Файл: Понятие, сущность и классификация логистических систем.pdf

Информационное обеспечение службы снабжения

Основными документами, предоставляющими минимальный объем информации для процесса управления, являются прайс-лист предприятия, прайс- листы поставщиков и стандарты и принципы заключения договоров, зафиксированные в учетной политике данной фирмы.

Таблица 4. Документирование работ сотрудника службы снабжения

0 - документ необходим для начала работ

1 - документ возникает в процессе работы

Вид документа:

1. - прайс-лист
2. - отчет об остатках товара на складе
3. - прайс-листы конкурентных фирм
4. - договор
5. - предложения от сторонних организаций (заказы)
6. - план закупок товаров
7. - опросные листы (анкеты)
8. - отчет о рынках, спросе, потребителях
9. - отчет о выполнении плана

Из таблицы видно, что сотрудник службы снабжения как получает готовую информацию, так и генерирует ее при формировании соответственной собственной документации.

Генеральный директор

Менеджер по продажам

Коммерческий директор

Поставщики

Клиенты (покупатели)

Сотрудник службы снабжения

Рис. 4 Схема информационных потоков

Сотрудник службы снабжения получает информацию от всех объектов, представленных на схеме, что объясняется необходимостью больших объемов информации для осуществления его деятельности, но так же он предоставляет уже обработанную информацию генеральному и коммерческому директорам – функция обратной связи. Маршрутная схема движения документов представлена в таблице 5

Таблица 5. -Маршрутная схема движения документов.

• ф - формирование первичной информации

- генерация информации

1. прайс-лист
2. отчет об остатках товаров на складе
3. договор
4. предложения от сторонних организаций (заказы)
5. отчет о выполнении плана
6. опросные листы (анкеты)

Таблица 6- Схема документооборота.

После подключения к Интернет и усовершенствования АРМ дополняются новые функции сотрудника службы снабжеия и изменяются процедуры, составляющие его деятельность Также меняется оперограмма подготовки документов за счет изменения трудоемкости процедур и добавления новых функций (таблица 7).

Таблица 7

Состав функций сотрудника службы снабжения по процедурам

Таблица 8. Оперограмма подготовки документов.

После подключения Internet и усовершенствования АРМ логико-информационная схема меняется за счет увеличения информационных потоков.

Таблица 9.Логико – информационная схема (добавочный блок)

Сотрудник СС

Коммерческий директор

Клиенты

Менеджер

Гл.бухгалтер

сервер

Рис .5 Схема информационных потоков.

Состав входной информации после подключения Интернет и усовершенствования АРМ сотрудника службы снабжения увеличился, добавились рекламные материалы, презентационная папка компании, анкеты, гостевые книги.

Состав выходной информации также увеличился. К уже имеющимся документам (прогноз потребительских потребностей, отчет о рынке конкурентов, отчет о выполнении плана, отчет о размещении рекламы, договора) добавляется отчет о проведении презентации, пресс-релизы, отчет о проведении PR – компании.

Состав нормативно-справочной информации:

1. должностная инструкция сотрудника службы снабжения
2. прайс-лист
3. учетная политика
4. описание работы с программой Presentations от фирмы Novell.

Большую часть справочной информации можно получить в разделе помощь соответствующего программного продукта. При возникновении вопросов по использованию технических средств можно получить справочную информацию в сервисных службах тех фирм, в которых приобретены данные технические средства.

Кабельная структуры ЛВС предприятия содержит в себе:

1. экранированные радиочастотные кабели;
2. соединители;
3. концевые радиочастотные терминаторы.

В третьих, реализуем доступ к Интернет, оснастим рабочее место сотрудника службы снабжения пакетом Presentations

Все технические составляющие будут приобретаться у солидных фирм, что гарантирует высокое качество технологии и бесперебойную работу системы. При этом имеется абонентное обслуживание системы в течение 1,5лет.

Операционная система.

Так, руководству фирмы (генеральный и коммерческий директора) вполне достаточно Win 2015, а персоналу для эффективной работы необходим Win ХР, предоставляющий новые возможности, такие как:

1. мастер создания писем;
2. фоновая проверка грамматики;
3. средства рисования таблиц;
4. решение для Internet – Intranet(инструментарий для коллективной работы, электронная почта, списки, рассылки).

Проектирование коммуникационной системы

Локальная вычислительная сеть - ЛВС (англ. LAN - Lokal Area Network) - это аппаратно-программная реализация, в которой не­сколько компьютерных систем связанны друг с другом с помощью соответствующих средств коммуникаций. Благодаря такому со­единению пользователь может взаимодействовать с другими рабочими станциями, подключенными к этой ЛВС.

Существует несколько топологий ЛВС – «Кольцо», «Звезда» и «Шина». Сравнение топологий проведем в таблице 9

Таблица 9-Сравнение топологий

На основе сравнения данных показателей была выбрана топология «Шина».

При шинной топологии (рис.6) среда передачи информации представляется в форме коммуникационного пути, доступного для всех рабочих станций, к которому они все должны быть подключены. Все рабочие станции могут не­посредственно вступать в контакт с любой рабочей станцией, имеющейся в сети. Рабочие станции в любое время, без прерывания работы всей вычис­лительной сети, могут быть подключены к ней или отключены. Функциони­рование вычислительной сети не зависит от состояния отдельной рабочей станции.