Файл: Особенности коммуникаций в организации (Межличностные и организационные коммуникации).pdf

2.2 Анализ формирования и особенностей коммуникационной системы «Волга»

Коммуникации в ресторане считаются принципиальным инструментом для взаимодействия управляющих подразделений и эффективности деятельности предоставленного предприятия в целом.

К коммуникациям между рестораном и его внешней средой относятся: средства массовой информации, покупатели, надзор за качеством продукции, органы муниципального регулирования, политические группы, комитеты, поставщики, конкуренты.

К средствам массовой информации относятся партнёры ресторана – такие, как салон красоты «Настя" "Клиника «Виллабэль», фитнес-клуб, «Детский мир», а еще потенциальные партнёры, желающие сотрудничать на взаимных выгодах. Предоставленной стороной коммуникаций занимается маркетинговый отдел и управляющий данного отдела. В предоставленном отделе 3 секции: секция маркетинга, секция публикаций и секция работы с клиентской базой. Исследование и проведение маркетинговых акций, разные публикации, ответственность за положение и вид меню, за изучение конкурентов, рекламно-информационные материалы, за информационные и презентационные материалы, за работу с гостями - главные задачи отдела.

В данном филиале работают 6 сотрудников. Потребители и их пожелания, предпочтения, отношение к кухне ресторана "Волга" ориентируются посредством проведения выборочных опросов, разных промо акций, пополнения клиентской базы. Конкуренты ресторана исследуются посредством внедрения приёма «тайного покупателя» при посещении конкурентов, звонках к ним с целью узнать присутствие акций в их заведениях, условиях и т.д.

Что же касается межуровневых коммуникаций, то они происходят меж разными подразделениями ресторана. Любое подразделение тесно сотрудничает со всеми остальными. С такой целью в ресторане «Волга» есть коммуникационный центр, который создан для перемещения информационных частиц внутри предприятия. Коммуникационный центр действует по системе 3-х корзин. Верхняя корзина с пометкой «Входящие» обязана содержать новые сообщения, которые необходимо будет просмотреть. Средняя корзина с пометкой «Отложенные» обязана содержать те сообщения, которые были просмотрены, однако с которыми сотрудник не может немедленно начать работу. Нижняя корзинка « Исходящие» обязана содержать те известия, которые полностью подвергнуты обработке и в данный момент снова готовы для доставки по коммуникационным чертам.

Коммуникационный центр ресторана «Волга» состоит:

-из коммуникационного центра, размещенного непосредственно вблизи с орг. схемой предприятия.

Корзины ком. центра устанавливаются для управляющих и всех подразделений. Все корзины имеют бирки с названием поста управляющего и подразделения коммуникационной корзины для каждого подразделения, которая установлена на рабочем месте так, чтобы было комфортно воспользоваться всем работникам, и который действует по системе 3-х корзин;

-из коммуникационной корзины для каждого офиса, которая состоит из корзин для каждого работника, работающего в данном кабинете, а этак же корзин для входящей и исходящей информации служащих. Все корзины имеют бирки с наименованием поста.

-любой работник, у которого есть рабочий стол, обязан иметь коммуникационную корзину из 3-х корзин стоящие 1 на иной для входящей, отложенной и исходящей информации^[13].

Для того чтоб просьбы, идеи, одним словом послания, быстро доходили до подходящего адресата, нужно воспользоваться коммуникационным центром и правильно оформить письма. При составлении сообщений нужно воспользоваться образцами, которые вывешены на видном месте рядом с коммуникационной корзиной в каждом подразделении.

Принципиально при составлении посланий ориентировать должность адресата и фамилию, а также указывать должность и фамилию тому человеку, который пишет обращение. Обращение должно нацеливаться только должности, промежуточные посты указывают вверху послания. 1-ый получатель помечается стрелкой и рядом со стрелкой ставится дата отправления.

