Файл: Проектирование организации (Способы самосохранения организации, принципы построения организационных структур управления и факторы, влияющие на формирование организации).pdf

Внешние факторы:

• Демографические факторы;
• Общий уровень развития экономики страны;
• Политические условия;
• Уровень развития технологии;
• Объемы поступающих данных и информации;
• Особенности национальной культуры.

Названные факторы могут как повысить, так и понизить ресурс организации, поэтому от руководителя требуется грамотно их использовать, а именно:

• Повышать квалификацию и профессионализм подчиненных;
• Следить за развитием технологии;
• Следить за изменениями рыночной конъюнктуры и строить прогнозы;
• Стремиться к обладанию свежей информацией;
• Создавать союзы и ассоциации с аналогичными организациями;
• - Страховать наиболее рискованные виды деятельности;
• Повышать ликвидность организации.

Существует три варианта реализации закона самосохранения.

Первый вариант: ни руководитель, ни подчиненные ничего не знают о законе самосохранения. Закон фактически не действует, пока организация действует успешно. Если появляются признаки неблагополучной ситуации, организация в лице всего коллектива начинает сопротивляться. В итоге растут затраты, которые часто являются невосполнимыми. Вместо увеличения происходит уменьшение энергии удержания.

Второй вариант: руководитель знает о законе, а его подчиненные нет. Если организация стабильна и энергия удержания превалирует над энергией ликвидации, руководитель не предпринимает никаких радикальных действий и только формирует потенциальные ресурсы удержания. Работники не думают о самосохранении. Как только начинаются неблагоприятные изменения, работники переходят к активным действиям, часть даже уходит из организации, а другие предлагают руководителю сомнительные варианты наращивания энергии удержания или ослабления энергии ликвидации.

Третий вариант: и руководитель, и подчиненные знают о законе самосохранении. Этот вариант наиболее благоприятный, характеризующий профессиональный подход к деятельности организации. Каждый работник в пределах своих полномочий и ответственности предполагает возможность того, что организация в условиях рыночной экономики может оказаться в неблагоприятных условиях. Стремясь сохранить организацию и свое рабочее место, они в плановом порядке постепенно создают новые ресурсы, укрепляют старые связи, снижают отрицательные возмущающие влияния или переводят их на пользу себе.

Так как организация понимается как открытая система, большую роль для ее самосохранения играет уровень взаимодействия с внешней средой. Взаимодействие осуществляется путем встраивания во внешнюю среду: создание союзов и ассоциаций, формирование лобби и продвижение своих представителей в различные влиятельные организации. Руководитель любой организации осознает необходимость повышать устойчивость своей организации и делает либо профессионально, либо на уровне здравого смысла.

---

Э. А. Смирнов отмечает 4 стратегии, которые следует применять в работе с внешней средой.^[[6]]

1. Пассивно-индивидуальная стратегия основана на ожидании партнеров и предложений для заполнении свободных ниш в деятельности сторонних организаций; предполагает проведение умеренной рекламной кампании. Стратегия уместна, если внешняя среда не предъявляет серьезных требований к параметрам организации, а руководитель организации положительно относится к предпринимательскому риску и имеет дополнительный источник доходов. При использовании стратегии для основной организации возможно ее банкротство или смена стратегии.
2. Пассивно-коллективная стратегия основана на заинтересованности государства или какого-либо общества в развитии определенной сферы производства товаров, услуг, информации, знаний в конкретной области. В данной стратегии заинтересован руководитель, способный специально создать под нее организацию. Внешняя среда предоставляет развитую инфраструктуру, риск является минимальным, а доходы не самыми высокими, но стабильными. Как правило, такие организации действуют от 3 до 5 лет. Стратегию можно рекомендовать для организаций, работающих в сфере традиционных услуг с высоким уровнем ручного труда. Опасность заключается в том, что слишком пассивная организация полностью теряет инициативу и становится зависимой от окружающей среды.
3. Активно-индивидуальная стратегия предполагает постоянный поиск своей ниши в науке, технологии, информации с целью достижения стабильного развития. Особенно стратегия подходит для молодых руководителей небольших организаций.
4. Активно-коллективная стратегия предполагает создание инфраструктуры под собственную организацию непосредственно ее руководителем. Инфраструктура таким образом играет пассивную роль, а организация активную. Чтобы успешно реализовать такую стратегию руководитель должен обладать знаниями и прирожденными качествами. При выборе партнеров надо удостовериться в соответствии их стратегий активно-коллективной стратегии организации лидера, что возможно только в случае пассивно-коллективных стратегий или, в крайнем случае, пассивно-индивидуальных.

Если внешне нормально работающая организация находится в состоянии неустойчивого равновесия, то для повышения потенциала самосохранения необходимо проведение специальных мероприятий экономического и социально-психологического характера.

---

Должно быть выполнено диагностическое обследование, аналогичное тому, которое проводится при санации деловой организации. В ходе выполнения обследования составляется перечень проблемных ситуаций, которые могут привести к краху в случае изменений условий существования, и разрабатывается система преодоления возможных сбоев в работе организации.

Мероприятия, которые необходимы для повышения устойчивости организации по отношению к разрушающим воздействиям со стороны внешней и внутренней среды могут иметь организационно-экономический или социально-психологический характер.

