Файл: Разработка регламента выполнения процесса «Управление документооборотом» (Организация документооборота на предприятии, управление документооборотом).pdf

Документ является материальным объектом c закрепленной на нем любым способом информацией, предназначенным для передачи от одного лица другому. К определению документа можно отнести как современные компьютерные файлы или электронные письма, так и использовавшиеся в незапамятные времена папирусы, берестяные грамоты, глиняные таблички и т. Д.

Успешное внедрение системы электронного документооборота не всегда является гарантией ее эффективной эксплуатации, поскольку для этого необходимо решить целый ряд вопросов. Прежде всего следует регламентировать электронный документооборот, работу пользователей в системе, электронное взаимодействие сотрудников и пр.

Регламентация является, по сути, созданием системы локальных нормативных актов, устанавливающих стандарты предприятия в отношении регламентируемого вида деятельности. До внедрения СЭД документооборот в организации регламентирует, как правило, Инструкция по делопроизводству.

Документооборот существует в любой компании, но далеко не все уделяют внимание его регламентации, хотя с развитием бизнеса это становится необходимым. Грамотно составленный и внедренный регламент документооборота в организации не только упрощает работу, но и позволяет повысить эффективность финансового управления.

Документооборот определяет инстанции и маршруты движения документов по предприятию. Упорядочить работу с документами в рамках организации можно с помощью регламента – набора особых принципов, которые обеспечивают быстрый проход документов по структурным подразделениям компании с минимальными затратами времени и средств. В каждой организации документация регламентируется с учетом конкретных особенностей: структуры управления, вида деятельности, объема документооборота и др.

Глава 1 Организация документооборота на предприятии, управление документооборотом

1.1 Представление о документообороте

Документооборот можно определить, как процесс, целью которого является движение документов между моментами их создания, получения, завершения пользования, отправкой в архив.

Документы предназначены для ведения хозяйственной деятельности предприятия или организации и являются основой различных видов отчетности. Многие документы из прошлого имеют историческую или культурную ценность.

Документальный фонд находится в ведении руководителя организации, который несет за него персональную ответственность. Работа с документами и организация документооборота на предприятии должна осуществляться в соответствии с законодательством.

Организация документооборота на предприятии и управление документооборотом - это сложная отрасль управленческой деятельности. Поэтому уже давно существуют решения для автоматизации документооборота. В настоящее время появилось немало информационных программных систем для управления документооборотом, значительно упрощающих все операции документооборота. Одной из ведущих систем автоматизации документооборота на российском рынке является клиент-серверная система корпоративного документооборота «Организационно-распорядительный документооборот» (ОРД). Системы, подобные ОРД, обеспечивают автоматизацию документооборота, электронную обработку документов и предоставляют эффективные механизмы организации документооборота на предприятии и управления документооборотом.

Поток корпоративного документооборота делится на три составляющие:

Документы, поступающие от других организаций (входящие),
Документы, отправляемые в другие организации (исходящие),
Документы, используемые в процессе управления организацией (внутренние).

1.2 Обработка входящей документации

Существует несколько этапов обработки входящей документации:

начальная обработка документов;
предварительное рассмотрение;
регистрация документов;
изучение документов руководством;
передача документов исполнителям;
отправка документов;
создание дел и хранение документов.

Варианты получения документов организацией могут быть разными. Документы могут быть получены от курьера, от посетителей, приняты по факсу или в виде телефонограммы.

Корреспонденция без указания адресата или на имя руководителей организации обрабатывается специальной службой, предназначенной для обеспечения управления документооборотом, службой документационного обеспечения управления (ДОУ). Если же документы направлены в конкретные отделы организации, то их обрабатывают секретари данных подразделений.

Корреспонденция с ошибочным адресом при этом должна отправляться обратно на почту, а в случае нарушения упаковки составляется специальный акт. Личная корреспонденция не должна вскрываться.

Конверт должен уничтожаться, но есть несколько случаев, когда к документу прикладываются конверты:

Обратный адрес и дата отправки есть только на конверте;
Есть существенная разница между датой написания документа и датой его отправления;
Конверт необходим как документ по оплате корреспонденции.

Предварительное рассмотрение позволяет определить, куда документы необходимо направить: конкретным исполнителям, структурным подразделениям или руководству.

Документы с оперативной информацией, направляются конкретным исполнителям сразу же, в день поступления в службу ДОУ. В том случае, если для исполнения документа требуются несколько подразделений, то документ предварительно размножается и пересылается конкретным исполнителям.

1.3 Регистрация и контроль исполнения документации

Под термином «регистрация» в процессе организации документооборота на предприятии подразумевается фиксация создания или получения документа. Регистрация осуществляется при помощи указания даты, индекса и записи сведений о документе в форме поля регистрации. Документы, используемые для справки или требующие учета, обязательно должны регистрироваться. Регистрация документов может осуществляться не только в ДОУ, но также и в плановых, бухгалтерских и финансовых подразделениях — в зависимости от назначения документа. При этом в ДОУ проставляется лишь дата поступления документа.

