Файл: Учет наличных денежных средств в кассе предприятия (Регламент кассовых операций).pdf

Лимит для вновь созданной организации, которая не планирует получать наличную выручку, можно определить исходя из ожидаемых наличных трат (п. 2 Приложения к Указанию N 3210-У).

Рассчитанный лимит согласовывать с банком не нужно, его утверждает только руководитель организации. При необходимости лимит можно пересмотреть в любое время (п. 2 Указания N 3210-У).

Не устанавливать лимит остатка кассы можно, только если у вас совсем нет операций с наличными деньгами.

За накопление в кассе организации наличных денег сверх установленного лимита ИФНС может наложить одновременно два штрафа (ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ, п. 4 Письма ФНС от 09.07.2014 N ЕД-4-2/13338):

• - на организацию - в размере от 40 000 до 50 000 руб.;
• - на должностное лицо организации - в размере от 4 000 до 5 000 руб.

Помимо требований, установленных Указанием N 3210-У, существуют также иные правила совершения операций с наличными денежными средствами. Так, объем наличных расчетов между организациями и индивидуальными предпринимателями не должен превышать 100 000 руб. (либо сумму, эквивалентную 100 000 руб., при расчетах в иностранной валюте) по одному договору. Эта величина установлена п. 6 Указания Банка России от 07.10.2013 N 3073-У, принятого в рамках его компетенции (п. 4 ст. 4 Федерального закона от 10.07.2002 N 86-ФЗ "О Центральном банке Российской Федерации (Банке России)").

Существуют также ограничения на совершение операций с наличными денежными средствами в иностранной валюте. Они установлены Федеральным законом от 10.12.2003 N 173-ФЗ.

1.2.2 Инкассация денежных средств

Для того чтобы остаток наличных денег в кассе на конец дня не превышал лимита, организация для передачи денег в банк может заключить договор с инкассаторской службой учреждения банка или специализированной инкассаторской службой имеющей лицензию Банка России на осуществление соответствующих операций по инкассации денежных средств.

При сдаче наличных в банк через инкассаторскую службу надо заполнить:

1. РКО на вашего работника (например, кассира), собравшего и передавшего инкассаторам сумку с деньгами (Письмо Банка России от 16.10.2015 N 29-1-1-ОЭ/4065). В строке "Основание" РКО укажите "Для передачи инкассаторам для зачисления на расчетный счет в банке (название банка)";
2. препроводительную ведомость. Она состоит из трех частей: ведомости, накладной и квитанции.

Ведомость вложите в сумку с наличными, сумку опломбируйте и отдайте инкассаторам вместе с накладной и явочной карточкой. После передачи денег у вас останется только квитанция с печатью (штампом) и подписью инкассатора (Письмо Банка России от 16.10.2015 N 29-1-1-ОЭ/4065, п. п. 4.2, 9.6, 9.7 Положения Банка России N 318-П).

Большинство реквизитов в частях препроводительной ведомости называются и заполняются клиентом банка (т.е. вами) одинаково (Приложение 9 к Указанию N 3352-У)

Инкассатор заполняет только поле "Опломбированную сумку N_ без пересчета принял...". Остальные поля препроводительной ведомости либо не заполняются в принципе (например, "Клиент", "Личная подпись", "Фамилия, инициалы" ), либо их заполняет банк (например, поле "N" (3)).

Затраты на инкассацию учитываются в расходах как при ОСН, так и при УСН (пп. 15 п. 1 ст. 265, пп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ, пп. 9 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). НДС по услугам инкассаторов можно принять к вычету (пп. 3 п. 3 ст. 149, пп. 1 п. 2 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК РФ).

Проводки по инкассации:

Пример. Заполнение препроводительной ведомости

20 ноября 2017 г. кассир ООО "Алтай" (ИНН 7710616450) Олег Эдуардович Рябинкин передал инкассатору банка (АКБ "Инвестторгбанк" (ПАО) Бауманский филиал, БИК 044583267) сумку с наличными деньгами в сумме 1 200 000 руб. (поступления от продажи товаров) для внесения на счет ООО "Алтай" N 40702810800190000175 в том же отделении банка.

