Файл: Социальные коммуникации в управлении персоналом организации.pdf
Добавлен: 26.06.2023
Просмотров: 139
Скачиваний: 3
Введение
На современном этапе развития экономики, информация и коммуникация, выступают как один из первостепенных ресурсов, значение которого не меньше, чем значение материальных, сырьевых, производственных и других ресурсов. Сейчас практически невозможно эффективно использовать организациям различные ресурсы без использования соответствующих коммуникаций. При этом, в отличие от большинства ресурсов, которые способны истощаться, коммуникационный потенциал может использоваться многократно как коллективами, так и отдельными работниками. Единственными критериями при использовании коммуникации, выступают: содержание информации, адресат, время, место и объем передачи информации.
Менеджерам следует использовать только полную, объективную и своевременную информацию, собираемую, обрабатываемую, и передаваемую посредством коммуникаций. Поскольку это объективная необходимость, обусловленная, в частности, требованиями современного рынка и производства, адекватно и оперативно реагировать на возникающие проблемы. Нужно не только располагать своевременной и точной информацией, но уметь осмысливать ее, делать необходимые выводы и результативно воплощать в управленческие решения. Отсюда необходимость присутствия проверенной и обдуманной информации в коммуникационной политике предприятия, поскольку это является ключевой составляющей управленческого процесса.
Для современных и инновационных условий производства и организации труда, характерно применение высокоэффективной внутрифирменной коммуникационной системы, основанной на использовании новейших технических и инновационных средств передачи и обработки информации. Например, автоматизированной обработки цифровой и текстовой информации, объединенных в единую внутрифирменную сеть посредством системы связи. Компьютеризация и телефонизация, позволяют успешно реализовывать информационно-управленческую деятельность многих организаций. Но для более лучшей реализации коммуникационной политики, необходимо использовать повышенное количество различных коммуникационных средств, направленных на донесение нужной информации для человека (работника) или коллектива по всем человеческим каналам восприятия информации (визуальной, слуховой и т.п.). С тем, чтобы все работники понимали, что от них требуется и что они должны делать, а также, чтобы был виден их результат работы и понятна стадия процесса выполнения конкретного дела.
Поэтому в коммуникационном процессе обязательно должна находится обратная связь и легкость (доступность) общения, как с руководящим составом, так и с рядовым составом работников.
Для эффективной коммуникации в управлении организации, коммуникации должны обладать определенными характеристиками. На практике, для этого используют различные информационные источники и учитывают факторы, влияющие на информационное обеспечение, и существующие ограничения использования информации.
Объединение участников коммуникационного процесса происходит на основе интегрирующей роли коммуникаций в менеджменте. При этом необходимо учитывать личностный и информационный аспекты.
Главная цель коммуникации - обмен различного рода информации. Современная организация пронизана сетью информационных каналов, которые предназначены для сбора, анализа и систематизации информации о внешней среде, а также для передачи переработанных сообщений обратно во внешнюю среду. С помощью профессионального языка менеджер осуществляет управленческое воздействие и взаимодействует с персоналом.
В данной работе будут рассмотрены будут рассмотрены аспекты эффективности деловых и социальных коммуникаций в управлении персоналом организации.
Глава 1. Эффективность деловых коммуникаций в управлении персоналом организации
Коммуникации проявляются, главным образом, в наличии информационных связей. Информация - это необходимое условие коммуникаций, но понятие коммуникации не сводиться полностью к понятию информации или информационных связей.
При одинаковой информации коммуникации складываются различным образом. Дело в том, что управление не только опирается на коммуникации, но и создает коммуникации. При формировании и управлении коммуникациями необходимо определить, к какому виду относятся коммуникации [3].
Коммуникации отражают различные виды интересов, определяющие результаты деятельности человека. В связи с этим можно выделить коммуникации социально-психологического, организационного и экономического характера. На формировании этих коммуникаций строится система стимулирования и мотивации в организации [5].
