Файл: Влияние процесса коммуникаций на эффективность управления организацией (Аналитическая основа коммуникационного процесса).pdf

3. Канал или средство передачи информации, физический путь ее движения – еще один важный компонент процесса деловой коммуникации. Существуют различные средства передачи информации.

Выбор того или иного канала должен соответствовать содержанию передаваемой информации. Так, если необходимо проинформировать всех сотрудников о нововведении в компании, то целесообразно сделать это на общем собрании, чем излагать суть дела каждому сотруднику по телефону. При проведении общих собраний руководителю высшего ранга желательно прийти на собрание заранее, пообщаться с коллективом, что обычно воодушевляет и сплачивает людей, постараться вовлечь участников собрания в конструктивный диалог, не превращая собрание в монолог одного лица.

Эффективный руководитель должен уметь использовать разнообразные каналы информации, учитывая при этом особенности конкретной ситуации.

4. Получатель информации – это лицо или организация, которым адресовано сообщение, они анализируют и декодируют его. Интерпретация сообщения получателем не всегда бывает успешной. Проведенные исследования показали, что особенно плохо усваивается вертикальная информация: по схеме "сверху вниз" усваивается только на 20%, по схеме "снизу вверх" еще хуже – лишь на 10%. Значительно лучше обстоит дело с горизонтальной информацией: здесь усвоение достигает 90%.

Некачественное восприятие обусловлено несхожестью языка, культуры участников коммуникации, различиями в интересах отправителя и получателя. Так, аналитики рынка труда отмечают, что современные работники не склонны слепо повиноваться приказам руководства. Профессионалы сегодня, не задумываясь, уходят из компании, если их что-то не устраивает. Для них весьма значимы личные потребности, интересы. В конечном счете, только от них зависит, сколько усилий приложит работник для усвоения предлагаемой сверху информации и для выполнения той или иной работы; он хочет быть уверенным в том, что работодатель заботится о нем. К сожалению, людям часто недостает простого человеческого отношения.

5. Коммуникационные барьеры, помехи – это факторы, снижающие эффективность коммуникации. Источником шумов, затрудняющих понимание смысла сообщения, являются различия в восприятии информации, влияющие на се осмысление при кодировании и раскодировании. Эти различия вызываются несхожестью в должностном статусе участников коммуникации, различным видением ими целей и задач организации, особенностями образования, культуры и языка ее участников. Нередко коммуникации затрудняются предвзятым отношением людей к новым идеям, которые кажутся сомнительными. В результате снижается результативность сообщения, замедляется процесс обратной связи. Поэтому одной из важных задач руководства организации, ее подразделений является формирование четкой системы коммуникаций, ликвидация информационных шумов на всех этапах следования сообщений.

6. Обратная связь представляет собой оперативную реакцию на полученную по различным каналам связи информацию, которая отсылается назад к отправителю и свидетельствует о мере понимания сообщения и согласия с ним. Обратная связь позволяет руководителю не только узнать результат акта коммуникации, но и скорректировать следующее сообщение для достижения желаемого эффекта.

Но обратная связь может быть как положительной, так и отрицательной.

Положительная обратная связь свидетельствует о том, что цель отправленного сообщения достигнута, оно правильно понято и реализовано. Отрицательная обратная связь свидетельствует о противоположной ситуации.

Налаживание в организации положительной обратной связи – весьма сложная задача для руководителей. Особенно это касается вертикальных, властных коммуникаций, когда получатель испытывает страх перед возможными санкциями и специально отправляет по каналам обратной связи искаженную информацию.

7. Результат, эффект коммуникационного воздействия выражается в изменении сознания получателя информации и его поведения. Этому способствуют своевременные и регулярные коммуникации, привлечение сотрудников к разрешению проблемных ситуаций, выяснение их мнений. При активном информационном взаимодействии с сотрудниками создается благоприятная обстановка и для решения таких ключевых задач в жизни организации, как делегирование полномочий, воспитание чувства гордости за свою компанию.

Коммуникация представляет собой сложный процесс, основными компонентами которого являются:
1. Субъекты коммуникационного процесса - отправитель и получатель
сообщения (коммуникатор и реципиент);
2. Средства коммуникации - это код, который используется для передачи в знаковой форме, а также каналы, по которым передается сообщение от коммуникатора к реципиенту (письмо, телефон, радио, телеграф и т.д.);
3. Предмет коммуникации (какое-то явление, событие и т.п.) и отражающее его сообщение (статья, радиопередача, телевизионный сюжет и т.д.);
4. Эффект коммуникации - последствия коммуникации, выраженные в изменении внутреннего состояния субъектов коммуникационного процесса, в их взаимоотношениях или в их действиях.

Таким образом, рассмотренная структура коммуникаций показывает, что их можно оценивать как ряд этапов, последовательно осуществляемых участниками этого процесса. Совокупность этапов показывает, что коммуникации представляют собой процесс обмена информацией между двумя и более субъектами с целью обеспечения наиболее успешного приема и понимания информации, являющейся предметом обмена.

1.3 Внешние и внутренние коммуникации организации

Одним из неотъемлемых элементов организационной структуры предприятия являются внутрифирменные коммуникации.

По сравнению с обычными межличностными коммуникациями внутрифирменные коммуникации имеют такие особенности, как большая плотность информационного потока, искажение и потеря данных в процессе общения, зависимость от конфигурации организационной структуры управления.

Коммуникации подразделяются на две большие группы: между организацией и её средой и между уровнями управления и подразделениями.

К первой группе относятся внешние коммуникации со средствами массовой информации, потребителями, надзором за качеством продукции, органами государственного регулирования, политическими группами, поставщиками и т.п.

