Файл: Коммуникации в организациях (Анализ системы коммуникаций).pdf

Коммуникационный стиль индивида во втором квадранте определяется как реализация себя и характеризуется как максимальной открытостью, так и максимальной обратной связью. В идеальных условиях этот стиль является желательным, но факторы, такие как политика, в организации, разница в статусе и т.п., заставят индивида отказаться от него.

Коммуникационный стиль в третьем квадранте характеризуется замыканием в себе, т.е. одновременно низким уровнем открытости и низким уровнем обратной связи. Индивид в данном случае старается изолировать себя и, не давая другим возможность узнать его. Данный стиль часто используется «интровертами» - люди с тенденцией больше обращать свой разум вовнутрь себя. Сложность этого стиля связана со скрытием своих мыслей, идей, чувств к другим.

Коммуникационный стиль в четвертом квадранте связан с защитой себя и, как видно из матрицы, характеризуется низким уровнем открытости, но высоким уровнем обратной связи. Данный стиль используется, что бы лучше узнать других и более правильно оценить их. Индивиды, которые использую данный стиль, мало открыты для других, но любят обсуждать других. Они любят слушать о себе, но не любят, когда обсуждают их качества, особенно плохие.

В середине матрицы располагаются индивиды, «продающие» себя, если другие делают то же самое. Такой стиль называется «торговля за себя» и характеризуется умеренными открытостью и обратной связью, обмениваемыми в процессе межличностной коммуникации.

Было бы неверно думать, что какой-то один из названных коммуникационных стилей является наиболее желательным. Однако практика эффективной коммуникации свидетельствует, что стиль, при котором индивид реализует себя, более желателен и используется в большем количестве ситуаций. Владение таким стилем является настоящим достоинством. В отношении использования других стилей важно понять проблемы эффективной обратной связи, умение раскрыть себя и умение слушать других.

Таким образом, процесс коммуникации важен для принятия управленческих решений. Коммуникация представляет собой обмен информацией. Элементами коммуникационного процесса являются отправитель, получатель, кодирование и выбор канал, передача и расшифровка. Коммуникационная сеть включает потоки посланий, или сигналов, между двумя или более индивидами. Она соединяет участников коммуникационного процесса с помощью информационных потоков. Среди существующих коммуникационных сетей для групп разной численности можно выделить четыре основных типов: колесо, цепь, круг, «всеканальная».

Коммуникационный стиль — это своеобразная форма выражения коммуникационного взаимодействия индивида с другими участниками коммуникации.

Глава 2. Анализ системы коммуникаций

2.1 Проблемы коммуникаций

Осуществление коммуникации в определенных случаях связанно со значительными проблемами. Если два человека имеют разные мнения по какому-либо вопросу, осознать это позволяет только наличие двухсторонних коммуникаций. Под воздействием угрозы потенциальных проблем, неизбежны при проигрыше, участники дискуссии нередко «отбрасывают» логику и рациональность и переходят к защитной аргументации: делают акцент на индивидуальных качествах «врага», избирательно используют имеющие факты, стремятся держать себя в руках и подавить негативные чувства. Защитная аргументация позволяет избежать риска и проявления некомпетентности, однако основная причина ее использования - желание осуществлять контроль над ситуацией и стремление одержать верх, что приводит к снижению эффективности коммуникаций.

Вторая возможная проблема - когнитивный (познавательный) диссонанс, т.е. внутренний разногласие и беспокойство, возникающие в тех случаях, когда люди получают информацию, которая несовместима с их системами ценностей, ранее принятыми решениями или другими известными им данными. Поскольку его возникновение вызывает чувство дискомфорта, человек стремится избавиться или по крайне мере уменьшить его. Возможно, он постарается получить новые коммуникационные входы, изменить интерпретацию получаемых данных или решить, внести ли коррективы в систему ценностей. Возможно, индивид просто откажется поверить диссонирующей информации или проигнорирует ее.

При вступлении в контакт отправитель должен проявлять особую осмотрительность, так как коммуникации представляют собой мощную форму самораскрытия перед другими людьми, так и источником возможной оценки коммуникатора окружающими.

В процессе коммуникации мы открываем информацию людям, но пока мы передаем информация, получатель выставляет нам конкретную оценку.

Данный аспект коммуникации стимулирует отправителя задуматься о сохранении лица, т.е. он старается избежать критику со стороны других людей. Отрицательные оценки подвергают опасности, прежде всего чувство собственного достоинства индивида. Иногда «критик» и сам сожалеет, высказав не что, противоречащее нашему представлению о себе. Хотя такие «вызывающие сожаления» сообщения часто передаются непреднамеренно, они обычно вызывают тяжелые чувства у получателя, создают напряженность в отношениях, иногда приводят к их разрыву. К вызывающим сожаление сообщениям относятся, например. Грубые вербальные ошибки, личные выпады, порочащие репутацию стереотипные высказывания, саркастическая критика или опасная информация. Очень часто такого рода сообщения передаются во время психологической (эмоциональной) конфронтации.

Проблемы, связанные с созданием эффективно функционирующих коммуникаций, можно разделить на две основных группы: проблемы структурных коммуникаций и проблемы, возникающие в ходе межличностного общения.

Барьеры, препятствующие эффективным организационным коммуникациям

Наличие четко налаженные коммуникаций в организациях способствует решению многих важнейших организационных проблем, в частности координации работы отдельных структурных единиц в организации относительно общей цели (миссии), гарантирует постоянные отношения с внешней средой, предоставляю подразделениям организации необходимой рабочей информации и целевых указаний и др.

Формирование коммуникационных сетей и устойчивых коммуникационных каналов связано с дефектами в каналах информации, а так же с дефектным кодированием или декодирование получаемых сообщений.