Препроводительная ведомость заполнена (Приложение 2)

1.3 Документирование кассовых операций

Основанием для отражение учетных регистрах движения наличных денежных средств служат унифицированные формы первичной учетной документации по учету кассовых операций.

Документы являются основанием для совершения кассовых операций, поступают в бухгалтерию, где работники бухгалтерии в соответствии со своими должностными обязанностями:

• проверяют правильность оформления документов, их соответствие законодательству, характеру совершаемых операций, а так же наличием необходимых письменных указаний руководителя организации или лиц уполномоченных им на совершение хозяйственных операций;
• оформляют приходных и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы;
• получают необходимые подписи уполномоченных лиц, предусмотренные блинками кассовых документов;
• регистрируют (до передачи в кассу) в журнале регистрации приходных расходных документов;
• передают кассиру приходные и расходные ордера или заменяющие их документы вместе с приложенными к ним оправдательными или распорядительными документами.

Документы заполняются в одном экземпляре четко и ясно, чернилами, шариковой ручкой или печатаются. Все исправления, помарки или подчистки не допускаются.

Приходный кассовый ордер заполняется одновременно с квитанцией, являющейся его частью, подписывается главным бухгалтером или уполномоченным лицом. Квитанция выдается только послу получения денег.(приходный кассовый ордер см. приложение 3).

Расходный кассовый ордер оформляется на основании платежных ведомостей на оплату труда и других, приравненных к ней документов, регистрируются в журнале после их выдачи. Подписывается руководителем и главным бухгалтером или лицом уполномоченным на это.

Прием и выдача наличных денег по кассовым ордерам может производится только в день их оформления. Выдача приходных и расходных ордеров или заменяющих их документов на раку лицам, вносящим или получающим деньги, запрещается.

Кассир при получении приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов:

• проверяет наличие и подлинность подписи главного бухгалтера, а на расходном ордере или заменяющем его документе – разрешительной надписи руководителя;
• проверят правильность оформления документов;
• проверяет наличие перечисленных в документах приложений.

В случае несоблюдения одного из требований кассир возвращает документы в бухгалтерию для переоформления.

В случае соблюдения всех требований и соответствия документов кассир принимает наличные деньги. Проверяет платежеспособность денег в соответствии с признаками платежеспособности банкнот и монет Банка России. Полученная сумма должна соответствовать указанной в приходном кассовом ордере.

После приема денег кассир подписывает квитанцию и расшифровывает подпись, заверяет печатью кассира. Квитанция к приходному ордеру, подписанная главным бухгалтером и кассиром, заверенная печатью кассира или оттиском кассового аппарата, выдается на руки сдавшему деньги. Приходные ордера или заменяющие их документы немедленно после получения или выдачи по ним денег подписываются кассиром, а приложенные к ним документы погашаются штампом или надписью «оплачено» с указанием даты

Наличные деньги, не подтвержденные приходным ордером, считаются излишком кассы и зачисляются в доход предприятия.

Выдача наличных денег из кассы производится по расходным кассовым ордерам или надлежаще оформленным другим документам с наложением на эти документы штампа с реквизитами расходного кассового ордера. Документы должны быть подписаны руководителем главным бухгалтером или лицом, уполномоченным на это. В тех случаях, когда на прилагаемых к расходному кассовому ордеру документах, заявлениях, счетах, имеется разрешительная подпись руководителя предприятия, подпись его на расходных кассовых ордерах не обязательна. В случае соблюдения этих требований и соответствия документов кассир выдает наличные деньги.

