Файл: Влияние процесса коммуникаций на эффективность управления организацией (Аналитическая основа коммуникационного процесса).pdf

Конец 80-х и начало 90-х годов называли «зарей информационной эры», когда использование информации считалось важнее процесса ее создания, хранения или передачи с помощью электронных средств. Это был естественный переход от компьютерной эры, в ходе которой вычислительная мощность и возможности ЭВМ выросли до беспрецедентных размеров, а стоимость вычислений резко снизилась. Сегодня такие же колоссальные изменения происходят в области телекоммуникаций. Люди имеют возможность доступа к информации, совместного ее использования и передачи с такой скоростью и так дешево, как никогда раньше.

Информационная технология – процесс, использующий совокупность средств и методов сбора, обработки и передачи данных (первичной информации) для получения информации нового качества о состоянии объекта, процесса или явления (информационного продукта).

Другими словами информационная технология - это совокупность средств и методов сбора, обработки, передачи, а также хранения и выдачи информации потребителям при помощи средств компьютеризации и коммуникаций или без них.

В базовые информационные технологии входят:

• гипертексты, а также текстовые процессоры
• графические процессоры
• мультимедиа
• базы данных системы управления
• табличные процессоры
• web - технология
• экспертные системы

Интегрированная информационная система - это открытый комплекс программно-аппаратных средств, поддерживающий бизнес-процессы и объединяющий данные, функции и процессы. В настоящее время наиболее мощными являются ERP - система, которая предназначена для планирования потребностей в производственных ресурсах (трудовых, материальных, финансовых, энергетических и т.д.). Пользователям высших уровней управления для формирования и принятия необходимых решений использование этой системы даёт возможность спланировать финансовые затраты на проекты обновления оборудования, а также инвестиций в производство.

В настоящее время на практике управления широкое распространение получили следующие программные системы, интегрируемые в рамках информационных систем в одно целое:

SCM - управление цепочками поставок, отслеживает информацию о состоянии отгрузки сырья, материалов и готовой продукции.

SRM - специализированный модуль для реализации функции снабжения, осуществляет поиск поставщика, согласует сроки и условия закупки сырья, материалов и комплектующих.

CRM модуль, который предназначен для выполнения функций маркетинга и сбыта. Он анализирует информацию о продвижении продуктов и услуг предприятия на рынок и о состоянии спроса на продукцию, отслеживает процесс гарантийного обслуживания продукции в процессе ее эксплуатации, согласует с клиентами сроки и условия поставки продукции.

Также существует и позитивная сторона информационной технологии, которая позволяет нам достичь следующих целей:

• Сокращение времени для получения нужной информации
• Оптимизировать использование человеческих ресурсов (для заданий, требующих рассуждения, инициативы, оценки).
• Ликвидировать излишнюю и повторяющуюся работу (ненужные задания типа перепечатывания и нудная сортировка и поиск документов).

Таким образом можно сделать вывод, что современная информационная технология не может существовать отдельно от технической (компьютерной) среды и при её внедрении организация пытается достичь своих целей: повышении производительности, сокращении затрат в организации, а также увеличении отдачи, т.е. получение наибольшей прибыли.

1.5 Проблемы коммуникационного процесса в организации

Одной из проблем являются проблемы в межличностных контактах из-за психологических различий в восприятии. В зависимости от того какое у людей образование, потребности в чём-либо, жизненный опыт людей и многое другое зависит то на сколько по-разному люди могут понимать одну и ту же информацию. В работе организации очень большую роль имеет характер взаимоотношений между подчинённым и руководителем. Так при правильно созданной атмосфере в коллективе расширяются информационные потоки, а также повышается точность понимания информации. Отсюда следует, что положительная ответная реакция от подчинённых будет только тогда, когда руководители будут честны и открыты при информировании своих подчиненных.

Другой частью проблемы является так называемые семантические барьеры. Так для людей различных социальных статусов, должностей, профессий, некоторые слова-символы, используемые для кодирования информации, имеют различные значения. Также источником смысловых искажений могут служить жаргоны, используемые в некоторых структурных подразделениях либо во всей организации в целом.

Помимо слов, которые являются основными средствами кодирования, в информационных обменах используются также и так называемые невербальные символы. Невербальные символы способны существенно исказить смысл передаваемого сообщения и создать дополнительные проблемы в общении.

Проблемы, возникающие в межличностных информационных обменах, имеют психологическую природу и решение их, прежде всего, зависит от совершенствования навыков делового общения менеджеров организации. Однако трудности в процессах коммуникации могут быть вызваны и причинами организационного характера.

Во- первых, одной из причин, способной вызвать проблемы в коммуникации является нерациональная организационная структура. Не правильно продуманная структура организации может создать ряд серьёзных проблем при обмене информации, конфликты между подразделениями при принятии управленческих решений, также это вызывает дублирование функций, полномочий, что в результате ведёт к параллельным потокам информации, их искажениям и замедлении движения информации.

Второй причиной является фильтрация, так как в организации при обмене информации на различных уровнях существует вероятность получения потока не правильной для принятия решений информации, для этого необходимо отбирать или фильтровать полученный поток сведений, чтобы до получателя доходили только те сообщения, которые его касаются. Чтобы информация быстрей дошла до получателя, её уменьшают, выбирают наиболее, как им кажется, нужную информацию и, доводят до места назначения, искажая содержание информации, при этом получатель получает не всю необходимую для него информацию. Исходя из этого, решения могут быть приняты не правильные.

