Файл: Построение организационных структур (Методология проектирования систем).pdf

Необходимый перечень оборудования для моей фирмы это:

- принтеры – 8 шт.

- телефакс – 4 шт.

- сканер – 2 шт.

- ксерокс – 4.

- компьютеры – 8 шт.

- контрольно-кассовая машина – 2 шт.

Электроника связана между собой сетью и имеет круглосуточный доступ в Internet.

Программное обеспечение (набор инструкций, позволяющий пользователю взаимодействовать с компьютером, его аппаратной частью, выполнять задачи):

- Пакет приложений Microsoft Office (World, Excel,)

- Операционная система Windows XP Professional

- Программа «Консультант плюс» - 1С Предприятие 

- Антивирусные системы (AVG, Avast, McAfee)

- Интернет браузер (Firefox, Google Chrome, Opera)

2.2 Материальные ресурсы

Это потребляемые в процессе производства предметы труда, к которым относятся основные и вспомогательные материалы, полуфабрикаты и комплектующие изделия, топливо и энергия на технологические нужды.  Моя фирма предполагает приобретение следующего перечня оборудования:

- компьютеры: Pentium 2GHz – 14 шт.

- мышь Lenovo 14 шт.

- клавиатура Philips 14 шт.

- принтеры LG – 2 шт

- сканер Canon – 2 шт.

- сетевой фильтр – 1 шт.

- ксерокс Samsung – 2 шт.

- телефакс Samsung – 1 шт.

- контрольно-кассовая машина Philips

На компьютере установлено следующее программное обеспечение:

- Операционная система Windows XP 2003 Professional

- Пакет приложений Microsoft Office (Word, Excel, Access).

Так же кабинете работников стоят 3 журнальных столика с тематическими и развлекательными журналами и газетами. Журналы и газеты обновляются 1 раз в неделю. Для нормальной работы организации необходимо арендовать помещение, содержащее 7 отдельных кабинетов для каждого структурного подразделения.

Общая площадь помещения составляет 85 м, включая коридор и санузлы. Помещение находится в здании офисного типа. Моя фирма арендует часть 1 этажа. Арендуемое здание имеет все виды благоустройства: оборудовано лифтами, системами горячего и холодного водоснабжения, канализацией, центральным отоплением, вентиляцией, электроснабжением, противопожарной защитой. В здании имеется необходимое количество телефонных линий. На каждом этаже расположены офисные помещения с одним общим коридором. Оплата коммунальных услуг производится согласно тарифам и начисленным платежами.

2.3 Трудовые ресурсы

Трудовые ресурсы ^[8]- представляют собой категорию, занимающую промежуточное положение между экономическими категориями «население» и «совокупная рабочая сила». В количественном отношении в состав трудовых ресурсов ходит все трудоспособное население, занятое независимо от возраста в сферах общественного хозяйства и индивидуальной трудовой деятельности. В их состав включаются также лица трудоспособного возраста, потенциально способные к участию в труде, но занятые в домашнем и личном крестьянском хозяйстве, на учебе с отрывом от производства, на военной службе.

Трудовые ресурсы - это часть населения страны, которая по своему физическому развитию, умственным способностям и знаниям, способна работать в народном хозяйстве. Реально за понятием «трудовые ресурсы» стоит количество населения, которое можно принудить работать, то есть которое физически способно работать.

Для выполнения функций фирмы мы нанимаем следующих работников:

- риэлторы: квалификация – юрист, экономист-менеджер (2)

- экономист: квалификация – экономист (1)

- секретарь: квалификация – секретарь-референт (1)

- водитель: квалификация – водитель категории В (1)

- зам. генерального директора: квалификация – экономист-менеджер (1)

- ген. директор: квалификация – экономист-менеджер (1)

- уборщица: среднее образование (1)

Для привлечения трудовых ресурсов наша фирма дает объявления в СМИ (газеты), распространяет листовки с информацией о наборе на соответствующие должности. Требования к кандидатам на должности: Требования к кандидатам на должности:

- риэлтер: в/о (экономист-менеджер, юрист), возраст от 22 лет, желателен опыт работы, знание ПК, коммуникабельность.

