Файл: Проектирование организации (Взаимодействие организации с внешней средой).pdf

Таблица 6

Анализ недостатков в коммуникационной структуре ГК «Фабрика Качества»

Анализ внутренних коммуникаций показал, что одним из недостатков коммуникационной структуры ГК «Фабрика Качества» является то, что основной узел пересечения информационных потоков приходится на директора. В результате сложившегося положения отмечается его перегрузка, как результат – недостаток времени для стратегического планирования.

Отмечены также слабые связи между производством и другими подразделениями компании. В результате получение информации, к примеру, о производственной деятельности не может проходить в оперативном режиме.

Еще одной проблемой компании является то, что в ней существуют большие различия в значимости нисходящей и восходящей информации. Можно сделать вывод о том, что интересы работников зачастую не учитываются; в результате ухудшается социально-психологический климат, растет уровень конфликтности. Внутрикорпоративные коммуникации не достаточно эффективны. Сотрудники зачастую не имеют сведений о перспективах развития компании, ее позиционировании на рынке. Очевидно, что данная ситуация снижает лояльность персонала и его мотивацию.

2.2. Проектное предложение

Выявленные «разрывы в коммуникационной структуре ГК «Фабрика Качества» делают необходимым ее совершенствование. В таблице 7 представлены предлагаемые организационные пути решения выявленных проблем.

Таблица 7

Организационные пути совершенствования коммуникационной структуры ГК «Фабрика Качества»

ГЛАВА 3. Проектная разработка

3.1. Цели и задачи

В процессе анализа внутренней коммуникационной структуры компании выявлены следующие недостатки:

• во-первых, основной узел пересечения информационных потоков приходится на генерального менеджера. В результате сложившегося положения отмечается его перегрузка, как результат – недостаток времени для стратегического планирования;
• во-вторых, отмечены также слабые связи между отделом логистики и другими подразделениями компании. В результате снижается оперативность информации;
• в-третьих, существуют большие различия в значимости нисходящей и восходящей информации. Интересы работников зачастую не учитываются; в результате ухудшается социально-психологический климат, растет уровень конфликтности. Внутрикорпоративные коммуникации не достаточно эффективны. Сотрудники зачастую не имеют сведений о перспективах развития компании, ее позиционировании на рынке. Данная ситуация снижает лояльность персонала и его мотивацию.

Цель проекта – решение выявленных проблем на основе совершенствования коммуникационной структуры.

3.2. Мероприятия в рамках проекта

Вопросы совершенствования механизма коммуникаций в системе «компания «Фабрика Качества» - поставщик», являются одним из надежных путей повышения конкурентоспособности компании. Принципами коммуникаций с поставщиками являются следующие:

• достижение взаимной выгоды каждого из участников коммуникаций;
• долгосрочность и устойчивость связей с поставщиками;
• ориентация механизма коммуникаций на конечного потребителя готовой продукции – поскольку результаты деятельности ГК «Фабрика Качества» зависят от потребителей, необходимо учиты­вать текущие и будущие потребности покупателей, стремиться превзойти их ожидания.

В целях получения информации о поставщиках и отбора наиболее оптимальных поставщиков рационально использование универсального автоматизированного комплекса программного обеспечения «Прайс Навигатор»^[1].

Универсальный автоматизированный комплекс программного обеспечения «Прайс Навигатор» выполняет функцию автоматизированного ценового анализа. Программное обеспечение «Прайс Навигатор» проводит сканирование прайс-листов поставщиков в электронном виде. В результате менеджер получает информацию по поставщикам (предлагаемом ими ассортиментом товаров и ценам), а также результаты анализа цен (сводная таблица).

Конечными отчетами работы программного обеспечения являются заявки на товарно-материальные ценности тем поставщикам, у которых они имеются по оптимальной цене.

Значительным преимуществом программного обеспечения «Прайс Навигатор» является ее масштабируемость, что позволяет оперативно внедрять новые прайс-листы поставщиков, не ограничиваясь в пределах определенных контрагентов, сферы деятельности или отдельного региона. Гибкость системы обеспечивает возможность для консолидации данных комбинировать неограниченное количество прайс-листов поставщиков, причем специализирующихся даже на разных или пересекающихся товарах.

