Файл: Влияние процесса коммуникаций на эффективность управления организацией (Аналитическая основа коммуникационного процесса).pdf

ВВЕДЕНИЕ

Термин «коммуникация» используется в научной литературе с начала ХХ века. Насчитывается более 130 определений слова «коммуникация». Историческими этапами развития коммуникаций является: устная речь → письменность → книгопечатание → появление и развитие радио и телеграфа → возникновение и развитие электронных средств массовой коммуникации → уменьшение роли межличностных отношений и печатных изданий → придание телевидению роли «электронного расширителя центральной нервной системы» → активизация рекламы и PR в социальной и массовой коммуникации → развитие электронных средств коммуникации.

Так при осуществлении менеджерами управленческих решений важную роль играет информация, которую получают и передают посредством процесса, который называется коммуникацией.

Коммуникация (от лат. сommunico – делаю общим, связываю, общаюсь)

1) процесс обмена информацией (мыслями, знаниями, чувствами, алгоритмами поведения);

2) процесс взаимодействия между субъектами;

3) все процессы, посредством которых люди влияют друг на друга;

4) контактная линия связи;

5) социально обусловленный процесс передачи и восприятия информации в условиях межличностного, группового или массового общения на основе использования различных каналов и средств.

Отсюда коммуникационный процесс – это процесс передачи информации от ее владельца (коммуникатора) к конечному потребителю (коммуникатору): любая коммуникация предполагает обмен сигналами между передатчиком информации и получателем с применением системы кодирования-декодирования для записи и интерпретации сигналов.

Другими словами коммуникационный процесс - это обмен необходимой информации между двумя или более людьми.

Основной целью коммуникационного процесса является обеспечение понимания информации, являющейся предметом обмена, другими словами сообщений. Обмен информацией не гарантирует эффективности общения участвовавших в этом обмене людей. В результате общения мы сталкивались со случаями не эффективного обмена информацией с знакомыми, семьей, коллегами по работе, поэтому от того на сколько будут эффективные коммуникационные связи зависит будущее развитие предприятия, а также и будущее людей, работающих на этом предприятии. Что касается эффективности коммуникаций на глобальном уровне, то благополучие всей страны в целом также напрямую зависит от эффективного развития коммуникаций.

Объектом исследования является Бобруйское унитарное коммунальное дочернее производственное предприятие “ВОДОКАНАЛ”

Предметом данной курсовой работы является процесс управления организационными коммуникациями на Бобруйском унитарном коммунальном дочернем производственном предприятии “ВОДОКАНАЛ”

Целью курсовой работы является изучение влияния процесса коммуникаций на эффективность управления организацией, а также возможности совершенствования коммуникационных процессов в организации.

Для достижения данной цели были поставлены задачи:

Проанализировать сущность и значение коммуникационных процессов в организации;

Выявить проблемы их эффективности;

Предложить мероприятия по совершенствованию коммуникационных процессов в исследуемой организации.

ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ КОММУНИКАЦИЙ И ПРОЦЕССОВ В ОРГАНИЗАЦИИ

1.1 Понятие, сущность и виды коммуникаций

Коммуникационный процесс – это процесс передачи информации от ее владельца (коммуникатора) к конечному потребителю (коммуникатору): любая коммуникация предполагает обмен сигналами между передатчиком информации и получателем с применением системы кодирования-декодирования для записи и интерпретации сигналов.

Другими словами коммуникационный процесс – это обмен информацией между двумя и более людьми.

Совершенно ясно, что если люди не смогут обмениваться информацией, они просто не сумеют работать вместе, поэтому обмен информацией встроен во все основные виды управленческой деятельности и коммуникации являются связующим процессом.

Таким образом, структурная модель любой коммуникации является: передатчик информации – кодирование - обращение (помехи, барьеры) - декодирование – получатель – ответная реакция – обратная связь.

Коммуникационный процесс предполагает наличие

– отправителя информации;

– получателя информации;

– процесса обмена информации.

Успех организации напрямую зависит от эффективности работы руководителя. Эффективно работающие руководители – это те, кто эффективны в коммуникациях, т.е. представляют суть коммуникационного процесса, обладают хорошо развитым умением устного и письменного общения и понимают, как среда влияет на обмен информацией.

В самом широком смысле цель коммуникаций на предприятии – осуществление изменений, влияние на деятельность таким образом, чтобы достичь процветания предприятия. И, исходя, из этого следует, что от правильности и эффективности коммуникационного процесса в организации зависит будущие перспективы развития этой организации на конкурирующем рынке, так и получение максимальной прибыли, что является важнейшим.

Существуют следующие виды коммуникаций:

1. В зависимости от преобладающей системы кодирования идеи обращения

• Вербальные - используются преимущественно речевые системы кодирования (устно речевая, письменно речевая)
• Невербальные - используются неречевые системы кодирования

2. По форме существования

Формальная всегда определяются структурой организации и ее связями с внешней средой. Под которой понимают составляющие внешнего окружения организации, имеющие влияние на ее деятельность ( характеризуется письменной, протокольной и (или) договорной документированностью, регламентацией с помощью утвержденных инструкциями (предписаниями, уставом, договором, этикетом) форм

Формальная передача информации имеет ограничения:

• формальная система не вполне удовлетворяет потребности организации, т. к., все, что происходит в организации невозможно формализовать;
• формальные каналы не могут вместить в себя все многообразие потребностей в обмене информацией;
• формальная передача информации не доносит всех смысловых тонкостей того, что предполагается сообщить;
• формальный обмен часто не может выразить реальные нужды и потребности организации из-за своей медлительности и негибкости

Неформальная - это такие связи, которые не предусмотрены правилами или руководящими указаниями организации. Часто это обычная болтовня или обсуждение личных дел, слухи, сплетни которые могут касаться также работы.

