Файл: Коммуникации в организациях (Анализ системы коммуникаций).pdf

ВВЕДЕНИЕ

Успех или неудача любой организации в современных рыночных условиях, сегодня определятся не только достатком или избытком сырья, труда и капитала, но во многом качеством доступной информации.

Термин «коммуникация» широко применяется в обыденной жизни и среди специалистов.

Коммуникации играют огромную роль для деятельности организации. Успешными руководителями принято считать тех, кто эффективно используют коммуникация в процессе своей трудовой деятельности. Менеджеры должны владеть искусством переговоров.

Актуальность выбранной темы связана с тем, что коммуникация одна из наиболее главных проблем в организационном поведении.

Как показывает практика, на российских и зарубежных компаниях эффективность коммуникации во многом зависит от психологического климата и настроя в коллективе.

Коммуникация представляет собой обмен информации между двумя или большим количеством лиц, для принятия управленческих решений. Информация является составляющей процесса коммуникации.

Каждый сотрудник ежедневно участвует в процессе коммуникации (в обмене информации). Если происходит нарушение в процессе коммуникации, то происходит рассогласованность в коллективных действиях, могут возникнуть конфликты.

Цель курсовой работы – исследование сущности коммуникации, а также мероприятия по совершенствования коммуникаций в организации.

Для достижения поставленной цели необходимо решить ряд задач:

1. Изучить сущность коммуникации, ее основные элементы и этапы, классификацию коммуникаций, коммуникационные сети и стили;
2. Выявить барьеры, препятствующие эффективным организационным коммуникациям, а также барьеры на пути межличностных коммуникаций;
3. Разработать мероприятия по совершенствованию коммуникации в организации.

Объект исследования – коммуникация в организации.

Предмет исследования – совершенствование коммуникаций в организации.

В курсовой работе были использованные следующие методы: аналитический, графический, сравнительный, литературный обзор.

Глава 1. Коммуникации в организации

Сущность коммуникации

Термин «коммуникация» происходит от латинского слова «communis», означающего «общее»: передающий сигналы или послания пытается установить «общность» с получающим их. [Виханский О. С., Наумов А. И. Менеджмент: учебник / О. С. Виханский, А. И. Наумов. – 5-е изд. стереотипн. — М.: Магистр: ИНФРА - М, 2014. — С. 422]

Коммуникация является важнейшей составляющей деятельности руководителя. Без обмена информацией сотрудники не могут вместе работать, формировать задачи и находить решение на них.

Передача информации необходима для осуществления любой управленческой функций менеджмента (планирование, организация, мотивация, контроль и т.д.) Передача информации считается важным условием для принятия аргументированных решений, а также она играет существенную роль в межличностных отношениях и создает стиль компании. То есть обмен информацией - важная составная управленческой деятельности менеджера. Значительную часть рабочего времени менеджеры всех уровней тратят на коммуникации, обычно оно составляет 50-90%.

Эффективность работы менеджера во многом зависит от эффективности его коммуникаций и так же деловых способностей: умение вести переговоры, беседовать по телефону, проводить совещания, собрания, а так же работать с документацией и многое другое. [Борисова Е.А. Эффективные коммуникации в бизнесе. / Е.А. Борисова Е.А. – СПб.: Питер, 2005. – С. 12]

Коммуникация – информационное взаимодействие, в которой сотрудники вступают при выполнении своих должностных либо функциональных обязанностей.

Коммуникации в организации представляет собой сложную, многоуровневую систему, которая охватывает как всю организацию, так и ее элементы, и внешнюю среду. [Теория организации : учебник / В.Н. Парахина, Т.М. Федоренко, Е.Ю. Шацкая. — 6-е изд., перераб. — М.: КНОРУС, 2017.- С. 48]

Взаимодействуя друг с другом, включаясь в процесс общения, люди обычно преследуют определенные цели (миссии). К основным целям коммуникации обычно относятся следующие:

• создание эффективного обмена информацией между участниками коммуникации.
• совершенствование межличностных отношений в процессе коммуникации;
• создание информационных каналов для обмена информацией между отдельными сотрудниками и группами и координации их задач и действий;
• регулирование и совершенствование информационных потоков в рамках организации и за ее пределами;
• формирование умений и способностей для эффективной социокультурной деятельности;
• формирование отношения к себе, к другим людям, к обществу в целом;
• обмен деятельностью, инновационными приемами, средствами, технологиями;
• изменение мотивации поведения;
• обмен эмоциями.

