Файл: Особенности коммуникаций в организации.pdf

Другим важным структурным недостатком является отсутствие устойчивых горизонтальных связей между отдельными подразделениями организации, например, когда руководство организации допускает только вертикальные связи, а коммуникации между подразделениями одного уровня считаются незначимыми и ненужными. Такой недостаток характерен для высокоцентрализованных и формализованных линейных структур.

Еще одним существенным недостатком следует признать наличие конфликтов между отдельными группами и подразделениями организации.

Зачастую конфликты заложены в самой структуре организации. Подразделения или отдельные руководители, находящиеся в состоянии конфликта, могут не только способствовать разрыву коммуникационных связей внутри организации, но и использовать коммуникационные сети для достижения собственных целей в борьбе с другими подразделениями или руководителями. Например, если в организации производятся два вида продукта или услуг и не предусмотрено разделение ресурсов, эквивалентное вкладу каждого из двух подразделений, то между ними возникает конфликт, каждый из участников которого использует коммуникационные каналы организации для принижения роли другого и возвышения собственной.

Высокая степень пространственной дифференциации создает преграды для прохождения информации по определенным коммуникационным каналам в силу удаленности отдельных структурных единиц организации. В первую очередь это касается каналов контроля и обратной связи, а также каналов, по которым передается печатная информация (документы, научная или технологическая литература).

Действительно, с помощью радио или телефонной связи с удаленными объектами иногда бывает трудно передать большой объем информации или проследить за выполнением распоряжений; кроме того, проблематичны возможности подчиненных связаться с отдаленным центральным органом управления. Как следствие, может возникнуть взаимное недоверие между членами организации, снижается эффективность взаимодействия.

Пути повышения эффективности организационных коммуникаций:

- создавайте системы обратной связи;

- регулируйте информационные потоки;

- предпринимайте управленческие действия, способствующие облегчению обмена информацией по вертикали и горизонтали;

- развертывайте системы сбора предложений;

- используйте внутриорганизационные системы: корпоративные печатные издания, стенгазеты, стенды и т.п.;

- применяйте достижения современных информационных технологий.

2.2 Решение проблем структурных коммуникаций

Для снижения отрицательного воздействия этих проблем организация может использовать следующие приемы:

Постоянное регулирование информационных потоков путем создания банка информационных данных, внутреннего рынка информации, отслеживания мест информационных перегрузок;

Контроль за процессами обмена информацией, информационными каналами. Для этого можно проводить такие мероприятия, как разработка плана - графика, периодическая отчетность, регулярные встречи с подчиненными для обсуждения возможных перемен в организации и т.д.;

Организация системы сбора информации от исполнителей путем создания действующих каналов от подчиненных к руководству, исключающих фильтрацию информации в ходе ее прохождения по структурным уровням. Это возможно с помощью ящиков для предложений, частной телефонной связи, «кружков качества» и т.д.;

Создание дополнительных каналов для исключения искажения информации или двойственного понимания информационных сообщений путем повторения распоряжений или приказов в специально выпускаемых бюллетенях, информационных листках, регулярных обсуждений или собраний, доски объявлений, демонстрационных витрин, местных средств радио или телевещания и т.д. Кроме того, полезно вовлекать самих пользователей информации в разработку систем и процедур сбора данных (например, упрощение документооборота, самоконтроль и др.);

Использование современных информационных технологий, что, подводит руководство организаций к решению проблемы создания качественной системы коммуникаций. В частности, к таким мероприятиям относятся внедрение персональных компьютеров на рабочих местах, электронной почты, выход в Интернет, связи с другими организациями и т.д.;

Планирование рабочих мест с учетом функциональных особенностей и способностей работников. При этом возможно создание коммуникационных сетей у работников, функционально связанных между собой в процессе работы. К таким мероприятиям можно отнести пространственное сближение рабочих мест по принципу технологических линий или цепочек;

Предотвращение возникновения барьеров между различными подразделениями и должностными статусами в организации, «снятие функциональных и иерархических перегородок». Действительно снятие различий между «мы» и «они» и понимание организации как единого организма в значительной степени уменьшают трудности в процессе коммуникации.

2.3 Проблемы коммуникации в межличностном общении

Коммуникациям очень часто препятствует непонимание друг друга членами коммуникационного процесса. Причины возникновения проблем коммуникации из-за непонимания заключаются в следующем.

Различия в восприятии сообщения и его основной идеи и концепции, что происходит в силу:

- неправильного кодирования сообщения руководителями без учета культуры и установок членов организации (сообщение написано или передано на непонятном языке, содержит много слов, принадлежащих другой субкультуре, или специальных терминов, выбрана область деятельности или знания, малоизвестная членами организации, и т.д.);

- конфликта между сферами компетенции, основами суждений отправителя и получателя информации (структурный конфликт такого рода может привести к избирательному восприятию информации ее получателем в зависимости от собственных интересов и потребностей и игнорированию интересов отправителя);

- различных социальных установок членов организаций, различных структур ценностей.

