Файл: Особенности коммуникаций в организации (Анализ коммуникаций ООО «Хлебмаркет»).pdf

Введение

Коммуникация — это система  общения  и передачи информации между  людьми в виде устных сообщений и письменных. Коммуникации необходимые условия жизни человека в окружающей среде.

Различают внешние коммуникации и внутренние.

Внешняя коммуникация —  она находится за пределами организации. Ее задача удовлетворить информационные потребности организации, наладить связи с государственными органами, поставщиками, клиентами. Имидж организации формируется благодаря внешним коммуникациям.
Внутренние коммуникации - это связь между отделами, отчеты отдела реализации или ведомости складского учета и т.п. Инструктирование, информацию, обучение, менеджмент методом разговоров это все внутренние коммуникации. [1]

Создание поддержки целей и политики среди сотрудников в организации является основной целью внутренней коммуникации. Также сотрудники получают необходимые им знания и становятся лучшими работниками в организации.

Поэтому можно сделать вывод, что коммуникация необходимый инструмент в организации и нужен для развития компании.

Для успешной работы компании большое значение имеют коммуникации. Коммуникации играют важную роль, как в огромных компаниях и организациях, так и в небольших фирмах. Эффективность управления также зависит от коммуникаций. Большое количество своего времени тратят руководители компаний на коммуникации. Чтобы сотрудники могли правильно принимать решения и понимать, что хочет от них руководитель необходимо хорошо наладить коммуникации в организации. Для достижения целей организации руководитель требует, чтобы сотрудники общались и обменивались информацией. Только после обмены информацией сотрудники смогут работать хорошо и достигать поставленные цели.

Таким образом, сбор информации происходит благодаря коммуникации.

Эффективность коммуникаций зависит, конечно, от психологического состояния сотрудников. Если в компании руководитель ведет себя строго по отношению к сотрудникам, то будет наблюдаться нервозность в коллективе. Поэтому в компании будет плохая производительность труда, сплетни, отсутствие инициативы и т.п. Все это может привести даже к банкротству.

Если же руководитель, наоборот ведет себя с сотрудниками хорошо, проводит собрания, создает условия для свободного выражения своего мнения, то коллектив будет работать легко и дружно. Людям такое отношение нравится, и они стараются использовать весь свой интеллект и потенциал, чтобы достичь процветания компании. Таким компаниям будет легко пережить любые кризисы, потому что в сплоченном коллективе сотрудники помогают друг другу пережить всякие трудности.

Я решила, что объектом исследования моей курсовой работы будут являются коммуникации на предприятии ООО «Хлебмаркет».

Цель моей курсовой работы курсовой работы - изучить специфику развития коммуникаций на предприятии ООО «Хлебмаркет».

Целью исследования выступает изучение коммуникаций в организации и оценка их эффективности. 

Поставленная цель реализуется через следующие задачи:

1.Рассмотреть сущность и виды коммуникаций;
2.Проанализировать элементы и этапы коммуникационного процесса; 
3.Рассмотреть межличностные и организационные коммуникации; 
4.Провести анализ коммуникационного процесса в организации; 
5.Выработать мероприятия по совершенствованию коммуникационного процесса в организации.

Глава 1. Понятие и определение коммуникации в организации

1.1 Понятие и сущность коммуникации

В обыденной жизни и среди специалистов различных организаций часто применяется такое понятие как коммуникации. Транспортные коммуникации обеспечивают грузовые и пассажирские потоки всеми видами транспорта от одного пункта к другому. Инженерные коммуникации образуют сложную подземную инфраструктуру города и микрорайонов, подводя к домам и предприятиям воду, тепло, электроэнергию, канализацию и др. Информационные коммуникации обеспечивают телефонную, радиотелевизионную связь пользователей.

  Общение людей между собой также является коммуникативным процессом.

  Коммуникация (от лат. communicatio - сообщение) - обмен информацией, процесс передачи эмоционального и интеллектуального содержания.
  Коммуникации - это способ общения и передачи информации от человека к человеку в виде устных и письменных сообщений, языка телодвижений и параметров речи.[1]

Рассмотрим цели коммуникаций:

1.Обеспечение эффективного обмена информацией между субъектами и объектами управления.

2.Совершенствование межличностных отношений в процессе обмена информацией.
3.Создание информационных каналов для обмена информацией между отдельными сотрудниками и группами и координации их задач и действий.

4.Регулирование и рационализация информационных потоков.[4]

Рассмотрим функциям коммуникации:

1.информативная - передача достоверных или ложных све­дений, осуществляет процесс движения информации; 
2.интерактивная (побудительная) - организация взаимо­действия между людьми, (распределение функций, влияние на настроения, поведение собеседника путем использова­ния различных форм воздействия: внушение, приказ, просьба);
3.перцептивная функция - восприятие друг друга парт­нерами по общению и установление на этой основе взаимопонимания; 
4.экспрессивная - возбуждение или изменение характера эмоциональных переживаний. [5]

Существует две основные функции коммуникации: информационная и личностная.

Информационная коммуникация осуществляет процесс движения информации.

Личностная коммуникация - это взаимодействие личностей.

Информационная и личностная коммуникации связаны друг с другом. Взаимодействие личностей происходит в результате передачи информации, но к информационным процессам не сводится, потому что коммуникация строится не только от передачи и получения информации, но и по личностным ее оценкам.

