Файл: «Первичные учётные документы».pdf

Учетные регистры представляют собой счетные таблицы определенной

формы, построенные в соответствии с экономической группировкой данных об имуществе и источниках его образования. Они служат для отражения хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета [7].

Учетные регистры в зависимости от строения делятся на хронологические и систематические. В хронологических регистрах хозяйственные операции отражаются в последовательности их совершения. Систематические учетные регистры служат для группировки хозяйственных операций по установленным признакам.

Учетные регистры ведутся в форме бухгалтерских книг, карточек, ведомостей, журналов, а также машинных носителей.

Синтетический учет осуществляется в систематических регистрах, а аналитический учет — в аналитических регистрах. Записи в регистрах осуществляются как вручную, так и с использованием средств вычислительной техники [7].

Совокупность и расположение реквизитов в регистре определяют его форму, которая зависит от особенностей учитываемых объектов, назначения регистров, способов учетной регистрации. Под учетной регистрацией понимается запись хозяйственных операций в учетных регистрах.

В бухгалтерских книгах все страницы пронумерованы и заключены в переплет. На последней странице указывают число и заверяют ее подписями уполномоченных лиц.

В некоторых книгах, например, кассовой, страницы не только нумеруют, но и прошнуровывают шпагатом, скрепляют сургучной печатью. В зависимости от объема учетных записей в книге для того или иного счета отводится одна или несколько страниц. Бухгалтерские книги применяют для синтетического и аналитического учета [8].

Карточки изготавливают из плотной бумаги или неплотного картона, не скрепляя между собой. Их хранят в специальных ящиках — картотеках. Каточки открывают на год и регистрируют в специальном реестре для обеспечения

контроля за их сохранностью [8].

Ведомости отличаются от карточек тем, что они изготавливаются из менее плотной бумаги и имеют больший формат. Их хранят в особых папках, называемых регистраторами. Ведомости открываются, как правило, на месяц или квартал. Записи в учетных регистрах должны быть четкими, краткими, ясными, разборчивыми. После регистрации хозяйственной операции в учетном регистре на первичном документе делают соответствующую отметку для облегчения последующей проверки правильности разноски. По окончании месяца по каждой странице учетных регистров подводят итоги. Итоговые записи систематических и аналитических регистров обязательно сверяют путем составления оборотных ведомостей. После утверждения годового отчета учетные регистры группируют, переплетают и сдают на хранение в текущий архив организации [8].

---

1.2. Первичные учётные документы денежных средств

Для учета наличия и движения денежных средств в кассе предприятия используется активный счет 5000 ”Касса”. Сальдо счета указывает на наличие суммы свободных денег в кассе предприятия на начало месяца; оборот по дебету - суммы, поступившие наличными в кассу, а по кредиту - суммы, выданные наличными [6].

Инвентаризация (ревизия) наличия денежных средств в кассе производится согласно Положению о бухгалтерском учете и отчетности не менее одного раза в месяц. Ревизия кассы проводится внезапно комиссией, назначенной приказом руководителя предприятия, в присутствии кассира.

При этом полистно проверяются наличные деньги, денежные документы, ценные бумаги и бланки строгой отчетности.

Расписки на выданные суммы наличными, не оформленные расходными кассовыми ордерами, в остаток по кассе не включаются. Результаты инвентаризации оформляются актом. На оборотной стороне акта материально ответственное лицо пишет объяснение о причинах излишков или недостач, установленных инвентаризацией, а руководитель предприятия - решение по результатам инвентаризации [9].

Выявленные излишки наличных денег приходуются с последующим перечислением в доход бюджета (на госпредприятиях) или перечисляются в доход предприятия [6]:

Д-т сч.5010 ”Касса”

К-т сч.6410 ”Расчеты с бюджетом”, 9390 ”Финансовый результат”.