Если сообщение было получено, однако нет возможности быстро на него ответить, то нужно сказать о данном отправителю в письменном виде, чтоб он знал о том, что сообщение получено, и вопрос решается.

Письма, которые нужно отправить в остальные подразделения, необходимо класть в корзину «исходящие», далее серьезный за ком. центр подразделения доставляет сообщения до коммуникационного центра, который расположении вблизи с орг. схемой.

Невозможно допускать того, чтоб адресованные сообщения были «похоронены» в корзинах, нужно отвечать на них вовремя.

В ресторане «Волга» еще есть менеджер по коммуникациям, в обязанности которого вступает последующее:

1.Послания направлять их точно.

2.Забирать в назначенное время адресованные его подразделению письма из коммуникационного центра, который размещен вблизи с орг. схемой и доставлять в корзину собственного подразделения, а также отправлять сообщения по тому же самому маршруту, однако в обратном распорядке.

3.Нести ответственность за распределение писем меж работниками своего подразделения, или офиса, в котором действует ответственный.

4.Смотреть за тем, чтоб все письма оформлялись согласно потребностям компании и были датированы.

5.Смотреть за безошибочным распределением информации в системе 3-х корзин.

6.Если ответственных из-за 1 коммуникационную корзину в подразделении несколько человек, то они обязаны отдавать друг другу корзину в полном порядке.

7.Ответственные обязаны быть в курсе всех конфигураций на организационной схеме.

При изменении в схеме, происходят конфигурации, связанные с корзинами центра связи. Нужно информировать себя систематически изучая орг. схему.

8.Все ответственные обязаны докладывать о произошедших нарушениях в работе коммуникационного центра:

-утери известий;

-ошибочно доставленных сообщений;

-ошибочно оформленных сообщений;

-устаревших сообщений;

-утерянных сообщений;

-о неполученных ответов на сообщения.

Непременно, в процессе управления осуществляется обмен коммуникациями по вертикали и горизонтали меж руководителями^[14].

2/3в всей деятельности в организации – деятельность, базирующаяся на коммуникациях «управляющий – подчиненный».

В ресторане «Волга» этот вид коммуникаций представлен в виде: обмена информации о методах деятельности, эффективность работы, вознаграждения, способности работников, проблемы, конфигурации, итоги, усовершенствования и т.д.

Этот вид коммуникаций осуществляется посредством написание посланий, докладов, предоставление статистик любой четверг по 14:00, которые позволяют определить эффективность той либо другой деловой недели. Кроме данного в ресторане «Волга» находится пресс-центр, находящийся на кухне – на него вывешиваются намечающиеся мероприятия в ресторане, чтоб все могли ознакомиться. Есть еще один пресс-центр в служебном помещении ресторана, где вывешиваются разные объявления, дни рождения служащих, информация о собрании и т.д.

Кроме данного, принято выделять межличностные и организационные коммуникации.

Межличностые коммуникации – то, как люди разговаривают и взаимодействуют друг с другом внутри организации. В предоставленном случае тут работает система внутренних коммуникаций, посредством которой сотрудники передают друг другу письма, изучают приказы управляющих и другую информацию, которая связана с деятельностью предоставленного заведения.

Коммуникации в маленькой группе также имеют пространство существовать. Надлежит увидеть, будто численность служащих ресторана превосходит 140 человек и, исходя из данного, коллектив в процессе работы распределяется на некоторое количество небольших групп, во всякой из каких располагаться индивидум, взаимодействующий с конкретным управляющим. Это практикуется при ежедневной труде ресторана, при труде на балах – отличаются бригады и бригадиры, которые взаимодействуют в процессе проведения события с клерком банкетной службы.

Внутренняя оперативная коммуникация - коммуникации меж отделами организации, доклады отдела реализации продукции, ведомости складского учёта, которые передают информацию о потребностях отделу своевременного планирования производства.