- генеральный директор: в/о (экономист-менеджер), опыт работы на руководящей должности не менее 3 лет, возраст от 30 лет.

- заместитель генерального директора: в/о (экономист-менеджер), опыт работы на руководящей должности не менее 3 лет, возраст от 30 лет.

- экономист: в/о (экономист, бухгалтер), возраст от 25 лет, опыт работы не менее 3 лет.

- секретарь: ср/спец, высшее образование, опыт работы не менее 1 года, знание Microsoft office, возраст от 20 лет.

- водитель: категория В, водительский стаж не менее 3 лет, наличие личного автомобиля.

- уборщица: опыт работы не обязателен, возраст не ограничен.

Моя фирма гарантирует:

- социальный пакет

- стабильная заработная плата

- возможность карьерного роста 

Глава 3. Разработка должностных инструкций

3.1 Разработка целей и структуры организации

Должностная инструкция – это важный локальный документ, содержащий сведения об обязанностях и правах сотрудника, работающего на данном предприятии. На основании нормативных актов за лицом, заключившим трудовой договор, закрепляется ряд задач и полномочий, которые он должен знать и качественно исполнять. Хотя в Трудовом Кодексе об этом не прописано, но во многих Правилах ссылка на наличие на предприятиях должностных инструкций имеется, поэтому руководство требует разработки этого документа. Должностная инструкция составляется индивидуально для каждого лица на предприятии, сюда относятся инженерно-технические работники и служащие, если у человека рабочая специальность, то применяются выкопировки из ЕТКС по данной профессии.

1. Должность: Генеральный директор

2. Общая цель должности: Общее руководство производственной и финансовой деятельностью предприятия.

Подчиненность непосредственная: Высшему органу управления объединения, которым является общее собрание всего коллектива работников.

Косвенная: нет

В подчинении непосредственном: Генеральному директору непосредственно подчиняется заместитель.

Косвенном: все другие структурные единицы

Замещение исполнителя этой должности замещает: заместитель директора.

Исполнитель этой должности замещает: нет замещения

Прием и освобождение от должности: заместителей директора, начальников отдела.

3. Порядок деятельности генерального директора: Устанавливается уставом и внутренними документами.

4. Работа на данной должности требует от работника:

Образование: высшее экономическое и юридическое

Специальность: менеджер, экономист

Специальное обучение: курсы повышения квалификации, курсы иностранных языков, курсы ведения успешного бизнеса.

Навыки: оперативность, обязательность, целеустремленность, уверенность в себе, умение четко излагать свои мысли, коммуникабельность.

Опыт работы: от 3 лет, необходим опыт работы в руководящей должности.

5. Обязанности.

Директор обязан:

– Руководить в соответствии с законодательством Российской Федерации производственно-хозяйственной и финансово-экономической деятельностью предприятия. Директор также в своей деятельности руководствуется Уставом.

– Организовывать работу и эффективное взаимодействие всех структурных подразделений, производственных единиц, направлять их деятельность на развитие и совершенствование производства с учетом социальных и рыночных приоритетов, повышение эффективности работы предприятия, рост объемов сбыта продукции и увеличение прибыли, качества и конкурентоспособности.

– Обеспечивать выполнение предприятием всех обязательств перед государственными внебюджетными социальными фондами, поставщиками и заказчиками.

– Принимать меры по обеспечению предприятия квалифицированными кадрами, рациональному использованию и развитию их профессиональных знаний и опыта, созданию безопасных и благоприятных для жизни и здоровья условий труда, соблюдению требований законодательства об охране окружающей среды.

– Совместно с трудовым коллективом обеспечивать соблюдение трудовой и производственной дисциплины, способствовать развитию трудовой мотивации, инициативы и активности рабочих и служащих предприятия.

– Решать вопросы, касающиеся финансово-экономической и производственно-хозяйственной деятельности предприятия. Защищать имущественные интересы предприятия в суде, органах государственной власти и управления. ^[9]

6. Формы отчетности: месячные, квартальные, полугодовые и годовые отчеты о проделанной работе на основании поставленных задач. Отчетность подчиненных лиц.

