Файл: "PR-технологии развития некоммерческих спортивных организаций".pdf

2.2.Разработка праздника в Конный спортивный клуб«Триумф» как PR-мероприятия по развитию деятельности

Одним из прекрасных поводов организовать торжество для КЦ «Триумф» является день рождения клуба, и уж тем более, его юбилей. Этот день очень важен для конного центра, ведь именно на круглые даты принято подводить глобальные итоги и оценивать успешность работы. Для того чтобы праздник удался на славу, планирование проведения юбилея должно начинаться за несколько недель до торжества. Организация специального мероприятия - это практически всегда долгий и трудоемкий процесс, состоящий из немалого количества различных этапов. Это планирование, управление, оптимизация и контроль над процессами движения материальных, трудовых и информационных потоков в контексте организации специальных мероприятий.

Даже идеально сработанные составляющие, будучи неверно или непрофессионально связанные между собой, могут в итоге привести к тому, что поставленная цель будет не достигнута или мероприятие пройдет неэффективно.

В современной литературе не существует базовой структуры планирования специальных событий, которая подходила бы абсолютно для всех видов мероприятий. В силу того, что события отличаются друг от друга целями, составом участников, по целевой аудитории, по затраченным материальным ресурсам, сценариями и т.д., очень сложно следовать какой- то единой концепции по организации специального события. Но можно попробовать выделить общие этапы планирования мероприятий, используя методы организации различных событий, выделяя единые какие-то положения, которые будут соответствовать всем видам событий. Естественно, эти базовые этапы планирования в ходе непосредственно уже выбранного мероприятия будут дополняться различными элементами, специфическими атрибутами, какими-то интересными и необычными идеями организаторов, но основа для всех видов специальных событий будет примерно одинаковой.

Первым делом при подготовке мероприятия нужно назначить ответственного за праздник. Так как юбилей будет тихим, скромным, с небольшим количеством участников, - можно доверить эту ответственную миссию кому-нибудь из сотрудников. Ответственными за праздник назначены тренера конного клуба. Имеет значение, чтобы на торжественном мероприятии каждый сотрудник чувствовал себя причастным к этому важному событию. Второй вопрос, на который следуют ответить перед началом планирования: «Для чего создается праздник?» Ведь целей у него может быть несколько - поздравить сотрудников или же напомнить о себе партнерам и клиентам. В зависимости от цели проведение юбилейных торжеств происходит в следующих форматах: выездные мероприятия, корпоративные вечеринки с банкетами или в виде медийно-рекламных презентаций для прессы. Для того чтобы контролировать действия и ничего не упустить во время организации юбилея, следует составить план подготовки проведения мероприятия, а так же план самого мероприятия.

В план проведения юбилея КЦ «простор» входит:

1. Написание сценария (в стиле шуточно-увеселительного торжества);

2. Выбор места для банкета (территория КЦ «Триумф»);

3. Подбор формы приглашения сотрудников (рассылка персональных открыток по почте);

4. Покупка различного рода праздничных мелочей: предметов для декорирования, конкурсных реквизитов, поздравительных подарков, цветов, фейерверков;

5. Подготовка технической базы праздника (музыка, освещение, транспорт);

6. Заказ фото и видеооператора (все важные моменты юбилейного дня останутся на память для истории конного клуба).

Чтобы мероприятие прошло весело и динамично (как-никак коллектив настроен на праздник, а не на продолжение трудовой недели) - необходимо максимально сократить торжественно-приветственную часть с произнесением официальных речей от руководства. Задача организатора заключается именно в разрядке и отвлечении коллектива от ежедневных и рутинных трудовых задач. Характер мероприятия во многом зависит от мастерства и профессиональных качеств ведущего. Именно он задает ритм праздника, «зажигает» гостей, возбуждает в них желание участвовать в спортивных состязаниях или конкурсных программах, поэтому к выбору координатора юбилея подходите с особым вниманием. Формат юбилея должен полностью соответствовать настроению людей, корпоративным традициям и общепринятым нормам, сложившимся внутри компании. Например, есть коллективы, категорически отрицающие крепкие алкогольные напитки. Для того, чтобы избежать неловких ситуаций в процессе празднования, ведущий заранее лично знакомится с командой или согласовывает план проведения торжества с менеджером по персоналу и с руководителями фирмы. Проведение действительно хорошего юбилея или по иному поводу для компании - это не только креативная идея, но также кропотливый труд и внимание к мелочам, особенно, если численность коллектива составляет несколько десятков человек.

