Файл: Коммуникации в организациях (Предложения и рекомендации по усовершенствованию коммуникативной политики предприятия).pdf

Процесс коммуникации включает четыре базовых элемента:

1) Отправитель — лицо, генерирующее идею либо отбирающее информацию для передачи.

2) Сообщение — собственно информация, закодированная в символы.

3) Канал — средство передачи информации.

4) Получатель — лицо, которому предназначена информация и которое ее интерпретирует.

В ходе коммуникации отправитель и получатель проходят несколько взаимосвязанных этапов. Их задача — составить сообщение и использовать канал для его передачи так, чтобы обе стороны одинаково поняли исходную идею. Это трудно, поскольку на каждом этапе смысл идеи может быть искажен и даже полностью утрачен. Вот эти этапы.^[3]

• 1. Генерирование идеи.
  2. Кодирование и выбор канала.
  3. Передача.
  4. Декодирование.

Все эти этапы наглядно представлены на рисунке 1.

Рисунок 1

Простая модель процесса коммуникации

Хотя весь процесс коммуникации нередко требует всего нескольких секунд и, следовательно, выделить в нем этапы довольно трудно, нужно проанализировать каждый из них и рассказать о проблемах, возникающих на каждом из этапов. Этот анализ похож на исследование кадров очень короткого эпизода кинофильма.

1) Генерирование идеи:

Коммуникации начинаются с формулирования идеи или отбора информации. Отправитель решает, какую важную идею или сообщение надо донести. К сожалению, многие такие попытки дают сбой уже на первом этапе, поскольку отправитель не уделяет достаточного времени обдумыванию идеи. Важность данного этапа подчеркивает К. Дэвис: «Неудачно составленное сообщение не улучшат ни глянцевая бумага, ни громкоговоритель. Девиз данного этапа — «Не начинай говорить, не начав думать».

Важно помнить, что на этом этапе идея еще не воплощена в словах или в другой форме, в которой она будет передаваться. Отправитель только решил, какую именно концепцию он хочет донести. Чтобы сделать это эффективно, надо учесть множество факторов. Например, менеджер, желающий сообщить людям о результатах оценки их деятельности, должен четко понимать, что ему необходимо донести до подчиненных конкретную информацию об их сильных и слабых сторонах и о способах улучшения результатов. Его сообщение не должно состоять из смутных похвал общего характера или критики.

Этот пример также отражает взаимосвязь между восприятием и коммуникацией. Если менеджер считает, что его подчиненные способны развиваться и совершенствоваться и, следовательно, информация об оценке результатов их деятельности им будет полезна, то он, по всей вероятности, найдет позитивные конструктивные идеи. Если же менеджер воспринимает подчиненных, как детей, которым нужно, чтобы им точно сказали, в чем они не правы, и указали им верный путь, то, скорее всего, доносимые им сообщения будут основываться на негативной критике, что свойственно такому образу мышления.

Вот еще пример потенциальных проблем на этапе генерирования идеи: директор завода, только что получивший от руководства фирмы сообщение, что он должен на 6% увеличить выпуск видеоигр, не повышая при этом выплат работникам сверхурочный труд. директор не , как следует эту информацию подчиненных, и просто им полученное сообщение, вполне возникнуть непонимание, рабочие в лучшем поймут только , какие изменения . Если же завода тщательно идеи, которые необходимо донести, , вернее всего, следующие выводы.^[4]

1) , чтобы рабочие , какие именно необходимы: увеличение производства на 6% дополнительных сверхурочных .

2) Важно, чтобы поняли, почему эти изменения, они могут вывод, что просто хочет, они работали и столько же , что вызовет негодование.

3) Важно, рабочие поняли, осуществить изменения; нельзя жертвовать продукции во увеличения объема , иначе продуктивность , а не увеличится, это подразумевалось в сообщении руководства.

, недостаточно эффективно в процессе коммуникации, действуют так , что именно поступают по к ним их , поскольку менеджеры звена часто для подчиненных моделью. Если начальник действует методу принуждения неоткровенен с нами, , вполне вероятно, себя так в процессе коммуникации своими подчиненными. следует помнить, ваше положение от положения начальства, и совсем копировать его , даже если эффективен. Но действительно необходимо, это понять, идею вы донести до , как вы сообщение, и быть в адекватности и уместности идеи для конкретной ситуации и .

