Файл: Проблемы коммуникаций в современных организациях (Сущность и способы коммуникации).pdf

Итак, поддерживать порядок в организации, получать информацию, перерабатывать ее и принимать решения, то есть управлять, можно только с помощью коммуникаций.

При обмене информацией отправитель и получатель проходят несколько взаимосвязанных этапов. Их задача - составить сообщение и использовать канал для его передачи таким образом, чтобы обе стороны поняли и разделили исходную идею. Это трудно, ибо каждый этап является одновременно точкой, в которой смысл может быть искажен или полностью утрачен.

Рисунок 1. Основные элементы коммуникации

Взаимосвязанные этапы:

1. Зарождение идеи

Зарождение идеи - очень важный, так как часты случаи, когда процесс обмена информацией прерывается именно на этом этапе (в основном это из-за того что, отправитель не затрачивает достаточного времени на обдумывание идеи). Начало обмена информацией - выбор информации и формулирование идеи. Отправитель выбирает нужную информацию, он должен сделать свою идею интересной и притягательной для получателя.

Важно помнить, что идея еще не трансформирована в слова или не приобрела другой такой формы, в которой она послужит обмену информацией. Чтобы осуществить обмен эффективно, отправитель должен принять в расчет множество факторов^[14].

1. Кодирование и выбор канала

При кодировании и выборе канала идея превращается в обращение, которое готово к передаче. Прежде чем закодировать обращение, необходимо выбрать систему кодирования. Не стоит забывать о том, что она должна быть известна получателю. Кодовыми знаками могут служить системы письма, видеосистемы, речевые системы (в основе с устной речью), знаки телодвижений, язык жестов и прочие. Результат кодирования - сообщение, которое является идеей, принадлежащей отправителю. Сообщение должно восприниматься получателем адекватно заложенному в него смыслу.

1. Передача

На третьем этапе - отправитель посылает информацию с помощью канала передачи сообщения. Зачастую многие путают этап передачи информации с самим процессом коммуникации. Но ведь передача является лишь одним из этапов коммуникации. А чтобы процесс коммуникации был эффективен, необходимо пройти все этапы коммуникации.

1. Декодирование

Декодирование - последний этап происходит декодирование информации получателем. Декодирование - это перевод символов отправителя в мысли получателя. Разные получатели могут раскодировать информацию по-разному, зависит это от их опыта и представлений. Процесс коммуникации будет более эффективным, если информация будет тщательно раскодирована.

Таким образом, коммуникации выступают как определяющее условие для формирования группы и ее жизнедеятельности^[15].

1.2 Виды коммуникаций

Коммуникации классифицируют по:

1. По субъекту и средствам коммуникации:

• Межличностные;
• Организационные;

Организационные коммуникации делятся на:

• Внешние;
• Внутренние;

1. По каналам общения:

• Формальные;
• Неформальные;

1. По организационному признаку (по пространственному расположению каналов):

• Вертикальные;
• Горизонтальные;

1. По направленности общения:

• Нисходящие;
• Восходящие коммуникации^[16].

Межличностные коммуникации - коммуникации, осуществляемые между людьми в ситуациях «лицом к лицу» и в группах с помощью слов и несловесных средств общения. Именно они представляют большую значимость для изучения организационного поведения.

Организационные коммуникации - это совокупность коммуникаций, строящихся на основе общения, опосредованного информацией о самой организации, ее целях и задачах. Это процесс, с помощью которого руководители развивают систему предоставления информации и передачи сведений большому количеству людей внутри организации и отдельным индивидуумам и институтам за ее пределами^[17].

Организационные коммуникации подразделяются на две большие группы:

• Внешние коммуникации - коммуникации, представляющие собой информационное взаимодействие с внешней средой: средства массовой информации, органы государственного регулирования, поставщики и потребители, ближайшие соседи и т.п. Средства коммуникации со средой многообразны: деятельность руководителя по организации рекламы, создание и поддержание имиджа компании, проведение маркетинговой политики на внешнем рынке, подготовка регулярных отчетов для вышестоящих организаций, и пр. Они отражают целостность управляемой системы и одновременно ее открытость, приоритетность действий работников фирмы, стиль управления менеджера, ситуации взаимодействия фирмы с другими объектами.
• Внутренние коммуникации - коммуникации внутри организации между различными уровнями и подразделениями^[18].

Существует несколько видов коммуникаций внутри организации:

• коммуникации «руководитель - подчиненный». Связаны c прояснением задач, приоритетов и ожидаемых результатов; обеспечением вовлеченности отдела в решение задач; обсуждением проблем эффективности работы; оповещением подчиненного о грядущем изменении; получением сведений об идеях, усовершенствованиях и предложениях подчиненных;
• коммуникации между руководителем и рабочей группой. Позволяют руководителю повысить эффективность действий группы^[19].

Формальные коммуникации - это коммуникации, которые определяются организационной структурой предприятия, взаимосвязью уровней управления и функциональных отделов. Чем больше уровней управления, тем выше вероятность искажения информации, так как каждый уровень управления может корректировать и отфильтровывать сообщения.

Неформальные коммуникации - это те контакты, которые реализуются вне и помимо формальных коммуникативных каналов. Канал неформальных коммуникаций - это канал распространения слухов. Так как по каналам слухов информация передается намного быстрее, чем пo каналам формального сообщения, руководители пользуются первыми для запланированной утечки и распространения определенной информации типа «между нами»^[20].

