Файл: Коммуникации в организациях (Анализ системы коммуникаций).pdf

2.Семантические барьеры, возникающие из-за плохо сформулированных сообщений, которые могут приводить к потере информации при передаче получателем, особенно много проблем такого рода порождается в многонациональной среде.

Семантика - это наука, изучающая способы использования слов и предаваемых им значения. Поскольку слова (символы) могут для разных людей иметь разные значения, то, что хотел сообщить отправитель, не всегда будет так же правильно понятно получателем.

Семантические вариации часто приводят к недопониманию, поскольку во многих довольно сложно понять, какое значение было присвоено символу отправителя.

Символы не имеют исходного фиксированного значения. Их значение человек понимает, исходя из своего опыта, и оно варьируется в зависимости от контекста, т.е. ситуации, в которой использован символ. И поскольку у каждого имеется свой опыт, а каждый коммуникационный контакт в той или иной мере отличается от других, никогда нельзя быть уверенным, что получатель присвоил этому символу то же значение, что и Вы.

3. Невербальные межличностные преграды к ним относятся любые символы, кроме слов. Зачастую невербальная передача осуществляется одновременно с вербальной и может усиливать либо изменять смысл слов. Зрительный контакт, улыбка или нахмуренные брови напряженное выражение лица - все это примеры невербальных коммуникаций. К ним относятся и жесты: указание на что-то пальцем, прикрытие рта рукой, прикосновение и т.д.

Еще одна форма невербальных коммуникаций - то, как мы произносим слова (наша интонация, модуляция голоса, плавность речи и т.п.), как известно, все это способно сильно изменить смысл сказанного. Вопрос «Есть идеи?» на бумаге означает ничто иное, как предложение высказать свои идеи. Но произнесенный резким раздражительным тоном, этот же вопрос может быть истолкован собеседником совершенно иначе: «Если вы понимаете свою выгоду, не предлагайте идей, противоречащие моим».

Исследования показали, что большой процент устных коммуникаций воспринимается именно через язык жестов и интонации. В своей книге Non-Verbal Communication («Невербальные коммуникации») А. Мехрабиан утверждает, что 55% сообщений люди воспринимают через выражение лица, позы и жесты, 38% - через интонации и голосовые модуляции. Это означает, что на долю слов как таковых приходится всего 7% значения. Это очень важно, поскольку означает, что во многих случаях то, как мы говорим, важнее того, что говорим.

4. Неудовлетворительная обратная связь (например, из-за неумения слушать).

Для того чтобы избежать потерь, возникающих из-за недостатков межличностного общения, можно использовать такие приемы:

• предварительная подготовка к передаче сообщения; например, разъяснение основных положений, содержание сообщения;
• снятие семантических барьеров путем исключения двусмысленности, многозначности понятий;
• постоянное внимание к невербальной символической коммуникации - тону подаче сообщения, жестам, мимике и т.д.;
• проявление симпатии и открытости при общении и передаче сообщений;
• установление обратной связи, для чего следует; задавать вопросы получателю информации о содержании сообщения и степени его восприятия; оценивать невербальную реакцию получателей сообщения, особенное внимание обращать на жесты, позу и мимику, указывающие не замешательство или непонимание; создать атмосферу доверия, доброжелательности и готовности обсудить возникающие проблемы с учетом интересов и потребностей получателя информационных сообщений.

В целом можно сказать, что наиболее эффективное использование коммуникаций зависит от таких важнейших факторов, как профессионализм руководителей, структуру организации и ее характеристику, наличие устойчивых межличностных отношений между членами организации, культура подчиненных, положение организации во внешней среде (закрытость и открытость), компетентность работников.

В данной главе мы рассмотрели барьеры, которые возникают в процессе коммуникации. В процессе коммуникации могут возникнуть различные коммуникативные барьеры, к ним относят: помехи и препятствие, которые искажают смысл сообщений, а так же мешают конструктивному и грамотному диалогу. Коммуникативный барьер – препятствие на пути обмена информацией между индивидуумами.

Глава 3.Совершенствование коммуникаций в организации

3.1 Совершенствование коммуникаций в организации

К основным способам совершенствования информационного обмена в организации относятся: регулирование информационных потоков, управленческие действия, внедрение систем обратной связи, внедрение систем сбора предложений, использование информационных бюллетеней, использование современных информационных технологий и мировых информационных ресурсов.

