Файл: Особенности коммуникаций в организации (Межличностные и организационные коммуникации).pdf

Введение

Согласно исследованиям РФ руководитель от 50 до 90% всего времени тратит на коммуникации. Это кажется невероятным, но становится понятным, если учесть, что руководитель занимается этим, чтобы реализовать свои роли в межличностных отношениях, информационном обмене и процессах принятия решении, не говоря об управленческих функциях планирования, организации, мотивации и контроля. Именно потому, что обмен информацией встроен во все основные виды управленческой деятельности, мы называем коммуникации связующим процессом.

Противоречия коммуникаций состоит в том, что некоторые исследователи не осознавали всю важность роли коммуникаций в организации, но принимали весьма не малое участие в распространении информации. Отсюда вытекает проблема, что коммуникации в организациях не воспринимают всерьез как отдельный и важный аспект научного исследования.

Но один из первых теоретиков организационного поведения и, по крайней мере, одним из наиболее известных авторов, кто серьезным образом рассматривал коммуникацию на крупных предприятиях, был Ч. Бернанд. Он рассматривал ее как средство, с помощью которого люди объединены в организацию для достижения общей цели. Это до сих пор остается основной функцией коммуникации. Без коммуникации невозможно и управление, потому что оно, с одной стороны опирается на существующие и сложившиеся формы коммуникации, с другой - формирует те формы коммуникации, которые облегчают как совместную деятельность, так и само управление.

Тема управление коммуникаций актуальна так, как они имеют огромное значение для успеха организаций, опросы показали, что 73% американских, 63% английских и 85% японских руководителей считают коммуникации главным препятствием на пути достижения эффективности их организациями. Согласно ещё одному опросу американских исследователей 250 тыс. работников 2000 самых разных компаний, обмен информацией представляет одну из самых сложных проблем в организациях. Эти опросы показывают, что неэффективные коммуникации - одна из главных сфер возникновения проблем.

Глубоко осмысливая коммуникации на уровне личности и организации, мы должны учиться снижать частоту случаев неэффективных коммуникаций и становиться лучшими, более эффективными менеджерами. Эффективно работающие руководители - это те, кто эффективны в коммуникациях. Они представляют суть коммуникационного процесса, обладают хорошо развитым умением устного и письменного общения и понимают, как среда влияет на обмен информацией.

Объект - коммуникации в организации.

Предмет – управление коммуникациями в организации

Цель – изучить теоретические основы управления коммуникациями в организации.

Для достижения цели нами определены следующие задачи:

1. Проанализировать литературу по проблеме исследования

2.Описать особенности коммуникаций в организации

3. Раскрыть технологии управления коммуникациями в организации

Для поведения исследовательской деятельности были использованы такие методы как теоретическое изучение литературы, синтез, анализ и т.д. Курсовая работа содержит введение, 3 главы, заключение, библиография.

Глава 1.Теоретические основы коммуникационного процесса

1.1.Сущность и виды коммуникаций

Коммуникации – обмен информацией меж 2-мя людьми и более. На коммуникации руководители растрачивают 50 - 90% времени. И это ясно, если учитывать, что руководителю нужно воплотить собственную роль в межличностных отношениях, принять участие в реализации решений и выполнять управленческие функции планирования, организации, мотивации, координации, регулирования и контролирования. Все виды управленческой деятельности базируются на обмене информацией, потому коммуникации и называют связывающими действиями.

Руководителю приходится объяснять огромные размеры информации, среди которой имеется информация, не влияющая на процесс управления. Обмен информацией, которая оказывает воздействие на процесс управления, перемещает название действенных коммуникаций. Эффективный менеджер – тот, кто из общего потока коммуникаций может быстро отобрать действенные, т.е. нужные для процесса управления.

Коммуникации исполняются в ежедневной работе при общении с подчиненными, руководителями, на собраниях, при чтении документов, дискуссиях по телефону, составлении документов. Коммуникациями признан весь процесс изготовления и управления^[1].

