Файл: Влияние процесса коммуникаций на эффективность управления организацией (Аналитическая основа коммуникационного процесса).pdf

С директором секретарь имеет прямые контакты. Основной задачей его является обработка входящей и исходящей документации, а также работа непосредственно с подразделениями предприятия. Секретарь напрямую общается с директором и обрабатывает документы входящие и исходящие от него, а также доводит их содержание до всех подразделений.

Количество документов планово-экономического отдела растет по нескольким ранее уже отмеченных причинам: во-первых, рост объемов производства требует работы с большим количеством покупателей; во-вторых, повлекло за собой предоставление подробных отчетов о производственно-хозяйственной деятельности предприятия перед администрацией города.

Заместитель директора по экономике назначен ответственным за реализацию функций планирования и оперативного учета на предприятии «Водоканал». Он получает сведения от начальника ПТО и главного бухгалтера и передает в планово-экономический отдел для проведения соответствующих расчетов. Кроме того, для предоставления данных коммерческому директору начальник ПТО также обращается в бухгалтерию предприятия для преобразования имеющихся у него данных в нужные расчетные формы. Ответственность по доведению конечных планов до цехов предприятия возложена на заместителя директора по экономике.

Связи между коммерческим директором и начальником ПТО достаточно налажены: движение потоков документов практически не затруднено. Однако при передаче данных коммерческому директору для формирования производственной программы и оперативного учета у начальника ПТО нет возможности обрабатывать их для предоставления в желаемом виде. Он не обладает дополнительным временем, необходимым для перегруппировки и выборки из всей имеющейся информации той части, необходимой для предоставления заместителю директора по экономике. В этой ситуации необходимо рассмотреть вариант, согласно которому данные функции передать производственно-сбытовому отделу, который, в свою очередь, недостающую информацию будет получать у прямого начальника, и контактировать с бухгалтерией. В функции бухгалтерии входит разработка соответствующих форм предоставления внутренней документации, а также их составление.

Связи между бухгалтерией налажены и главным экономистом, однако наблюдается небольшое замедление в передачи необходимой информации со стороны коммерческого директора. Очевидно, что при работе бухгалтерии с главным бухгалтером, а главного бухгалтера с коммерческим директором процедура документооборота работает очень эффективно, учитывая как «прямые», так и «обратные» связи. Как уже было отмечено ранее, бухгалтерия подчиняется главному бухгалтеру. Этот факт вызван тем, что бухгалтерия выступает наиболее перегруженным документами участком.

Такое же положение наблюдается и в отношениях между экономическим отделом и бухгалтерией.

Оценка показала, что в основном нарушение документооборота при выполнении подразделениями функции планирования и оперативного учета вызвано не эффективной работой бухгалтерии. Следовательно, как уже было отмечено ранее, необходима коренная реорганизация данного подразделения, прежде всего, путем расширения штата сотрудников.

Поэтому рекомендуются следующие пути совершенствования системы документооборота путем автоматизации наиболее «перегруженных» информационных потоков собственными силами.

1. Определить круг лиц, которые будут вовлечены в процесс управления, разработки и контроля над разработкой информационной системы.

2. Четко сформулировать цели и задачи, которые должна решить информационная система управления на базе бухгалтерии предприятия.

3. Автоматизация собственными силами выбранных информационных потоков.

4. Систематизация и анализ полученных данных. Выделение наиболее значимых и «перегруженных» информационных потоков.

5. Формирование каждым подразделением перечня контактов между всеми службами предприятия с предоставлением документов, отражающих содержание данных контактов

6. Составление графика выполнения для всех полученных заданий и распределение ответственности между работниками отдела с закреплением каждого за конкретным участком.

Основные функции бухгалтерии должны заключаться в накоплении, систематизации и распространении информации по соответствующим подразделениям и уровням управления предприятием. В то время как в настоящее время эти функции не выполняются.

Однако не следует представлять деятельность вновь созданного отдела как усовершенствованную работу бухгалтерии. Во-первых, информация часто не просто перечень определенных показателей, а отфильтрованная и проанализированная с помощью современных методов обработки. Передача любой информации, не готовой для принятия решений, не может считаться эффективной. Во-вторых, некоторые виды информации вообще не поддаются количественной оценке. И, в-третьих, автоматизированная система располагает только формальными методами оценки, вместе с тем, в некоторых случаях значение имеют многие неформальные (экспертные) оценки.

Рассмотрим используемые информационные потоки на предприятии «Водоканал». Для начала мы дадим определения основным понятиям.

Информационный поток – совокупность информации, минимально необходимая для осуществления работы фирмы.

Схема информационных потоков – способ наглядного представления маршрутов, потоков управленческой информации между подразделениями какой-либо организации. Показывает наименование документов, информации, которая поступает в данное подразделение аппарата управления, от кого, с какой периодичностью, а также какие документы выходят из подразделения, кому передаются и их периодичность.

Документооборот – движение бумажных и электронных документов от аппарата управления до объекта управления, а также из внешней среды.

Электронный документ – это бумажный документ, введенный в память компьютера в соответствии с установленными правилами или полученный по каналам передачи данных из внешней среды.

Информационные технологии и технические средства в организации

Предприятие «Водоканал» использует базовые информационные технологии: MS Office, web-технологии, графические редакторы. Для автоматизации решения учетных задач и ведения электронного документооборота используется локальная система 1C: Предприятие.

