Файл: Особенности коммуникаций в организации (Анализ коммуникаций ООО «Хлебмаркет»).pdf

Далее рассмотрим, кому передает информацию:
- во первых мастеру передают информацию об экспериментальных и проблемных видах продукции, об изменении закладок, об изменениях последовательности выполнения операций в технологическом процессе;

- во вторых главному технологу сообщают о результатах по производству экспериментальных и проблемных видов продукции, о причинах производства брака.
В результате из этого можно сделать вывод, что правильная организация внутренних коммуникаций (между сотрудниками) в ООО «Хлебмаркет» очень важна. То есть от хорошей и добросовестной работы сотрудников ООО «Хлебмаркет» зависит деятельность данного предприятия.
Теперь будем рассматривать нисходящее и восходящее коммуникации ООО «Хлебмаркет». Нисходящее это когда коммуникационный поток перемещается от одного уровня к другому, к низкому уровню. Нисходящие коммуникации используется для постановки задач, для описания работ, информирования о процедурах с тем, чтобы выделить проблемы, требующие особого внимания, предложить варианты решения по результатам работы.

Например: генеральный директор ООО «Хлебмаркет» - исполнительный директор - начальник отдела сбыта - менеджер.

Восходящее коммуникации это когда информация перемещается от низкого уровня к более высокому. Они используется для связи подчинённого с
руководством ООО «Хлебмаркет». Их целью является информирование о результатах работы и текущих проблемах. Восходящее коммуникации также используется руководителями отделов для того, чтобы информировать исполнительного директора и заместителя генерального директора.

Например: психолог информирует начальник отдела маркетинга — заместитель генерального директора — генеральный директор.
Начальники отделов вместе с исполнительным директором и заместителем генерального директора, каждый день собираются на планерке, чтобы обсудить имеющиеся вопросы и обменяться информацией. Поэтому можно говорить как о горизонтальных коммуникациях, то есть общение происходит между руководителями ООО «Хлебмаркет» одного уровня, так и о восходящих и нисходящих коммуникациях одновременно.
Например, горизонтальное направление коммуникаций: начальник отдела снабжения - начальник отдела сбыта - главный бухгалтер - начальник отдела маркетинга - начальник отдела по управлению персоналом - заведующий производством.

В отделе сбыта и на основном производстве, где большая численность работников тоже проводят каждый день планерки. На предприятии ООО «Хлебмаркет » есть стенд, на который вывешивается какая-то информация. Например: вывешиваются приказы, информация о нововведениях в законодательстве, также это может быть выпуск газеты самого предприятия, в которой можно узнать о планах развития ООО «Хлебмаркет». Все это относится к системе коммуникаций данного предприятия.
Также к системе внутренних коммуникаций можно отнести союз «МК», который был создан на основе коллектива, здесь происходит межличностное общение среди сотрудников, то есть деловое и неофициальное общение.

Рассмотрим основные цели и задачи ООО «Хлебмаркет»:

- должно быть постоянное развитие всех работников ООО «Хлебмаркет»;

- нужно добиваться, чтобы заинтересованное отношение к работе было всегда, чтобы каждый из сотрудников принимал участие в деятельности предприятия, разделял его ценности и вносил свой вклад в достижение общих целей;

- нужно укрепление и развитие профессиональной солидарности, взаимопомощи;

-необходимо улучшать и укреплять психологическую атмосферу в коллективе;

- коллектив должен быть дружен, для того, чтобы проводить культурно – массовые и спортивные мероприятия.

Помимо всего этого ООО «Хлебмаркет» используются коммуникационные сети. В результате того, что было исследовано, делаем следующие выводы:

1. Многие отделы создавались и расширялись достаточно медленно, то есть по мере необходимости, поэтому структура управления ООО «Хлебмаркет» не очень понятная. В связи с этим происходят постоянные сбои в системе коммуникаций, то есть в нисходящем и горизонтальном направлении.

