из автоматизированной системы), полученный в электронном виде, является документом, подтверждающим проездные расходы для целей налогообложения прибыли^[20].

Согласно приказу Минтранса России «Об установлении формы электронного пассажирского билета и багажной квитанции в гражданской авиации» от 8.11. 2006 № 134, маршрут/квитанция электронного пассажирского билета и багажной квитанции (выписка из автоматизированной информационной системы оформления воздушных перевозок) являются документом строгой отчетности. Они применяются для ведения организациями и индивидуальными предпринимателями наличных денежных расчетов или расчетов с использованием платежных карт без применения ККТ. Следовательно, если авиабилет приобретен в бездокументарной форме (электронный билет), то оправдательными документами, подтверждающими расходы на его приобретение для целей налогообложения, являются:

1) сформированная автоматизированной информационной системой оформления воздушных перевозок маршрут/квитанция электронного документа (авиабилета) на бумажном носителе, в которой указана стоимость перелета:

2) посадочный талон, подтверждающий перелет подотчетного лица по указанному в электронном авиабилете маршруту.

Если авиабилет приобретен в бездокументарной форме (электронный билет), то оправдательными документами, подтверждающими расходы на его приобретение для целей налогообложения, являются:

• бумажная маршрут/квитанция электронного документа (авиабилета), сформированная автоматизированной информационной системой оформления воздушных перевозок, в которой указана стоимость перелета;

• посадочный талон, подтверждающий перелет подотчетного лица по указанному в билете маршруту^[21].

При учете расходов важен и факт оплаты билетов. Поэтому документом, подтверждающим произведенные расходы на приобретение железнодорожного или авиабилета, может служить контрольный купон электронного проездного документа (билета) (выписка из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте), полученный в электронном виде по информационно-телекоммуникационной сети^[22].

В отношении авансового отчета требования о составлении его исключительно на бумаге нет.

В первичных документах, представляемых в подтверждение правомерности признания расходов и применения налоговых вычетов, в соответствии с письмами Министерства финансов России от 17.07. 2007 № 03-03-06/2/127. от 12. 01. 2007 . № 03-03-04/1/866, стоимость услуг должна быть выражена в рублях.

Таким образом, если стоимость в первичном учетном документе указана в иностранной валюте, этот документ не будет иметь статуса первичного учетного документа для целей бухгалтерского и налогового учета.

Поэтому такие документы, как акты с иностранным партнером лучше составлять в иностранной валюте и в рублях. Так как счет не является первичным документом, он может быть составлен в иностранной валюте.

Что касается счетов-фактур, то в случае, если по условиям сделки обязательство выражено в иностранной валюте, суммы, указываемые в счете-фактуре, могут быть выражены в иностранной валюте (п. 7 ст. 169 НК РФ^[23]).

1.3. Порядок внесения исправлений и хранения бухгалтерских документов

При внесении исправлений в первичные учетные документы необходимо кроме даты внесения исправления и подписей лиц, изначально заверивших эти документы, указывать фамилии и инициалы этих лиц либо иные реквизиты, необходимые для их идентификации.

Несмотря на то, что в Федеральном законе «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ^[24] не содержится запрета на внесение исправлений в кассовые и банковские документы, это не допускается, поскольку предусмотрено другими нормативными актами. Например, Положением о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации, утвержденном Банком России 12.10. 2011г. № 373-П и Положением о правилах осуществления перевода денежных средств, утвержденного Банком России 19.06. 2012 № 383-П.

С вступлением в силу Федерального закона «О бухгалтерском учете» от
06.12.2011 № 402-ФЗ не претерпело существенных изменений правило хранения документов бухгалтерского учета. Однако вместо «процедур кодирования» и «программ машинной обработки данных» появились «средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи».

Несмотря на то, что в Законе № 402-ФЗ исключена норма об ответственности руководителя за организацию хранения учетных документов, в Законе содержится положение о том, что обязанность обеспечить безопасные условия хранения документов бухгалтерского учета и их защиту от изменений возложена на экономический субъект в целом.

Сроки хранения документов установлены статьей 29 Закона № 402-ФЗ и приказом Минкультуры России «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций...» от 25.08. 2010 № 558. Например: годовая бухгалтерская отчетность должна храниться постоянно, квартальная - в течение пяти лет, а месячная - в течение одного года; первичка и регистры бухучета - пять лет.

Правильно составленные бухгалтерские первичные документы обеспечивают экономическую и юридическую обоснованность бухгалтерской информации^[25].