В честь своего юбилея КЦ «Триумф» встречал гостей: в первый день проходили соревнования на открытом грунте. В программе были выступления ветеранов конного центра и показательные номера. Во второй день проводились спортивные соревнования среди учеников клуба. Побороться за кубок Петроградского района мог каждый ученик конного центра.

Спортивное соревнование - это мероприятие, которое проводится организатором спортивных мероприятий с целью сравнения достижений спортсменов и определение победителей в соответствии с правилами спортивных соревнований по видам спорта и утвержденного организатором спортивных мероприятий положение об этих соревнованиях, что соответствует определенным центральным органом исполнительной власти в сфере физической культуры и спорта.

Для достижения высокого уровня проведения мероприятия необходимо решить следующие задачи:

1. впечатлить зрителя, предоставить ему зрелище, спровоцировать на эмоциональное сопереживание;

2. привлечь спонсора;

3. извлечь из спортивного соревнования прибыль для спонсора, для клуба и проконтролировать зрительские впечатления;

4. акцентировано взаимодействовать с различными культурными организациями, создавая иллюзию "эффекта присутствия".

Вывод: В Конном центре «Триумф» используется множество различных способов PR-сопровождения, что способствует хорошей репутации на фоне конкурентов данного конного клуба.

Конный спорт в социальных сетях и блогах тема очень актуальная, каждый день миллионы пользователей освещают ее с разных сторон. На взгляд автора, данный способ продвижения является самым действенным, т.к. общению в блогах и социальных сетях присущ эффект правдоподобности и натуральности. В них пишут реальные люди со своим собственным мнением, часто экспертным (люди, занятые много лет в конной индустрии) обо всех составляющих структуры конного спорта, а также о проблемах современного КС и путях их решений.

2.3.Рекомендации по развитию PR-деятельности конно -спортивного Центра «Триумф»

В КЦ «Триумф» деятельность по связям с общественностью на низком уровне. Для совершенствования коммуникаций и улучшения своего имиджа в спортивной среде данный спортивный клуб нуждается в проведении систематической PR-деятельности. В целях повышения эффективности деятельности КЦ «Триумф» считается необходимым наличие детально разработанного PR-плана.

Планирование PR-деятельности КЦ « Триумф» необходимо начать с создания специальной должности в организации, а именно предусмотреть в штате специалиста по связям с общественностью. Создание такой должности считается приоритетнее, чем использование услуг специализированного PR- агентства. Можно назвать несколько причин в пользу создания отдельной должности (вместо использования услуг консультационного PR-агентства):

1) Посторонняя консультационная организация может не владеть достаточно полной и исчерпывающей информацией о деятельности спортивного клуба. Придется затрачивать собственные усилия для введения ее в курс дела, объясняя при этом различные незримые детали постановки вопроса;

2) Собственные кадры заинтересованы в успешном решении вопроса, так как воспринимают себя неотделимой частью организации;

3) Собственный специалист по связям с общественностью многие вопросы может решать самостоятельно без привлечения руководства, легко вступать в необходимые контакты с коллегами из других смежных подразделений на всех уровнях;

4) Спорт является специфической сферой PR.

С целью более полного понимания обязанностей нового сотрудника необходимо разработать приблизительные должностные обязанности специалиста по связям с общественностью .

Предполагаемые обязанности специалиста по связям с общественностью КЦ «Триумф»:

1) Реализация разработанной PR-стратегии.

