Файл: Разработка регламента выполнения процесса «Управление документооборотом» (Организация документооборота на предприятии, управление документооборотом).pdf

Форма номенклатуры строго определяется государственной системой документационного обеспечения управления и правилами ведомственных архивов.

В простейшем виде эта форма состоит из следующих граф:

• индекс;
• заголовок;
• кол-во томов;
• срок хранения дел;
• примечание.

В конце разделов следует составлять резервные номера. В конце отчетного периода в номенклатуре должна заполняться итоговая запись, указывающая количество дел, включенных в номенклатуру и переходящих на следующий год.

Глава 2 Регламент документооборота

2.1 Необходимость регламентации документооборота

В документооборот предприятия входят разнообразные договоры, письма, инструкции, налоговые и бухгалтерские документы. От того, насколько четко налажен процесс их прохождения по инстанциям, зависит эффективность управления предприятием в целом. Понять, зачем организации регламент документооборота, можно, рассмотрев работу предприятия в условиях увеличивающихся потоков неструктурированной информации. При отсутствии регламента документооборота они создают запутанные маршруты прохождения документов, что чревато не только существенной задержкой, но и потерями. Четкая организация потоков документооборота устранит проблемы с поиском документов, позволит получить оперативный доступ к истории любой сделки.

Если регламент документооборота грамотно составлен и соблюдается должным образом, то улучшается контроль за исполнением документов, отчетность заполняется и сдается своевременно. Это позволяет эффективнее направлять деятельность организации на достижение поставленных целей.

Регламент работы с документами является инструментом повышения дисциплины работников. С его помощью увеличивается продуктивность за счет строго определения обязанностей каждого сотрудника. Четкий порядок действий позволяет новым сотрудникам быстрее понять свои обязанности и специфику работы организации. По образцу регламента документооборота 2016 года легко обучаются правильному исполнению документов даже новые сотрудники из регионов. Работник учится обращать внимание на детали, становится более дисциплинированным, а его работа продуктивной.

Регламент работы с документами необходим при наличии в компании большого количества бизнес-процессов, в которых задействовано несколько подразделений и сотрудников. Наличие регламента позволит при необходимости быстро провести автоматизацию документооборота предприятия. Поэтому очень важно, чтобы документооборот в организации был упорядочен и выполнялся всеми ответственными лицами предприятия.

2.2 Регламент как документ

На определенной стадии своего развития организации приходится регламентировать основные бизнес-процессы, т.е. описывать ход их выполнения в локальных нормативных актах. В таком документе, как регламент, поэтапно освещается ход процесса, над которым работают сразу в нескольких подразделениях. Вряд ли секретарю поручат разработку регламента сложного производственного процесса, а вот делопроизводственного – вполне вероятно.

Регламент в коммерческой организации – это организационно-распорядительный документ, в котором пошагово описывается определенный бизнес-процесс с момента его начала до завершения.

Регламенты строго индивидуальны и могут действовать только в той организации, которая утвердила их для себя. Так, при составлении инструкции по делопроизводству обычно используют ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» и Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. На основе этих документов создаются внутренние инструкции и в небольшом магазине, и в ОАО федерального уровня. А вот, например, порядок прохождения внутренних документов, установленный в одной организации, может совершенно не подходить для другой.

Ознакомившись с регламентом, новый сотрудник подразделения должен понять, в чем состоят его задачи, и оперативно включиться в процесс.

Обычно регламенты бизнес-процессов разрабатывают приглашенные в организацию представители консалтинговой компании. Но им не обойтись без помощи работников, которые ежедневно выполняют эти процессы.

Когда в бизнес-процесс вовлечены несколько структурных подразделений (такой процесс называется сквозным), один регламент способен заменить длительную внутреннюю переписку. Ведь работник одного отдела не может подчиняться начальнику другого, так почему же он должен принимать эстафету и выполнять какие-то действия без распоряжения своего непосредственного руководителя? В обычных условиях руководителям отделов приходится вступать в переписку. Если же имеется регламент, то работники разных подразделений включаются в выполнение процесса, не дожидаясь указания «сверху».

Иметь отдельные регламенты на все рабочие процессы, несомненно, очень удобно. Однако у этой медали есть и оборотная сторона, а именно:

• регламентирование требует серьезных денежных вложений: хорошие консультанты стоят дорого, как и рабочее время собственных сотрудников;
• любой процесс постоянно развивается: появляются новые технические условия работы, к его выполнению приходят новые, по-другому обученные люди, и схема процесса, составленная сегодня, может до неузнаваемости измениться через год. За этим тоже нужно следить, что означает новые затраты;
• подход к выполнению процесса, когда «шаг в сторону равносилен побегу», не способствует проявлению работниками инициативы, а ведь никто, в конечном счете, не сумеет оптимизировать процесс лучше тех, кто непосредственно работает над ним;
• внедрение регламента практически гарантированно влечет за собой сопротивление работников, причем как непосредственных участников процесса, так и многочисленных «сочувствующих». Преодоление сопротивления – целый этап внедрения регламента, требующий и временных, и материальных ресурсов.