Основные участники коммуникации - отправитель и получатель. Обращения и средства распространения информации - это орудие коммуникации. Кодирование, декодирование, ответная реакция и обратная связь - функциональные составляющие модели коммуникации. Отправитель (источник) - сторона, посылающая (генерирующая) сообщение. Кодирование - процесс представления мысли в символической форме. Коды - это символы, переводящие идею на язык, понятный получателю. Кодирование должно обеспечить интерпретацию обращения получателем в соответствии с целью коммуникации, поставленной отправителем. В качестве кодов могут использоваться слова устной и письменной речи (лексика, темп, стиль речи), визуальные образы (людей, товаров) и их движение, звуки (мелодия, интонация, тембр голоса), цвет (яркий, приглушенный), жесты.
Средства коммуникации или каналы коммуникации бывают двух видов: каналы личной коммуникации и каналы неличной коммуникации.
Каналы личной коммуникации предусматривают участие двух и более лиц, непосредственно общающихся друг с другом. Это может быть общение лицом к лицу, общение одного лица с аудиторией, общение по телефону и даже посредством личной переписки по почте. Каналы личной коммуникации эффективны благодаря тому, что предоставляют участникам возможности и для личного обращения, и для установления обратной связи [11].
Каналы неличной коммуникации - это средства распространения информации, передающие обращения в условиях отсутствия личного контакта и обратной связи. К ним относятся средства массового и избирательного воздействия, мероприятия событийного характера (например, пресс-конференции) и специфическая атмосфера - это специально созданная среда, способствующая возникновению или укреплению предрасположенности покупателя к приобретению или использованию товара.
Так, юридические конторы и банки рассчитаны на внушение чувства уверенности и прочих представлений, которые могут быть ценными с точки зрения клиентов. Хотя личная коммуникация часто эффективнее массовой, использование средств массовой информации может оказаться основным приемом стимулирования личной коммуникации [13].
Средства распространения информации -каналы коммуникации, по которым обращение передается от отправителя к получателю. Декодирование - процесс, в ходе которого получатель придает значение символам, переданным отправителем. Получатель - сторона принимающая сообщение. Ответная реакция - набор откликов получателя, возникших в результате контакта с обращением. Обратная связь - часть ответной реакции, которую получатель доводил до сведения отправителя. Помехи - появление в процессе коммуникации незапланированных вмешательств среды или искажений, в результате этого к получателю поступает обращение, отличное от того, что посылал отправитель [7].
Формирование оптимальных информационных связей организации с партнерами, потребителями, собственным персоналом должно осуществляться на основе плана коммуникации. Целевую аудиторию могут составлять потенциальные покупатели товаров, существующие пользователи товаров, лица, принимающие решения о покупке или влияющие на их принятие. Затем предстоит определить желаемую ответную реакцию целевой аудитории - осведомленность, знание, благорасположение, предпочтение. Обращение должно быть доведено до получателя лицом, заслуживающим доверие, а именно кем-то, кому присущи профессионализм, добросовестность. И, наконец, необходимо собрать информацию, поступающую по обратным каналам обратной связи и оценить эффективность программы коммуникации [10].
Существуют внешние и внутренние коммуникации, которые выступают основополагающим фактором в коммуникационной политики организации.
Внешние коммуникации - коммуникации между организацией и внешней средой. Факторы внешней среды очень сильно влияют на деятельность организации.
Организации пользуются разнообразными средствами для коммуникаций с составляющими своего внешнего окружения. [9] С имеющимися и потенциальными потребителями они сообщаются с помощью рекламы и других программ продвижения товаров на рынок. В сфере отношений с общественностью первостепенное внимание уделяется созданию определенного образа, имиджа организации на местном, общенациональном или международном уровне.
Внутренние коммуникации - коммуникации внутри организации между различными уровнями и подразделениями. Они могут быть формальными и неформальными [14].
