Файл: Разработка регламента выполнения процесса «Управление документооборотом» (Организация документооборота на предприятии, управление документооборотом).pdf

исполнения - календарная исполнения задачи. исполнения документа со дня регистрации в Организации и в календарных . Документы подлежат в следующие сроки:

• с даты исполнения – указанный срок, документ поступил Организацию не чем за дня до указанного срока;
• указания конкретной исполнения и пометок – в 30 дней;
• без конкретной даты, пометкой «Срочно» «Немедленно» – в трех дней;
• указания конкретной , с пометкой «» – в течение 10 .

3. Описание процесса

3.1. документа на .

3.1.1. Контролю подлежат зарегистрированные документы, исполнения.

3.1.2. Основанием постановки документа контроль является генерального директора или его .

В резолюции :

• исполнитель документа;
• исполнения задачи;
• необходимости – содержание .

3.1.3. Получив документ резолюцией, секретарь директора или заместителя генерального (далее – Секретари) скан-копию с резолюцией. документ помещается папку «На ».

3.1.4. Файл копии вкладывается в сообщение, направляемое .

3.1.5. В параметрах сообщения устанавливается исполнения задачи включается опция автора задачи ее получении.

3.1.6. получения электронного с задачей направляет автору уведомление о получении.

3.1.7. В если исполнитель задание, содержание находится за его компетенции, обязан уведомить этом автора в течение рабочего дня момента получения . Автор задачи, подобное уведомление, руководителю документ повторной резолюции.

3.2. задания.

3.2.1. Исполнитель поставленную перед задачу в в резолюции .

3.2.2. Если последний исполнения задачи на нерабочий , документ подлежит на следующий день.

3.2.3. Если задание в в резолюции не представляется , исполнитель обязан об этом до истечения выполнения и причину задержки. причина является , руководитель может срок выполнения .

3.2.4. В случае срок выполнения был продлен , автор задачи срок ее в электронной документа.

3.3. Отчет выполнении задания.

3.3.1. задание, исполнитель отчет о , который направляется задачи в электронного сообщения. о выполнении должен быть и содержать описание действий принятых мер. случае если выполнения задачи составить документ, регистрационные данные в отчете выполнении задачи.

3.3.2. отчет о задачи, автор ставит статус «» в электронной документа. Документ из папки « контроле» и в дело.

3.3.3. случае если задачи не отчет о задачи в , указанный в , он направляет электронное сообщение- с требованием причину невыполнения . О невыполнении автор задачи руководителю с объяснений исполнителя. причина является , руководитель может срок выполнения .

3.3.4. В случае срок выполнения был продлен , автор задачи срок выполнения электронной карточке .

3.4. Формирование отчета выполнении задач.

3.4.1. ежемесячно формируют о выполнении по документам, представляют руководителю.

отчете указывается:

• количество поставленных за отчетный ;
• количество выполненных ;
• количество задач продленным сроком ;
• количество задач, выполненных в .

При наличии , не выполненных срок, указываются фамилии исполнителей задач.

4. Ответственность

Организации, независимо занимаемых должностей, дисциплинарную ответственность ненадлежащее исполнение неисполнение требований Регламента.

5. Контроль

исполнения Регламента административный директор .

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В документооборот предприятия входят разнообразные договоры, письма, инструкции, налоговые и бухгалтерские документы. От того, насколько четко налажен процесс их прохождения по инстанциям, зависит эффективность управления предприятием в целом. Понять, зачем организации регламент документооборота, можно, рассмотрев работу предприятия в условиях увеличивающихся потоков неструктурированной информации.

При отсутствии регламента документооборота они создают запутанные маршруты прохождения документов, что чревато не только существенной задержкой, но и потерями. Четкая организация потоков документооборота устранит проблемы с поиском документов, позволит получить оперативный доступ к истории любой сделки.

Если регламент документооборота грамотно составлен и соблюдается должным образом, то улучшается контроль за исполнением документов, отчетность заполняется и сдается своевременно. Это позволяет эффективнее направлять деятельность организации на достижение поставленных целей.

Регламент документооборота базируется на нескольких принципах:

• обработка всех поступающих документов в одной службе;
• сокращение маршрута прохождения документов;
• исключение попадания документа не в ту инстанцию;
• четко разработанная маршрутизация;
• однократная регистрация документа.

Разработка содержания регламента документооборота ведется по установленной форме, в которой должна быть представлена следующая информация:

• Назначение регламента и область его применения. Здесь должны быть упомянуты объекты или сотрудники организации, работы которых будет касаться данный порядок.
• Нормативные документы, на основании которых создается регламент. Порядок утверждения, изменений и отмены регламента.
• Определение терминов и разъяснение сокращений, используемых в тексте регламента. Источниками определений должны выступать законодательные акты, ГОСТы и иные нормативные документы.
• Пошаговое описание процесса. Этот самый большой раздел состоит из подразделов, каждый из которых соответствует определенному этапу процесса. Здесь описываются действие и результат, указываются задействованные в выполнении сотрудники.
• Ответственность участников процесса за неисполнение регламента (административная, дисциплинарная, уголовная). Указание должностного лица, контролирующего исполнение регламента, описание средств контроля.