Регулирование информационных потоков представляет собой рациональное распределение информации между различными менеджерами и подразделениями. Менеджеры всех уровней организации должны представлять собственные потребности в информации потребности в информации других звеньев. Информация должна быть в достаточном объеме для реализации возложенных на менеджера обязанностей.

Управленческие действия. Предполагается, что менеджер может практиковать встречи с одним или несколькими подчиненными для обсуждения изменений в организации, штатных перестановок, распределения работы и т.п. руководитель может также по своему усмотрению назначать совещания или заседания с участием всех подчиненных для рассмотрения тех же вопросов. Планирование, реализация и контроль этих вопросов формируют дополнительные возможности управленческого действия в направлении совершенствования информационного обмена.

Системы обратной связи являются частью системы контрольно-управленческой информационной системы организации. Один из основных вариантов системы обратной связи - посещение руководителем рабочих мест в организации с целью определенных вопросов. Проведение опроса работников - ещё один важный вариант системы обратной связи.

Системы сбора предложений разработаны с целью облегчения поступления информации по иерархии управления. Выделяют четыре основных формы сбора предложений.

Обычно такая система реализуется в системе ящиков для предложений, куда работники могут анонимно подавать свои предложения.

Организация может развернуть внутриорганизационную телефонную сеть, через которую работники получают возможность анонимно звонить и задавать свои вопросы о назначениях и продвижениях в должности. Иногда на линии работают менеджеры, тут же отвечающие на задаваемые вопросы. Ответы направляются либо непосредственно работникам (если вопрос не анонимный), либо печатаются в информационном бюллетене организации.

Третий вариант системы обратной связи предусматривает создание группы руководителей и рядовых работников, которые встречаются и обсуждают вопросы, представляющие взаимный интерес. Такие группы чаще всего создаются для обсуждения содержания коллективных договоров.

Четвёртый вариант основан на кружках качества, а также группах неуправленческих работников, которые еженедельно собираются для обсуждения предложений по совершенствованию труда и управления, а также возможных или существующих проблем, отражающихся в их работе.

Информационные бюллетени, публикации и видеозаписи организации могут выпускать относительно крупные организации. Они содержат информацию для всех работников: статьи с обзором предложений по поводу управления, на темы охраны здоровья работников, нового контракта, нового вида продукции или услуг, подборка «работник месяца», ответы руководства на вопросы рядовых сотрудников.

Последние достижения в информационной технологии могут способствовать совершенствованию обмена информацией в организациях. Персональный компьютер уже оказал огромное воздействие на информацию, которую руководители, вспомогательный персонал и рабочие рассылают и получают. Электронная почта дает работникам возможность направлять письменные сообщения любому человеку в организации. Это должно уменьшить поток телефонных разговоров. Последние нововведения в системах телефонной связи позволяют одному человеку направить несколько сообщений разным людям, а затем позвонить или получить ответы на исходящие сообщения. В ходе видеоконференций люди, находящиеся на разных местах, в том числе и в разных странах, обсуждают всевозможные проблемы, глядя друг другу в лицо. Внедрение современных информационных технологий предполагает использование в менеджменте мировых информационных ресурсов.

В данной главе мы рассмотрели основные способы совершенствования информационного обмена. Информационный обмен в организации можно улучшить, создав системы обратной связи, регулируя информационные потоки, предпринимая управленческие действия, которые способствуют формированию восходящих либо боковых ветвей информационного обмена, развертывая системы сбора предложения, печатая материалы информационного характера для использования внутри самой организации, а так же применяя достижения современных информационных технологий. Обратную связь можно установив путем контроля первых результатов. Информация позволил руководителю, оценить в какой мере воплощается то, что Вы хотели сообщить.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В ходе выполнения курсовой работы были достигнуты все цели и задачи. Сделаем основные выводы по работе.

Коммуникация – это процесс взаимодействия между людьми. Коммуникация представляет собой обмен информации на основе, которой руководитель принимает эффективные управленческие решения и доводит эти решения до сотрудников организации.

