Файл: Применение процессного подхода для оптимизации бизнес-процессов. ( ГТК «Телеканал «Россия» ).pdf

Введение

В настоящее время, для того чтобы фирма была конкурентоспособной в борьбе с ведущими фирмами, требуются совершенно новые подходы к организации производства и управления. И прежде всего они нужны в инвестиционной политике, при проведении на предприятии технической реконструкции, в процессе внедрения новой техники и технологии.

В курсовом проекте предметом исследования является методы совершенствования бизнес-процессов на примере процессов финансового отдела компании ГТК «Телеканал «Россия».

Объектом исследования является бизнес-процесс финансового управления.

Целью исследования данной курсовой работы является совершенствование бизнес-процесса финансового управления.

Для достижения поставленной цели необходимо решить ряд задач:

• Обосновать необходимость и эффективность совершенствования бизнес-процессами и провести их теоретический анализ;
• Проанализировать внешнюю и внутреннюю среду организации;
• рассмотреть предложению по совершенствованию бизнес-процесса.

Актуальность данной курсовой работы связана с необходимостью снижения издержек на процесс финансового управления, в том числе средствами совершенствования бизнес-процессов и внедрения информационных технологий.

1.Теоретические основы процессного подхода

1.1. Сущность и виды бизнес-процессов

Процессы в деятельности организации присутствовали всегда, а объектами управления они стали относительно недавно.  Управление бизнес-процессами и управление эффективностью сливаются друг с другом по мере того, как все большее число людей осознает, что организация – это система взаимодействующих процессов, чья эффективность должна быть сбалансирована, и что именно на это должна быть нацелена стратегия.

Согласно мнению Бьёрна Андерсена, бизнес-процесс - это: цепь логически связанных, повторяющихся действий, в результате которых используются ресурсы предприятия для переработки объекта (физически или виртуально)с целью достижения определенных измеримых результатов или продукции для удовлетворения внутренних или внешних потребителей. Главная идея заключается в том, что любой бизнес-процесс имеет потребителя внутреннего или внешнего. Опираясь на это определение, можно все действия внутри организации (компании) рассматривать либо как бизнес-процесс, либо как его часть. [1, стр.25]

Процессы можно описать на разных уровнях, при этом они всегда имеют начало, определенное количество шагов и четко оговоренное окончание. Не существует стандартного перечня процессов, и организации должны разрабатывать свои собственные. Не в последнюю очередь это происходит из-за того, что таким способом в конкретной организации достигается более глубокое понимание собственной ситуации, если ее описывают процессами.

Определение процесса будет более полным, если его дополнить рядом уточняющих понятий:

Вход бизнес-процесса – продукт, который в ходе выполнения процесса преобразуется в выход.

Вход всегда должен иметь своего поставщика. К входам процесса могут относиться: сырье, материалы, полуфабрикаты, документация, информация, персонал (для процесса «Обеспечение кадрами»), услуги и т. д.

Ресурс бизнес-процесса – материальный или информационный объект, постоянно используемый для выполнения процесса, но не являющийся входом процесса.

К ресурсам процесса могут относиться: информация, персонал, оборудование, программное обеспечение, инфраструктура, среда, транспорт, связь и пр. Владелец процесса в ходе планирования и управления процессом производит распределение и перераспределение ресурсов для достижения наилучшего результата процесса. Отнесение информации одновременно ко входам и ресурсам процесса не является ошибкой.

Выход (продукт) – материальный или информационный объект или услуга, являющийся результатом выполнения процесса и потребляемый внешними по отношению к процессу клиентами.

Выход (продукт) процесса всегда имеет потребителя. В случае, если потребителем является другой процесс, то для него этот выход является входом. Выход (продукт) процесса также может использоваться в качестве ресурса при выполнении другого процесса. К выходам процесса могут относиться: готовая продукция, документация, информация (в том числе отчетная), персоналуслуги и т. д.