От поступления большого количества информации в организации происходит перегрузка каналов связи. Эта перегрузка является следующей причиной способной вызвать проблемы в коммуникации. Всё это происходит в первую очередь от того, что не хватает технических средств связи и недостаточной обработки информации, но так же и переизбытком информационных потоков.

Эффективность коммуникационного процесса.

Эффективность коммуникационного процесса невозможно количественно оценить. Но можно определить множество факторов, которые влияют на эффективность коммуникационного процесса.

Важную роль в оценке эффективности коммуникационного процесса играет количество каналов связи: при обмене информацией желательно не ограничиваться одним каналом, необходимо иметь минимальное количество каналов, но при этом должно быть их определенное сочетание.

Также на эффективность коммуникационного процесса не менее важную роль играет правильное оформление сообщения: изложение информации должно быть настолько ясным, насколько оно будет наиболее точно понято получателем информации.

Огромное значение на эффективность коммуникационного процесса играет обратная связь, это то, насколько будет достигнуто взаимопонимание между отправителем и получателем. Именно это способствует достижение желаемых результатов, а для организации это в первую очередь получение прибыли.

2 АНАЛИТИЧЕСКАЯ ОСНОВА КОММУНИКАЦИОННОГО ПРОЦЕССА

2.1 Общая характеристика и структура деятельности Бобруйского унитарного коммунального дочернего производственного предприятия “ВОДОКАНАЛ”

Бобруйское унитарное коммунальное дочернее производственное предприятие “ВОДОКАНАЛ” является самостоятельным субъектом хозяйствования с коммунальной формой собственности (собственник Бобруйский городской Совет депутатов), обладает правом юридического лица, действует на принципах полного хозяйственного расчета, самофинансирования и самоокупаемости, имеет самостоятельный баланс, расчетный счет, круглую печать с изображением государственного герба Республики Беларусь и своим наименованием. Находится в оперативном управлении Бобруйского горисполкома. Место нахождения: Республика Беларусь, Могилевская область, город Бобруйск. 
Почтовый адрес: 213826 Могилёвская обл., г. Бобруйск, ул. Урицкого, 2.

Бобруйское унитарное производственное предприятие «Водоканал»  было образовано как самостоятельная производственная структура в 1927 году.
Предприятие «Водоканал», как и все другие подобные предприятия страны  уникально по своей деятельности. Предприятие одновременно являются добывающим, обрабатывающим, транспортирующим, самостоятельно реализующим свою продукцию, в конечном итоге принимает от потребителей своей продукции производственные и бытовые отходы, утилизируют их и возвращают в природоохранную среду без ущерба для нее.

Структурой организации является логическое взаимоотношение уровней управления и функциональных областей, которые должны быть построены в такой форме, что позволяло бы достигать для организации наиболее эффективных целей.

Организационная структура Бобруйского государственного предприятия «Водоканал» является линейно-функциональной структурой. Эта структура одна из самых широко используемых во всем мире. Многолетний опыт использования линейно-функциональных структур управления показал, что они наиболее эффективны там, где аппарат управления выполняет рутинные, часто повторяющиеся и редко меняющиеся задачи и функции. Таким и является наше предприятие.

Руководителем высшего уровня является директор, который утверждает приказы, отдает распоряжения, выполнение которых осуществляется руководителями среднего и низового уровней.

Секретарь доводит до сведения руководителей среднего и низового уровней приказы и распоряжения генерального директора, исполняет поручения директора (печатные работы, ведение входящей и исходящей корреспонденции, отвечает на телефонные звонки и пр.)

Руководителями среднего уровня в данной организации являются главный бухгалтер, главный инженер, начальник ПТО и мастер цеха и другие. Работу главного инженера и главного бухгалтера контролирует директор. Главный бухгалтер осуществляет контроль над исполнением текущей и промежуточной отчетности. В подчинении у него находятся другие бухгалтера. Главный инженер координирует и контролирует работу начальника цеха, начальника участка и мастера цеха. Работу инженеров своего отдела координирует начальник ПТО. Начальник цеха отдает распоряжения для исполнения их начальниками участков и мастеров в цехе.

Начальники участков и мастера относятся к руководителям низового уровня. Они осуществляют контроль над работой рабочих в производственном цехе.

Руководители всех уровней несут ответственность за работу людей, находящихся у них в подчинении. Любой приказ должен исполняться только при согласовании с директором предприятия. Отсюда можно сказать, что данная структура управления является централизованной, поскольку руководитель высшего звена оставляет за собой большую часть полномочий, необходимых для принятия управленческих решений.

2.2 Анализ организационных коммуникаций и информационного обеспечения системы управления на примере Бобруйского государственного предприятия «Водоканал»

За информационный процесс на предприятии отвечает секретарь - референт. В его функции входят:

• Приём на подпись проектов писем, приказов по основной деятельности.
• Оперативная связь со сторонними организациями и отдельными гражданами (телефон, факс и т.д.)
• Формирование подписки предприятия и контроль поступления подписных изданий.
• Приём и регистрация внутренней, входящей, исходящей корреспонденции.
• Проверка правильности составления всех документов, передаваемых на подпись директору.
• Извещение сотрудников о проводимых совместно с директором совещаниях.
• Учёт приёма граждан и сотрудников по личным и служебным вопросам.