Файл: Применение процессного подхода для оптимизации бизнес-процессов («Food City»).pdf
Добавлен: 27.06.2023
Просмотров: 200
Скачиваний: 2
СОДЕРЖАНИЕ
Методики управления в оптово-продовольственной торговле
Средства автоматизации для построения процессного управления
Использование среды бизнес-моделирования для построения комплексной системы процессного управления
2.1. Средства автоматизации моделирования и оптимизации бизнес-процессов
2.3 Анализ и выбор методологии моделирования бизнес-процессов
В каждом процессе, подпроцессе, процессной группе транзакций и транзакции (функциональных блоках представленных на модели) на основе этой информации были установлены расчетные значения.
При расчете полученных значений также кроме объективной информации о затратах по процессам были использованы методы получения экспертных оценок – Дельфи.
На основе полученной информации о затратах на бизнес-процессы от представителей компании «Food City» нами была загружена информация в модуль ABC программы «All Fusion process Modeler r7» для анализа всех затрат компании.
Таким образом, в ходе моделирования существующего положения были получены обобщенные данные о стоимости всех операций. Вся информация о пооперационных затратах компании «Food City» представлена в таблице 3.6.
Таблица 3.6 «Отчет пооперационным затратам компании «Food City» на осуществление процесса «Оптовая продажа продовольственной продукции»
Наименование процесса или транзакции |
Затраты на процесс или транзакцию в рублях |
---|---|
Оптовая продажа продовольственной продукции |
266 980,00 |
Планирование процесса "Оптовая продажа продовольственной продукции" |
100 000,00 |
Реализация процесса "Оптовая продажа продовольственной продукции" |
116 980,00 |
Обслуживание клиентов |
27 000,00 |
Прием заказа |
10 000,00 |
Обработка персональных данных клиента в соответствии с его согласием на обработку |
1 000,00 |
Проверка наличия товара, удовлетворяющего заказу клиента |
1 200,00 |
Проверка и внесение заказа клиента |
2 000,00 |
Выдача/прием товара |
15 000,00 |
Обработка личной информации клиента |
1 200,00 |
Прием возвращаемых товаров |
2 000,00 |
Выдача проданных товаров |
5 000,00 |
Получение/выдача денежных средств |
2 000,00 |
Получение денежных средств |
1 000,00 |
Выдача денежных средств |
1 000,00 |
Обслуживание поставщиков |
29 980,00 |
Оформление заказа поставщику |
7 980,00 |
Создание заявок от оптовых клиентов |
1 990,00 |
Анализ товарооборота и остатков товара в РЦ |
2 990,00 |
Формирование заявки на заказ поставщику |
3 000,00 |
Прием/выдача товара |
10 000,00 |
Выдача/прием денежных средств |
12 000,00 |
Финансовый учет |
60 000,00 |
Контроль за поступлением денежных средств |
25 000,00 |
Составление управленческой отчетности |
35 000,00 |
Подготовка к составлению управленческой отчетности |
10 000,00 |
Проверка достоверности и полноты |
6 000,00 |
Проверка сопоставимости |
6 000,00 |
Проверка целостности |
990,00 |
Комплексная проверка управленческой отчетности |
3 000,00 |
Утверждение управленческой отчетности |
12 000,00 |
Совершенствование процесса "Оптовая продажа продуктов" |
50 000,00 |
Информация о затратах в целом по процессу касается затрат в ходе месячного цикла деятельности компании «Food City».
Информация о затратах в ходе пооперационного учета затрат будет использована как критерий и база для сравнения текущего процесса с усовершенствованным.
3.6. Моделирование усовершенствованного бизнес-процесса «Оптовая продажа продуктов» компании «Food City» «TO-BE»
В рамках оптимизации бизнес-процесса «Оптовая продажа продуктов» для усовершенствования были выбраны группы транзакций «Прием заказа» и «Выдача/прием товара». Добиться оптимизации процесса в этих транзакциях удалось за счет горизонтального сжатия процесса с трех операций до двух.
В первом случае и во втором случае транзакция «Обработка персональных данных в соответствии с согласием клиента» была исключена из группы транзакций. Её усовершенствование заключалось в том, что отдел маркетинга компании «Food City» больше не производил данную операцию самостоятельно, а передал осуществлять эту функцию самим клиентам компании через автоматизированную систему заказа продовольственной продукции.