В случае выявления недостач их суммы подлежат взысканию с материально ответственного лица (кассира) и оформляются записью [6]:

1. Д-т сч.5910 ”Недостачи и потери от порчи ценностей”

К-т сч.5010 ”Касса”

2. Д-т сч.4710 ”Расчеты с персоналом по прочим операциям”

К-т сч.5910 ”Недостачи и потери от порчи ценностей”.

Все предприятия должны хранить денежные средства в учреждениях банка, а для приема, хранения и расходования наличных денег на предприятии имеется касса.

Размер сумм наличных денег в кассе предприятия ограничен лимитом, устанавливаемым кредитным учреждением по согласованию с предприятием.

Сверх установленных норм наличные деньги могут храниться в кассе только в дни выплаты заработной платы, пенсий, пособий, стипендий в течении трех дней, включая день получения денег в кредитном учреждении. Для учета наличия и движения денежных средств в кассе предприятия используется активный счет 5010 ”Касса”. Сальдо счета указывает на наличие суммы свободных денег в кассе предприятия на начало месяца; оборот по дебету - суммы, поступившие наличными в кассу, а по кредиту - суммы, выданные наличными.

---

Кассовые операции записываются по кредиту счета 5010 и отражаются в журнале-ордере №1. Обороты по дебету этого счета записываются в разных журналах-ордерах и, кроме того, контролируются ведомостью №1. Основанием для заполнения журнала-ордера №1 и в ведомости №1 служат отчеты кассира. Каждому отчету в регистре отводится одна строка независимо от периода, за который составлен кассовый отчет. Количество занятых строк в журнале-ордере и в ведомости должно соответствовать количеству сданных кассиром отчетов.

В кассе предприятия могут храниться, кроме денежных средств, ценные бумаги и бланки строгой отчетности.

К ценным бумагам относятся путевки в дома отдыха и санатории, приобретенные за счет средств фонда специального назначения, почтовые марки, марки госпошлины, единые и проездные билеты. Ценные бумаги учитываются на счете 5610 ”Денежные документы” в журнале-ордере №3.

Поступление и выдача ценных бумаг производятся по приходным и расходным кассовым ордерам с последующим составлением кассиром отчета по движению ценных бумаг. Подотчетными суммами называются денежные авансы, выдаваемые работникам организации из кассы на мелкие хозяйственные расходы и на расходы по командировкам.

Подотчетные суммы учитываются на активном синтетическом счете 6710“Расчеты с подотчетными лицами”. Выдачу денежных авансов подотчетным лицам отражают по дебету счета 6710 и кредиту счета 5010 “Касса”. Расходы, оплаченные из подотчетных сумм, списывают с кредита счета 6710 в дебет счетов 1010 “Материалы”, 4430 “Общехозяйственные расходы” и др в зависимости от характера расходов. Возвращенные в кассу остатки неиспользованных сумм списывают с подотчетных лиц в дебет счета 5010 “Касса”.

Аналитический учет расходов с подотчетными лицами ведут по каждой авансовой выдаче. В соответствии с избранной на предприятии системой оплаты труда ведется первичная документация : табели учета рабочего времени, карточки учета выработки, наряды, договоры , контракты и другие документы. В бухгалтерии на основании первичной документации производится расчет заработной платы, результаты расчета с указанием сумм произведенных по удержаний и начислений заносятся в расчетно - платежную ведомость.

Рис.1 Управление денежными средствами

ОАО «Водник», состоит из нескольких подразделений, и для обеспечения деятельности каждого из них требуются денежные расходы. Для совершенствования контроля расходования и поступления денежных средств нами предлагается применение программы "1С:Бухгалтерия 8", которая является универсальной программой массового назначения для автоматизации бухгалтерского и налогового учета, включая подготовку обязательной (регламентированной) отчетности.

---

В соответствие с программой денежные расходы, а также поступления контролируются финансовой службой или бухгалтерией предприятия. Все другие подразделения могут подавать заявки на расходование денежных средств в адрес контролирующей службы. Конфигурация автоматизирует процесс оперативного планирования денежных средств. Для решения этой задачи используется двуступенчатая схема оформления денежных операций.