2) Кодирование и выбор :

Прежде чем идею, отправитель закодировать ее в символы: слова, и жесты (язык ). Именно такое превращает идею в .

Он должен выбрать канал, с типом символов, для кодирования. известными из являются устная , письмо и электронные : компьютеры, электронная , видеозаписи и видеоконференции. канал не для физической выбранных символов, невозможна.

Если не слишком идее, выработанной первом этапе, коммуникации также . Например, менеджер, поговорить с подчиненным о серьезных нарушений мер безопасности, , может сделать в ходе непринужденной за чашкой или направить неофициальную записку. по этим вряд ли донести идею, серьезна данная , так же , как путем встречи или .

Выбор средства сообщения не ограничиваться выбором канала. Часто желательно использовать двух или средств коммуникации. усложняет процесс, отправителю надо последовательность использования средств и определить, время будет разделять. Однако показывают, что использование устных и средств коммуникации, правило, эффективнее, , использование одного этих средств. результаты этого , профессор Т. Митчелл : «Общий вывод работы — устное в комбинации с письменным, правило, в большинстве повышает эффективность ». Используя оба , можно найти сложные подходы и этом письменно ситуацию. Но не означает, любой коммуникационный должен включать элемент, это к неуправляемому бумажному в организации.^[5]

Второй сразу станет , если представить как операцию . Очень часто товары не до тех , пока не упакованы способом, будет понятным и для потребителя. так люди, отличные идеи, не умеют «» их с помощью и передать через , значимые и привлекательные получателя. В этом даже самая идея может « на полке».

3) :

На третьем отправитель использует для доставки (закодированной идеи ряда идей). идет о физической сообщения, которую ошибочно принимают процесс коммуникаций таковой. Но , что передача лишь одним важных этапов, которые необходимо одному человеку, донести идею другого.

4) Декодирование:

сообщение, получатель его. Декодирование – процесс перевода отправителя в мысли . Если символы, отправителем, имеют получателя такое значение, он поймет, что в виду отправитель, идею. Если на идею требуется, процесс на этом считать завершенным.

по ряду , о которых мы далее, получатель придать сообщению такой смысл, вкладывал в него . В менеджменте процесс можно считать , если получатель , что идея понята правильно, действиями, которых от него .

Обратная связь;

обратную связь, и получатель меняются ролями. Получатель отправителем — он через все процесса коммуникации и свою реакцию отправителя, который в случае играет получателя. Профессор -коммуникаций Ф. Льюис :

«Обратная связь — базовая реакция услышанное, прочитанное увиденное; информация (в либо невербальной ) направляется обратно , указывая на , в какой мере было понято, ли ему , усвоил ли его и согласен с ним.

Эффективные должны быть : обратная связь , чтобы определить, сообщение было и понято... Менеджер может полагаться то, что сказанное или им будет точно так, он хотел. , основывающийся на ошибочном предположении, себя от . Не наладив связи с получателем , он резко эффективность своей деятельности».

Обратная в значительной мере повышению эффективности коммуникаций. Несколько , в ходе которых коммуникации (т.е. включающие связь) сравнивались с (без обратной ), показали, что первые медленнее, реже приводят к , являются более и ведут к большей в правильности интерпретации . ^[6]

5) Помехи;

Обратная заметно повышает коммуникаций, поскольку обеим сторонам такой барьер, помехи. На теории коммуникации называют все, искажает смысл. помех, могут язык (вербальный невербальный), различия в , изменяющие смысл время кодирования и , различия в статусе и подчиненных и т.д.

Определенные есть всегда, и искажение смысла на каждом процесса коммуникации. нам удается помехи и передать . Но если очень сильны, непременно приведет к искажению смысла и полностью блокировать информационного обмена. С зрения менеджмента приводит к снижению вероятности достижения , зависящих от коммуникаций. На 2 наглядно представлен процесс как , включающая обратную и помехи.

Рисунок 2

процесс как , включающая обратную и помехи

1.2 Виды в организации

Коммуникации различные виды , определяющих результаты человека.