Коммуникации разделяются на 2 огромные категории: между организацией и ее средой и между уровнями управления и подразделениями.

К 1 группе относятся коммуникации, которые предполагают собой информационное взаимодействие с внешней средой: средства массовой информации, покупатели, присмотр за качеством продукции, органы муниципального регулирования, политические категории, комитеты, поставщики и т.п. Происхождение коммуникаций внутри компании в виде собраний, дискуссий, телефонных переговоров, докладов, как правило, считается реакцией на действие внешней среды^[2].

Ко 2-ой группе относятся межуровневые коммуникации, коммуникации между разными подразделениями, коммуникации «управляющий – подчиненный», коммуникации меж управляющим рабочей категорией, неформальные коммуникации.

В процессе управления исполняются коммуникации по вертикали и по горизонтали между подразделениями. По нисходящей передается информация о принятых решениях на высших уровнях (текущие задачи, определенные поручения, советы). Данная информация может даваться из 1-го значения на другое вплоть до рабочих исполнителей.

Не менее необходимыми считаются коммуникации и по восходящей линии. Организация не может работать в отсутствии информации о ходе производственного процесса.

По восходящей передается информация о загрузке оборудования, численности работающих, поступлений сырья, выпуске продукции и т.д. Время от времени появляется ситуация, когда для решения вопроса на низовом уровне потребуется вмешательство управляющих высшего звена. И тогда информация по ступеням управления снизу передается на самый высокий уровень. Так, к примеру, вопрос об изменении технологии, появившийся на производственном участке, обязан улаживать управляющий организации.

Для координации задач и действий подразделений предприятия потребуется обмен информацией между ними, поэтому инсталлируются потоки информации меж подразделениями по горизонтали. Соответственно, координируется активность рабочих групп по контролю за издержками, распределением ресурсами, сбытом продукции. Главы разных подразделений информируют друг друга о ходе внедрения новой техники. Кроме координации действий горизонтальные коммуникации содействуют установлению равноправных взаимоотношений между подразделениями, что позитивно воздействует на работе всей организации.

2/3 всей работы на предприятии – деятельность, базирующаяся на коммуникациях «управляющий – подчиненный». Они относятся к коммуникациям по вертикали, однако выделяются в отдельную категорию, так как оказывают конкретное воздействие на производственный процесс. Сюда включаются: обмен информацией о методах деятельности, отдача работы, вознаграждения, возможности работников, дилеммы, конфигурации, итоги, совершенствование и т.д.

Конкретную роль играют еще коммуникации с неформальными группами. Нередко представления, складывающиеся в неформальных группах и поступающие к руководителям по неформальным каналам, предоставляют вероятность понимать наиболее верные решения либо предостерегать конфликтные ситуации^[3].

Отметим, что информационный процесс охватывает все подразделения и все стороны деятельности компании, потому естественно, что его активность в значительной степени находится в зависимости от отдачи коммуникационного процесса. Однако в процессе коммуникаций информация может быть искажена, ошибочно понята либо воспринята. Отдача обмена информацией достигается лишь в том случае, как скоро 1 сторона передает информацию, а иная - верно ее принимает. Потому основной задачей коммуникационного процесса считается обеспечение понимания и верного восприятия передаваемой информации.

1.2.Межличностные и организационные коммуникации

Коммуникация с иным человеком называется межличностной. Это самый известный вид коммуникации. B межличностной коммуникации мы действуем и как принимающая, и как посылающая информацию сторона. Посланием считается предоставляемая информация, каналом ее передачи считается традиционно взгляд либо звук, а обратной взаимосвязью - ответ каждого соучастника коммуникации. Интервью часто рассматривается как вид межличностной коммуникации.

Внутриличностная коммуникация появляется внутри самого индивида. Это то, как индивид говорит сам с собой. Он считается и посылающей, и принимающей информацию стороной, егo идеи и ощущения преобразуются в обращение, а мозг работает как для обработки данных идей и чувств. Оборотная связь - это то, что дополняет информацию либо отклоняет ее.