Усовершенствованные декомпозиции группы транзакций «Прием заказа» и «Выдача/прием товара» представлены на рис. 3.12 и 3.13
Рис. 3.12 Диаграмма декомпозиции усовершенствованной группы транзакций «Прием заказа» процессной группы «Обслуживание клиента»
В диаграмме декомпозиции усовершенствованной группы транзакций под названием «Прием заказа» показаны хранилища данных под названиями «Товары», «Клиенты», «Заказы клиентов», а также внешняя ссылка - «заказ клиента».
Внешняя ссылка «Заказ клиента» взаимодействует с транзакцией «Проверка наличия товара удовлетворяющего заказу клиента» в ходе которой производится обмен информацией с БД для проверки наличия соответствующего товара. Далее, в случае наличия товара, информация о клиенте и о заказе вносится в БД.
Рис. 3.13 Диаграмма декомпозиции усовершенствованной группы транзакций «Прием/выдача товара» процессной группы «Обслуживание клиента»
В диаграмме декомпозиции усовершенствованной группы транзакций под названием «Прием/Выдача товаров» показаны хранилища данных под названиями «Товары», «Клиенты», «Заказы». Внешние ссылки - «Товары возвращенные клиентом» , «Проданные товары».
Внешняя ссылка «товары возвращенные клиентом» взаимодействует с работой «Прием возвращаемых товаров» в ходе которой производится обмен информацией с БД для проверки наличия соответствующей оплаты. Далее информация о возврате и обновленные данные о товарах (количество товара) вносятся в БД.
Также, усовершенствованные группы транзакций можно представить в виде логический и физической базы данных в нотации IDEF1X, изображенных на рис. 3.14 и 3.15.
Рис. 3.14 Логическая информационная модель группы транзакций «Прием заказа» и «Выдача/прием товара» в нотации IDEF1.X
Рис. 3.15 Физическая информационная модель в нотации IDEF1.X группы транзакций «Прием заказа» и «Выдача/прием товара»
Для сравнения двух процессов был применен функционально-стоимостной анализ данных.
Расчетные значения для стоимостного анализа были предоставлены экспертами компании «Food City».
Таким образом, мы сможем использовать обоснованные критерии для сравнения текущего процесса с усовершенствованным и адекватно оценить результаты проделанной работы по оптимизации процесса.
Вся информация о пооперационных затратах компании «Food City» после усовершенствования групп транзакций представлена представлена в таблице 3.7.
Таблица 3.7 «Отчет пооперационным затратам компании «Food City» на осуществление процесса «Оптовая продажа продовольственной продукции» «TO-BE»
Номер процесса или транзакции |
Наименование процесса или транзакции |
Затраты на процесс или транзакцию в рублях |
---|---|---|
0 |
Оптовая продажа продовольственной продукции |
259 980,00 |
1 |
Планирование процесса "Оптовая продажа продовольственной продукции" |
100 000,00 |
2 |
Реализация процесса "Оптовая продажа продовольственной продукции" |
109 980,00 |
21 |
Обслуживание клиентов |
20 000,00 |
211 |
Прием заказа |
8 000,00 |
2112 |
Проверка наличия товара, удовлетворяющего заказу клиента |
1 200,00 |
2113 |
Проверка и внесение заказа клиента |
2 000,00 |
212 |
Выдача/прием товара |
10 000,00 |
2122 |
Прием возвращаемых товаров |
2 000,00 |
2123 |
Выдача проданных товаров |
5 000,00 |
213 |
Получение/выдача денежных средств |
2 000,00 |
2131 |
Получение денежных средств |
1 000,00 |
2132 |
Выдача денежных средств |
1 000,00 |
22 |
Обслуживание поставщиков |
29 980,00 |
221 |
Оформление заказа поставщику |
7 980,00 |
10 |
Создание заявок от оптовых клиентов |
1 990,00 |
11 |
Анализ товарооборота и остатков товара в РЦ |
2 990,00 |
12 |
Формирование заявки на заказ поставщику |
3 000,00 |
222 |
Прием/выдача товара |
10 000,00 |
223 |
Выдача/прием денежных средств |
12 000,00 |
23 |
Финансовый учет |
60 000,00 |
231 |
Контроль за поступлением денежных средств |
25 000,00 |
232 |
Составление управленческой отчетности |
35 000,00 |
1 |
Подготовка к составлению управленческой отчетности |
10 000,00 |
4 |
Проверка достоверности и полноты |
6 000,00 |
3 |
Проверка сопоставимости |
6 000,00 |
2 |
Проверка целостности |
990,00 |
5 |
Комплексная проверка управленческой отчетности |
3 000,00 |
6 |
Утверждение управленческой отчетности |
12 000,00 |
3 |
Совершенствование процесса "Оптовая продажа продуктов" |
50 000,00 |
Если сравнить два отчета функционально-стоимостного анализа то становится видно, что стоимость двух групп транзакций «Прием заказа» и «Выдача/прием товара» изменилась за счет исключения транзакции и горизонтального сжатия процесса.