Коммуникации на 2 большие : ^[7]внешние и внутренние.

коммуникации – коммуникации организацией и внешней . Факторы внешней очень сильно на деятельность .

Организации пользуются средствами для с составляющими своего окружения. С имеющимися и потребителями они с помощью рекламы и программ продвижения на рынок. В отношений с общественностью внимание уделяется определенного образа, организации на , общенациональном или уровне. Организация, есть профсоюз, поддерживать связь с представителями лиц, по найму. профсоюз в данной отсутствует, она общаться со работниками ради , чтобы профсоюз появился. Это немногие примеры всего разнообразия реагирования организации события и факторы окружения.

Внутренние – коммуникации внутри между различными и подразделениями. Они быть формальными и .

Формальные коммуникации – , которые определяются структурой предприятия, уровней управления и отделов.

На коммуникациях более остановимся чуть .

И так, рассмотрим виды внутренних .

1. Коммуникации между

Между организационными информация перемещается вертикальных коммуникаций. могут быть — когда информация с высшего уровня низший, например, подчиненных информируют о , заданиях, рекомендуемых и т.д.

Кроме нисходящих , организации необходимы . Например, банковский , заметив, что компьютер работает старого и клиентам ждать дольше, и, , что «качественное клиентов — главная банка», по вероятности, известит этом своего начальника, который, в очередь, проинформирует банка по , а тот — вице-.

Качество восходящих сильно влияет производительность компании. реальный пример практики. Один изобрел новый раскроя листового для крыльев и сообщил об непосредственному начальнику. бы он в кабинет вице- с требованием внедрить метод, реакция была бы . Но менеджер внедрить изобретение и о нем на высокий уровень , поскольку для перемен необходимо директора завода. словами, идея, на низшем , должна была на самый , последовательно пройдя все уровни . Вот пример , нацеленных на конкурентоспособности организации повышения ее . ^[8]

Конечно, на уровне могло принято решение внедрять новую . И если предположить, идея была хорошей, то инженеру об решении стало для него о том, что не хочет, он мыслил, новатор, и в будущем новые предложения. В организация могла упустить большие . А описанная в примере идея за лет позволила сэкономить в 13,5 млн. .

Восходящие коммуникации также функцию менеджеров информацией о на более уровнях. Благодаря менеджеры узнают о и потенциальных проблемах и корректировочные меры. В время менеджеры новую форму коммуникаций — рабочие , регулярно собирающиеся в неделю для и решения производственных и проблем. Восходящие , как правило, в форме отчетов, и пояснительных записок.

1. между отделами ()

Кроме вертикальных, нужны горизонтальные . Организация состоит множества подразделений, координации задач и которых необходимы . Чтобы добиться организации в желательном , менеджеры должны совместную деятельность ее частей.

, в какой-либо -школе представители подразделений периодически , обсуждая учебные , требования к выпускникам, в сфере исследований и и услуги для сообщества. В больницах разных уровней и должен обмениваться с целью распределения , координации деятельности групп, контроля затратами и т.д. В розничной региональные менеджеры сбыту, как , периодически встречаются обсуждения проблем стратегий сбыта и обмена информацией о . Горизонтальные коммуникации связаны с использованием комитетов или групп.

Горизонтальные полезны еще и , что они формирование взаимоотношений одном и том организационном уровне, являются важным удовлетворенности людей работой.

1. Коммуникации менеджером и подчиненными

, самым явным коммуникаций в организации общение между и их подчиненными. они относятся к коммуникациям, о которых было сказано, их отдельно, они составляют долю управленческих (как показали , две трети).

таких коммуникаций очень много: задачи, объяснение и ожиданий; привлечение к решению задач ; обсуждение проблем ; совершенствование и развитие ; сбор информации о или реальных ; оповещение людей о изменениях, ознакомление с подчиненных и т.д.

1. Коммуникации менеджером и рабочей

Кроме коммуникаций менеджером и подчиненным, в существуют также между менеджером и рабочей группой, на повышение эффективности. Поскольку в процессе участвуют члены группы, имеет возможность мыслями о новых и приоритетах отдела, о , как работать , о предстоящих изменениях и возможных последствиях данной группы и подразделений, о проблемах и и о новаторских идеях.