Файл: Применение процессного подхода для оптимизации бизнес-процессов. ( ГТК «Телеканал «Россия» ).pdf

Инфраструктура процесса:

• ЦФО находятся в каждом подразделении.
• Финансово-экономическое управление, главная бухгалтерия находятся в одном здании, там же находится все управление, в том числе и генеральный директор.
• Каждое рабочее место оснащено компьютером, информационной системой и телефоном.

Существуют следующие показатели процесса:

Временные:

• Время выполнения 1 цикла процесса – 3 месяца.

Человеческие:

• Количество людей, задействованных в процессе, – 118 человек.

Существуют следующие показатели результата:

• Объем - 1 конечный бюджет для предприятия в месяц
• 100% объема относительно необходимого

Количественный и качественный анализ процесса

Количественный анализ:

Показатели времени:

Среднее время выполнения 1 цикла процесса в целом

– 91 день, но процесс запускается каждый месяц.

Среднее время простоев:

• фактическое - 3 дня
• теоретическое – 33 дня (так как выполнение бюджета не входит в рассматриваемый процесс).
• Показатель эффективности производственного или операционного цикла – (91-33)/91 = 0,64.
• Среднее время выполнения отдельных функций процесса – см. Таблица 1.

Удельные:

Время выполнения процесса/численность персонала процесса:

• 91 день / 118 человек = 0,77

В среднем требуются 1 человек на выполнение 1 функции.

Время выполнения процесса/количество функций процесса:

• 91 день /8 функций = 11,38
• В среднем отводится 11 -12 дней на выполнение 1 функции.

Анализ процесса по отношению к типовым требованиям представлен в таблице 4.

Таблица 4. Анализ процесса по отношению к типовым требованиям

Требования к организации процесса, учитывающие рекомендации стандарта ИСО 9001, представлены в Табл. 5.

Таблица 5 Требования к организации процесса

Проблемы, возникающие при выполнении бизнес-процесса:

• Внешние факторы: экономическая ситуация в РФ, рост конкуренции, увеличение процентных ставок по кредитам.
• Внутренние факторы: смена руководства, выход из строя оборудования, нехватка квалифицированных специалистов.

Нештатное завершение (выполнение) бизнес-процесса:

• Возникновение одной или нескольких из вышеописанных проблем.
• В ходе бюджетирования становится понятно, что при предлагаемых условиях невозможно достижение поставленных руководством целей.

Предложения по оптимизации и реинжинирингу процесса:

• Добавить еще одну функцию контроля на этапе планирования для раннего выявления несовпадений возможно достижимых целей с поставленными.
• Не прописан вариант, если обоснованность увеличения затрат не подтвердится.
• Не определены и не используются показатели эффективности и услуг процесса. Возможные показатели эффективности:
• Отклонения от бюджета
• (Сб – Ср)/Сб * 100%, где Сб – затраты по бюджету, Ср – реальные затраты.
• Соответствие запланированному сроку
• (Тз/Тп)*100%, где Тз – затраченное время, Тп – плановое время.

3. Совершенствование бизнес-процессов финансового отдела ГТК «Телеканал «Россия»

3.1 Пути совершенствования бизнес-процессов

Очень важным для доказательства эффективности процессного подхода является понимание, что в основе процессного подхода к управлению лежит теория о статистическом управлении процессами, управлении вариациями процессов, заложенным основоположником японского экономического чуда -Эдвардом Демингом. В основе теории Деминга лежит постулат о том, что структурированный и управляемый процесс является более эффективным, чем процесс с высоким значением вариации, т.е процесс в деятельности которого наблюдается большая неупорядоченность, не структурированность и подверженность общим и особым причинам вариации, вследствие чего результаты (выходы) такого процесса менее предсказуемы.

Причины вариации исследовал в свое время профессор Э.Деминг.

Именно вариация процессов приводит к падению эффективности процесса. Общие причины вариаций можно обозначить как системные. Системные причины вариации – действует постоянное время на процесс и обычно в достаточной степени известны, их множество и каждая из них не оказывает решающего влияния на эффективность выполнения процесса. Напротив, особые причины вариации действуют молниеносно, непредсказуемо, их невозможно с достаточной степенью точности установить и предсказать их поведение, закон их поведения изначально неизвестен как и их природа. Именно особые причины вариаций процесса приводят процесс к нестабильности ( невозможность предсказать показатели процесса) и к не воспроизводимости (систематическое получение качества ниже установленного уровня). При этом, за счет титанических, героических усилий отдельных лиц управляющих и рабочих такой процесс с огромными ресурсными затратами можно привести в предсказуемое и воспроизводимое состояние, однако данный подход крайней неэффективен и соответствует той самой культуре героев и базовому уровню культуры работы с процессами описанным вначале.

Таким образом, неструктурированный и неадекватно управляемый процесс со временем приходит в состояние, близкое к хаосу. При этом он может выдавать приемлемые результаты только за счет героических усилий менеджмента и нерационального расходования ресурсов.[6]

Однако столь очевидно как сейчас кажется положение, необходимо корректно обосновать. Обоснование эффективности процессного подхода основано на математически выстроенной теории управляемости вариаций процессов.