Клиентом (потребителем) процесса называется субъект (физическое, юридическое лицо, функциональное подразделение, другой процесс и т.д.), использующий результаты (выходы) процесса. Для клиента процесса важны ценность и время предоставления результата (выхода процесса).

Внешними клиентами организации являются не только потребители её продукции или услуг. К их числу относятся: акционеры, банки, налоговые органы, т.е. все те организации, которые используют результаты деятельности организации (информация, финансовые и материальные ресурсы, люди).

Внутренними клиентами процессов являются функциональные подразделения – исполнители и процессы, использующие результат выполнения (выход) процесса.

Рис.1. Концептуальная схема управления бизнес-процессом.

Показатели результативности бизнес-процесса – количественные и/или качественные параметры, характеризующие бизнес-процесс и его результат.

Показатели эффективности бизнес-процесса – параметры бизнес-процесса, характеризующие взаимоотношение между достигнутым результатом и использованными ресурсами.

Существует много способов классификации бизнес-процессов. В.В. Репин и Е.Г. Елиферов предлагают следующую простейшую классификациию:

• По отношению к клиентам процессов:

-внешние;

-внутренние.

• По отношению к получению добавленной ценности:

-основные (добавляющие ценность);

-вспомогательные (добавляющие стоимость).

• По уровню подробности рассмотрения:

-верхнего уровня;

-детальные;

-элементарные (операции, не требующие более детального описания).[2, стр.12]

В классификации по отношению к клиентам процессов внешними клиентами организации являются не только потребители ее продукции или услуг. К их числу относятся: акционеры, банки, налоговые органы, т.е. все те организации, которые используют результаты деятельности организации (информация, финансовые и материальные ресурсы, люди). внешние клиенты рассматриваются по отношению к организации в целом либо по отношению к бизнес-процессам организации.

Внутренними клиентами процессов являются функциональные подразделения — исполнители и процессы, использующие результат выполнения (выход) процесса. Определение процессов как «клиент-продукт^процесс» является наиболее практически важным.

Классификация по отношению к получению добавленной ценности

Более простой и более прикладной подход был предложен в результате выполнения норвежского работы ТОРР по сравнительному бенчмаркингу. Эта программа по разработке методов повышения продуктивности производства выполнялась под управлением организации NTNU/SINTEF, находящейся в Трондхейме. В результате для создания предпосылок к разработке методов самооценки и сравнительного бенчмаркинга все процессы были поделены на первичные (основные) и поддерживающие (вспомогательные) в соответствии с теорией М.Портера о цепочках добавления стоимости (1985г.).

1.2. Современные тенденции в использовании процессного подхода

На данном этапе развития экономики России, процессный подход к управлению или так называемое процессное управление развивалось достаточно стабильно и прагматично (только во время кризиса 2008-2009 гг. и в 2014 г. многие компании откладывали начало консалтинговых проектов, что вполне предсказуемо в условиях жесткой оптимизации). Однако в целом, широта, глубина, и качество его применения оставляет большой потенциал для роста до уровня развитых стран.

По оценке Владимира Репина – российского эксперта в области внедрения процессного управления, большинство российских компаний в области управления процессами по международной интегрированной модели технологической зрелости – «CMMI», находится на первом или на втором уровне зрелости, некоторые приближаются к третьему, небольшая часть — к четвертому. Очень мало организаций, работающих на пятом уровне. Данная модель представлена на рис. 2.

Рисунок 2 – Международная модель технологической зрелости «CMMI»[6].

Оценка, высказанная Владимиром Репиным, имеющим большой опыт руководства и выполнения консалтинговых проектов в области процессного управления, по различным объективным (например, относительно позднее распространение методик процессного управления в России) и субъективным причинам (например, присущая некоторым руководителям ментальность, которая заключается в отсутствии рассмотрения собственного персонала как важнейшего ресурса организации) свидетельствует о низкой культуре работы с процессами в большинстве российских компаний.