Коммуникации в организации выполняет следующие функции:

1. информативную функцию - передачу данных, т.е. обеспечение необходимой информации для принятия решений;
2. мотивационную функцию - стимулирует работников к эффективному выполнению задач, используя такие приемы как убеждение, внушение, просьбы, приказы и т.д.;
3. контрольную функцию - отслеживание поведения сотрудников различными способами на основе иерархии и формальной соподчиненности;
4. экспрессивную функцию - способствует эмоциональному выражению чувств, переживаний, отношения к происходящему и позволяет удовлетворять общественные потребности.

Элементы и этапы коммуникационного процесса

Процесс управления представляет собой взаимодействие между элементами управленческой структуры - подразделениями, должностями, отдельными личностями, осуществляемое с поддержкой соединяющих их коммуникационных каналов, формируемых в процессе личных контактов, обмена документами, функционирование электронных средств связи и т.д.

Главная задача коммуникативного процесса - обеспечение правильно понимания информации, являющейся предметом общения. Однако сам факт обмена информацией не гарантирует эффективности общения. [Кибанов А. Я. Организация управления персоналом на предприятии /А.Я. Кибанов, Д.К. Захаров.- М. ГАУ, 2002.- С. 119]

Для того чтобы правильно понять процесс обмена информацией и условия его эффективности, рассмотрим основные элементы и этапы коммуникационного процесса.

В процесс коммуникации участвуют четыре базовых элемента: отправитель, сообщение, канал, получатель. [Жигалов В.Г. Основы менеджмента и управленческой деятельности. Учебное пособие для кооперативных учебных заведений в 2-х частях. – М.: 2003.- С. 154]

1. Отправитель (коммуникатор). Коммуникатором может быть любой сотрудник организации, у которого имеются определенные идеи, намеренья, информацию и цель коммуникации. [Латфуллина Г.Р. Организационное поведение: Учебник для вузов. 2-е изд., доп. и перераб./ Под ред. Г.Р.Латфуллина, О.Н.Громовой. - СПб.: Питер, 2008 - С. 149]

2. Сообщение - непосредственно сведенья, закодированные с помощью символов (знаков).

3. Канал - способ передачи информации.

4. Получатель - лицо, которому предназначена информация и которое интерпретирует ее.

Коммуникацию можно представить в виде последовательных этапов, которые взаимосвязаны между собой: зарождение идеи, кодирование и выбор канала передача сообщения, декодирование сообщения, обратная связь.

Рис. 1. Процесс коммуникации

Зарождение идеи. Коммуникация начинается с отбора информации, т.е. формирование идеи. На этом этапе отправитель должен решить какую именно информацию, идею или сообщение он хочет передать. На данном этапе чаще всего возникают разногласия, т.к. руководители передают идею, не обдумав ее. [Мескон М.Х. Основы менеджмента: учебник/ М.Х. Мескон, М. Альберт, Ф. Хедоури - Пер. с англ. - М., Дело, 1992.- С. 120]

Вплоть до отправки сообщения отправитель должен принять в расчет огромное количество факторов: что именно должен понять в расчет получатель, насколько эти идеи уместны и адекватны с учетом конкретной ситуации и миссии и др. Именно на данном стадии определяется эффективность коммуникационного процесса в целом. [Чаусов Н.Ю. Менеджмент: Учебное пособие/под. ред. Чаусов Н.Ю., Калугин О.А., Чаусова Л.А. - Калуга: издательство АНО «КЦДО», 2008. - С. 93]

Кодирование информации и выбор канала. Отправитель для того чтобы передать информацию получателю, должен закодировать ее с помощью символов, для этого используются слова, интонации, жесты, иллюстрации и т.д. [Менеджмент в АПК / Ю. Б. Королев, В. Д. Коротнев, Г. Н. Кочетова и др. — М.: КолосС, 2007. — С. 86]

Подобное кодирование превращает идею в сообщение. Необходимо выбрать правильный канал связи, которые совместим с типом символов используемых для кодирования. К каналу связи относят: передачи речи и письменных материалов, почта, телефон, факс, электронная почта, видеоконференции и т.д. Если канал связи непригоден для воспроизведения определённых символов, то передача информации будет неосуществима либо затруднена. Канал должен соответствовать идее, которая сформирована на начальной стадии, иначе обмен информацией будет малоэффективным. В определенных случаях предпочитают применять несколько средств передачи информации. Это усложняет коммуникационный процесс, так как отправителю требуется определить очередность использования этих средств и определять временные интервалы в последовательности передачи информации, однако делает его более результативным. Таким образом, исследования показывают, что одновременное применение средств обмена устной и письменной информацией обычно успешнее, чем только обмен письменной информацией.