Еще одна выявленная проблема - чрезмерная перегрузка информацией директора. Для ее решения предлагается два варианта.

Первый вариант предусматривает делегирование части полномочий менеджерам по направлениям.

Второй вариант предполагает введение должности Исполнительного директора. При этом за директором остаются стратегические и финансовые функции, а остальные возлагаются на Исполнительного директора. Второй вариант, на наш взгляд, является более предпочтительным в плане существующих приоритетов стратегического развития ГК «Фабрика Качества». Таким образом, в непосредственном подчинении директора будет находиться главный бухгалтер, исполнительный директор. Остальные менеджеры войдут в подчинение к Исполнительному директору.

Для того, чтобы обеспечить эффективность коммуникационного обмена работников производства с другими подразделениями компании необходимо прописать горизонтальные взаимодействия между производственными участками и другими подразделениями компании. В частности, определить состав и периодичность предоставления отчетной и иной необходимой информации в производственные участки.

Рассмотрим пути развития внутрикорпоративных коммуникаций в организации. Современная организация не может нормально функционировать в условиях внутреннего информационного вакуума. Приобщенность персонала к целям компании, знание специфики бизнеса, информированность о работе других подразделений – важнейший фактор повышения эффективности компании.

В целях донесения до работников компании текущей информации, оперативных и стратегических планов рационально использовать возможности внутренней корпоративной сети (внутреннего сайта). На внутреннем сайте может быть размещена информация о событиях в компании, изменениях, нововведениях, успехах и достижениях ГК «Фабрика Качества» на рынке. Также на сайте рационально разместить регламенты и стандарты работы, информацию о новых сотрудниках, возникающих вакансиях, предстоящих мероприятиях. Кроме того, рационально обеспечить возможности обратной связи. Информация, размещаемая сотрудниками, может быть ценной в плане развития компании, а также решения различных проблем как отдельного работника, так и рабочих коллективов.

Для оперативного донесения информации до конкретных сотрудников возможно использование корпоративной почты (рассылки по e-mail) или программ ICQ.

Предлагаемые инструменты внутрикорпоративных коммуникаций представлены в таблице 8.

Таблица 8

Предлагаемые инструменты внутрикорпорационных коммуникаций

в ГК «Фабрика Качества»

Для обеспечения эффективности функционирования системы внутрикорпоративных коммуникаций рационально ввести должность менеджера по данному направлению. С точки зрения работы с персоналом, хорошо организованная система обмена информацией не только повышает лояльность сотрудников и является важным ресурсом нематериальной мотивации, но и позволяет эффективнее использовать такие инструменты кадровой работы, как подбор персонала, работа с молодыми специалистами, подготовка кадрового резерва и повышение квалификации персонала.

Оценка системы внутренних коммуникаций ГК «Фабрика Качества» выявила такую проблему, как низкий уровень обмена информацией между высшим руководством (генеральным директором) и рядовыми работниками. Для ее решения возможно использовать онлайновые интервью генерального директора с ответами на вопросы персонала. Если организация режима он-лайн не возможна по производственным либо организационным причинам, то возможен сбор вопросов в течение определенного (заранее отведенного времени), а затем публикация ответов на них. При этом необходимо обеспечить возможность обращения с вопросами к генеральному директору всех сотрудников организации. По желанию работника должна быть обеспечена его анонимность. Рекомендуемая периодичность таких интервью – один раз в квартал.

Таблица 9

Мероприятия, направленные на совершенствование внутренней коммуникационной структуры ГК «Фабрика Качества»

Проведенное исследование позволило выявить необходимость создания в ГК «Фабрика Качества» системы внутрикорпоративной коммуникации. С момента образования фирмы прошло достаточно большое количество лет. Изначально это была небольшая компания; работники размещались в небольшом помещении, состоящем из четырех кабинетов. На начальном этапе проблем с внутренними коммуникациями практически не возникало: все сотрудники находились в непосредственной близости и могли коммуницировать достаточно легко; уровень неформальных отношений был высок.