Коммуникация в малой группе – когда любой индивид имеет paвный шанс принять участие в обсуждении, имеет возможность быть просто услышан и взаимодействовать с другими Взаимодействие усугубляется, если группа более 10-12 человек. В этом случае небольшие категории состоят из нескольких индивидуумов, высылающих и получающих информацию. Во взаимосвязи с данными появляется возможность непонимания в группе. Каналы взаимосвязи наиболее структурированы, чем при межличностном общении, но каналы обратной взаимосвязи и способности для неё те же. Нередко в организациях небольшие категории именуются "командами". Популярность команд в организациях не значит, что они могут быть полезны в каждой ситуации. Не все соучастники всегда хорошо действуют в команде, некие могут лучше работать без помощи других^[4].

В общественной коммуникации выступающий передает послание аудитории (получателям информации). Общественная коммуникация возникает, когда группа очень большая, чтоб все ее члены могли отлично принять участие в ее работе. Каналы те же, что и при межличностном общении либо общении в маленькой группе (взгляд и звук), но может быть внедрение технических средств, в частности средств визуального действия на аудиторию (диаграммы, диапроекторы и т.д.). Возможности обратной взаимосвязи, тем не менее, ограничены. Большая часть образований, в каких работает общественная коммуникативная связь, считаются формальными, потому аудитория традиционно не интерпретирует выступающего. Но аудитория в той либо другой форме выражает отношение к выступающему. Общественная коммуникативная связь традиционно нерегулярна. Данный вид коммуникации может появиться на собраниях, церемониях, пресс-конференциях.

Внутренняя оперативная коммуникация - структурированная коммуникация в пределах организации, конкретно нацеленная на приобретение целей организации. Структура предполагает, что коммуникация считается частью деятельности предприятия. Рабочие цели организации соотносятся с ее конкретной деятельностью, к примеру, производственной либо относящейся к сфере услуг. Примерами такой коммуникации считаются связь меж отделами компании, доклады отдела реализации продукции либо ведомости складского учёта, которые передают информацию о потребностях отделу своевременного планирования производства^[5].

Внешняя оперативная коммуникация - связана с достижением организацией собственных целей либо межорганизационной деятельностью. Она исполняется меж организацией и образованиями, которые есть за ее пределами. Она также относится к отношениям с правительственными, муниципальными, региональными органами и общественностью. Так как успех всякой организации находится в зависимости от ее внешней среды, данный вид коммуникации важен для продолжения деятельности организации.

Личностная коммуникация ориентируется как беспорядочный размен информацией меж людьми при встрече. Люди чувствуют постоянную потребность в общении. Хотя личностная коммуникация никак не считается напрямую долею целей организации, она тем никак не наименее принципиальна^[6].

В особенности важно, чтоб в процессе коммуникаций была обеспечена оборотная связь. В организации обратная связь может исполняться разными способами. При конкретном общении управляющий может применять прямую обратную связь, в остальных вариантах ему приходится надеяться больше на косвенные способы обратной взаимосвязи. К примеру, снижение отдачи производства, повышение численности прогулов и текучести сотрудников либо плохая координация меж подразделениями могут ориентировать на ухудшение коммуникаций.

Меж менеджерами выработалась тенденция сообщать вышестоящим руководителям лишь позитивную информацию. Желание докладывать только хорошие новости либо же то, что управляющий хочет услышать, еще приводит к искажению настоящей информации^[7].

В настоящее время потоки информации настолько значительны, что может произойти перегрузка информационного канала. Одновременная обработка информации и необходимость вести информативный обмен приводят к тому, что управляющий не в состоянии отвечать на всю информацию. Он отсеивает ту информацию, которая ему видится менее принципиальной. Но это собственная точка зрения. У иного управляющего она может стать совершенно другой.