7. Взаимодействие:

Внутренние коммуникации:

– получение обобщенной информации (докладов, отчетов) от начальников отделов

– получение информации от учредителей – передача распоряжений персоналу

8. Права: В отношении непосредственного руководителя: Получать своевременную информацию о решениях учредителей. В отношении подчиненных:

– Давать письменные приказы и распоряжения, устные распоряжения персоналу.

– В установленных законодательством пределах определять объем и состав, составляющих коммерческую тайну.

– Заключать трудовые договоры.

– Распоряжаться средствами и имуществом предприятия с соблюдением требований соответствующих нормативных актов, устава предприятия.

9. Ответственность:

– Финансовая (штрафные санкции, лишение премии и пр.): Хозяин фирмы имеет право применять штрафные финансовые санкции к директору предприятия

– Функциональная (изменение функций, задач и др.)

– При неэффективном руководстве компании, в результате которого компания несет убытки, хозяин фирмы имеет право расторгнуть договор с руководителем.

10. Показатели оценки:

– Измеряемые показатели: операционная прибыль компании, уровень расходов.

– Функциональные показатели: рентабельность предприятия, уровень дохода персонала, годовые темпы роста.

11. Программа повышения квалификации:

– По каким темам: Новые решения задач менеджмента, эффективность управления.

– Как часто: Не реже одного раза в год.

12. Перспективы служебного роста: Рост заработной платы, повышение общего уровня знаний, кругозора и функциональности, как топ-менеджера, совершенствование уже имеющихся знаний и навыков. 

В процессе структуризации в любом направлении организационного проектирования, исходя из организационных целей определяется состав подразделений, их внутренняя структура, задачи, стоящие перед ними и их сотрудниками.

Под регламентацией понимается разработка правил, процедур, инструкций, нормативов, которыми должны руководствоваться сотрудники организации в повседневной деятельности.

А также определение основных функций работников, круга их должностных обязанностей, нормативов, выполнения тех или иных операций.

Важным объектом регламентации является информации, ее содержание, периодичность поступления или ее предоставления.

Регламентация обеспечивает единообразное осуществление повторяющихся управленческих действий, независимо от особенностей тех, кто их выполняет.

Основные регламентационные документы:

- Устав

- Положение об организации, ее подразделениях, о высших должностных лицах

- Графики работы сотрудников

- Графики приема посетителей

- Штатное расписание

- Должностные инструкции и т.д.^[10]

Ориентация заключается в создании условий для упорядочивания положения и движения субъектов и материальных объектов в рамках организации.

Она бывает нумерационной (шифры папок в архиве), словесной (табличка на двери с наименованием), словесно-нумерационной (комбинация того, и другого), символической (дор. Знак), графической (схемы эвакуации при пожаре), световой (различная окраска стен).

В ходе выполнения курсовой работы нами разработана организация, которую мы назвали «Вымпел». Данная организация является коммерческой.

Наша фирма оказывает следующие виды услуг:

- купля-продажа недвижимости

- оформление документов

- аренда

- обмен

- консультационные услуги

Миссией нашей организации является обеспечение потребителей юридически грамотными услугами в сфере операций с недвижимым имуществом. Цели нашей организации:

- возмездное оказание риэлторских услуг населению

- получение прибыли

- завоевание лидирующих позиций на рынке недвижимости

- формирование положительной репутации фирмы

- привлечение клиентов.

Организационное проектирование – важнейший начальный этап создания любой организации или подразделения. Это определение будущей структуры организации, её систем управления, процедур выполнения действий, административных, технологических взаимодействий между всеми элементами.

Эффективность функционирования управляющей системы организации зависит от грамотно спроектированной организационной системы управления нам понадобиться:

- подтверждение внесения уставного капитала;

- решение учредителя или протокол общего собрания и договор, если их несколько, об учреждении ООО;

- заполненное заявление о регистрации;

- оплата госпошлины;

- гарантийное письмо от собственника помещения, на которое оформляется юридический адрес и нотариальная копия свидетельства о праве собственности на него.