В конечном итоге компании «Food City» удалось снизить свои издержки на группы транзакций «Прием заказа» и «Выдача/прием товара» на 2000 рублей и 5000 рублей соответственно.
Такие расчетные данные были получены при расчете затрат на процессы экспертами компании «Food City» при их измерении с помощью различных статистических методов – например контрольных карт Шухарта и методов экспертных оценок – метода Дельфи.
Таким образом, снизилась и стоимость подпроцесса «Обслуживание клиентов» и весь процесс «Оптовая продажа продовольственной продукции», итоговые издержки снизились на 7000 рублей за одну операцию, что эквивалентно 210 тысячам рублей в месяц, что позволяет сказать об успешности проведенной локальной оптимизации бизнес-процесса «Оптовая продажа продовольственной продукции».
Заключение
Результатом курсовой работы является усовершенствованный бизнес-процесс «Оптовая продажа продовольственной продукции» компании «Food City», в котором с помощью применения методики функционально-стоимостного анализа инструмента «All Fusion Process Modeler r7» удалось снизить экономические издержки на 210 тысяч рублей в месяц работы.
В ходе достижения вышеописанной цели были решены следующие основные задачи:
- рассмотрены основные направления автоматизации и методики управления и их применение в оптово-продовольственной торговле;
- проведен сравнительный анализ и выбор средств автоматизации и методологии для моделирования и оптимизации бизнес-процесса «Оптовая продажа продовольственной продукции» компании «Food City»
- Осуществлено моделирование и оптимизация бизнес-процесса «Оптовая продажа продовольственной продукции» оптово-продовольственного центра «Food City»
- Проведен функционально-стоимостной анализ бизнес-процесса «Оптовая продажа продовольственной продукции» компании «Food City» и повторный анализ после оптимизации процесса.
В первой главе раскрыта роль средств автоматизации в торговле, уточнены её направления и содержание каждого из направлений, представлены различные методики управления в сфере торговли.
В рамках исследования выделено программное и аппаратное направление автоматизации, среди методик управления объяснены следующие – BSC, MBO, PMI, ABC, TQM, BPR и BPM.
Также в первой главе выявлена и обоснована роль процессного управления как базовой фундаментальной платформы для использования описанных методик управления в торговле, исследован и обобщен список средств комплексной автоматизации процессного управления.
Во второй главе проведен сравнительный анализ различных средств автоматизации моделирования бизнес-процессов и методологий (нотаций) моделирования. Были проанализированы потребности компании «Food City» в выборе конкретного инструмента бизнес-моделирования, осуществлен выбор в соответствии с целями компании «Food City» и приведено подробное обоснование осуществленного выбора.
В исследовании в качества средства автоматизации бизнес-моделирования предложен программный продукт «All Fusion Process Modeler r7», что обуславливается короткими сроками проекта моделирования и оптимизации процесса - два – три месяца и целью снизить трудоемкость локальной оптимизации.
В третьей главе рассмотрена деятельность компании «Food City» и проведено моделирование и оптимизация бизнес-процесса «Оптовая продажа продовольственной продукции». В ходе оптимизации бизнес-процесса «Оптовая продажа продовольственной продукции» применена методика функционально-стоимостного анализа для оценки эффективности проведенных изменений и их экономической выгоде для компании.
Методика функционально-стоимостного анализа (ABC-анализ) позволила в количественном выражении сопоставить экономические издержки процесса до усовершенствования и после оптимизации, тем самым представляя собой объективный критерий для проведения анализа экономической эффективности и целесообразности изменений.
За счет своей универсальности ABC-анализ эффективно применим в любой предметной области, и имеет под собой фундамент - математическую теорию статистического управления процессами.
В исследовании показан бизнес-процесс «Оптовая продажа продовольственной продукции» на уровне управления, в том числе используя элементы PDCA а также на уровне работ (транзакций) и документооборота.
В исследовании объективно оценена польза компании «Food City» от проведенной оптимизации бизнес-процесса «Оптовая продажа продовольственной продукции», которая выражается в снижении издержек компании на 210 тысяч рублей в месяц. Таким образом, годовая экономия после оптимизации процесса составит приблизительно два с половиной миллиона рублей.