2. Коммуникационная связь ООО «Хлебмаркет» через локальную сеть неэффективна, так как одновременно должны быть включены все компьютеры, может использоваться только как источник получения информации. В данном случае можно предложить создание аудиосистемы коммуникаций.
Теперь будем рассматривать систему внешних коммуникаций ООО «Хлебмаркет», которая очень важна, для того, чтобы продолжала существовать организация.
Конечно, это связи с общественностью, ими занимается отдел маркетинга и отдел сбыта. Существуют различные формы взаимоотношений, рассмотрим их: 

1.Реклама.
На данном предприятии ООО «Хлебмаркет» используют разные виды реклам. Например, выпускают рекламные буклеты, раздаются оптовым и розничным покупателям; осуществляется внешняя реклама, то есть по разрешению администрации города и владельцев магазинов; реклама на общественном транспорте, внешняя и внутренняя по разрешению администрации города; и реклама на телевидении и радио, которая обновляется 1 раз в полгода.

2. Проводят различные дегустации в магазинах, где происходит, сбыт продукция ООО «Хлебмаркет», дегустация проводится один раз в месяц.

3. Принимают участие в региональных, областных конкурсах.

4. Проводят социологический опрос в магазинах (1 раз в квартал), где реализуется продукция ООО «Хлебмаркет».

5.Занимаются благотворительность. Данное предприятие ООО «Хлебмаркет» является спонсором МУСО Социальный приют для детей и подростков в г.Сельцо, оно им помогает чем может, а также предоставляет транспортное средство школам города для проведения экскурсий.

Поддержка политических партий и их представителей не входит в интересы организации. Обратная связь покупателей продукции ООО «Хлебмаркет» происходит по следующим схемам:
1. Покупатель - продавец - владелец магазина - отдел сбыта - отдел маркетинга.
2. Покупатель - отдел сбыта - отдел маркетинга.

Мы рассмотрели эффективность коммуникаций в ООО «Хлебмаркет», и на основании изученного материала делам следующие выводы:

1. На предприятии ООО «Хлебмаркет» есть, конечно, проблемы, из-за распространения продукции, безусловно, все это влияет на имидже компании. Это связано, прежде всего, из-за того, что плохо укомплектованы кадры.

2. ООО «Хлебмаркет» выделяет намного больше денежных средств на благотворительность, то есть они занимаются скрытой благотворительностью. Общественности мало об этом известно, а могло бы повысить рейтинг своей организации.
Что мы можем предложить в данной ситуации.
Можно предложить в качестве нового средства рекламы использовать фирменные витрины с логотипом ООО «Хлебмаркет».
Также можно на этикетках их продукции указать краткое содержание состава продукции, а также страну – производителя.

В результате эта информация может сильно повлиять на общественное мнение покупателя, и принесет данному предприятию хорошую прибыль, а также повысит имидж ООО «Хлебмаркет».

2.3. Реализация исследования эффективности коммуникации в организации

Был проведен анализ коммуникационного процесса в организации ООО «Хлебмаркет», в результате чего выяснили, что существуют некоторые проблемы. Давайте рассмотрим их:
1. Плохо сформулированные сообщения. Часто бывает так, что когда передаются сообщения, они передаются недостаточно точными. Это происходит из-за того, что плохо выбранные и ничего не значащие слова, небрежные упущения, отсутствие последовательности, плохое изложение мыслей, неправильно сформулированные предложения, повторения, жаргон ну и так далее. Неточно переданные сообщения могут привести к большим проблемам в организации.
2. Ошибочная информация на различных этапах передачи. Менеджеры ООО «Хлебмаркет» являются получателями и отправителями сообщений. От своего руководства менеджеры получают разные сообщения, а потом они должны передать эту информацию в более понятной форме для своих подчиненных и коллег.
Иногда бывает недостаточно передать информацию слово в слово, она должна быть выражена в словах, понятных для людей, но и должна быть с разъяснениями, которые будут понятны получателю. Такой процесс требует большого умения, которое часто отсутствует. Сотрудники ООО «Хлебмаркет» не всегда выполняют эти правила, в основном они только приблизительно понимают друг друга, от этого страдает эффективность, и все это может привести к убыткам организации.
3. Искажение сообщений. Происходит когда информация движется внутри организации вверх и вниз, немного искажается смысл сообщений. Если возникают трудности в межличностных коммуникациях, то сообщения искажаются. Случается так, что кто-то из руководителей не согласен с сообщением, то происходит сознательное искажение информации. В таком случае руководитель изменяет информацию так, чтобы изменение смысла сообщения действовало в его интересах. После фильтрации информации, тоже возникает искажение сообщения.
В ООО «Хлебмаркет» необходимо фильтровать сообщения, чтобы с одного какого-то уровня на другой уровень организации или отдела передавались только те сообщения, которые его касаются. 

