Файл: Коммуникации в организациях (Анализ системы коммуникаций).pdf

Внутренняя оперативная коммуникация. Это весь комплекс коммуникаций, который действуют в пределах организации и направленны на достижение поставленной цели. [Мильнер Б. 3Теория организации: Учебник. – 2-е изд., перераб. И доп. –М:.ИНФРА-М, 2000. – С.87]

Данная коммуникация является обязательной в деятельности организации.

Примерами такой коммуникации являются связь между отделами предприятия, отчеты отдела реализации продукции или ведомости складского учета, которые передают информацию о потребностях отделу оперативного планирования производства.

Внешняя оперативная коммуникация. Это весь комплекс коммуникаций, которые действуют за пределами организации направленные на достижение поставленный перед ней целей.

Этот тип коммуникации так же обязателен в деятельности организации.

Относится к взаимоотношениям с государственными, муниципальными, региональными органами и населением. Результат любой организации зависит от ее внешней среды, поэтому этот тип коммуникации важен для продолжения деятельности организации.

Личностная коммуникация. Личностная коммуникация представляет собой непроизвольный обмен информацией между людьми при встрече. Личностная коммуникация не является частью целей организации, но она важна. В организации обратная связь может осуществляться различными путями.

При непосредственном общении руководитель может применять прямую обратную связь, в других случаях ему приходится полагаться больше на косвенные методы обратной

Приведенная типология является достаточно распространённой.

1.4 Виды коммуникаций в организациях

Коммуникации подразделяются на следующие виды:

1. межличностные, которые исполняются путем передачи идей, сообщений, мнений, намеков, ощущений или восприятий, чувств и отношений от одного лица другому в вербальной (устной или письменной) форме, а также в невербальной (позы, жесты, тон голоса, время передачи и т.п.) для получения желательного ответа. [Мунин А.Н. Деловое общение: курс лекций – 2-е изд.: Флинта, Москва, 2010 –С.14]
2. организационные коммуникации. Существующие коммуникационные связи отражают действительную структуру, и задачей высшего руководства является приведение в соответствие того и другого. Противоречия между утверждённой коммуникацией и существующей в организации процесса коммуникации существенно уменьшают эффективность её деятельности. [Виханский О. С., Наумов А. И. Менеджмент: учебник / О. С. Виханский, А. И. Наумов. – 6-е изд. стереотипн. — М.: Магистр: ИНФРА - М, 2017. — С. 421]

Межличностные коммуникации подразделяются на [Теория управления: учебно-методическое пособие/ – Мидюк О.Н., Горьканова Л.В. - Оренбург: ГОУ ОГУ, 2005. – С. 27]:

• формальные или официальные.

Формальные коммуникации определяются политикой, правилами, должностными инструкциями определенной организации и осуществляются по формальным каналам

Неформальные коммуникации, которые не определенны общими правилам определенной организации; они осуществляются согласно установившейся системе личных отношений между сотрудниками организации.

Типичная информация, которая передается по каналам неформальных коммуникаций:

• предстоящие сокращения производственных рабочих,
• новые меры по наказаниям за опоздание,
• изменение в структуре организации,
• грядущие перемещения и повышения,
• подробное изложение спора двух руководителей на последнем совещании по сбыту и т. д.

Среди формальных организационных коммуникаций выделяют:

• вертикальные, когда информация перемещается с одного уровня иерархии на другой;
• горизонтальные, между различными подразделениями, предназначающиеся для координации деятельности различных подразделений.

Вертикальные коммуникации в свою очередь подразделяются на:

• восходящие, когда информация передается снизу вверх (с низших уровней на высшие). Эта коммуникация содержит информацию, которая необходима для менеджеров, с помощью нее происходит оценка той области деятельности, за которою они несут ответственность.
• нисходящие, осуществляемые сверху вниз. Это коммуникация связанна с руководством и осуществление контроль за сотрудниками.

Межличностные коммуникации делят также на:

• вербальные (словесные);
• невербальные, призванные осуществить обмен информацией без применения слов, например с помощью жестов, интонаций голоса, мимики и т.д.