К мероприятиям организационно-экономического характера, повышающим устойчивость организации, следует отнести:

• Создание резервного денежного фонда (для некоторых типов деловых организаций, например банков, страховых и инвестиционных компаний, пенсионных фондов наличие обязательного резервного фонда устанавливается в законодательном порядке);
• Увеличение доли высоколиквидных материальных фондов;
• Диверсификация деятельности, то есть использование устойчивых видов деятельности;
• Установление постоянных партнерских отношений с целью формирования устойчивой среды обитания;
• Использование при заключении сделок с партнерами контрактов форвардного типа;
• Совершенствование структуры управления;
• Автоматизация производства;
• Использование ноу-хау и освоение новых технологий работы;
• Активизация маркетинговых исследований с целью выявления новых возможностей организации.

К мероприятиям социально-психологического характера, повышающим устойчивость организации, относятся:

• Разработка системы повышения профессиональной пригодности и квалификации персонала;
• Регулярная оценка уровня профессиональной и психологической пригодности персонала;
• Улучшение социально-бытовых условий;
• Разработка системы мотиваций экономического и социального характера;
• Создание кадрового резерва из людей, входящих в состав организации и из внешней среды;
• Проведение мероприятий по борьбе с конфликтными ситуациями;
• Разъяснение сотрудникам значимости их труда в обеспечении устойчивого существования организации.

Комплекс указанных мероприятий способствует не только самосохранению и выживанию организации в условиях глобального рынка, но и обеспечивает устойчивое поступательное развитие организации.

Проектирование организации невозможно без проектирования сложнейшего механизма - механизма управления. Для этого необходимо владеть методологией формирование организационных систем.

---

При разработке принципов и методики проектирование структуры как застывшего набора органов, соответствующих каждой специализированной функции управления необходимо включать систему целей и их распределение между различными звеньями. Сюда относится состав подразделений, которые находятся в определённых связях и отношениях между собой; распределение ответственности. Важными элементами структуры управления являются коммуникации, потоки информации и документооборот в организации. Организационная структура - это поведенческая система, это люди и их группы, постоянно вступающие в различные взаимоотношения для решения общих задач.

Системность самого подхода к формированию структуры проявляется в следующем:

1. Не упускать из виду ни одну из управленческих задач, без решения которых реализация целей окажется не полной;
2. Выявить и связать между собой всю систему функции, прав и ответственности по вертикали управления - от генерального директора предприятия до мастера цеха;
3. Исследовать и организационно оформить все связи и отношения по горизонтали управления;
4. Обеспечить органическое сочетание вертикали и горизонтали управления.

Процесс формирования организационной структуры включает в себя формулировку целей и задач, определение состава и место подразделений, их ресурсное обеспечение (включая численность работающих), разработку регламентирующих процедур, документов, положений, закрепляющих и регулирующих формы, методы, процессы, которые осуществляются в организационной системе управления.

Весь этот процесс можно организовать по трем крупным стадиям:

1. Формирование общей структурной схемы, что во всех случаях имеет важное значение, поскольку при этом определяются главные характеристики организации, а также направления, по которым должно быть осуществлено углубленное проектирование как организационной структуры, так и других важнейших аспектов системы.
2. Разработка состава основных подразделений и связей между ними. Это заключается в том, что предусматривается реализация организационных решений не только в целом по крупным линейно-функциональным и программно-целевым блокам, но и по самостоятельным подразделениям аппарата управления, распределения конкретных задач между ними и построения внутриорганизационных связей. Под базовыми подразделениями понимаются самостоятельные структурные единицы (отделы, бюро, управления, сектора, лаборатории, цехи), на которые организационно разделяются линейно-функциональные и программно- целевые подсистемы. Базовые подразделения могут иметь свою внутреннюю структуру.
3. Регламентация организационной структуры. Это предусматривает разработку количественных характеристик аппарата управления и процедур управленческой деятельности. Она включает: определение состава внутренних элементов базовых подразделений (бюро, групп и должностей); определение проектной численности подразделений; распределение задач и работ между конкретными исполнителями; установление ответственности за выполнение поставленных задач; разработку процедур выполнения управленческих работ в подразделениях; расчёты затрат на управление и показателей эффективности аппарата управления в условиях проектированной организационной структуры.

---

Глава 2. Описание и организационные параметры организации ООО «Арт Металл»

2.1. Анализ организационной структуры организации ООО "Арт Металл"

Начиная проектировать организацию каждый руководитель задумывается о том, какая организационная структура лучше и эффективнее, какая имеет больше достоинств и меньше недостатков. Но в организационной структуре сложно выделить достоинства и недостатки, можно выделить показатели, определяющие область ее применения.

Основные показатели организационной структуры:^[[7]]

• Управляемость, способность быстро и четко реагировать на прямые указания руководящей компании. поступающие сверху.
• Адаптивность, адекватная и своевременная реакция предприятия на изменение внешних условий, способность изменять тактику и стратегию, адаптироваться под внешние и внутренние условия.
• Специализация, разделение труда по выполняемым функциональным обязанностям с целью достижения высокого качества выпускаемой продукции и снижения ее себестоимости.
• Кооперация, выполнение максимального круга работ по выпускаемому продукту в одном структурном подразделении с целью повышения качества и потребительских свойств выпускаемой продукции.
• Затраты на управление.

Классификация типов организационных структур организаций приведена в Приложении 1.

Достоинства и недостатки могут рассматриваться только относительно конкретного предприятия. В данной курсовой работе рассмотрим организационные параметры организации ООО "Арт Металл".

Организационно-правовая форма.

Организация «Арт Металл» является обществом с ограниченной ответственностью.

Общество с ограниченной ответственностью — это учрежденное одним или несколькими юридическими или физическими лицами хозяйственное общество, уставный капитал которого разделён на доли; участники общества отвечают по его обязательствам и несут риск убытков, связанных с деятельностью общества, в пределах стоимости принадлежащих им долей в уставном капитале общества.

---