Выводы.

Документирование — оформление экономического события документом. В широком понимании бухгалтерская документация представляет собой первичные бухгалтерские документы, учетные регистры и бухгалтерскую отчетность. Документ - это материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве, письменное свидетельство с заполнением необходимых реквизитов, придающих ему доказательную юридическую силу.

Обязательные реквизиты первичных документов: наименование, дата составления, наименование экономического субъекта, составившего документ, содержание факта хозяйственной жизни, величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения.

Электронный документооборот – система ведения документации, при которой весь массив создаваемых, передаваемых и хранимых документов поддерживается с помощью информационно-коммуникационных технологий на компьютерах, объединенных в сетевую структуру, предусматривающую возможность формирования и ведения распределенной базы данных.

Глава 2. Назначение инвентаризации как метода бухгалтерского учета

2.1. Порядок проведения инвентаризации

Инвентаризация - это проверка наличия имущества организации и состояния её финансовых обязательств на определённую дату путём сличения фактических данных с данными бухгалтерского учёта. Это основной способ фактического контроля за сохранностью имущественных ценностей и средств. Основная цель инвентаризации - выявление фактического наличия имущества предприятия и сопоставление с данными бухгалтерского учёта.

Инвентаризация проводится путём пересчёта, измерения, взвешивания материальных ценностей на складах (склады сырья, продовольствия, горюче-смазочных материалов, готовой продукции, товаров), на торговых площадях, в производстве, в кассе. В соответствии со ст. 11 Федерального закона «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ от 06.12.2011 г. инвентаризации подлежат активы и обязательства предприятия^[26].

Инвентаризации могут быть выборочными (частичными), или сплошными (полными). Также инвентаризации делятся на плановые (проводимые по графику) и внезапные^[27].

Инвентаризация организуется на основании письменного приказа руководителя организации^[28]. Для её проведения создаётся комиссия не менее трёх человек. В состав комиссии могут быть включены специалисты необходимого профиля (бухгалтер, технолог), представители службы внутреннего контроля предприятия. При проведении инвентаризации в рамках документальной ревизии в состав комиссии обычно включается представитель ревизионной группы^[29]. Если инвентаризация проводится по инициативе правоохранительных органов, то их представитель может присутствовать при её проведении, но в состав комиссии не включается. Присутствие всех членов комиссии при непосредственном пересчёте имущества обязательно, отсутствие хотя бы одного из них может служить основанием для признания итогов инвентаризации недействительными. Также обязательно присутствие материально-ответственного лица. Даже в случае, когда материально-ответственное лицо находится под арестом, правоохранительные органы обеспечивают его доставку, в противном случае результаты инвентаризации не будут иметь юридической силы^[30].

На инвентаризационную комиссию возложена ответственность: за полноту и точность внесения в описи данных о фактических остатках товарно-материальных ценностей; за своевременность и соблюдение порядка инвентаризации в соответствии с приказом руководителя предприятия; за правильность и своевременность оформления результатов инвентаризации; за правильность указаний в описях отличительных признаков товарно-материальных ценностей (тип, размер, сорт, марка). Непосредственно инвентаризация заключается в полном пересчёте имущества и сличении фактического количества с учётным или взятым в бухгалтерии.

По итогам инвентаризации составляется инвентаризационная опись, в двух экземплярах. Первый экземпляр остаётся у материально-ответственного лица, второй экземпляр поступает в бухгалтерию.

В результате инвентаризации возможны следующие варианты: совпадение учётных и фактических остатков; недостача (превышение учётных остатков над фактическими); излишки (превышение фактического остатка над учётным), пересортица (имущество одного наименования, но разных сортов находится одновременно в излишке и недостаче).

Результат инвентаризации определяется отдельно по каждому виду имущества. Возможна (и весьма вероятна) ситуация недостачи по одной позиции инвентаризационной описи и излишков по другой. В этом случае итог подводится отдельно, недостача одного вида имущества не может погашаться излишками другого вида^[31].

Выявленная в результате инвентаризации недостача возмещается материально ответственным лицом на основании договора о полной материальной ответственности. Излишки приходуются на склад, их стоимость учитывается как доход организации^[32].

2.2. Практика проведения инвентаризации в ООО «Мостовик» (на примере МПЗ)

Для инвентаризации материалов в ООО «Мостовик» предусмотрены стандартизированные формы первичной документации, которые представлены в таблице 1.

Таблица 1

Формы первичной учетной документации инвентаризации

материалов