К числу нерегистрируемых документов относятся:

Сообщения о мероприятиях, таких, как совещания и заседания;
Рекламные материалы, программы;
Печатные издания;
Поздравительная корреспонденция;
Формы статистической отчетности;
Бухгалтерская и планово-финансовая документация;
Документы с пометкой «лично»;
Объяснительные записки;
Арбитражные документы;
Исковые документы.

Документы, не подлежащие регистрации, сортируются по адресатам и передаются им.

Входящие документы, подлежащие регистрации, получают индексы в пределах календарного года.

Для регистрации документов можно использовать либо регистрационные журналы, либо карточки. Поскольку поиск по журналам занимает много времени, то их можно использовать лишь при сравнительно небольшом потоке документов. Формы карточек и журналов при корпоративном документообороте не регламентируются и могут самостоятельно устанавливаться службами ДОУ. Однако реквизиты входящего документа должны состоять из следующих пунктов:

автор (отправитель);
название;
дата документа;
индекс (рег. номер) документа;
дата поступления;
индекс поступления;
заголовок или краткое содержание;
решение;
срок исполнения;
отметка об исполнении;
номер дела.

1.4 Обработка внутренней и исходящей документации

Данные категории документов при управлении документооборотом обрабатывать проще, чем входящие. Для этого необходимо их также зарегистрировать и отправить получателям. Регистрация исходящей и внутренней документации аналогична регистрации входящей, за исключением того, что в реквизитах отсутствуют пункты «дата» и «индекс поступления». Если внутренний документ передается в другое подразделение, он регистрируется снова.

Существует несколько категорий внутренних документов:

приказы по основной деятельности;
акты ревизий;
приказы по личному составу;
отчеты;
протоколы мероприятий;
докладные записки.

Документы для каждой категории необходимо регистрировать отдельно, а индексы документам присваиваются в пределах каждой категории. В категориях используется простая нумерация документов. Документы передаются исполнителям под расписку в форме регистрации.

Обязательной для службы ДОУ является статистика обработанных документов, которая должна включать виды документов и их копии. Информация об учете корпоративного документооборота представляется руководству организации.

1.5 Номенклатура дел

Важным понятием, используемым при организации документооборота на предприятии и управлении документооборотом, является дело. Дело представляет собой набор документов, связанных одной тематикой, и физически объединенных под одной обложкой. Подобная систематизация значительно облегчает поиск и использование отдельных документов.

Nomenclatura - это латинское слово, означающее в переводе «перечень». Сейчас этот термин применяется для обозначения списка названий или категорий, используемых в какой-либо отрасли деятельности. Применяется понятие номенклатуры и при управлении документооборотом.

В деятельности по организации документооборота на предприятии под номенклатурой подразумевают упорядоченный перечень заголовков дел, заведенных в организации, по своей сути являющийся классифицированным справочником по делам.

Номенклатура является жизненно важным инструментом корпоративного документооборота и в идеале должна отвечать следующим критериям:

Полнота охвата документов,
Разделение временных и постоянных документов,
Четкая формулировка заголовков, которые должны отражать содержание и состав документов,
Систематизация по срокам хранения и категориям важности.

Номенклатура, применяющаяся при управлении документооборотом, используется обычно для классификации при сортировке документов по делам. Также при помощи номенклатуры отмечаются сроки хранения дел. Номенклатура может для составления или вместо при сдаче в архив. , кроме того, применяться в документообороте в целях и построения информационно- систем.

Создание номенклатуры происходит в несколько этапов:

Составление перечня документов,
Создание заголовков дел,
Создание классификационной системы,
Определение времени хранения дел,
Создание системы индексов.

Номенклатура должна содержать все документы, создающиеся в ходе деятельности предприятия или организации, а также поступающие извне, за исключением печатных изданий.

Из всех этапов создания номенклатуры, пожалуй, самым сложным является составление заголовков дел, поскольку заголовок должен точным образом определять все документы и исключать возможность случайного включения в дело документов из других дел. Заголовок должен содержать в себе несколько параметров, в том числе, род документов, информацию о датах, подлинности и корреспондентах.

Классификационная схема должна иметь иерархическую структуру, отражающую структуру организации. На первом месте должны идти дела с документами вышестоящих органов, затем организационные документы, положения и уставы, затем - все остальные документы.

Применяется несколько способов формирования дел:

Номинальный, отражающий вид документов,
Предметно-вопросный, отражающий содержание документов,
Авторский,
Корреспондентский, применяемый при сортировке переписки,
Хронологический, охватывающий документы за определенный период.

У каждого дела должны быть установлены сроки хранения. Если в деле содержатся документы с разными сроками хранения, то за срок хранения всего дела берется наибольший.

В номенклатуре корпоративного документооборота также широко применяется система индексов, представляющих собой условные обозначения дел, упрощающих пользование номенклатурой и автоматизацию документооборота.