Файл: Особенности коммуникаций в организации (Анализ коммуникаций ООО «Хлебмаркет»).pdf

Рассмотрим некоторые решение проблем структурных коммуникаций.

Существуют приемы, чтобы снизить отрицательные воздействия этих проблем:
1) постоянное регулирование информационных потоков путем создания банка информационных данных, внутреннего рынка информации, пунктов отслеживания и сортировки получаемой извне информации, отслеживания мест информационных перегрузок;
2) контроль за процессами обмена информацией, информационными каналами. Для этого можно проводить такие мероприятия, как разработка плана-графика, периодическая отчетность, регулярные встречи с подчиненными для обсуждения возможных перемен в организации и т.д.;
3) организация системы сбора информации от исполнителей в результате создания действующих каналов от подчиненных к руководству, исключающих фильтрацию информации в ходе ее прохождения по структурным уровням. Все это возможно с помощью ящиков для предложений, частной телефонной связи и так далее.
4) создание дополнительных каналов, чтобы исключить искажения информации или неправильного понимания информационных сообщений путем повторения распоряжений или приказов в специально выпускаемых бюллетенях, информационных листках, регулярных обсуждений или собраний, доски объявлений, демонстрационных витрин, местных средств радио или телевещания и т.д. Пользователей информации необходимо вовлекать в разработку систем и процедур сбора данных (например, упрощение документооборота, самоконтроль и др.);
5) использование современных информационных технологий, то есть, подводит руководство организаций к решению проблемы создания качественной системы коммуникаций. Например, к таким мероприятиям можно отнести внедрение персональных компьютеров на рабочих местах, электронной почты, выход в Интернет, связи с другими организациями и т.д.;
6) планирование рабочих мест с учетом функциональных особенностей и способностей работников. В результате таких мероприятий происходит пространственное сближение рабочих мест по принципу технологических линий или цепочек;
7) предотвращение возникновения барьеров между различными подразделениями и должностными статусами в организации, то есть снятие функциональных и иерархических перегородок [12]. Действительно, снятие различий между руководством и подчиненными организации уменьшают трудности в процессе коммуникации.

Теперь рассмотрим барьеры коммуникации в межличностном общении. 

Непонимание друг друга членами коммуникационного процесса приводит к препятствию коммуникациям . Причины возникновения проблем коммуникации из-за непонимания заключаются в следующем:

1. Различия в восприятии сообщения и его основной идеи и концепции, что происходит в силу:

-неправильного кодирования сообщения руководителями без учета культуры и установок членов организации (сообщение написано или передано на непонятном языке, содержит много слов, принадлежащих другой субкультуре, или специальных терминов, выбрана область деятельности или знания, малоизвестная членам организации, и т.д.);
-конфликта между сферами компетенции, основами суждений отправителя и получателя информации (структурный конфликт такого рода может привести к избирательному восприятию информации ее получателем в зависимости от собственных интересов и потребностей и игнорированию интересов отправителя);
-различных социальных установок членов организаций, различных структур ценностей.

2.Семантические барьеры, возникают из-за того, что плохо сформулированы сообщения, которые могут приводить к потере информации, когда они будут переданы получателем, очень много проблем такого рода порождается в многонациональной среде.

3. Невербальные межличностные преграды (жесты, интонации, внутренний смысл и другие формы невербальной символической коммуникации).

Любые символы, кроме слов используются в невербальной коммуникации. Иногда невербальная передача происходит вместе с вербальной, и в результате этого может изменить смысл слова.

Приведем примеры невербальных коммуникаций: улыбка и выражение лица, поднятие в недоумении брови, остановившейся взгляд и т.п.

Прикрывание рта рукой, использование пальца, прикосновение также относят к невербальным. Данным способом происходит передача смысла слова.

4. Неудовлетворительная обратная связь (например, из-за неумения слушать).

Обратная связь дает возможность установить, на самом ли деле сообщение, которое принято получателем, истолковано в том смысле, который в него был вложен изначально. Существует много причин, по которым переданное сообщение не всегда понятны.