В особенности принципиально, чтоб в процессе коммуникаций была снабжена оборотная связь. В ресторане «Волга» обратная связь видна, т.к. отлично развита система коммуникаций и еще есть отдельный человек, отвечающий за оперативность и результативность передачи информации во вне организации и внутри неё – менеджер сообразно коммуникациям.

Таковым образом, каналами коммуникаций в ресторане «Волга» считается внутренняя коммуникация по системе 3-х корзин, система внутренних писем между подразделениями, и эффективная работа менеджера по коммуникациям, который отвечает за оперативность, достоверность и полноту информации, что воздействует на достижение установленной цели ресторана. Кроме данного в ресторане «Волга» имеет место быть свой внутренний сайт, что упрощает и ускоряет размен информацией посреди руководителей подразделений.

ГЛАВА 3. Предложения по повышению эффективности коммуникационной системы в «Ресторан «ВОЛГА»

3.1.Предложения и рекомендации по усовершенствованию коммуникационной системы «Ресторан «Волга»

Исходя из разбора коммуникационной системы ресторана «Волга», можно сделать вывод о действенном функционировании внутренней системы. Однако что касается внешней системы, а конкретно действенного исследования покупателей и их предпочтений, то тут нужно внести конкретные исправления. Ошибка заключена в не налаженной системе коммуникаций меж руководителями относительно исследования покупателей. Нужно создать рекомендации по увеличению отдачи коммуникационной системы в ресторане «Волга» для исследования потребительского спроса:

1.Регистраторам рекламного отдела регулярно проводить беседы с гостями о качестве блюд, уровне обслуживания, что бы они хотели добавить в рацион, в программе ресторана, в музыкальном репертуаре;

2.Предоставлять эти пожелания: о еде – шефу-кулинару заведения; о уровне обслуживания – старшему менеджеру, отвечающему за поддержание стереотипов ресторана; о программе ресторана – арт-директору и менеджеру банкетной службы.

3.Перечисленные выше руководители подразделений обязаны составить программы, базируясь на массовом выборочном опросе гостей ресторана, условно вступления новшеств в деятельность ресторана «Волга», подтвердив эти факторы с генеральным начальником, управляющим рекламного отдела.

4.Выучить предложения конкурентов по этому вопросу, как их позиции сильны относительно нашей возможной;

5.По согласованным срокам запустить программу продвижения того либо другого новшества в ресторане.

6.После введения нововведения в деятельность ресторана «Волга» вести выборочный опрос посетителей с помощью регистраторов маркетингового отдела о том, как гостям пришлось по вкусу данное новшество.

7.Предоставить доклад по выборочному опросу генеральному директору заведения.

8.Выборочный опрос проводить раз в 1-1,5 месяца и этот цикл повторять часто^[15].

К примеру, в сентябре 2016 года был проведён выборочный опрос о том, какая страна для посетителей ресторана «Волга» вызывает интерес. Этот выборочный опрос был проведён, с целью узнать, на какую страну необходимо будет сделать упор в данном году, т.к. в прошлом году на праздновании нового года в ресторане действовала концепция «Чикаго».

Из данных выборочного опроса было выявлено, что 75% гостей выбирают Францию. После предоставленного выборочного опроса руководитель рекламного отдела дал данные арт - начальнику, начальник -кулинару, менеджерам банкетной службы и генеральному директору. Было принято заключение проведения нового 2017 года в ресторане «Волга» в стиле «Мулен Руж». Кроме этого, шеф-повар устроил проработку французской кухни для специального предложения, на рождественские корпоративы и новые года, а арт-директор составил гала – шоу - программу еще исходя из тематики. Последствие предоставленного рекламного изучения и рекламы – 100% наполняемость зала с 23 декабря 2016 года по 31 декабря 2016 года включительно. Заключение: ресторан сумел впору выяснить необходимости гостей и предложить желаемое. Исследование потребительского поведения прошло отлично и удачно.