Очень важным фактором, который замедляет развитие процессного управления в России – недостаточная конкуренция и слабая насыщенность рынков. А именно, во многом появление и применение процессного подхода к управлению на Западе стал возможным из-за изменения рыночной конъюнктуры и возможностей информационных технологий. Приблизительно с 70х годов производители перестали диктовать условия потребителям на рынке, все больше увеличивалось количество фирм, рынки становились более насыщенными и конкурентными. Также, развитие процессного управления совпало с качественным и количественным ростом вычислительных возможностей аппаратных средств и появлением новых парадигм в программировании, например возможностью повторного использования, применения компонент.

В России же, об удовлетворении клиентских ожиданий и потребностей, настоящей ориентации на клиента и предоставления качественного сервиса, стали задумываться после насыщения рынков, обострения возросшей конкуренции. Например, свидетельством этому может послужить ситуация на рынке мобильной связи в начале 2000x годов, когда усилия менеджмента ведущих операторов связи были направлены на обслуживание сервиса сверх роста клиентской базы, а не на совершенствование организационного развития и сервиса для клиентов.

Таким образом, текущая ситуация с уровнем зрелости процессного управления в российских компаниях позволяет говорить об актуальности обоснования необходимости внедрения процессного подхода для первых лиц российских компаний.

Прежде чем рассматривать обоснование необходимости внедрения процессного управления, необходимо дать четкое, ясное и понятное определение понятию – «процесс» и «процессный подход», а также рассмотреть некоторые фундаментальные свойства процесса, которые будут являться ключевыми при объяснении эффективности внедрения процессного управления в организациях.

Конечно, существуют различные определения понятия - процесс, которые зарождались в разное историческое время под влиянием различных взглядов таких ученых, как: Michael Eugene Porter, Hammer Michael, Champy James, Thomas H. Davenport, и некоторых других. Однако, в рамках темы настоящего научного исследования, полезнее будет опираться на два определения понятия «процесс», а именно на определение, данное в стандарте «ISO 9000:2005. Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь» и определение, высказанное Владимиром Репиным в книге «Бизнес-процессы. Моделирование, внедрение, управление».

Приведем определения понятия «процесс» из вышеизложенных источников.

Процесс — устойчивая, целенаправленная совокупность взаимосвязанных видов деятельности, которая по определенной технологии преобразует входы в выходы, представляющие ценность для потребителя (клиента).[6] Очень важным в этом понятии, является понимание процесса как устойчивой деятельности, как по времени (периодическая повторяемость процесса) так и по управляемости (целенаправленное создание ценности для клиента).

1.3. Алгоритм оптимизации бизнес-процессов

Процессный подход к управлению исторически и методологически основывается на цикле «PDCA» Шухарта-Деминга. («PDCA» - англ. «Plan-Do-Check-Act» - планирование-действие-проверка-корректировка.)

«PDCA» - циклически повторяющийся процесс принятия решения, используемый в управлении качеством. Также известен как «Deming Cycle», «Shewhart cycle», «Deming Wheel» или «Plan-Do-Study-Act». Также известен как принцип Деминга-Шухарта, но Деминг предпочитал PDSA (Plan-Do-Study-Act) у Шухарта (Plan-Do-Сheck-Act) [10].).

Изначально, у Walter Andrew Shewhart вышеуказанный цикл не имел в своем составе и содержании элемента корректировки (Act), его позднее ввел доктор William Edwards Deming. Также, далее цикл «PDCA» развивался в работах последователей Э.Деминга – К.Исикава, который усовершенствовал цикл Э.Деминга и создал подход «Шесть Сигм» («Шесть сигм» – это подход к совершенствованию бизнеса, который стремится найти и исключить причины ошибок или дефектов в бизнес-процессах путем сосредоточения на тех выходных параметрах, которые оказываются критически важными для потребителя.[11]) и в цикле «Цикл Харри и Шредера» (ноу – хау компании «Motorola»).