Неформальные коммуникации - это канал распространения слухов, по которым обычно передается информация, касающаяся предстоящих сокращений, новых санкций за опоздания, изменений в структуре организации, предстоящих перемещений, споров между руководителями и т.д. (не имеет официальных рамок при оформлении)

3. По интенсивности

• Интенсивная (воспринимается в целом)
• Рассеянная( не воспринимается в целом)

4. По частоте применения

• Единичная(используется в одном конкретном случае)
• Периодическая( используется для разных случаев)

5. По результату воздействия

• Эффективная влияет на деятельность и поведение человека или группы и их результативность
• Неэффективная не влияет на деятельность и поведение человека или группы и их результативность

6. По составу коммуникантов

• Интерперсональная - это внутренний монолог человека с самим собой
• Межличностная участвуют два человека
• Групповая коммуникация в системах индивид-группа, внутри группы, между группами
• Массовая участвуют большие группы людей

7. По способу обмена информацией

• Письменная передается при помощи разнообразных форм письменности
• Устная передается устно

8.По средствам общения

• Непосредственная осуществляется при помощи естественных органов, данных человеку
• Опосредованная осуществляется при помощи специальных средств и орудий
• Прямая осуществляется при помощи личных контактов и при непосредственном восприятии людей друг и другом
• Косвенная осуществляется через посредников: людей или разнообразных средств

9. По месту осуществления

• Внутренняя осуществляется в рамках одной организации
• Внешняя одна из сторон коммуникации относится к субъектам внешней среды

10. В соответствии с типом речи

• Монологическая функционирует один источник сообщения
• Диалогическая функционируют множество источников сообщений

11. В зависимости от количества сторон

• Односторонняя в коммуникации участвует одна сторона
• Двухсторонняя в коммуникационном процессе участвуют две стороны
• Многосторонняя в коммуникации участвуют боле двух сторон

12. По содержанию

• Материальная обмен продуктами и предметами деятельности
• Когнитивная обмен знаниями
• Деятельная обмен действиями, умениями навыками
• Кондиционная обмен психическими и физическими состояниями
• Мотивационная обмен побуждениями, целями, интересами, мотивами, потребностями

13. По времени

• Длительная осуществляется в длительный промежуток времени
• Кратковременная осуществляется в течение непродолжительного времени
• Эпизодическая осуществляется время от времени
• В реальном времени осуществляются во время телефонного разговора, при помощи Интернета и др.
• С разделением времени осуществляется при письменных коммуникациях, при передаче информации с помощи факсимильной связи и др.

14. По степени завершенности

• Завершенная цель коммуникации достигнута, к обсуждаемым вопросам больше не возвращаются
• Незавершенная процесс коммуникации незавершен, к обсуждаемым вопросам возвращаются через некоторое время

1.2. Структура коммуникаций в организации

Чтобы глубже понять современную концепцию коммуникации, нужно четко представить ее основные структурные элементы. Детальная трактовка структуры коммуникационного процесса в наиболее полном виде предложена американским исследователем Г. Лассуэлом, создавшим базовую модель структуры коммуникаций (1948), которая позднее была дополнена К. Шенноном, У. Уиверо и немецким ученым В. Трамом.

В разработанной этими исследователями схеме движения информации выделяются основные элементы, которые так или иначе проявляются во всех управленческих ситуациях, т.е. носят универсальный характер. В качестве важнейших составляющих этого процесса обычно указываются следующие его главные компоненты.

1. Отправитель – субъект управления, тот, кто выдвигает какие-либо идеи, создает информацию. Начиная процесс движения информации, отправитель выделяет из совокупности имеющихся сведений ту информацию, которая составит содержание передачи в силу своей особой значимости. Он учитывает, что распространяемая информация может существенно повысить удовлетворенность работников компанией и стимулировать производительность труда. Руководитель также понимает, что осведомленность в делах компании усиливает доверие к руководству и, наоборот, сокрытие информации, замалчивание ее ведет к появлению слухов и дестабилизирует работу в коллективе. Весьма важно также правильно определить форму кодирования информации, например, решить вопрос о том, будет ли информация передана в устной или письменной форме, в виде инструктивного письма или приказа, выбрать канал связи: телефон, телеграф, электронную почту, общее собрание, индивидуальную беседу или иной канал. Причем как инициатор передачи информации отправитель должен по возможности предвидеть все условия ее дальнейшего движения, от которых зависит ожидаемый эффект: получение информации адресатом, ее правильное понимание и адекватная реакция получателя на содержание сообщения.

2. Информационное сообщение, отправляемое руководителем, должно отвечать некоторым обязательным требованиям. Так, передаваемая информация, закодированная в форме слов, цифр, рисунков, других символов, должна быть четко структурирована, разделена на модули, блоки; "переведена" на язык, соответствующий культуре получателя. Несоблюдение этих требований может привести к значительному снижению эффективности передаваемой информации из-за непонимания получателем ее смысла. Как показывает практика, эффективность делового сообщения в значительной степени зависит от правильного структурирования его содержания: оно должно прежде всего разъяснять, каким интересам работников предприятия оно соответствует, содержать основные положения, составляющие его суть, а также указывать те трудности и проблемы, которые могут возникнуть при его выполнении; завершаться сообщение должно призывом к конкретным действиям.