Можно сказать, что цель коммуникации в организации состоит в том, чтобы влиять на деятельность организации, для достижения процветания.

Коммуникативная деятельность очень сложна и имеет стороны:  коммуникативную,    интерактивную, персептивную, информативную,

экспрессивную.

Коммуникативная сторона проявляется через действия личности, сознательно ориентированные на их смысловое восприятие другими людьми.

Интерактивная сторона представляет собой взаимодействие людей друг с другом в процессе межличностных отношений.

Персептивная сторона проявляется через восприятие и оценку людьми социальных объектов. Такими социальными объектами могут быть другие люди, сами общающиеся, группы, другие социальные общности [2].

Информативная сторона заключается в передаче и понимании информации обеими сторонами коммуникации.

И экспрессивная сторона проявляется через возбуждения, переживания участников коммуникационного процесса.

Коммуникационный процесс - осуществляет обмен информацией между двумя и более людьми. Обеспечение понимания информации и сообщений будет являться основной целью коммуникативного процесса. Руководитель организации, что - то сообщает своему подчиненном, а тот должен рассказать как он все это понял.

Коммуникативный процесс можно разделить на следующие этапы:

1)    формулирование идеи или выбор информации для передачи. Отправитель должен хорошо оценить информацию и продумать, как ее преподнести.

2)    кодирование и выбор канала передачи информации. Чтобы передать информацию, отправитель шифрует ее с помощью символов и выбирает способ передачи.

3)    передача информации – происходит передача конкретной информации.

4)    декодирование (расшифровка) – здесь происходит перевод информации отправителя в информацию получателя. При наличии обратной связи отправитель и получатель меняются местами.

В процессе обмена информацией, таким образом, можно выделить четыре элемента: (схема 1)

В изучении коммуникации в первую очередь идет представление о типе организации, которая сказывается на сущности и особенностях коммуникационного процесса.

Рассмотрим такой пример, руководство гостиничной сети решило расширить профиль деятельности своей организации и создать на территории отеля ночной клуб. Для этого, он должен продумать, как понятно объяснить цель и задачи своей идеи сотрудникам организации, чтобы добиться успеха[3].

1.2 Структура и виды коммуникации

Система взаимодействий с организационным окружением представляет собой коммуникативную деятельность в организации. В результате взаимодействия складывающиеся отношения образуют коммуникационную сеть.

Коммуникационная сеть - это соединение в коммуникационном процессе индивидов с помощью информации.

Рассмотрим цели коммуникационной сети:

-    обеспечение эффективного обмена информацией;

-    совершенствование межличностных отношений в результате обмена информацией;

-    создание информационных каналов;

-    регулирование и рационализация информационных потоков.

Коммуникационные сети можно разделить на следующие типы: последовательная, веерная, круговая.

Круговая сеть характеризуется: скоростью, точностью, устойчивостью и потребностью в руководителе. (см.таблица 1)

Таблица 1- Характеристика устоявшихся коммуникационных сетей

Важно знание типов структур коммуникаций в группе. Деятельность группы может отличаться от того, как построены коммуникационные сети

Среди коммуникационных сетей для групп выделяют четыре основных типа: колесо, цепь, круг, сложный круг. ( рис.1)

Каждая группа имеет свои недостатки и достоинства. От задач, которые стоят перед группой зависит выбор той или иной сети.

Когда подчиненные общаются друг с другом через своего начальника, мы имеем сеть типа «колесо». Какое - то лицо занимает главное место в коллективе, и большинство членов этой группы сориентированы на него. Это все говорит о лидерских функциях лица находящего в центре «колеса», о том, что это лицо оказывает большое влияния на других членов группы. Оно также отвечает за передачу информации и принимает окончательные решения [6].

Когда члены группы соединены между собой, как звенья одной цепи, в которой каждый поддерживает контакт с кем-то одним, то мы имеем сеть типа «цепочка».

Когда члены группы могут контактировать только с тем, кто рядом с ними, та мы имеем сеть типа «цепочка».

Теперь рассмотрим, на какие виды классифицируются коммуникации в организации:

1. По форме общения - вербальные и невербальные коммуникации.

2.По субъектам и средствам коммуникаций - межличностные коммуникации и организационные.

3. По каналам общения – формальные и неформальные.

4. По организационному признаку: вертикальные и горизонтальные.

5. По направленности общения: нисходящие и восходящие коммуникации.

Вербальные коммуникации – осуществляются в результате устных и письменных сообщений. Устная передача информации происходит в процессе диалога, совещания, различных переговоров, презентаций, телефонного разговора, то есть основной объем информации передается посредством голосовой связи. Письменные коммуникации осуществляется через документы в форме писем, приказов, распоряжений, инструкций, положений, то есть руководитель организации передает своему подчиненному письменные указания. Когда мы изучаем историю, экономику, политику, культуру, читаем различную литературу, всем этим мы черпаем знания из книгохранилища мировой культуры. Развитость вербальных коммуникаций, и их удельный вес в процессе человеческого общения, по мнению ученых, не превышает 10%.

 Невербальные коммуникации реализуются посредством языка телодвижений и параметров речи. Язык телодвижений - основной компонент невербальных коммуникаций, который оказывающих влияние на другого человека. К нему относятся одежда, осанка, жесты, собственно телодвижения, фигура человека, поза, выражение лица, контакт глазами, размер зрачков, расстояние между говорящими.