Вертикальные коммуникации - это обмен информацией между иерархическими уровнями организации. Вертикальная коммуникационная связь, в свою очередь, по направленности общения подразделяется на нисходящие (сообщение подчиненным уровням o принятом управленческом решении) и на восходящие (отчёты, предложения, объяснительные записки).

Нисходящий поток используется руководителем постановки задач, работ, информирования процедурах с , чтобы выделить , требующие внимание, варианты обратной по результатам . При этом, больше уровней информация, тем вероятность того, она не искажена. Наиболее примером является начальника со подчиненными^[21].

Восходящие представляют собой каналов движения « вверх», другими , восходящая информация организациях перемещается более низкого более высокому . Она используется обратной связи с руководством целью информирования результатах работы текущих проблемах, средством доведения сведения руководителя работников. Руководители на данную при анализе , как улучшить дел в .

Горизонтальные коммуникации - коммуникации между отделами. Организация из множества , поэтому обмен между ними для координации и действий. должно добиваться, подразделения работали , продвигая организацию нужном направлении. повышению эффективности всех видов организации. Данный необходим, так позволяет сэкономить и обеспечить действий. В случаях такое является формальным обязательным, в - происходит спонтанно^[22].

и горизонтальные играют определяющую в функционировании . Обычно принято , что вертикальное коммуникаций более , поскольку оно основной принцип организации - иерархический. другой стороны, всегда синтезирован координационным принципом, с горизонтальной коммуникаций. Через этих двух и собственно обеспечивается коммуникативная организации в . Данное сочетание своего рода «» всей коммуникативной организации^[23].

Выводы главе 1

Коммуникация - обусловленный процесс и восприятия в условиях и массового по различным с помощью коммуникативных средств.

людей осуществляется помощью вербальных невербальных коммуникаций.

в организации - сложная, многоуровневая , охватывающая как организацию и элементы, так ее внешнее .

Коммуникации в выполняют ряд функций: информационная; ; контрольная; экспрессивная; .

Коммуникационный процесс - процесс обмена между двумя более людьми. цель - обеспечить и понимание , являющейся предметом . Если взаимного не достигается, коммуникация не , из чего , что обе играют в активную роль.

обмене информацией и получатель несколько взаимосвязанных . Их задача - сообщение и канал для передачи таким , чтобы обе поняли и исходную идею.

образом, коммуникации как определяющее для формирования и ее .

Коммуникации классифицируют : по субъекту средствам коммуникации, каналам общения, организационному признаку ( пространственному расположению ), по направленности .

ГЛАВА 2. ФУНКЦИОНИРОВАНИЕ В ОРГАНИЗАЦИЯХ

2.1 структурных коммуникаций

четко действующих в организациях решению многих организационных проблем, частности координации отдельных структурных в организации общей цели, устойчивых отношений внешней средой, подразделениям организации рабочей информации целевых указаний др.

Однако коммуникационных сетей, устойчивых коммуникационных сопряжены с трудностей, вызванных дефектами в информации, так дефектным кодирование декодированием получаемых ^[24].

Проблемы, связанные созданием эффективно коммуникаций, можно на две группы^[25]:

• Проблемы коммуникаций
• Проблемы, в ходе общения.

Основная между элементами структуры обусловлена во взаимоотношениях отдельными структурными организации. При распоряжения и руководящего органа могут не ситуации, не подчиненными, дублироваться, сообщение может ранее посланным. того, в неопределенности ситуации связи между подразделениями или организации становятся , информация к поступает хаотично, вызывает информационный или, наоборот, противоречивой информации.

коммуникации - помехи, осуществлению контактов взаимодействию между и реципиентом. препятствуют адекватному , пониманию и сообщений в осуществления коммуникативных . Барьеры возникают в технической , так и механизме общения^[26].

условиях неопределенности усиливаться следующие виды барьеров коммуникационных процессах:

1. сообщений - явление, котором в единицы организации информация, не реальной ситуации. в коммуникационных приводят к замедлению темпов в организации. решения и реализация должны одновременно: понять, следует выполнять , не мене , чем принять о том, следует делать. искажение информации позволяет приступать немедленной реализации , поскольку оно на неверных . В связи этим приходиться к данной , повторять сообщения. того, искажения приводят к постановке целей, немедленно сказывается остальных компонентах .

Все искажения организационных коммуникациях на три :

• непреднамеренные искажения, возникают в недостатка информации, ситуации или в межличностных ;
• сознательные искажения, представляют большую при принятии в организации постановке целей: данном случае звено в цепочке несогласно содержанием сообщения (, несогласно с вышестоящего органа ) и стремится характер его ;
• фильтрация информации сообщении, когда ненужная в момент информация, только суть. операция в процессе может к потере , вредным упрощениям, препятствуют принятию управленческих решений. эффект фильтрации , когда высших пытаются снабжать информацией положительного , не доводя их сведения острые проблемы; существует страх наказанием, ощущается информации из- ее неправильной ^[27].

1. Информационные перегрузки в тех , когда члены не в эффективно реагировать всю необходимую информацию и определенную ее , по их , наименее важную. возможна ситуация, именно эта информации будет необходима для нормального функционирования или ее . Особенно часто перегрузка наблюдается руководителей, замыкающих себе решение (даже самых ) вопросов, связанных управлением деятельностью организации. Отсутствие фильтров и организации, выступающих роли «сторожей», позволяет руководителю использовать самую часть поступающей нему информации.
2. в структуре оказывают существенное влияние на коммуникационных сетей. распространенным из недостатков следует неудачную конфигурацию - большого количества управления, когда при прохождении уровня к теряется или . Это особенно для восходящих потоков (снизу , от подчиненных руководителям).