Файл: Проектирование реализации операций бизнес-процесса «Совершенствование существующих продуктов».pdf

Так же с внедрением новой системы фирма отказалась от найма дополнительно двух операторов ПК, средняя заработная плата оператора ПК составляет около 18000 руб. т.е. дополнительная экономия только на заработной плате не принятых операторов составит 36000 руб.в месяц.

аблица 6.

Доработки ИС за март 2008г.

В целом, проект можно считать успешным. Срок возврата инвестиций по грубым оценкам не превышает полугода, что является весьма хорошим показателем. Руководство компании получило инструмент, который позволяет без больших временных затрат получать достоверную и оперативную информацию по положению дел, возможность проанализировать ситуацию с заказом, продажами и товарными остатками на торговых объектах и складах фирмы в виде удобных для восприятия и обработки отчетов.

Трудозатраты персонала за счет автоматизации операций сократились в разы, а для некоторых операций в десятки раз. Тем самым возрасла общая производительность труда.

Персонал торговых объектов теперь, имеет возможность, сосредоточится на главном: качественном обслуживании покупателей. А решение задач по учету товарных остатков, проведение продаж и др. операции взяла на себя автоматизированная информационная система.

В данный момент поддержка и сопровождение осуществляется внутренними силами ИТ подразделения компании, а также с помощью привлечения человека, являвшегося одним из основных разработчиков внедренной СЭД. На данный момент он уже успел сменить 3 места работы, но продолжает сотрудничать с сетью.

В связи с немногочисленностью и новизной системы, на данный момент, не удается наладить полный контроль за процессом сопровождения системы, но работы в этом направлении идут.

Все задания на доработку фиксируются документально. Первоначально требование к программисту оформляется в виде бланка заказа разработки, с указанием требований к доработке. Согласовываются трудозатраты. После проведения работ по документу-требованию в него проставляется результат исполнения. После этого документ передается в бухгалтерию, где производится оплата разработки, а сам документ-требование прикалываться к расходному кассовому ордеру. После того как ситуация стабилизируется, планируется все эти материалы перенести в единую электронную базу данных, в которой будут зафиксированы все доработки вместе с инструкцией по применению, комментариями разработчика с целью облегчения процесса дальнейшего сопровождения.

Работа с пользователями идет в следующем ключе:

1. если операция обязательна к регулярному применению, то пишется регламент ее проведения, и он доводится до всех исполнителей.

2. Если при работе с системой у пользователей возникают ошибки, причем они характерны для большого числа пользователей, то пишется инструкция по пользованию данной функцией, в которой пошагово, используя изображения экранных форм, до пользователя доводится порядок выполнения той или иной операции.

Каждая такой разработанный документ инструкция или регламент дополняет собой библиотеку инструкций, а впоследствии эта библиотека будет использоваться как основа для подготовки и аттестации персонала.

Что в итоге позволит спустя некоторое время (по оценке не более шести месяцев) получить квалифицированный персонал, способный эффективно взаимодействовать с новой информационной системой.

3.3. Оценка следующих этапов совершенствования информационного обеспечения управления

Информационные технологии при всей своей революционности не отменили производственного процесса, не ликвидировали конкурентов и не отняли у человека право принимать решения. Объект управления – фирма не перестала существовать, внешнее окружение продолжает существовать, и даже возросло, необходимость находить решения слабоструктурированных задач осталось. Скорее можно говорить об интенсификации всех процессов в информационном веке.

Использование ИТ решений относится к наиболее противоречивым внутрифирменным проблемам. Руководство предприятий часто отказывается их решать, так как не чувствует себя достаточно компетентным. Решения обычно возлагаются на руководителей информационных служб или специализированные внешние организации.

Хозяйственные риски, связанные с ИТ, постоянно растут, и неясно, до каких пор руководство предприятий будет недооценивать этот важный стратегический ресурс.

Автоматизация дает значительно больший эффект при комплексном подходе. Частичная автоматизация отдельных рабочих мест или функций способна решить лишь очередную "горящую" проблему. То есть мы приходим к необходимости, создать полную модель бизнес-процессов организации. Т.к. это позволит еще больше повысить управляемость компанией, а соответственно и увеличить ее конкурентоспособность.

Эффективность бизнеса во многом определяется соответствием между стратегическими целями и организационными инструментами, которыми располагает предприятие для их решения. Поэтому такое соответствие может рассматриваться как показатель жизнеспособности и стратегической перспективности предприятия.

Как уже было указанно выше, компания в качестве направления развития выбрала уход в регионы с открытием магазинов большого формата, а также переход в другой рыночный сегмент.