При выдаче денег по расходному ордеру или заменяющему его документу отдельному лицу кассир:

• требует документ, удостоверяющий личность получателя. Выдача денег производится только лицу, указанному в расходном кассовом ордере. Если выдача денег производится по доверенности, оформленной в установленном порядке, в тексте ордера после фамилии имени и отчества получателя указывается фамилия имя отчество лица которому доверено получение денег. Доверенность остается в документах как приложение к расходному кассовому ордеру.
• записывает наименование и номер документа, когда и кем он выдан и отбирает расписку получателя. Расписка может быть написана получателем собственноручно, шариковой ручкой и с указанием точной полученной суммы (прописью пишутся рубли и копейки).
• выдает деньги получателю.

После завершения операции кассир обязан подписать расходные кассовые ордера а приложенные к ним документы погасить штампом или надписью «оплачено» с указанием даты. (Расходный кассовый ордер см. приложение 4)

Выдача денег может также производиться по платежным ведомостям и без составления расходного кассового ордера. На титульном листе платежной ведомости делается разрешительная подпись о выдаче денег за подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия или лиц уполномоченных на это.

В аналогичном порядке могут выдаваться денежные средства на разовые нужды, а так же выдача депонированных сумм и денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, нескольким лицам.

Выдача денег из кассы, неподтвержденной распиской получателя в расходном кассовом ордере или другом заменяющем его документе, в оправдание остатка наличных денег в кассе не принимается. Эта сумма считается недостачей и взыскивается с кассира.

На предприятиях, имеющих большое количество подразделений, обслуживаемых центральными кассами, оплата труда, выплаты социальных пособий могут производиться несколькими кассирами или доверенными лицами. В таком случае старший кассир перед началом рабочего дня выдает другим кассирам авансом необходимую для расходных операций сумму наличных денег под расписку в книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма № КО – 5, рисунок 2.)

В конце рабочего дня кассиры обязаны отчитаться перед старшим кассиром в полученных денежных суммах и сдать ему остаток наличных денег под расписку в книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств.

1.3.1 Ведение кассовой книги

В обязанность кассира входит ведение кассовой книги (Форма №КО - 4). Все поступления и выдачи наличных денег предприятия учитываются в кассовой книге.

Правила ведения кассовой книги:

1. Кассовая книга у предприятия только одна
2. Кассовая книга должны быть прошнурована, пронумерованы страницы и опечатаны на последней странице.
3. Записи в кассовой книге ведутся в двух экземплярам через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой.
4. Каждый лист состоит из двух равных частей: одна из них заполняется кассиром как первый экземпляр, вторая заполняется кассиром как второй экземпляр с лицевой и оборотной стороны через копировальную бумагу. Предварительно лист сгибают пополам. Первые экземпляры остаются в кассовой книге, вторые – отрывные, используются как отчет кассира и до конца дня не отрываются. И первые и вторые экземпляры нумеруются одинаковыми номерами.
5. Подчистки и неоговоренные исправления в кассовой книге не допускаются. Сделанные исправления заверяются подписями кассира, а так же главного бухгалтера.
6. Записи в кассовую книгу производятся кассиром сразу после получения или выдачи денег по каждому ордеру или другому заменяющему его документу.
7. Ежедневно в конце дня кассир подсчитывает итог операции за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и переедет в бухгалтерию в качестве отчета кассира отрывной листок с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге (Кассовая книга Форма №КО – 4).

Контроль за ведением кассовой книги, возлагается на главного бухгалтера предприятия.

1.4 Особенности учета кассовых операций в иностранной валюте и на валютных счетах

Особенности учета кассовых операций в иностранной валюте и операций по валютному счету. Для учета операций в иностранной валюте в организациях создается специальная касса. Кассам устанавливаются лимиты в иностранной валюте. Они должны быть обеспечены всеми инструкциями, контрольными и справочными материалами (справочниками по иностранной валюте, образцами дорожных чеков и еврочеков и т.п.). Кассиры обязаны строго соблюдать правила совершения операций по приему и выдаче валюты из кассы.