Всегда руководители определяют, какие сообщения направлять, могут возникнуть преграды в межличностных контактах, которые будут подталкивать их к отсеиванию и акцентированию других сообщений. 

Генеральный директор ООО «Хлебмаркет» обладают самым высоким статусом, поэтому ему необходимо передавать только положительную информацию. Это может приводить к тому, что подчиненный не информирует руководителя о существующей проблеме, потому что не хочет сообщать руководителю плохие новости и расстраивать его. Также причиной ухудшения может быть из-за поступающей наверх информации бывает повышенное внимание руководителей среднего звена к сообщениям с верхних этажей власти по сравнению с информацией от их подчиненных.

4. Несвоевременное донесение информации к сотрудникам и аппарату управления. Причиной несвоевременного донесения информации могут быть такие факторы как, географическое положение ООО «Хлебмаркет», то есть в какой части республики оно находиться. Еще плохое не ответственное отношение менеджера к информации, которую он получил.

5. Психологический настрой. В каждой организации присутствует психологический настрой работников, ООО «Хлебмаркет» не исключение, такой настрой мешает развитию формальных и неформальных отношений между работниками данной организации.

Глава 3. Рекомендации по развитию коммуникаций ООО «Хлебмаркет»

3.1 Общие рекомендации по развитию коммуникаций

Существуют следующие проблемы по совершенствованию коммуникационного процесса. Рассмотрим эти проблемы и пути их решения:

1. Плохо сформулированные сообщения.

Для того, чтобы эту проблему решить необходимо сформулировать сообщения более точно. Выбирать правильные слова, излагать свои мысли ясно, четко и последовательно.
Часто о коммуникации говорят как о сообщении для того, чтобы она обладала какой-то ценностью, она должна пройти испытание по принципу ясности: то есть сообщение будет ясным, если оно будет передано таким образом, чтобы было понятно получателю.

2.Ошибочный перевод информации на различных этапах передачи.

В первую очередь необходимо установить обратную связь. Обратная связь, безусловно, важна, потому что она позволяет установить, на самом ли дели сообщение, которое было принято получателем, истолковано в том смысле, который ему придали изначально. Для установления обратной связи применяют некоторые способы. Один из них заключается в оценке языка поз, жестов и интонаций человека, которые как будто указывают на непонимание. Второй способ заключается в контроле первых результатов работы. 

Соответствующая информация позволит оценить то, что на самом деле должны были сообщить, и в какой мере это воплощается. В той же мере, в какой обратная связь может способствовать совершенствованию межличностного обмена информацией, могут действовать и системы обратной связи, которые создаются в организации. Такие системы составляют часть системы контрольно-управленческой информационной системы в ООО «Хлебмаркет». Когда происходит перемещение людей из одной части ООО «Хлебмаркет» в другую, для того чтобы обсудить назревающие вопросов - это будет один из вариантов системы обратной связи. Другой вариант системы обратной связи это будет – опрос работников ООО «Хлебмаркет». Такие опросы следует проводить с целью получения информации от руководителей и рабочих.

3. Искажение сообщений.

Для того чтобы не было искажения сообщений необходимо установить систему сбора предложений, которые будут разработаны с целью облегчения поступления информации наверх. Все работники будут иметь возможность реализовать идеи, для усовершенствования деятельности ООО «Хлебмаркет». Цель таких систем - снижение остроты тенденции фильтрации или игнорирования идей на пути снизу вверх. В основном такая система действует в варианте ящиков для предложений, то есть работники ООО «Хлебмаркет» могут анонимно подавать свои идеи и предложения. Также систему сбора предложений можно организовать по-другому. 
Например, ООО «Хлебмаркет» может развернуть частную телефонную сеть, через которую работники данного предприятия получают возможность анонимно звонить и задавать вопросы о назначениях и продвижениях их в должности. Рассмотрим еще один вариант системы обратной связи. Создаются группы руководителей и рядовых работников, которые должны встречаться и обсуждать такие вопросы, которые представляют взаимный интерес сотрудников. Еще можно сказать, что в ООО «Хлебмаркет» существуют группы неуправленческих работников, которые будут встречаться раз в неделю для обсуждения предложений по усовершенствованиям.

