Файл: Особенности коммуникаций в организации (Межличностные и организационные коммуникации).pdf

Препятствием в отдачи коммуникационного процесса может выступать и недостаточная конструкция организации, ориентируется как закономерная взаимозависимость значений управления и многофункциональных частей, обеспечивающая действенное приобретение целей. Однако структуры создают люди, а логика у разных людей различная. Если взаимозависимость структурных частей продумана плохо, уменьшаются способности эффективного управления.

Чем больше значений управления, тем большая вероятность информационных искажений во взаимосвязи с исправлением и фильтрацией сообщений на каждом уровне. Негативное воздействие на коммуникационный процесс могут оказывать плохие отношения меж подразделениями компаний, а еще конфликтные ситуации меж ними и отдельными работниками.

Объемы информационных потоков регулируются лишь в тех вариантах, когда руководители разных уровней отлично представляют, какая информация нужна для действенного управления и что означает "слишком мало" либо "очень много" в информационном обмене. Информационные потоки установлены в прямую подневольность от целей, принимаемых решений и методов оценки работы управляющего либо руководимого им подразделения, потому на разных уровнях управления требуются различные размеры информации^[8].

Управленческие действия не ограничиваются лишь регулированием информационных потоков. Используются еще конкретные контакты с одним либо категорией подчинённых для обсуждения производственных вопросов. Те же вопросы могут дискуссироваться на общих собраниях коллектива подразделения либо еженедельных совещаниях.

Как и в межличностном обмене информацией, в организационных коммуникациях большой смысл имеют системы обратной связи, которые считаются частью контрольно - управленческой информационной системы. Примером обратной взаимосвязи может быть направленность адептов отделов и служб для обсуждения отдельных вопросов в подразделения организации либо командировки данных представителей на остальные предприятия и организации. Таким образом, управляющий организации либо ее подразделения может посетить цех либо производственный участок, чтоб собственно убедиться, как осуществляются его указания. В предоставленном случае он преодолевает разрыв между собой и подчинёнными. В качестве варианта обратной взаимосвязи может быть применен выборочный опрос работников, который ведется собственно либо по опросным листам, по заблаговременно продуманной системе либо без неё.

Более действенный способ - адресные предложения с гарантией стимулирования. Время от времени компании ставят телефонную связь для подачи услуг либо вопросов, а ответы печатаются в специальных бюллетенях. Вопросы, имеющие взаимный интерес, могут дискуссироваться на встречах группы работников и менеджеров.

Большие организации практикуют выпуск каждый месяц бюллетеней с информацией по совершенствованию управленческих взаимоотношений и перспектив становления организации^[9].

Принципиальным передовым средством информационного обеспечения считается видеозапись. Видеоленты показывают раз в квартал. Они содержат как производственную, управленческую, так и экономическую информацию и разрешают работникам сформировывать личное мировоззрение об отдельных руководителях и организации в целом.

Итак, коммуникаций великое множество и хорошо понять, какие виды коммуникаций обязаны присутствовать в той либо другой коммуникации, на какие коммуникации делать упор – одно верное решение управляющего для эффективного достижения установленных целей компании.

1.3. Работа с информацией, содержащей коммерческую тайну

В критериях жесткой конкурентной борьбы принципиально сберечь сведения, имеющие коммерческую тайну (КТ) компании.

Коммерческая тайна - производственная, научно - техническая, управленческая, экономическая и другая документированная информация, применяемая для достижения коммерческих целей, которую предприниматель считает конфиденциальной.

К конфиденциальной информации относятся сведения, прежде всего идеи, изобретения, открытия, технологии, подробности коммерческой деятельности, дозволяющие успешно соперничать, прибыль фирмы и т.п.

Условия, при каких информация компании может быть отнесена к коммерческой тайне, перечислены в статье 139 части 1 Гражданского Кодекса РФ. К ним относятся:

-реальная либо возможная коммерческая ценность информации в силу неизвестности ее 3 лицом;

-отсутствие свободного доступа к данной информации на законном основании

-принятие владельцем информации нужных мер к охране ее конфиденциальности.

Обеспечение сохранности конфиденциальности коммерческой организации требует соблюдения последующих критериев:

-определение сведений, составляющих коммерческую тайну компании;

-обеспечение распорядка их охраны^[10].

Если данные условия не будут исполнены, то у компании не будет законных причин для привлечения к ответственности работников за разглашение либо передачу сведений, составляющих коммерческую тайну.

Сведения коммерческой тайны компании можно символически поделить на два больших блока: научно-техническая информация; деловая информация.

Научно- техническая информация состоит из: сведений о конструкциях машин и оснащении; чертежи; схемы; применяемые материалы; рецептуры; способы и методы производства, в особенности вновь разрабатываемых изделий; новейшие технологии, направления модернизации известных технологий, процессы и оборудование; программное обеспечение ПЭВМ.

Деловая информация состоит из:

-сведения о финансовой стороне деятельности компании, за исключением финансовых докладов, положение расчетов с клиентами, задолженность, кредиты и т.п.;

-сведения о объеме прибыли, себестоимости произведённой продукции и др.;

-планы развития компании (тактические и стратегические);

-планы и объемы реализации продукции, планы маркетинга, данные о характере и размере торговых операций, уровнях цен, наличии товаров;

-анализ конкурентоспособности выполняемой продукции, эффективность экспорта и импорта, предполагаемое время выхода на базар;

-планы маркетинговой деятельности;

-перечень торговых и остальных клиентов, представителей, сведения об отношениях с ними, их экономическом положении, проводимыx операциях и объемах, критериях действующих и заключаемых договорах и др^[11].