В данной курсовой работе выявлены элементы, которые участвуют в коммуникационном процессе и которые взаимосвязаны между собой.

Были рассмотрены основные типы и виды коммуникаций, которые играют определенную роль в деятельности организации.

Так же были рассмотрены коммуникационные сети и стили, которые также важны в коммуникационном процессе.

Но на каждом этапе коммуникации могут возникнуть барьеры и если их не устранить, это приведет к нарушениям в процессе коммуникации и работе сотрудников организации.

Коммуникационные барьеры обусловлены: трудностями восприятия, наличием семантических барьеров, невербальных барьеров, плохой обратной связью.

Проблемы коммуникации в организации связаны с характеристикой барьеров и к ним относят: искажение информации (сознательно либо несознательно), наличие информационных перегрузок, которые усложняют процесс обработки информации, существующая неудовлетворительная структура организации (иерархия, кадры, организация выполнения задач).

Поэтому были предложены мероприятия по совершенствованию коммуникаций.

Следовательно, для того, чтобы предприятие, в том числе и сферы сервиса, качественно осуществляло свою работу, внутри организации должен быть налажен коммуникационный процесс.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

1. Борисова Е.А. Эффективные коммуникации в бизнесе. / Е.А. Борисова Е.А. – СПб.: Питер, 2005. – 208 с.
2. Виханский О. С., Наумов А. И. Менеджмент: учебник / О. С. Виханский, А. И. Наумов. – 5-е изд. стереотипн. — М.: Магистр: ИНФРА - М, 2014. — 576 с
3. Виханский О. С., Наумов А. И. Менеджмент: учебник / О. С. Виханский, А. И. Наумов. – 6-е изд. стереотипн. — М.: Магистр: ИНФРА - М, 2017. — 656 с
4. Жигалов В.Г. Основы менеджмента и управленческой деятельности. Учебное пособие для кооперативных учебных заведений в 2-х частях. – М.: 2003.-397 с.
5. Кабкова Е.Н., Тюрина А.Д., Ефимова С.А. Теория организации - самое главное: учебник. - Институт экономики и права, 2009. – 503 с.
6. Кибанов А. Я. Организация управления персоналом на предприятии /А.Я. Кибанов, Д.К. Захаров.- М. ГАУ, 2002.- с.119
7. Латфуллина Г.Р. Организационное поведение: Учебник для вузов. 2-е изд., доп. и перераб./ Под ред. Г.Р.Латфуллина, О.Н.Громовой. - СПб.: Питер, 2008 - 464с.
8. Лысов О.Е. Менеджмент: Учеб. пособие / СПбГУАП. СПб., 2004. – 174 с.
9. Мескон М.Х. Основы менеджмента: учебник/ М.Х. Мескон, М. Альберт, Ф. Хедоури - Пер. с англ. - М., Дело, 1992.- 702 с.
10. Менеджмент в АПК / Ю. Б. Королев, В. Д. Коротнев, Г. Н. Кочетова и др. — М.: КолосС, 2007. — 424 с.
11. Менеджмент организации под ред. Тебекина А.В., Касаева Б.С. – М.: КРОНУС, 2008. – 260 с.
12. Мильнер Б. 3Теория организации: Учебник. – 2-е изд., перераб. И доп. –М:.ИНФРА-М, 2000. – 480с.
13. Мунин А.Н. Деловое общение: курс лекций – 2-е изд.: Флинта, Москва, 2010 – 70 с.
14. Старцев Ю. Н, Теория организации: Учебное пособие. – Челябинск: Челябинский гос. университет, 2015. – 2-е изд. переработанное и дополненное. – 483 с.
15. Теория организации : учебник / В.Н. Парахина, Т.М. Федоренко, Е.Ю. Шацкая. — 6-е изд., перераб. — М.: КНОРУС, 2017. — 360 с. — (Бакалавриат).
16. Теория управления: учебно-методическое пособие/ – Мидюк О.Н., Горьканова Л.В. - Оренбург: ГОУ ОГУ, 2005. – 476 с.
17. Чаусов Н.Ю. Менеджмент: Учебное пособие/под. ред. Чаусов Н.Ю., Калугин О.А., Чаусова Л.А. - Калуга: издательство АНО «КЦДО», 2008. - 440с.