В этом году уже сделано три шага в этом направлении –это открытие в начале февраля магазина в г. Рязань (общая площадь 450 кв.м ), затем в начале марта второго магазина в г. Рязань (общая площадь 520 кв.м ), и открытие в начале апреля магазина в новгородской области в г.Боровичи (общая площадь 450 кв.м). До конца года планируется открытие еще трех магазинов подобного формата.

Большая площадь сопряжена с большей арендной платой. Стоимость аренды в регионах ниже чем в Москве ( см табл. 7), но все равно работа с территориально удаленными торговыми объектами накладывает свой отпечаток на управление компанией.

Таблица 7.

Стоимость аренды торговых площадей по мере удаления от Москвы

Большая удаленность торговых точек – это большие затраты на доставку товара до торгового объекта. Большая площадь магазина это дополнительные расходы на запуск магазина ( ремонт, оформление, закупка торгового оборудования ). Для примера приведена смета расходов по открытию первого магазина в г. Рязань ( см. рис.10).

Рисунок 10. Смета расходов по открытию магазина в г. Рязань.

Также большая площадь магазина предполагает большой ассортимент товара, что в свою очередь сопряжено с дополнительными затратами по закупке товара, а следовательно и увеличения товарных остатков . Так как обувь является сезонным товаром, и на спрос на нее действует такие факторы как мода и погодные условия. Есть риск, что достаточно большая часть товара окажется не востребованной по той или иной причине и товарный остатки вынуждены, будут лежать на складах в ожидании следующего сезона, когда их можно будет их продать. Тем самым финансовые средства компании будут заморожены в товарных остатках на достаточно длительное время. Если расположение магазина окажется неудачным, и \или ассортимент магазина окажется не востребованным, то фирма рискует потерять достаточно большие вложенные финансовые средства.

Для решения этих задач требуется оперативная, полная и достоверная информация о текущем состоянии складских запасов, оборачиваемости товаров, перспективных потребностях в различных видах товарно-материальных ценностей, позволяющая принимать экономически обоснованные решения о частоте и объемах поставок, а также по увязке планов сбыта с планами закупок.

Задача оптимизации системы отслеживания товарных остатков - одна из важнейших задач совершенствования системы управления предприятием. Опыт многих фирм показывает, что даже небольшое снижение уровня сверхнормативных запасов и ускорение оборачиваемости товарно-материальных ценностей позволяют добиться существенного увеличения рентабельности.

Следующим направлением для модернизации информационного обеспечения управления предприятием является оптимизация структуры финансово-экономической службы ( ФЭС) и обеспечения ее дополнительными инструментами, контроля.

Роль финансового менеджмента сводится к управлению финансовыми потоками организации с целью максимизации материального благосостояния собственников организации. Следовательно, налаживание оптимального управления финансовыми потоками является одной из первоочередных задач руководства организации. Дело в том, что поступления и выплаты денежных средств тесно взаимосвязаны. Недостаточность одного из этих элементов может повлиять на всю систему. Прекращение продаж влияет на жизненно важный процесс превращения товарных запасов в денежные средства, что ведет в свою очередь к истощению денежных резервов. Неспособность пополнить эти резервы за счет таких ресурсов как собственный каптал, займы и кредиторская задолженность, может повлечь за собой прекращение предпринимательской деятельности и несостоятельность.

Любое управленческое решение, будь то модернизация производства, переобучение кадров или закупка новых групп товара, лишь тогда может воплотиться в жизнь, когда обеспечено соответствующими средствами.

В структуре ФЭС, по мнению экспертов [13], нужно выделить управление экономического анализа и планирования, казначейство и бухгалтерию.

Управление экономического анализа и планирования занимается экономическим планированием (бюджетированием), контролем исполнения бюджетов, экономическим анализом. Казначейство планирует движение денежных средств, проводит финансовый анализ, оценку текущих или предполагаемых источников финансирования, готовит кредитные и депозитные договоры, управляет дебиторской и кредиторской задолженностями. В ведении бухгалтерии находятся регистрация, обработка и хранение бухгалтерской информации, а также бухгалтерский, управленческий и налоговый учет.

Какой будет оптимальная конфигурация финансовой службы для данной организации, за какими должностями закрепить те или иные обязанности предстоит еще только понять, создав подробную модель бизнес-процессов, за которые отвечает финансовая служба. Обеспечение актуальной управленческой информацией членов ФЭС является одной из приоритетных задач, заняться которой еще предстоит. Имея положительный опыт реализации подобного проекта для задач управления торговлей, думается и эту задачу можно осуществить.