Состав и объем сведений, составляющих коммерческую тайну компании, сроки конфиденциальности, распорядок защиты и доступа к конфиденциальной информации, правила ее применения определяются руководителем. Руководитель может привлечь для проведения данной работы специалистов – аналитиков.

Органы государственной власти и местного самоуправления имеют право вмешиваться в определение и охрану коммерческой, тайны предприятия, кроме тех случаев, которые предусмотрены законом.

Итак, основной целью защиты конфиденциальной информации является в предотвращении её утечки. В ряде случаев необходима защита и «чужих» коммерческих секретов, доверенных организации другими лицами, предприятиями. Отсутствие такой защиты может привести к лишению выгодных партнеров, клиентов.

1.4. Критерии эффективности коммуникационной системы управления персоналом на предприятии

Эффективность коммуникаций, рассмотренных выше, различна. Данные зарубежных исследований демонстрируют, что действенность горизонтальных связей достигает 90 %, вертикальных - 20-25 %, (т. е. это количество исходящей от дирекции информации доходит до рабочих и верно понимается ими). Иными словами, исполнители способны реализовать свои функции, располагая только 5 частью предназначенной им информации.

Малую эффективность вертикальных как восходящих, так и нисходящих коммуникаций подтверждают данные о том, что ближайший начальник рабочих (бригадир), покидая офис главного управляющего компании, выносит только 30% информации, а управляющий цехом - около 40%. Коммуникации снизу вверх неэффективны, так как до руководства доходит не более 10% информации. Это убедительно говорит о имеющихся неиспользованных резервах в организации коммуникаций, способностях их высококачественного улучшения.

Успех коммуникационных действий органически связан с нормами этического поведения, как со стороны получателя, так и со стороны отправителя информации. Огромную роль в эффективности коммуникаций играет построение сообщений. Нужно соблюдать при построении сообщения эту очередность: от внимания к интересу, от интереса к главным положениям, от них - к возражениям и вопросам, дальше к решению и призыву к действию.

Чтоб избежать ситуации при которой становишься непонятым собеседником, следует стремиться к простоте сообщения, применять лексикографический состав повседневной речи, в том числе и при общении с образованным и проницательным человеком. Сразу нужно учесть, что доверие к себе можно подорвать, если привести лишь один ложный либо искаженный факт из 100, хотя 99 могут соответствовать реальности^[12].

Несложно предположить, что неудовлетворительное положение внутриорганизационных коммуникаций чревато серьезными результатами, в частности, эмоционального характера и для администрации, и для рядовых работников. Эксперимент выдающихся менеджеров, практика функционирования преуспевающих фирм говорит о том, что действенное управление невозможно в отсутствии отлаженных коммуникаций. Принятие решений, современная политика, создание подходящего психологического климата, побуждение людей - всё это требует детализированной информации. И когда ее недостает, когда воцаряется информативный беспорядок, организации угрожает крах.

Глава 2. Коммуникационная система в ООО «ТУРИСТИЧЕСКАЯ ГОСТИНИЦА «ВОЛГА»

2.1 Краткая характеристика ООО «Туристическая гостиница «Волга»

Организационно-правовая форма ресторана «Волга» - общество с ограниченной ответственностью на основании учредительного договора. «Волга» располагается по адресу Самарская область, Г. Тольятти, ул. Гагарина, 14

Ресторан «Волга» по типу предприятия относят к ресторану при гостинице, рассчитанному на удовлетворение спроса как гостей города, так и его жителей. Ресторан работает ежедневно с 6:30 до 0:00.

Контингент посетителей ресторана «Волга» разнообразен – его посещают люди разных профессий, разных национальностей и возрастов, разного социального достатка. Данный ресторан не имеет филиалов.

Всего ресторан может принять 230 гостей одновременно. Ресторан «Волга» поделён на два зала: большой зал, рассчитанный на 160 посадочных мест и малый зал, именуемый также банкетным, на 70 посадочных мест. Кредо заведения гласит: ««Волга»» - это ресторан, созданный для общения».

Малый зал ресторана «Волга» на 2-м этаже предназначается для проведения торжественных мероприятий в г. Тольятти.

В зале ресторана могут разместиться до 70 приглашенных гостей.

Малый зал ресторана «Волга» популярен среди фирм, которые занимаются проведением семинаров и конференций. Зал ресторана оборудован проектором, четырёхметровым экраном, акустическим оборудованием, флипчартом, DVD-проигрывателем.

В данном ресторане активно действует банкетная служба «Круглого стола».

В ресторане «Волга» по организационной структуре насчитывается 7 основных отделений, в каждом из которых по 3-4 отдела.

По типу организационная структура ресторана «Волга» - линейная. Возглавляет каждое производственное или управленческое подразделение руководитель, который сосредоточил в своих руках все функции управления и полномочия по принятию решений. Отметим, что здесь четко проявляется принцип единоначалия с высокой степенью централизации в управлении; полномочия функциональных специалистов незначительны и носят рекомендательный характер.