Вербальные коммуникации являются высокоинформативными и высококонтролируемыми, то есть информация, передаваемая отправителем с их помощью, интерпретируется получателем практически однозначно, может быть повторена отправителем и уточнена получателем. Невербальные коммуникации не столь информативны, то есть информация, получаемая таким образом, может получателем трактоваться достаточно широко. Но, вместе с тем, невербальная коммуникация не столь тщательно контролируется отправителем и подготовленный получатель может с её помощью стать обладателем некоторой незапланированной информации вопреки желанию отправителя. Невербальные коммуникации среди менеджеров стали объектом повышенного интереса только в последнее время, в то время как вербальные коммуникации являются достаточно разработанными. Можно привести важнейшие технологии (методы) вербальных коммуникаций:

• деловой разговор – это относительно короткое речевое общение; может быть личным, по телефону, по видеотелефону, с использованием специальных систем Интернета и т.п.; служит, как правило, для личной передачи каких-то коротких сообщений и обозначения своих позиций;
• деловая беседа – это относительно длительное личное общение, как правило, специально подготовленное; также служит для личной передачи каких-то сообщений и обозначения своих позиций;
• деловое совещание или встреча – в отличие от деловой беседы всегда носит официальный характер, то есть оформляется протокол совещания, который затем вручается всем заинтересованным лицам; основная задача делового совещания – коллективная подготовка управленческого решения;
• деловые переговоры – это особая форма делового совещания, имеющая целью сближение позиций встречающихся сторон по каким-либо вопросам и, если возможно, подписание договора;
• симпозиум – это совещание по какому-либо значительному вопросу, носящее характер свободного, творческого обсуждения;
• семинар – это также совещание по какому-либо значительному вопросу, но носящее характер ознакомления собравшихся с чем-либо или обучения чему-либо.

Так же различают речевую коммуникацию (письменную или устную), паралингвистическую коммуникацию (жест, мимика, мелодия) и вещественно-знаковую коммуникацию (образцы продукции, изобразительное искусство).

Вербальные и не вербальные формы коммуникаций не всегда и не обязательно исключают друг друга. Сообщения, которые отправляются получателям, строятся не только на словах, но и на жестах и выражения лица, которые сопровождают слова передающей стороны.

1.5. Коммуникационные сети

Коммуникационная сеть – это соединение, установленное определенным образом между участвующими в коммуникационном процессе и с поддержкой информационных потоков. (рис.2.) [Виханский О. С., Наумов А. И. Менеджмент: учебник / О. С. Виханский, А. И. Наумов. – 5-е изд. стереотипн. — М.: Магистр: ИНФРА - М, 2014. — С. 384]

Рис.2 Коммуникационная сеть

В этом случае рассматриваются не отдельные индивиды, а отношения, которые сформировались в результате коммуникации. [Менеджмент организации под ред. Тебекина А.В., Касаева Б.С. – М.: КРОНУС, 2008. – 260 С. 223]

Коммуникационная сеть содержит потоки посланий или сигналов между двумя или более индивидами. Коммуникационная сеть концентрируется на выработанных организацией шаблонов (образцах) эти потоков. Не концентрируются внимание, на то, что удалось ли передать смысл или значения сообщения. [Лысов О.Е. Менеджмент: Учеб. пособие / СПбГУАП. СПб., 2004. – С. 81]

Однако коммуникационная сеть может влиять на сокращение или увеличение разрыва между посланным и полученным значением.

Каналы – это связи, которые обеспечивают взаимодействие и передачу информации между объектами коммуникации.

Коммуникационная сеть, которая создается руководителем, состоит из вертикальных, горизонтальных и диагональных связей. Вертикальные связи – линии руководства от начальника к подчиненным сотрудникам. Горизонтальные связи осуществляются между равными по уровням индивидами или частями организации: между заместителями, между начальниками отделов, между подчиненными. Диагональные связи — это связи с другими начальниками и с другими подчиненными. Сеть этих связей создает реальную структуру организации. Задача формальной организационной структуры заключается в том, чтобы придать коммуникационным потокам правильное направление. Размеры подразделений в организации ограничивают возможности развития коммуникационной сети.