Первая ступень — это регистрация в информационной базе намерения об изменении состояния денежных средств и взаиморасчетов. Намерения регистрируются путем ввода в информационную базу заявок на расходование денежных средств и запланированных поступлений денежных средств.

Рис.2 Заявка на расходование денежных средств

Вторая ступень — это регистрация в информационной базе факта платежа, который приводит к изменению состояния денежных средств и взаиморасчетов. Заявки на расходование денежных средств формируют спрос на деньги со стороны подразделений предприятия.

При заполнении заявки предусмотрена возможность резервирования денежных средств в указанном месте хранения (на расчетном счете или в кассе).

Естественно, что при регистрации платежа по заявке производится автоматическое снятие резерва. К резервированию в заявке доступны не только имею- щиеся в фактическом наличии денежные средства, но и запланированные к пос-

Рис.3 Планируемое поступление денежных средств

туплению. Сведения о денежных средствах, запланированных к поступлению, вводятся в информационную базу пользователями по мере получения соответствующей подтверждающей информации. Денежные средства, запланированные к поступлению, вводятся документами "Планируемое поступление денежных средств" по мере получения соответствующей подтверждающей информации.

Подводя отоги по первой главе можно сказать, что, первоначальные сведения о хозяйственных процессах и явлениях отражаются в первичных документах. Первичный бухгалтерский документ — это письменное свидетельство о совершении хозяйственной операции, имеющее юридическую силу и не требующее дальнейших пояснений и детализации.

Документы заполняются работниками бухгалтерии четко, разборчиво с помощью ручной записи чернилами или пастой шариковой ручки, на пишущей

машинке или с применением вычислительной техники.

---

Как правило, для документов используются типовые формы в виде бланков, имеющие межведомственный характер. Сюда относятся бланки ордеров, счетов, накладных, талонов, ведомостей и др. Первичные документы должны составляться в момент совершения операции, а если это по объективным причинам невозможно, то непосредственно по ее окончании.

Изучение первичных учётных документов денежных средств, показало, что многочисленные и разнообразные операции движения денежных средств в кассе предприятия находят свое отражение в следующих регистрах синтетического учета и отчетности:

- главная книга;

- журнал-ордер №1 (таблица №1. «Показатели журнала - ордера №1 за 2009 г.) и ведомость №1 (для журнально-ордерной формы счетоводства);

- иные регистры синтетического учета кассовых операций;

- баланс предприятия (форма №1);

- отчет о финансовых результатах и их использовании (форма№2), раздел 3 «Движение денежных средств»;

- отчет о движении денежных средств (форма№4).

Данные журнала-ордера №1 каждый месяц обобщаются и записываются в Главной книге.

Поступление и выдача ценных бумаг производятся по приходным и расходным кассовым ордерам с последующим составлением кассиром отчета по движению ценных бумаг.

2. Пути совершенствование первичного учёта денежных средств

2.1 Совершенствование учета кассовых операций

В составе денежных средств наиболее подвижных характер имеют наличные деньги. Движение денежных средств (наличных денег) совершается посредством кассовых операций. Кассовые операции весьма разнообразны, но среди них можно выделить основные [10]:

- выдача средств на оплату труда;

- выдача средств на оплату административно-хозяйственных расходов;

- выдача средств подотчетным лицам и др.

Основными документами, которые необходимо подвергнуть изучению при проверке кассовых операций, являются: кассовая книга; отчеты кассира; приходные кассовые ордера; расходные кассовые ордера; журнал (книга) регистрации приходных кассовых ордеров; журнал (книга) регистрации расходных кассовых ордеров; журнал (книга) регистрации выданных доверенностей; журнал (книга) регистрации депонентов; журнал (книга) регистрации платежных (расчетно-платежных) ведомостей; оправдательные документы к кассовым документам; авансовые отчеты.

---