Файл: «Документирование и инвентаризация».pdf

1.1. Понятие документирования. Правила заполнения

документов в бухгалтерском учете

В соответствии со статьей 9 Закона № 402-ФЗ каждый факт хозяйственной деятельности оформляется первичным учетным документом. Он должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это невозможно – непосредственно после этого^[3].

Документирование — оформление экономического события документом. В широком понимании бухгалтерская документация представляет собой первичные бухгалтерские документы, учетные регистры и бухгалтерскую отчетность. Документ - это материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве, письменное свидетельство с заполнением необходимых реквизитов, придающих ему доказательную юридическую силу^[4]. На этапе первичного наблюдения на первый план выступает первичная документация, поскольку в учете такое наблюдение может быть зафиксировано только в виде документа, заполненного с соблюдением определенных требований, придающих подобному документу юридическую силу. Эти документы являются первичными, на их основании ведется бухучет.

Закон «О бухгалтерском учете» ^[5] от 21.11.1996 № 129 - ФЗ определял бухгалтерский учет как «упорядоченную систему сбора, регистрации и обобщения информации в денежном выражении об имуществе, обязательствах организаций и их движении путем сплошного, непрерывного и документального учета всех хозяйственных операций».

Федеральный закон «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 г. №402-ФЗ, вступивший в силу с 1 января 2013 г., не содержит требований о необходимости использования первичных учетных документов по унифицированным формам. Хотя это не означает, что можно не использовать исключительно все ранее применявшиеся унифицированные формы^[6].

Формы первичных учетных документов теперь утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Ранее составление первичных документов требовалось в связи с каждой хозяйственной операцией, то есть бухгалтерский учет велся на основании первички. В новом законе отсутствуют требования ведения бухгалтерского учета на основании первичных документов. Сейчас в бухгалтерском учете возрастает роль профессионального суждения бухгалтера, в том числе в вопросах квалификации фактов хозяйственной жизни, оценки объектов учета и резервирования.

Кроме того, в Законе № 402-ФЗ^[7] отсутствуют требования об обязательном применении унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденных Госкомстатом России. Используемые в организации формы первичных документов утверждает ее руководитель. При этом первичные документы должны содержать обязательные реквизиты^[8]. Их перечень в целом остался прежним. Он включает:

1) наименование документа:

2) дату его составления:

3) наименование экономического субъекта, составившего документ;

4) содержание факта хозяйственной жизни:

5) величину натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения:

6) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность ее оформления, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за правильность оформления свершившегося события;

7) подписи лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Как видим, небольшие отличия связаны с изменением терминологии: понятие «хозяйственная операция» заменено на «факт хозяйственной жизни».

Факт хозяйственной жизни означает сделку, событие, операцию, которые оказывают или способны оказать влияние на финансовое положение экономического субъекта, финансовый результат его деятельности и (или) движение денежных средств (п. 8 ст. 3 Закона №402-ФЗ^[9]). Законом также учтено требование об указании в первичном учетном документе величины измерения факта хозяйственной жизни^[10].

При разработке собственных форм первичных учетных документов организации могут взять за основу унифицированные формы. При этом «первичка» должна содержать все реквизиты, перечисленные в пункте 2 статьи 9 Закона № 402-ФЗ.

Ранее первичный учетный документ составлялся по каждой хозяйственной операции. В соответствии с Федеральным законом «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ первичным учетным документом оформляется каждый факт хозяйственной жизни (п. 1 ст. 9). Согласно пункту 8 статьи 3 Закона № 402-ФЗ, «факт хозяйственной жизни - сделка, событие, операция, которые оказывают или способны оказать влияние на финансовое положение экономического субъекта, финансовый результат его деятельности и (или) движение денежных средств». А «хозяйственные операции» - все операции, осуществляемые организациями в процессе своей деятельности. В соответствии с Федеральным законом «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ, если сделки и операции совершаются должностными лицами от лица экономического субъекта, то события этими должностными лицами не контролируются, а только оформляются^[11].

Организация может по-прежнему использовать уже разработанные унифицированные формы первичных документов. В Законе № 402-ФЗ не содержится запрета на применение унифицированных форм первичной учетной документации. Кроме того, разработка собственных первичных документов несет за собой дополнительные расходы: в бухгалтерских программах придется настраивать новые первичные учетные документы. Свое решение о применении унифицированных форм организации необходимо прописать в учетной политике.

Кроме того, остались унифицированные формы, обязательные к применению. Министерство финансов России в информации №ПЗ-10/2012 указал, что обязательными к применению остаются формы первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии с другими федеральными законами и на их основании. Например, документы по учету кассовых операций:

• приходные и расходные кассовые ордера (унифицированные формы № КО-1, № КО-2);

• кассовая книга (унифицированная форма № КО-4);

• рас четно-платежные и платежные ведомости (унифицированные формы № Т-49, № Т-53):

• книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств
(унифицированная форма № КО-5).

