Файл: Проблемы коммуникации в современных организациях».pdf

Функции контроля за движением документа возложены на директора и они включают следующие операции: регистрация счетов и других документов на оплату и передача их бухгалтеру; постановка документов с резолюциями на контроль и снятие с контроля; передача документов исполнителям; извещение сотрудников о проводимых совещаниях; составление графика работы сотрудников работающих на штатных должностях по совместительству; выполнение машинописных и копировально-множительных работ (рис. 5).

Регистрация передаваемых документов и передача их по назначению

Постановка документов с резолюциями на контроль и снятие их с контроля

Передача документов исполнителям

Функции контроля за исполнением документа

Извещение сотрудников о совещаниях

Составление графиков работы сотрудников

Оперативная связь со сторонними организациями и клиентами

Рисунок 5 - Функции контроля за движением документа

В таблице 7 представлена сводная информация по каждому виду документа в динамике по годам. Из таблицы можно определить структурную характеристику документооборота и как она меняется по годам.

Таблица 7

Анализ структуры документооборота

Общее количество документов в организации сокращалось до уровня 74 и 90 процентов от предыдущего года. Потоки внутренних документов сильнее сокращались, чем возрастали потоки входящих и исходящих документов.

В таблице 8 представлена группировка видов документов по специалистам.

Таблица 8

Группировка видов документов по специалистам

Из таблицы 8 видно, что у директора и бухгалтера количество документов возросло, что связано с ростом потока финансовых документов.

В таблице 9 произведён анализ объёма документооборота в течение 2015 г. Здесь разбивка происходит помесячно для выявления сезонности.

Таблица 9

Выявление сезонности в объёме документооборота

Из таблицы 9 видно, что в летний период снижается активность организации, так как большинство сотрудников именно в этот период уходят в отпуска.

В таблице 10 представлена характеристика телефонной сети.

Таблица 10

Характеристики работы телефонной сети

По данным таблицы 10 видно, что в 2014 г. на предприятии были установлен одни дополнительный внутренний телефонный номер.

Рассмотрим состояние парка персональных компьютеров. Из таблицы 2.25 видно, что в 2014 г. число компьютеров увеличилось на 1 в связи с приемом на работу психолога. В 2015 г. увеличения числа компьютеров не было (принятый в 2015 г. психолог компьютером не обеспечен).

Все компьютеры подключены к сети Интернет, что положительно влияет на работу персонала.

Таблица 11

Обеспеченность персональными компьютерами

Таблица 12

Проблемы в коммуникационной структуре

Выводы.

Результаты проведенного анализа ООО «Центр Я+» показали, что в целом за анализируемый период предприятие функционировало не совсем стабильно, о чем говорит увеличение объема реализации услуг в 2014 году и их уменьшение в 2015 году. Поэтому, чтобы не допускать значительного уменьшения эффективности деятельности предприятия, необходимо заблаговременно предугадывать и предотвращать все негативные тенденции, используя при этом все резервы повышения эффек­тивности деятельности предприятия.

Коммуникационная структура ООО «Центр Я+» представлена двумя основными блоками: системой внешних коммуникаций и системой внутренних коммуникаций.

Исследование системы внешних коммуникаций позволило сделать вывод, что организация представляет собой достаточно открытую информационную систему. Руководство ООО «Центр Я+» считает необходимым учитывать формируемое вокруг нее общественное мнение как инструмент обратной связи и важный критерий оценки своей деловой репутации.

Коммуникационная политика ООО «Центр Я+» в сфере внешних коммуникаций определена как проактивная, то есть предусматривающая заполнение информационного поля собственной информацией, вытесняющей чужую. Результатом такой политики является формирование устойчивой положительной репутации, обеспечивающей в будущем гарантию  стабильной  финансово-экономической деятельности организации.

В целом, проведенное исследование внешних коммуникаций ООО «Центр Я+» позволило сделать вывод о ее эффективности.

Внутренние коммуникации осуществляются в рамках самой организации. Проведенное исследование показало, что система внутренних коммуникаций в ООО «Центр Я+» определена линейно-функциональной системой управления в организации. Директивная информация передается по вертикальным каналам коммуникации нисходящими потоками. Обратная связь обеспечивается восходящими потоками.

Анализ внутренних коммуникаций показал, что одним из недостатков коммуникационной структуры ООО «Центр Я+» является то, что основной узел пересечения информационных потоков приходится на директора. В результате сложившегося положения отмечается его перегрузка, как результат – недостаток времени для стратегического планирования.

Еще одной проблемой организации является то, что в ней существуют большие различия в значимости нисходящей и восходящей информации. Можно сделать вывод о том, что интересы работников зачастую не учитываются; в результате ухудшается социально-психологический климат, растет уровень конфликтности. Внутрикорпоративные коммуникации не достаточно эффективны. Сотрудники зачастую не имеют сведений о перспективах развития организации, ее позиционировании на рынке. Очевидно, что данная ситуация снижает лояльность персонала и его мотивацию.

ГЛАВА 3. ПУТИ СОВЕРШЕСТВОВАНИЯ ПРОЦЕССОВ КОММУНИКАЦИИ В ООО «ЦЕНТР Я+»

Для того, чтобы обеспечить эффективность коммуникационного обмена работников отделов необходимо оснащение рабочих мест средствами компьютерной и организационной техники, так как в современных условиях без своевременной информации совместная работа организации не возможна.

На основе проведенного исследования было разработано мероприятие, направленное на обеспечение непрерывным поток информации структурных подразделений на базе имеющихся единиц оборудования, путем установки локальной сети по принципу терминального режима.

Принципом и основным преимуществом такой сети является то, что вся работа и доступ к информации обеспечиваются работой сервера, в котором хранится вся информация предприятия на двух носителях. Это обеспечивает резервную копию данных. При использовании такого принципа работы все участвующие в связке терминалы (прежние ПК) не выполняют функции самостоятельных единиц, а лишь только служат средством получения, редактирования и хранения информации на сервере. Так же предоставление выделенного доступа в Интернет обеспечит разгруженность телефонных линий, увеличит в несколько раз поток входящей и исходящей информации организации.

Для внедрения мероприятия потребуется:

• покупка и привоз основных средств (сервер, сетевой локальный кабель и другие комплектующие);
• наладка и первичная настройка оборудования;
• распределение приоритетов по установке программного обеспечения пользователей в соответствии с должностными обязанностями;
• устранение не выявленных ранее неполадок в работе системы;
• заключение договора с провайдером на предмет постоянного обслуживания и установки сети Интернет.