Передача. На третьем этапе сообщение передается получателю по каналам. В качестве каналов может выступать сама среда, к примеру, воздух свет, вода либо технические устройства, к примеру, линии связи, компьютер, мобильный телефон.

Эффективность передачи информации во многом зависит от средств, которые используются для этого.

Декодирование. Уже после передачи данных получатель декодирует её. Декодирование - это перевод символов отправителя в мысли получателя. Если символы, выбранные отправителем, имеют такое же значение для получателя, то он поймет правильно смысл информации и заложенную в ней идею. Если реакции на идею не требуются, то процесс обмена информации на этом этапе завершается.

Обратная связь. На этом этапе обратной связи отправитель и получатель меняются ролями: получатель становится отправителем и проходит через все этапы коммуникационного процесса при передаче своего ответа начальному отправителю, который теперь играет роль получателя. Определенный результат передается получателю по выработанному каналу связи, тем самым замыкая цикл пяти коммуникаций. Обратная связь, хотя и замедляет процесс коммуникации, содействует увеличению эффективности обмена данными, увеличивает уверенность в точности интерпретации сообщений.

Эффективная обратная связь должна обладать рядом характеристик.

Направленность, цель эффективной обратной связи - усовершенствование качества работы каждого отдельного сотрудника, повышение его ценности. Она не должна унижать чувство собственного достоинства или затрагивать репутацию человека.

Точность, конструктивность. Эффективная обратная связь обязана обеспечить получателей определенной информацией о состоянии дел, благодаря которой они могут понять, как исправить сложившуюся ситуацию.

Описательный характер. Эффективная обратная связь должна не оценивать деятельность сотрудника, а объективно описывать, что он реально сделал.

Полезность. Эффективная обратная связь предоставляет информацию, которую работник может применять с целью усовершенствования качества своего труда.

Своевременность. Чем скорее осуществляется обратная связь, тем лучше для дела.

Желание и готовность работников к восприятию обратной связи. Если работникам навязывают обратную связь, она оказывается значительно менее результативной.

Ясность, точность формулировки, понятность получателю. Адресат обратной связи должен ясно ее понимать, к примеру, при зрительном контакте отправитель может следить за выражением лица получателя.

Надежность и достоверность. Характеризуют, насколько получатель доверяет полученной по обратной связи информации и насколько верно она отражает реальное состояние дел. Искажение при передаче может повлечь за собой как неверную реакцию руководителя, так и последующие неверные изменения в поступках подчиненного.

Типы коммуникаций в организации

Коммуникация подразделяется на следующие типы:

Внутриличностная коммуникация. Это коммуникация, которая возникает внутри самого индивида. Индивид является одновременно и отправителем и получателем. Коммуникационный процесс протекает в его сознании. [Старцев Ю. Н, Теория организации: Учебное пособие. – Челябинск: Челябинский гос. университет, 2015. – 2-е изд. переработанное и дополненное. – С. 151]

Межличностная коммуникация. Это коммуникация, которая возникает у двух людей, вступивших в коммуникационный (информационный) контакт. Они выступают как отправители и получатели. Каналами связи является речь, визуальный и тактильный каналы и слух.

Коммуникация в малой группе. Это коммуникация, которая отличается от межличностной, тем, что в ней участвует большое количество людей (от 3 до 10 человек).

Общественная коммуникация. В общественной коммуникации выступающий передает послание аудитории. Она возникает, когда группа слишком большая, чтобы все ее члены могли эффективно участвовать в ее работе. Выступающий слышит и видит людей, которые выделяются из большой аудитории. Остальные участники выполняют роль слушателей и зрителей, которые показывают слабую заинтересованность. [Кабкова Е.Н., Тюрина А.Д., Ефимова С.А. Теория организации - самое главное: учебник. - Институт экономики и права, 2009. – С. 50]