2) Сбор информации о внешнем имидже конного клуба.

3) Проведение опросов целевых аудиторий в соответствии с принятыми планами.

4) Изучение публикации о конном клубе в средствах массовой информации.

5) Разработка плана проведения PR-кампаний.

6) Анализ эффективности проведенных PR-кампаний.

7) Проведение работы над информированной наполненностью сайта организации.

8) Реагирование на высказывания в адрес спортивной школы, ее тренеров и спортсменов критических замечаний (готовит ответные выступления, пресс-конференции, организует разъяснение и комментирование критики в иных формах).

Общий алгоритм выстраивания деятельности по связям с общественностью в КЦ «Триумф» должен складываться из следующих ключевых этапов: определение и сегментация целевой общественности, определение информации, имеющей значение для групп общественности, подготовка различных сообщений, выбор оптимальных коммуникационных каналов, наилучшим образом охватывающих выбранные целевые группы, и пользующихся у них наибольшим уровнем доверия, распространение этих сообщений, отслеживание и анализ результатов, оценка эффективности.

Следует разработать четкие стратегические PR-цели. Стоит отметить, что стратегические PR-цели должны быть выполнены в рамках предусмотренного бюджета.

Для выстраивания правильной PR-стратегии были вычислены следующие основные целевые группы общественности:

1. Спонсоры;

2. Органы государственного управления;

3. Спортивные объединения.

4. Тренера, спортсмены, родители спортсменов.

Соответственно, воздействовать на все представленные целевые аудитории следует посредством специализированных спортивных СМИ (газеты, телепередачи, и т.п.), спортивных и смежных к спорту мероприятий, интернет - ресурсов.

Работа со средствами массовой информации - залог успешного проведения работы по связям с общественностью любой спортивной организации. Масс-медиа являются наиболее универсальным и доступным посредником между спортивной организацией и общественностью. Таким образом, КЦ «Триумф» следует постоянно взаимодействовать со СМИ (телевидение, журналы, газеты) для распространения сведений с целью привлечения внимания к деятельности клуба и спорту в целом, предоставлять материалы о своей работе и предпринимать шаги по выпуску комментариев и информационных сообщений.

Нужно готовить информацию для специализированных изданий, посвященных спорту и здоровому образу жизни. К сотрудничеству подходят следующие СМИ: «Конный мир» и «Золотой мустанг», «Маренго». Пресс­релизы следует направлять по каналам компьютерной связи.

Для эффективной работы по связям с общественностью КЦ «Триумф» необходимо формирование базы СМИ, выстраивание отношений с масс-медиа, ведение учета работы со средствами массовой информации, привлечение представителей локальных СМИ. На данный момент времени такая работа не проводится.

Сегодня ни одна организация не может успешно функционировать, если не будет присутствовать в интернет - пространстве. У КЦ «Триумф»

есть собственный сайт. Интернет сайт должен быть эффективным средством получения информации. На официальном сайте должны быть представлены следующие разделы:

1. Информация об Учреждении. Представлена краткая характеристика КЦ «Триумф» с историей клуба.

2. Услуги КЦ «Триумф». В этом разделе описаны все услуги клуба.

3. Соревнования. В этом разделе размещают даты, время и места соревнований, а также результаты прошедших соревнований.

4. Галерея. В этом разделе размещаются фотографии, имеющие отношения к КЦ «Триумф».

5. Контакты.

На главной странице сайта публикуются новости о деятельности клуба. Введена рубрика «Вопрос-ответ», где каждый посетитель может задать интересующий его вопрос. Кроме официального сайта предлагается создать страницы в социальных сетях, таких как, Вконтакте и Instagram.

Клубу следует уделить внимание формированию уникального имиджа и улучшению репутации. В условиях обострения конкуренции между другими конно - спортивными учреждениями, персонификация и ограничение от прочих участников рынка имеет повышенное значение. Создание уникального, ни на кого не похожего имиджа, приобретает характер важнейшего конкурентного преимущества.