Для того чтобы не было потерь, которые возникают из-за недостатков межличностного общения, используют следующие приемы:

-предварительная подготовка к передаче сообщения; подробно разъяснить содержания сообщения и основные положения;

-снятие семантических барьеров путем исключения двусмысленности, многозначности понятий;

-постоянное внимание к невербальной символической коммуникации — жестам, мимике и т.д.;

-проявление внимания и открытости при общении и передаче сообщений;

-установление обратной связи, необходимо: задавать вопросы получателю информации о том, что содержится в сообщения; оценивать невербальную реакцию получателей на сообщение, особенное внимание обращать на жесты, позу и мимику, которые должны указывать на замешательство или непонимание; нужно создавать атмосферу доверия, доброжелательности и быть готовым обсудить возникающие проблемы с учетом интересов и потребностей получателей информационных сообщений [12].

Эффективное использование коммуникаций, безусловно, зависит от важнейших факторов, таких как профессионализм руководителей, структура организации и ее характеристики, наличие устойчивых межличностных отношений между сотрудниками организации, культура подчиненных, компетентность работников[3]. Эффективные коммуникации требуют, чтобы люди были одинаково точны, когда отправляют и получают сообщения. Для этого необходимо уметь слушать. Но не у всех это получается. Многие считают, чтобы уметь слушать нужно всего лишь не перебивать собеседника.

В первой главе моей курсовой работы были рассмотрены, понятие и сущность коммуникации, структура и виды коммуникации, коммуникационные барьеры, которые возникают в результате общения сотрудников в организации.

Далее рассмотрим проблемы на примере конкретного предприятия ООО «Хлебмаркет».

Глава 2. Анализ коммуникаций ООО «Хлебмаркет»

• 1. Общая характеристика ООО «Хлебмеркет»

На основании решения Общего собрания Акционеров от 18 июня 2002 года, в соответствии с ФЗ «Об акционерных обществах» и ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» было создано общество с ограниченной ответственностью «Хлебмаркет. Оно было создано в результате реор­ганизации в форме преобразования открытого акционерного общества «Хлебмаркет». Сокращенное название ООО «Хлебмаркет».
ООО «Хлебмаркет» является юридическим лицом по Российскому законодательству и действует в соответствии с Федеральным законом «Об обществах с ограниченной ответст­венностью».

Основными целями деятельности ООО «Хлебмаркет» являются: удовлетворение общественных по­требностей в услугах, которые предоставляет ООО «Хлебмаркет», получение прибыли в интере­сах участников данного общества.
Общество с ограниченной ответственностью «Хлебмаркет» для достижения своих целей осуществляет следующие виды деятельности:
1.Переработка зерна и другой сельскохозяйственной продукции;
2.Производство муки, хлебопродуктов;

3.Изготовление, ремонт и реализация мешкотары;
4.Производство товаров народного потребления для реализации;
5.Товарное рыборазведение;

6.Оптовая и розничная торговля нефтепродуктами;

7.Производство продукции производственно-технического назначения;
8.Оптовая и розничная торговля;
9.Организация кафе, баров;
10. Осуществление всех видов бытового обслуживания населения;
11.Приобретение и продажа всякого движимого и недвижимого имущества;
12.Проектирование, строительство, ремонт, реставрация и эксплуатация здании и помещений на территории России и за рубежом, используемых под жилые дома, гостиницы, производственные, торговые, культурные, спортивные, выставочные цели и бизнес центры, и для других целей, соответствующих уставной компетенции Общества с ограниченной ответственностью, а также дея­тельность в указанных направлениях по заказам населения, предприятий и организаций;
13.Проведение научно-исследовательской, проектной и внедренческой деятельности, разработ­ки и реализации патентов, лицензий, компьютерных программ и разработок и т. п.