Члены организации имеют разнообразные интересы, которые и определяют множественность используемых коммуникаций. Хотя в определенной деятельности человека его интересы могут сводиться к одному типу связей. Это бывает при очень узкой специализации деятельности или очень ограниченных полномочиях.
Деловые коммуникации - один из самых массовых видов общения людей в социуме (обществе) и от их качества зависят результаты трудовых действий и благополучие людей. Слово, несущее определенный смысл, - вот что составляет суть качественных коммуникаций и именно оно или содействует установлению и развитию отношений сотрудничества и партнерства между коллегами, руководителями и подчиненными, клиентами и конкурентами или нет. Некачественные деловые связи разрушают, затрудняют, превращают отношения и взаимодействия персонала в малосодержательные, неэффективные, нежелательные и даже конфликтные, если партнеры не находят взаимопонимания [9].
Предметом исследования можно представить деловые коммуникации различных видов: устные и письменные сообщения, диалогическая и монологическая речь, межличностные и публичные, непосредственные и опосредованные, контактные и дистанционные формы сообщений. Письменная деловая речь, в которой реализуются монологические и диалогические отношения, была представлена всеми видами деловых писем, приказами, другими документами, фиксирующими социально-правовые отношения - контрактами (договорами), соглашениями и всеми типами сопутствующих документов. Устная деловая речь, в которой реализуются диалогические отношения, была представлена жанрами деловых переговоров, встреч, бесед, консультаций и т. п.
Поскольку деловые коммуникации в более узком смысле - это деятельность по достижению коммерческих целей, то информация, содержащая коммерческую тайну, была «закрыта» для исследователей, что не повлияло существенным образом на полученные результаты. Исследователи учитывали также, что деловые коммуникации всегда возникают в определенной ситуации и контексте и оказываются зависимыми от них, как и от состава участников (контингента), их компетенции, полномочий, целей контактов. Наиболее распространенной и чаще всего изучаемой формой устной деловой коммуникации явилась для нас деловая беседа. Существенными ее факторами были визуальные контакты, внешний вид, статус и полномочия собеседников, «расклад» их интересов и целей [2].
Исследование показало, что специфической особенностью деловых отношений (коммуникаций) и действий является, с одной стороны, их контингентность (случайность, зависимость от состава участников), неопределенность, спонтанность, непредсказуемость, ситуативность, корректируемость, динамичность и креативность, а с другой - регламентированность (подчиненность установленным правилам и ограничениям). Эти правила определяются уровнем делового общения, статусом его участников, степенью официальности, конкретными целями и задачами, которые стоят перед ними, а также национально-культурными традициями и обычаями [1].
Согласно новому взгляду ученых деловые предложения, цели и средства хотя и определяются до начала действия, но не априорны. Они проясняются, осмысливаются и переосмысливаются, постоянно корректируются в процессе деловых дискурсов и в процессе действия. «Ситуативные вызовы» требуют постоянной креативности решений, а не бездумного следования заранее принятой цели. Кроме того в деловых контактах важную, а подчас и решающую роль играют случайные, непредвиденные обстоятельства. И это надо иметь в виду тем, кто занимается вопросами коммуникативной культуры персонала. В контексте деловых отношений индивидов и групп присутствуют факторы экономической целесообразности, правовой и моральной обоснованности, чистоты принимаемых решений. Только в случаях, когда отдельные сотрудники - участники деловых контактов достаточно правопослушны, профессиональны, компетентны и креативны - они могут прийти к желаемому результату. И это имеет прямое отношение к управлению персоналом, так как эти качества сотрудников надо обнаруживать, формировать и развивать [8].
Условием эффективных деловых связей сотрудников являются «скрытые» факторы, которые не принимались во внимание авторами прежних «классических», рациональных теорий действия. Из этого следует, что намеренное действие не всегда является только целерациональным действием. Цель есть, но есть и интуиция, желания и стремления субъекта и они корректируются внешними обстоятельствами и подвергаются постоянному пересмотру, переосмыслению в процессе дискурса и реализации самого действия [2].