Семантические барьеры, возникающие из-за плохо сформулированных сообщений, которые могут приводить к потере информации ее получателем, особенно много проблем такого рода порождается в многонациональной среде.

Невербальные межличностные преграды (жесты, интонации, внутренний смысл и другие формы невербальной символической коммуникации).

Неудовлетворительная обратная связь (например, из-за неумения слушать).

Для того, чтобы избежать потерь, возникающих из-за недостатков межличностного общения, можно использовать такие приемы:

- предварительная подготовка к передаче сообщения; например, разъяснение основных положений, содержания сообщения;

- снятие семантических барьеров путем исключения двусмысленности, многозначности понятий;

- постоянное внимание к невербальной символической коммуникации - тону подаче сообщения, жестам, мимике и т.д.;

- установление обратной связи, для чего следует: задавать вопросы получателю информации о содержании сообщения и степени его восприятия; оценивать невербальную реакцию получателей на сообщение, особенное внимание обращать на жесты, позу и мимику, указывающие на замешательство или непонимание; создавать атмосферу доверия, доброжелательности и готовности обсудить возникающие проблемы с учетом интересов и потребностей получателей информационных сообщений.

ГЛАВА 3 Исследование коммуникаций

3.1 Программа реализации исследования

Были опрошены 10 студентов из различных ВУЗов и различных специальностей. Исследование было направлено на выявление у студентов коммуникативных навыков, насколько они понимают мимику и жесты, и как хорошо контролируют себя при общении.

Первый тест направлен на определение коммуникативных умений. Понятие «коммуникативные умения» включает в себя не только оценку собеседника, определение его сильных и слабых сторон, но и умение установить дружескую атмосферу, умение понять проблемы собеседника и т.д. Для проверки этих качеств был предложен тест на оценку коммуникативных умений (см. табл. 1).

Таблица 1

Сводная таблица результатов исследования коммуникативных умений

Отсутствие людей с низким владением навыками коммуникации является положительным фактором. Это значит, что все опрошенные в той или иной степени владеют навыками коммуникаций и имеют навыки их применения.

Большинство опрошенных имеют среднее владение коммуникационными навыками. Им присущи некоторые недостатки. Они критически относятся к высказываниям, и иногда им недостает некоторых достоинств хорошего собеседника. Людям этой группы следует избегать поспешных выводов, не заострять внимание на манере говорить, не притворяться, не искать скрытый смысл сказанного, не монополизировать разговор.

% опрошенных владеют коммуникативными навыками выше среднего, т.е. они хорошие собеседники, но иногда отказывают партнеру в полном внимании. Им следует следить за собой (повторять вежливо высказывания партнера, давать ему полностью раскрыть свою мысль, приспосабливать свой темп мышления к речи партнера) и, возможно, общаться с этими людьми будет приятнее и легче.

Из всех опрошенных только один человек является отличным собеседником. Он умеет слушать. Возможно, именно стиль общения этого человека может стать примером для окружающих.

Следующий тест направлен не только на определение коммуникативных склонностей, но и организаторских (см. табл. 2,3). Под такими склонностями подразумевается умение быстро и четко устанавливать деловые и товарищеские отношения с людьми, стремление расширять контакты. Участие в групповых мероприятиях, умение влиять на людей, стремление проявлять инициативу и др.

Тест показал, что среди опрошенных есть люди, у которых коммуникативные и организаторские склонности находятся на одном уровне, например, опрошенный К.А.С. имеет очень низкий уровень, как коммуникативных, так и организаторских склонностей или опрошенный З.В.И., который имеет одинаковый низкий уровень склонностей.

Есть люди, которые имеют небольшой разрыв в уровнях коммуникационных и организаторских склонностей. Таким является опрошенный Т.Е.Н., который имеет средний уровень коммуникационных склонностей, но низкий организаторских. Опрошенный Т.А.С. наоборот имеет низкий коммуникационный и средний организаторский уровни.

Но среди и опрошенных присутствуют и такие, которые имеют достаточно большой разрыв между уровнями склонностей. Так В.Д.С. имеет очень низкий коммуникационный, но средний организаторский уровни, а Ч.А.М. имеет низкий уровень коммуникационный, но высокий организаторский уровни.

Последней группе людей стоит постараться выровнять свои склонности, т.к. при организаторском уровне, превышающий коммуникационный, достаточно сложно проявить себя. Остальным группам будет легче совершенствовать свои навыки, т.к. улучшение будет проходить на одном (или практически одном) уровне.