Ко второй группе относятся внутренние коммуникации: межуровневые, коммуникации между различными подразделениями, коммуникации «руководитель – подчиненный», коммуникации между руководителем рабочей группой, неформальные коммуникации.

В процессе управления осуществляются коммуникации по вертикали – между руководителями и подчиненными, и по горизонтали – между подразделениями.

Вертикальные коммуникации являются решающим фактором организационной жизни. Поскольку и коммуникация имеет решающее значение, вертикальный элемент действительно очень важен. Вертикальные коммуникации в организациях включают и нисходящие, и восходящие потоки.

Потоки информации, поступающие между подразделениями по горизонтали, требуют специальных координаций действий и задач, так как от координации рабочих групп по распределению ресурсов, новых методах производства, сбыта продукции зависит деятельность и дальнейшее развитие организации. Руководители различных подразделений должны постоянно информировать друг друга о ходе внедрения в производство новой техники, т.е. правильно налаженные горизонтальные коммуникации способствуют установлению равноправных отношений между этими подразделениями, что в конечном счёте приведёт к достижению поставленной цели организации. Коммуникации руководитель-подчиненный

Наиболее важным компонентом коммуникаций в организации являются отношения между руководителем и подчиненным. Исследования показали, что 2/3 этой деятельности происходит между управляющими и управляемыми.

Для достижения эффективности управления в организации руководителю необходимо построить коммуникации между подчинёнными таким образом, чтобы при обмене информации принимал участие каждый член группы, это вовлечение подчинённых в дела организации, позволит выстроить наиболее правильные отношения между руководителем и подчинёнными.

Коммуникации между руководителем и рабочей группой

В дополнение к обмену информацией между руководителем и подчиненным имеет место обмен между руководителем и его рабочей группой. В целом при коммуникации рабочих групп с руководителем организации повышается эффективность действий этих групп. Участие в обмене всех членов группы, даёт возможность каждому из этой группы поразмышлять о том, как следовало бы работать вместе, о новых задачах и приоритетах отдела, а также о возникших изменениях и возможных их последствиях для этого и других отделов, о недавних проблемах и достижениях, предложениях рационализаторского характера. Рабочая группа может, собирается как с руководителем, так и без руководителей, чтобы обсудить проблемы, а также найти пути решения, обсудить надвигающиеся перемены. Именно отношения равенства и понимания в коллективе могут способствовать тому, чтобы сотрудники получали наибольшую удовлетворённость от своей работы.

Неформальные коммуникации.

Развитие организации напрямую зависит от формальных и неформальных групп, по средствам которых идёт поток информации необходимой непосредственно для данной организации. Неформальные коммуникации это в первую очередь слухи, витающие в самой организации, которые распространяются по каналам слухов. Поскольку по каналам слухов информация передается намного быстрее, чем по каналам формального сообщения, грамотный руководитель может с наибольшей выгодой использовать их для достижения поставленных целей. Эта информация, как показано, является наиболее точной, а не искажённой, особенно в отношении непротиворечивой информации о самой компании. Слухи витают по коридорам, в столовых и в любом другом месте, где люди собираются группами. Любая компания не может жить без внешних коммуникаций. Времена, когда достаточно было только производить хороший товар или услугу и тут же их продавать, безвозвратно «канули в лету». Потребителю уже не достаточно знать, что у компании нужный ему товар. Потребитель подсознательно ждет, чтобы его удивили, угадали его потребности, развеселили, вдохновили и порадовали. И для этого есть масса инструментов, которые позволяют не только донести от компании до общественности совокупность нужных «сообщений», чтобы люди «понимали» компанию и ее продукт, но и сформировать особое отношение к ней.

Внешние коммуникации - коммуникации между организацией и внешней средой. Факторы внешней среды очень сильно влияют на деятельность организации.

Организации пользуются разнообразными средствами для коммуникаций с составляющими своего внешнего окружения. С имеющимися и потенциальными потребителями они сообщаются с помощью рекламы и других программ продвижения товаров на рынок. В сфере отношений с общественностью первостепенное внимание уделяется созданию определенного образа, имиджа организации на местном, общенациональном или международном уровне. Организация, где есть профсоюз, должна поддерживать связь с законными представителями лиц, работающих по найму. Если профсоюз в данной организации отсутствует, она может общаться со своими работниками ради того, чтобы профсоюз не появился. Это лишь немногие примеры из всего разнообразия способов реагирования организации на события и факторы внешнего окружения.

Сложность, а также и  неопределенность внешней среды обязывает организацию  четко планировать свою внешнюю  коммуникативную стратегию и  коммуникативную политику в целом. Информация, поступающая во внешнюю  среду, может быть самой различной: о деятельности организации (предоставляемых  услугах, благотворительности); об отношении  к экономическим, политическим, социальным, культурным проблемам региона; информация, направленная на снятие напряжения у отдельных групп общественности и формирующая благоприятный образ компании и т.д.
Поскольку от руководства  зависит выживание организации, менеджер обязан уметь выявлять существенные факторы в окружении, которые  повлияют на его организацию. Более  того, он должен предложить подходящие способы реагирования на внешние  воздействия с целью повышения  эффективности сбыта услуг организации.
Сегодняшние изменения во внешнем мире заставили обратить на внешнюю среду еще большее  внимание. Организация как открытая система зависит от внешнего мира в отношении поставок ресурсов, энергии, кадров, а также потребителей. Организации, подобно биологическим организмам, должны приспосабливаться к своей среде обитания, чтобы выжить и сохранить эффективность.

1.4 Современные информационные технологии

За последние двадцать лет произошли кардинальные изменения в информационных технологиях, охватывающих появление новых продуктов, применение компьютеров и способов хранения информации.