При этом следует помнить, что кассовые документы фирмы, оформляемые с применением технических средств, распечатываются на бумажном носителе (п. 2.5 Положения о порядке ведения кассовых операций, утвержденного Банком России от 12.10. 2011 .№373-П).

Также Министерством финансов России определен обязательный порядок использования унифицированной формы транспортной накладной № I-T, так как ее выдача грузоотправителю служит подтверждением заключенного договора перевозки груза (п. 2. ст. 785 Гражданского кодекса РФ^[12]).

Что касается применения первичных учетных документов по учету труда. Роструд в письме от 14.02. 2013 № ПГ/1487-6-1 дает разъяснения, что с 1 января 2013 г. негосударственные организации вправе пользоваться формами первичных учетных документов, разработанными ими самостоятельно.

Но: каждый первичный учетный документ должен содержать все обязательные реквизиты, установленные пунктом 2 статьи 9 Закона № 402-ФЗ^[13].

Закон № 402-ФЗ не регламентирует порядок предоставления права подписи первичных учетных документов, не содержит перечня должностей лиц, подписывающих документы, которыми оформляются операции с денежными средствами. Данные вопросы могут решаться экономическими субъектами самостоятельно.

Одним из важных пунктов Закона № 402-ФЗ является практически уравнивание в правах первичных учетных документов на бумажном носителе и в виде электронного документа, заверенного электронной подписью (п. 5. 6 ст. 9 Закона № 402-ФЗ) ^[14].

Ранее копия первичного учетного документа, составленного на машинном носителе, в безусловном порядке должна была изготавливаться на бумажном носителе, теперь же бумажная копия электронного документа изготавливается только по требованию контрагента и только в случае, если это предусмотрено договором с ним.

Кроме того, Федеральный закон «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ позволяет признать электронный документ, заверенный электронной подписью, равным документу на бумажном носителе. Согласно Закону № 402-ФЗ, бумажная копия электронного документа изготавливается только по требованию контрагента и только в случае, если это предусмотрено договором с ним. Ранее все документы, составленные на машинном носителе, в обязательном порядке должны были быть изготовлены на бумаге.

1.2. Особенности электронных документов

В соответствии с Федеральным законом «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 № 149-ФЗ документированная информация - «зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством Российской Федерации случаях ее материальный носитель»; электронный документ - «документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах».

Порядок подписания электронных документов (квалифицированной, неквалифицированной электронной подписью) регулируется Федеральным законом «Об электронной подписи» от 6. 04.2011 № 63-ФЗ.

Для целей налогового учета документ, оформленный в электронном виде и подписанный неквалифицированной электронной подписью, не может являться документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью^[15].

А вот электронный документ, подписанный усиленной электронной подписью, признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью и заверенному печатью^[16].

По правилам подтверждающие документы должны быть оформлены в соответствии с законодательством РФ или обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены расходы.

Информация в электронной форме, подписанная простой или усиленной неквалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в случаях, установленных федеральными законами (ст. 6 Федерального закона «Об электронной подписи» от 06.04. 2011 № 63-ФЗ).

Однако случаи, в которых информация в электронной форме, подписанная неквалифицированной электронной подписью, равнозначна документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью. Налоговым кодексом РФ не определены. Получается, что для целей налогового учета документ, оформленный в электронном виде и подписанный неквалифицированной подписью, не равнозначен документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью.

Как следует из Федерального закона «Об электронной подписи» от 06.04. 2011 № 63-ФЗ^[17] документ, оформленный в электронном виде и подписанный квалифицированной электронной подписью (электронной цифровой подписью), может являться документом, подтверждающим расходы, осуществленные налогоплательщиком, в случаях, если федеральными законами или иными нормативными правовыми актами не устанавливается требование о составлении такого документа только на бумажном носителе.

При этом первичный документ составляется на бумаге или в виде электронного документа, подписанного электронной подписью (п. 5 ст. 9 Закона № 402-ФЗ^[18]).

Для первичных документов, подтверждающих расходы, предусмотрены особые правила оформления.

Например: железнодорожные электронные билеты в связи с командировкой работника куплены организацией на сайте и оплачены онлайн банковской картой. Для подтверждения командировочных расходов по налогу на прибыль необходим контрольный купон электронного билета (выписка из автоматизированной системы), полученный в электронном виде.

В соответствии с пунктом 1 приложения к приказу Минтранса России «Об установлении форм электронных проездных документов (билетов) на железнодорожном транспорте» от 21.08.2012. №322 электронный проездной документ содержит информацию о железнодорожной перевозке пассажира в электронно-цифровой форме.