В ООО «Хлебмаркет» каждый месяц издают бюллетени, в которых содержится информацию для всех работников данного предприятия. В таких ежемесячных бюллетеней можно издавать статьи с предложениями по поводу управления, на темы охраны здоровья работников, нового вида услуг, которые могут предложить потребителям в скором времени, ответы руководства на вопросы рядовых сотрудников.

4. Несвоевременное донесение информации к сотрудникам и аппарату управления.

Руководству ООО «Хлебмаркет» необходимо использовать все возможности для организации встреч с коллективами на местах работы. Служба персонала вместе с руководством ООО «Хлебмаркет» должна разработать специальный проект, который будет осуществлять следующие цели: вовремя и постоянно информировать всех сотрудников о направлениях деятельности ООО «Хлебмаркет», ее стратегии, также сообщать о новых проектах и задачах, об изменениях, которые происходят в ООО «Хлебмаркет» и обществе.

В области информационной технологии за последнее время произошло много достижений. Эти достижения могут способствовать совершенствованию обмена информацией в ООО «Хлебмаркет». Например, электронная почта позволяет работникам отправлять необходимые письменные сообщения любому человеку в организации. Благодаря электронной почте должно уменьшить большой поток телефонных разговоров. В наше время огромную роль в организации играет глобальная сеть Интернет, распространении информации через сеть Интернет происходит гораздо быстрее.

5. Психологический настрой.

В ООО «Хлебмаркет» нужно усовершенствовать нисходящие вертикальные и горизонтальные коммуникации. Необходимо осуществлять нисходящие и восходящие коммуникации на ежегодных собраниях всего трудового коллектива, они будут обсуждаться успехи, достижения и неудачи организации и всех сотрудников. Также должны осуществляться неформальные коммуникации, в такие дни как встреча нового года, восьмого марта, 23 февраля, дни рождения и т.п.
 

3.2 Правила поведения руководителя, способствующие развитию коммуникаций

От морально-психологического климата в организации зависит эффективность работы ООО «Хлебмаркет», а также способность быстро решать поставленные перед ними задачи и цели. Оттого как настроены сотрудники на выполнение работы, зависит, во-первых, от качественного состава персонала и, во-вторых, от неформальных отношений между руководителем и подчиненным в организации.

Неформальные отношения, которые возникают между руководителем и подчиненными требуют серьезного внимания. Иногда возникают такие случаи, когда:

- руководитель не дает конкретных заданий, но своих подчиненных постоянно мучает большим количеством вопросов общего характера;

-  бывает так, что руководитель "зациклен" на одной и той же теме в общении с персоналом, например, трудовой дисциплине;

-    ежедневно формулирует новые идеи для выполнения задания;

-    постоянно выдвигает свои замыслы;

-    не доверяет своим сотрудникам, часто их контролирует, придирается ко всякой мелочи;

-    увлекается бумаготворчеством;

-    бывает малодоступен;

-    не имеет готовых решений производственных задач, предлагаемых персоналу.

Чтобы неформальные отношения руководителя с подчиненными были успешными, чтобы сотрудники уважали своего руководителя, для этого нужно соблюдать целый ряд правил делового общения. Рассмотрим их:

а)    уважение чужого достоинства. Бывает так, что, подчиненный ошибся или допустил какой- то проступок, то он, как правило, понимает свою вину и адекватно принимает наказание, но если руководитель при этом обижает его и заденет его самолюбие, он не простит этого. Необходимо разобраться в возникшей ситуации, нужно разделять человека и поступок: то есть критиковать нужно конкретные действия провинившегося, а не его личность.

б)    руководитель должен предъявлять ко всем подчиненным одинаковые требования, также ко всем относиться одинаково, никого не выделять; уважать и при посторонних обращаться к своим сотрудникам по имени и отчеству, вне зависимости от их возраста.

в)    недопустимо руководителю читать нотации и поучать персонал, если сам он не соблюдает данное требование, руководитель должен быть примером для своих подчиненных.