Также в соответствии с законодательными актами и международными договорами Рос­сийской Федерации ООО «Хлебмаркет» осуществляет внешнеэкономическую деятельность. Чтобы заниматься какими- то видами деятельности общество с ограниченной ответственностью должно иметь специальное разрешение, то есть лицензию.
Участниками общества с ограниченной ответственностью «Хлебмаркет» являются граждане России: это Капустина Людмила Анатольевна, Куриленко Иван Семенович, Масленикова Елена Андреевна, Потапов Анатолий Степанович, Потапов Руслан Анатольевич, Потапова Анна Владимировна.
Всю ответственность за организацию бухгалтерского учёта в ООО «Хлебмаркет» несет, конечно же, руководитель, в соответствии с Законом РФ «О бухгалтерском учёте».
Главным бухгалтером ООО «Хлебмаркет» является Бычкова Галина Николаевна. Она ведет бухгалтерский учёт. В её обязанности входит обеспечивать контроль на счетах бухгалтерского учёта, предоставление оперативной информации, составление бухгалтерской отчётности в установленные сроки, осуществление экономического анализа финансово-хозяйственной деятельности по данным бухгалтерского учёта и отчётности.
ООО «Хлебмаркет» возглавляет генеральный директор, он имеет право осуществлять сделки, заключать трудовые договора с работниками, издавать приказы о назначении на должности работников ООО «Хлебмаркет», также издавать приказы об увольнении или переводи работника на другую должность, применять меры поощрения и налагать дисциплинированные взыскания, еще в его обязанности входит контроль за организацию деятельности ООО «Хлебмаркет». 
Заместитель генерального директора подчиняется генеральному директору, и конечно должен выполнять все его распоряжения, а определяет исполнителей и контролирует выполнение данных распоряжений, главный инженер, экономист, инспектор по кадрам, инспектор по охране труда, менеджер. 
Главный бухгалтер и бухгалтер также подчиняется генеральному директору.

Главный бухгалтер несёт ответственность за ведение бухгалтерского учёта, своевременное предоставление полной и достоверной бухгалтерской отчётности.
Требования главного бухгалтера по документальному оформлению хозяйственных операций и предоставлению в бухгалтерию необходимых документов и сведений обязательны для всех работников организации.

Инспектор по кадрам тоже находится в подчинении генерального директора ООО «Хлебмаркет». В обязанности инспектора входит организация текущей работы данного предприятия таких как, оформление, подбор документов и так далее.

Кроме генерального директора, заместителя генерального директора, бухгалтера, главного инженера, экономиста, инспектора по кадрам, инспектора по охране труда, менеджера, также в ООО «Хлебмаркет» трудятся: сменный мастер, рассевщик, слесарь-ремонтник и младший обслуживающий персонал в количестве 3 человек.

2.2. Методы исследования эффективности коммуникации в ООО «Хлебмаркет»

Теперь на примере данной организации ООО «Хлебмаркет» рассмотрим систему коммуникаций. На предприятии ООО «Хлебмаркет» существуют постоянно-действующие отделы и службы, которые отвечают за выполнение определённых задач на производстве. 

В главной структуре управления имеются такие должности как: генеральный директор, исполнительный директор, заместитель генерального директора, начальник отдела сбыта, начальник отдела снабжения, главный бухгалтер, начальник цеха основного производства, главный энергетик, главный механик, начальник отдела маркетинга, начальник службы по управлению персоналом.
Бухгалтерия, отдел сбыта, отдел снабжения, основное производство, отдел маркетинга и отдел по управлению персоналом входят в состав управления отделов. Также на предприятии имеются службы: главного энергетика и главного механика.
Как было сказано ранее исполнительный директор и заместитель генерального директора должны выполнять все поручения генерального директора. И информация, которая к ним поступает должна быть в устной и письменной форме.

На примере должностных инструкций мы рассмотрим внутренние коммуникации ООО «Хлебмаркет».

Если, зав. производством будет сотрудничать с работниками других отделов и подразделений, и обмениваться информацией, то они будут эффективно работать и выполнять свои обязанности, и добиваться общих целей.

Рассмотрим от кого получает информацию:
- от мастеров ООО «Хлебмаркет» получают сведения о производственном задании, о проблемах производственных процессов, качества сырья, о новых разработках продукции, о вносимых изменениях в технологические процессы, информацию о подборе сырья;
- от начальника цеха получают сведения о расстановке и переводе персонала по участкам, организации производства;
- от зав. складом сырья получают информацию о наличии сырья на складе;
- от начальника лаборатории получают сведения о результатах анализов сырья, дегустации готовой продукции.