Таким образом, регламентированию подлежат в первую очередь типовые процессы. Они будут выполняться в организации всегда, независимо от внешней ситуации. Перечень процессов, подлежащих регламентированию в конкретной организации, составляется строго индивидуально, исходя из множества факторов.

2.3 Структура и содержание регламента

Как правило, регламент состоит из следующих основных разделов:

• Общие положения.
• Термины, определения, сокращения.
• Описание процесса.
• Ответственность.
• Контроль.

Подробнее содержание разделов регламента представлено в таблице.

К числу основных реквизитов документа относят:

• наименование организации;
• дату и номер документа, место его составления;
• гриф утверждения;
• наименование документа;
• текст документа;
• приложение (если есть);
• визы согласования.

Требования к оформлению перечисленных реквизитов установлены ГОСТ Р 6.30-2003. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 разъясняют и конкретизируют порядок внедрения и применения данного стандарта.

2.4 Модель бизнес-процесса

В качестве приложения к регламенту может выступать модель бизнес-процесса. Ее принято изображать графически (см. схему), но допустимо также составить таблицу и даже описать процесс вербально. Графические модели бизнес-процессов создаются с помощью специального программного обеспечения.

Рисунок 1. Модель бизнес-процесса «Контроль исполнения документов»

То, что на первый взгляд кажется хитросплетением линий и геометрических фигур, на самом деле представляет собой строгий порядок действий при выполнении того или иного процесса, в нашем случае – процесса делопроизводства. Схема бизнес-процесса гораздо удобнее для восприятия, чем текст того же регламента. На ней четко видно, кто и с чего начинает каждый этап, чем его заканчивает и кому передает эстафету в работе над процессом.

На графической модели бизнес-процесса «Согласование проекта документа» представлены такие ключевые параметры бизнес-процесса, как входы и выходы, клиенты и участники. Каждый новый работник, глядя на модель, оперативно включится в выполнение своего процесса на определенном этапе и будет знать, как вести себя в любой рабочей ситуации, связанной с ним.

2.5 Порядок над регламентом

над регламентом не отличается работы над другим организационно- документом: сначала проект документа, согласовывают с должностными лицами, его утверждает организации или им лицом. , участники процесса с регламентом роспись и на руки копии.

Утверждение может производиться способами:

• напрямую ( собственноручно расписывается документе);
• косвенно ( издания приказа) (. Пример 1). В случае в утверждения будут регистрационные данные .

Пример 1

Приказ утверждении и в действие

бизнес-процессов

с ограниченной «Перспектива»

(ООО «»)

ПРИКАЗ

23.07.2014 № 456-Пр

. Москва

Об и введении действие регламентов -процессов

В совершенствования процедур ООО «Перспектива»

:

1. Утвердить и в действие 01.08.2014 регламенты следующих -процессов:

1.1. Регистрация учет документов.

1.2. исполнения документов.

1.3. и поиск .

2. Назначить ответственным выполнение требований, в п. 1 приказа, административного Легостаева А..

3. Начальнику канцелярии В.К. ознакомление работников «Перспектива» с приказом под и передать утвержденных регламентов структурные подразделения «Перспектива» до 30.07.2014.

4. исполнения настоящего оставляю за .

Генеральный директор Д.А.

С приказом :

Легостаев А.. Легостаев 24.07.2014

Паршина .К. Паршина 24.07.2014

.А. Карпенко

23-78

бизнес-процесса « исполнения документов» в Примере 2.

бизнес-процесса « исполнения документов»

с ограниченной «Перспектива»

(ООО «»)

№7

бизнес-процесса « исполнения документов»

1. положения

1.1. Регламент -процесса «Контроль документов» (далее – ) определяет порядок исполнения заданий документам в «Перспектива» (далее – ).

1.2. Требования и Регламента распространяются все структурные Организации.

1.3. Утверждение , внесение в изменений и производятся приказом директора Организации.

1.4. Организации обязаны и выполнять Регламента. Все принятые на сотрудники Организации быть ознакомлены структурных подразделений установленным порядком исполнения документов Организации.

2. Термины, , сокращения

2.1. В используются следующие и определения:

задачи - работник, исполнителю электронное , содержащее задание.

- зафиксированная на информация с , позволяющими ее .

Задание - поручение .

Задача - см. .

Исполнитель - работник , которому поручено задачи.

Контроль - действий, обеспечивающих исполнение документа.

исполнитель - работник числа исполнителей, правом координации других исполнителей. резолюции указывается .

Резолюция - реквизит, указания должностного по исполнению . Включает в фамилии, инициалы , содержание поручения ( необходимости), срок , подпись и .

Руководитель - должностное , выносящее резолюцию.