Комплекс технических средств, осуществляющих взаимосвязь технических средств, сбора, передачи, обработки, выводы, представления информации, средств оргтехники и устройств управления ими – это техническое обеспечение информационных систем.

Технические средства коммуникации на предприятии «Водоканал»: телефон на каждом рабочем месте, ПК, объединенные в локальную сеть с доступом в Интернет, принтеры, факсимильный аппарат, ксерокс.

В целом по предприятию информация до персонала доводится:

• • на совещании у генерального директора;
  • передачу информации заинтересованным лицам через канцелярию завода;
  • использование досок объявления;
  • использование внутренней газеты;
  • телефон.

Не могу не сказать о том, что слухи также являются средством получения и передачи информации, так как они передаются на много быстрее, чем по каналам формального сообщения и исследования показали, что информация, передаваемая по каналам неформального сообщения, чаще оказывается точной, а не искаженной.

Хотя этот способ не всегда является правдивым и эффективным, многие руководители вынуждены принимать это во внимание при разработке и принятию управленческих решений.

Слухи всегда будут существовать в организации, а также в любом месте, где люди собираются группами.

Еще хочу отметить роль обратной связи в отделе. Она очень велика, ведь от того насколько правильно принята информация, зависти эффективность принятия каких-либо важных управленческих решений. Поскольку эти решения очень часто реализуются не начальством, а подчиненными, обратная связь должна быть объективная.

3 СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ КОММУНИКАЦИОННЫХ ПРОЦЕССОВ В ОРГАНИЗАЦИИ

3.1 Предложения по совершенствованию коммуникаций на Бобруйском государственном предприятии «Водоканал»

Совершенствование коммуникационного процесса вызывает отрицательное отношение людей к этим нововведениям. Отрицательные моменты внедрения новых информационных систем и технологий в том, что отношение к ним изменяется в, зависимости от: уровня знаний пользователя в области прикладных задач информационных технологий и от потенциальных возможностей сокращения непроизводственных операций. Очень часто персонал не образован, не стимулирован, не готов. К тому же, внедрение информационных технологий часто разрушает неформальные связи.

При совершенствовании коммуникационного процесса в «Водоканал» необходимо выбрать одну из двух основных концепций, отражающих сложившиеся точки зрения на существующую структуру организации и роль в ней компьютерной обработки информации.

Первая концепция ориентируется на существующую структуру организации. Информационная технология приспосабливается к организационной структуре и происходит лишь модернизация методов, работы коммуникации, рационализируются только рабочие места. Функции распределяются между техническими работниками и специалистами. Степень риска от внедрения новой информационной технологии минимальна, так как затраты незначительны, и организационная структура фирмы не меняется.

Основной недостаток: такой стратегии - необходимость непрерывных изменений формы; представления информации, приспособленной, к конкретным технологическим методам и техническим средствам.

К достоинствам стратегии можно отнести минимальные степень риска и затраты.

Вторая концепция ориентируется на будущую структуру «Водоканал». Такая стратегия, предполагает максимальное развитие коммуникаций и разработку новых организационных взаимосвязей. Продуктивность организационной структуры «Водоканал» возрастает, так как рационально распределяются архивы данных, снижается объем циркулирующей по системным каналам информации и достигается сбалансированность между решаемыми задачами.

К основным её недостаткам относятся:

• существенные затраты на первом этапе, связанные с разработкой общей концепций и обследованием всех подразделений фирмы;
• наличие психологической напряжённости, вызванной предполагаемыми изменением, структуры фирмы и, как следствие, изменениями штатного расписания и должностных обязанностей.

Достоинствами такой стратегии являются:

• рационализация организационной структуры;
• максимальная занятость всех работников;
• высокий профессиональный уровень;
• интеграция профессиональных функций за счет использования компьютерных сетей.

Новая информационная технология на предприятии «Водоканал» должна быть такой, чтобы уровни информации и подсистемы, её обрабатывающие, связывались между собой единым массивом информации. При этом предъявляются два требования. Во-первых, структура системы переработки информации должна соответствовать распределению полномочий в фирме. Во-вторых, информация внутри системы должна функционировать так, чтобы достаточно полно отражать уровни управления. Успех или провал являются результатом способности или неспособности организации к применению технологии для поддержки обработки информации или информационных систем управления без потребности к внесению, изменений в бизнес или организацию.

Бизнес-стратегия предприятия «Водоканал» формируется путём анализа различных внутренних, и внешних входных сигналов с использованием ряда возможностей для, создания планов целей, политики и действий. Некоторые из этих процессов потребуют развития или улучшения информационных систем. Установление потребностей (что должно быть сделано).

Таким образом, огромное значение для совершенствования коммуникаций на предприятии «Водоканал» имеет современная информационная технология. Новые телефонные приспособления дают возможность одновременно контактировать со многими респондентами. Видеоконференции позволяют обсуждать проблемы людям, находящимся в разных местах и даже на разных континентах. В ходе видеоконференций люди, находящиеся в разных местах, в том числе и в разных странах, обсуждают всевозможные проблемы, глядя друг другу в лицо.

Также разработка систем сбора предложений с целью обеспечения более легкого поступления и прохождения информации от низовых уровней наверх и с целью снижения фильтрации.

Системы сбора предложений разработаны с целью облегчения поступления информации наверх. Вес работники получают при этом возможность генерировать идеи, касающиеся совершенствования любого аспекта деятельности организации. Цель подобных систем – снижение остроты тенденции фильтрации или игнорирования идей на пути снизу вверх.