Введем понятия (не строго математические) двух основных свойств процесса, это стабильность и воспроизводимость.

Стабильный процесс (в широком смысле) — процесс, поведение которого по ряду показателей можно предсказать на некоторую перспективу с определенной степенью точности, достаточной для принятия управленческих решений.[6]

Воспроизводимый процесс (в широком смысле) — стабильный процесс, показатели которого находятся в пределах установленных требований (допусков) в течение интервала времени, приемлемого с точки зрения возможности принятия управленческих решений.[6] Рассмотрим применение вышеперечисленных свойства процесса на рис. 3.

На графике, представленном на рис. 3 показаны результаты протекания гипотетического бизнес-процесса в виде кривой фактических значений. Также на нем представлен целевой и средневзвешенный результат протекания бизнес-процесса в виде линии номинального значения показателя и линии среднего значения.

На рис. 3, что очень важно, также присутствуют установленные руководством целевые показатели гипотетического бизнес-процесса – верхняя и нижняя граница значений процесса.

Рисунок 3 – График изменения значений показателей процесса.[6]

Если можно обоснованно спрогнозировать определенные значения показателей на определенный следующий период времени на базе каких-либо данных за предшествующий период, то можно говорить о стабильности процесса. (можно воспользоваться методикой Шухарта и определить статистическую управляемость процесса).

Если значения выходов процесса все время находятся в определенном диапазоне нижней и верхней границы, то можно сказать о выполнении свойства воспроизводимости процесса.

Обычно, когда организации не занимаются процессным управлением, то процессы могут быть стабильными, но не воспроизводимость. Тогда, очевидно, что организация, не применяющая процессный подход к управлению не является полноценно эффективной, так как выходы (результаты) процесса будут по определенной статистической частоте выдавать несоответствующую продукцию, брак, что повлечет за собой снижение качества, большое количество рекламаций у клиентов и снижение прибыльности, эффективности всей организации.

На графике, представленном на рис. 4 показано распределение значений показателя и функция потерь Генити Тагути. Тагути показал, что в ближайшей окрестности номинального значения показателя вид функции потерь представляет собой параболу. Функция потерь показывает величину потерь ресурсов различного вида, которые возникают в организации при отклонении значений показателя процесса от номинального.[6]

Рис. 4 демонстрирует случай так называемого центрированного процесса (среднее значение показателя совпадает с номинальным). Общая величина потерь организации, связанных с выполнением данного процесса, будет пропорциональна площади под графиком, который получается при перемножении распределения значений показателя и функции потерь Тагути. Для центрированного процесса эти потери располагаются на рис. 4 внизу слева. Справа на том же рисунке показан так называемый смещенный процесс (среднее значение показателя отличается от номинального) и потери, которые возникают для такого процесса (внизу справа). Очевидно, что потери будут минимальны, если среднее значение показателя совпадает с номинальным («попадание точно в цель»), а распределение показателя относительно узкое (минимальная дисперсия).[5]

Рисунок 4 - Потери организации при смещенном и центральном процессе.[6]

Таким образом, можно подтвердить высказанную вначале гипотезу о том, что экономическая эффективность (отражающаяся в виде эффективности использования ресурсов для достижения результатов) у организации имеющий стабильный, воспроизводимый и регламентированный процесс будут всегда меньше, чем потери в случае нестабильного и невоспроизводимого процесса.

В целом, в таком же ракурсе доказывается и экономическая эффективность целесообразности регламентации для процессного управления (регламентация в целом обоснована и полезна за исключением случаев, когда внешняя среда меняется крайне резко, например в ходе революции, резкой смены законодательства и др. события подобного уровня или же в случае чрезмерно долгой разработки регламентирующей документации).

3.2. Разработка IDEF0-модели оптимизированных бизнес-процессов

процессов (информационных процессов)

После проведения анализа существующих бизнес-процессов, было принято решение автоматизировать бизнес-процесс более современным программным обеспечением с использованием современных подходов к проектированию.

Рассматривая новую модель процессов, составим контекстную диаграмму процесса «To-Be» (рисунок 10)

В данной работе описаны стрелки:

В данной работе описаны стрелки:

типа вход (Input): Первичная финансовая документация.

типа выход (Output): Финансовая отчетность.

типа механизм (Mechanism): Руководитель финансового отдела. Информационная система Управление Финансами 1С. Руководитель группы финансового контроля.

типа управление (Control):, Регламенты компании. Регламенты финансового отдела.

Они входят в верхнюю грань работы и показывают правила, планы, которыми руководствуется предприятие.

Контекстная (корневая) диаграмма имеет номер А-0 и представлена на рис. 5.

Рисунок 5 - Контекстная диаграмма.

Диаграммы декомпозиции содержат родственные работы, т.е. работы, имеющие общую родительскую работу. После декомпозиции контекстной диаграммы проводится декомпозиция каждого большого фрагмента системы на более мелкие и т.д. до достижения нужного уровня подробности описания системы.