Если размер группы увеличивается, то увеличивается количество возможных коммуникационных отношений. Отсюда коммуникационная сеть, состоящая из 12 человек более разнообразная и сложная, чем в группе из трех человек.

Существуют устоявшиеся образцы коммуникационных сетей для групп одной и той же или разной численности (рис. 3). В сетях типа «кружок» члены группы могут коммуницировать только с теми, кто находится рядом с ними. В сетях типа «колесо» представлена формальная, централизованная иерархия власти, при которой подчиненные коммуницируют друг с другом через своего начальника. Объективной основой такой ситуации является то, что лицо, которое находится в центре «колеса», имеют большие число коммуникационных связей, чем другие члены группы. Он получает больше сообщений, чаще признается другими членами группы как лицо, которое выполняет лидерские функции, оказывает большее социальное влияние на других членов группы, несет большую ответственность за передачу информации, от него больше, чем от других, ожидается окончательное решение проблемы.

Рис. 3 Коммуникационные стили

Аналогичная картина наблюдается в сетях типа «У». Эту сеть называют централизованной, она может быть эффективной, если необходимо решить простые проблемы. Другой тип властной иерархии представляют сети типа «цепочка», в которых появляются горизонтальные связи — элемент децентрализации. «Всеканальные» сети представляют полностью децентрализованные группы. Обычно эти сети используются при решении сложных проблем. Такой подход называют еще открытыми коммуникациями.

Для понимания власти и контроля в организации обязательно знание типов коммуникационных сетей. Известно, что сокрытие или централизация информации поддерживают властные отношения.

Характер взаимозависимости работ и людей в группе или организации будет определять тип более эффективной коммуникационной сети. Простая взаимозависимость допускает использование централизованных сетей. Сложная взаимозависимость требует «командного» подхода к построению коммуникационных сетей. Однако сложная сеть может и не решить простую задачу.

1.6.Коммуникационнный стиль

Коммуникационный стиль — это способ, с помощью которого индивид предпочитает строить коммуникационное взаимодействие с другими. [Лысов О.Е. Менеджмент: Учеб. пособие / СПбГУАП. СПб., 2004. –С.84]

Существует множество различных стилей, которые используют люди в процессе межличностной коммуникации, а та же существуют множество подходов к определению этих стилей. Знание стилей помогает определить то, как себя вести и чего можно ожидать от поведения, связанного с определенным стилем. [Виханский О. С., Наумов А. И. Менеджмент: учебник / О. С. Виханский, А. И. Наумов. – 5-е изд. стереотипн. — М.: Магистр: ИНФРА - М, 2014. — С. 387]

За основу измерения межличностной коммуникации можно взять такие две переменные, как открытость в коммуникации и адекватность обратной связи. [Виханский О. С., Наумов А. И. Менеджмент: учебник / О. С. Виханский, А. И. Наумов. – 6-е изд. стереотипн. — М.: Магистр: ИНФРА - М, 2017. — С. 387]

Первое измерение включает степень открытия или раскрытия себя в коммуникации для других в целях получения ответной реакции от них, особенно их реакции, показывающей то, как они воспринимают нас и наши действия. Второе измерение показывает степень, с которой люди делятся с другими своими мыслями и чувствами о них. Построив на этой основе матрицу, где по вертикали будет отложено первое измерение, а по горизонтали — второе, можно выделить пять стилей межличностной коммуникации (рис. 4).

Рис. 4. Матрица коммуникационных стилей

Коммуникационный стиль индивидов в первом квадранте может быть определен как открытие себя. Этот стиль, который характеризуется высокой степенью открытости себя другим, но низким уровнем обратной связи со стороны индивида. Открытие себя в этом случае измеряется в диапазоне от среднего до максимального. Индивид идет на это, концентрируя тем самым внимание на себе, чтобы вызвать реакцию других на свое поведение. Данный вид стиля часто остается без адекватного ответа либо обратной связи со стороны вызывающего его индивида. Если принимать реакцию других людей на свое поведение близко к сердцу, индивид, который использует данный вид стиля проявить необузданные эмоции, способствующие установления неэффективных отношений между участниками коммуникации.