Главная проблема коммуникаций между элементами организационной структуры обусловлена неопределенностью во взаимоотношениях между отдельными структурными единицами организации. При этом распоряжения и директивы руководящего органа организации могут не соответствовать ситуации, не пониматься подчиненными, дублироваться, последующие сообщения могут противоречить прежде отправленными. Кроме того, в случае неопределенности ситуации горизонтальные связи между отдельными подразделениями или членами организации становятся ненадежными, информация к подразделениям поступает хаотично, что порождает информационный кризис или, наоборот, избыток противоречивой информации. В условиях неопределенности могут усиливаться следующие основные виды барьеров в коммуникационных процессах.

1. Искажение (изменение) сообщений - явление, при котором в структурные единицы организации поступает информация, не соответствующая действительной ситуации. Искажение в коммуникационных сетях приводит к значительному замедлению темпов работ в организации. Принятие решения и его реализация должны начинаться одновременно: понять, как следует выполнять работу, не менее важно, чем принятие решения о том, что следует делать. Но искажение информации не позволяет приступать к немедленной реализации решения, так как она базируется на неправильных предпосылках. В связи с этим приходится возвращаться к данной ситуации, повторять сообщения. Искажение информации приводит к неправильной постановки целей, что в дальнейшем окажет влияние на остальные компоненты организации.

Искажения в коммуникациях можно разделить на три основные группы:

1. непреднамеренные искажения, которые возникают в силу недостатка информации, неясности ситуации либо затруднений в межличностных контактах:
2. преднамеренные искажения, которые предоставляют собой значительную угрозу при принятии решений в организации и постановке целей: в данном случае промежуточное звено в коммуникационной цепочке не согласно с содержанием сообщения (например, не согласно с распоряжением вышестоящего органа управления) и стремится изменить характер его воздействия;
3. фильтрация информации в сообщении, когда отсекается лишняя в данный момент информация, остается только суть. Эта операция в коммуникационном процессе может привести к утрате информации, вредным упрощениям, которые препятствуют принятию эффективных управленческих решений. Негативный результат фильтрации прослеживается, когда высших руководителей пытаются снабжать только информацией положительного содержания, не доводя до их сведенья наиболее острые проблемы; когда существует страх перед наказанием; ощущается бесполезность информации из-за ее неправильной оценки.

2. Информационные перегрузки вероятны в тех случаях, когда сотрудники организации не в состоянии эффективно реагировать на информацию, которая их необходима и отсеивают ненужную ее часть, по их мнению, менее значительную. Возможно, именно это отсеиваемая информация необходима для обеспечения нормального функционирования организации либо ее подразделений. Довольно часто информационная перегрузка встречает у руководителей, которые замыкают на себе решение даже самых небольших вопросов, связанных с управление деятельностью подразделений организаций. Отсутствие четких фильтров и членов организации, выступающих в роли «сторожей», не позволяет руководителю эффективно применять самую значимую часть поступающей к нему информации.

3. Недостатки в структуре организации оказывают негативное воздействие на функционирование коммуникационных сетей. Наиболее распространенных из таких недостатков следует признать неудачную конфигурацию - существование большого количества уровней управления, когда информация при прохождении от уровня к уровню теряется или искажается. Это особенно характерно для восходящих коммуникационных потоков (снизу вверх, от подчиненных к руководителям).

Другим важным структурным недостатком является отсутствие устойчивых горизонтальных связей между отдельными подразделениями организации, например, когда руководство организации допускает только вертикальные связи, а коммуникации между подразделениями одного уровня считаются незначительными и ненужными. Такой недостаток характерен для высокоцентрализованных и формализованных линейных структур.

Еще одним существенным недостатком следует признать наличие конфликтов между отдельными группами и подразделениями организации. Часто конфликты заложены в самой структуре организации. Подразделения или отдельные руководители, находящиеся в состоянии конфликта, могут не только способствовать разрыву коммуникационных связей внутри организации, но и использовать коммуникационные сети для достижения собственных целей в борьбе с другими подразделениями. Например, если в организации производятся два вида продукта или услуг и не предусмотрен разделение ресурсов, эквивалентное вкладу каждого из двух подразделений, то между ними возникает конфликт, каждый из участников которого использует коммуникационные каналы организации для принижения роли другого и возвышения собственной.

4. Высокая степень пространственной дифференциации создает преграды для прохождения информации по определенным коммуникационным каналам в силу удаленности отдельных структуры единиц организации. В первую очередь это касается каналов контроля и обратной связи, а также каналов, по которым передается печатная информация (документы, научная или технологическая литература и т.д.) действительно, с помощью радио или телефонной связи с удаленными объектами иногда бывает трудно передать большой объем информации или проследить за выполнением распоряжений; кроме того, проблематичны возможности подчиненных связаться с отдаленным центральным органом управления. Как следствие. Может возникнуть взаимное недоверие между членами организации, снижается эффективность взаимодействия.

2.3 Барьеры на пути межличностных коммуникаций

Коммуникациям очень часто препятствует непонимание друг друга участниками коммуникационного процесса. Причины появление проблем коммуникации из-за непонимания заключаются в следующем.

1. Различия в восприятии сообщения и его основной идеи и концепции, что происходит в силу:

• неправильного кодирования сообщения руководителями без учета культуры и установок членов организации (информация написана и передано на непонятном языке, содержит много слов, принадлежащих другой субкультуре, или специальных терминов, выбрана область деятельности или знания, малоизвестная членам организации, и т.д.);
• конфликта (инцидента) между сферами компетенции, основами суждений отправителя и получателя информации (структурный конфликт такого рода может привести к избирательному восприятию информации ее получателем в зависимости от собственных интересов и потребностей и игнорированию интересов отправителя);
• различных социальных установок членов организаций, различных структур ценностей.