Файл: Проектный контроллинг (1. Понятие проекта и управление им).pdf

Вывод:

Проект – это некоторая задача с исходными данными, в ходе решения которой необходимо получить требуемые результаты, которые порождают способ решения данной задача. Основными признаками проектов являются: направленность на достижение определенных целей; взаимосвязанность действий; ограниченная протяженность и уникальность. Для наиболее рационального и экономически выгодного выполнения любого проекта разработано такое важное направление менеджмента, как управление проектами. Для того чтобы проект был целесообразным и выполнялся максимально приближенно к разработанному базовому плану используют проектный контроллинг.

Глава 2. Особенности и место контроллинга в системе управления проектами

2.1 Контроллинг в системе управления проектами

Контроль стратегических решений занимает самое важное место в системе управления компанией. Под контролем стратегических решений следует понимать факт того, насколько принятие решения приводит к достижению поставленный целей компании. Практически речь идет о формировании современной контроллинг-системы управления.

Слово контроллинг происходит от английского глагола «to control», что в переводе означает контролировать, управлять, которое в свою очередь произошло от французского слова, которое означает реестр, проверочный список.^[8] Однако в англоязычных источниках термин конроллинг практически не используется, вместо него используют термир «managerial accounting», а профессиональная организация контроллеров США – «Сontrollers Institute of America» в 1962 году была переименована в «Financial Executives Institute». Дословный перевод данного термина – «управленческий учет» не является корректным, хотя управленческий учет и составляет основу контроллинга.^[9]

Контроллинг был разработан в 80-е годы. Он стал средством активного предотвращения кризисных ситуаций, которые приводили к банкротству. Основным принципом контроллинга, который получил название «управление по отклонениям», служит оперативное сравнение основных плановых и фактических показателей. В процессе данного сравнения выявляются отклонения между показателями, с помощью обнаруженных отклонений можно воздействовать на узловые факторы нормализации деятельности.

Контроллинг – это совокупность методов оперативного и стратегического управления: учета, планирования, анализа и контроля, которые объединены на качественно новом этапе развития рыночных отношений в единую систему, функционирование которой подчинено определенной цели.^[10]

Главной целью проектного контроллинга является обеспечение выполнения плановых показателей, а также повышение общей эффективности функций планирования и контроля проекта.

Содержание контроля проекта состоит в определении результатов деятельности на основе оценки и документирования фактических показателей выполнения работ и сравнения их с плановыми показателями.

Система контроля проекта представляет собой часть общей системы управления проектом, между элементами (подсистемами) которой имеются обратные связи и возможность изменения ранее заданных показателей. То есть при любом нарушении хода выполнения проекта формируется ответное воздействие, направленное на уменьшение возникшего отклонения от плана с учетом изменений в окружающей среде.

Представим систему управления с обратной связью (рис 1)

Рис. 1. Система управления с обратной связью

Представленная на рисунке система управления с обратной связью имеет вход, выход и процесс исполнения проекта, который может соответствовать также любой части проекта, пакету работ, работе. В данном примере подсистемы управления рассматриваются как компоненты некоторого контура регулирования, а процесс управления соответствует регулированию в кибернетическом смысле. Показатели, которые образуются на выходе, контролируются, а затем происходит процесс их сравнения с некоторыми предварительно установленными настройками данного конкретного контура. Если показатели отличаются, то с помощью цепи обратной связи будет сформировано корректирующее воздействие, которое возвращается назад на вход системы для устранения возникших отклонений или корректировки входных параметров.^[11]

С точки зрения организационной структуры проекта совокупность процессов управления представляется как иерархическая система нескольких контуров регулирования. Организационные подразделения при этом являются или регуляторами, или объектами регулирования либо и тем и другим одновременно. Без учета внешних воздействий руководитель проекта в этом случае выполняет функции регулятора, подразделения-исполнители соответствуют объектам регулирования, а находящиеся между ними промежуточные организационные подразделения, выполняющие и управленческие и исполнительские функции (например, подразделения, отвечающие за выполнение пакетов работ), являются одновременно и регуляторами, и объектами регулирования. Организационные подразделения связаны между собой информационными потоками, с которыми передается плановая и фактическая управленческая информация.

Реальные системы управления могут включать в себя несколько контуров обратной связи, что позволяет при необходимости идентифицировать и по возможности устранять любые изменения, препятствующие достижению целей проекта.

Например, проект может столкнуться с непредвиденными обстоятельствами, которые не были изначально учтены при разработке системы контроля. В этом случае в системе управления должно быть введено столько контуров, сколько типов показателей необходимо учитывать при управлении процессом, например по входным показателям, показателям самого процесса и показателям плана (система управления третьего порядка — по числу типов показателей). Пример системы третьего порядка приведен на рис. 2.

Рис. 2 Система обратной связью третьего порядка^[12]

На рисунке 2 можно увидеть, что система обратной связью третьего порядка включает в себя те же основные элементы, что и система с одним контуром. Здесь также имеются определенные входные показатели, процесс исполнения проекта, выходные показатели, а также контуры обратной связи. Согласно данной схемы информация о показателях, полученных на выходе системы, отправляется в «компаратор», устройство сравнения, которое производит процесс сравнения полученных показателей с показателями первоначального плана.

Если компаратор обнаружит отличия, то информация передастся в «регулятор». Регулятор будет определять, чем вызвано расхождение с начальными данными: какой-либо некорректностью в процессе, во входных показателях или непосредственно в плане.^[13]

Зачастую вследствие непредсказуемых изменений внешнего окружения проекта и непредвиденных обстоятельств в самой организации длительность выполнения проекта, фактическая стоимость, а иногда и технология выполнения работ, которая составляет основу процесса, отличаются от запланированных. Лишь 5% проектов на практике реализуются в соответствии с первоначальными планами. В зависимости от сложности и технологичности проекта часто возникает необходимость в перепланировании, и в таких случаях на систему управления проектом, а также на ее подсистемы планирования и контроля ложится большая нагрузка.

Также, с течением времени могут подлежать изменениям те потребности, ради которых и разрабатывался проект. Первоначальный план может оказаться несостоятельным из-за различных факторов, например, из-за сдвига сроков начала проекта, пересмотра условий финансирования, изменения потребностей, неточного планирования зависимостей между работами, временных оценок и ресурсных ограничений для работ, задержки в передаче рабочей документации или отсутствия необходимого оборудования у подрядчиков, непредвиденных технических затруднений или изменений внешних условий.^[14]

Тем не менее, все основные элементы проекта должны контролироваться руководством. Менеджер должен определить процедуру и установить последовательность сбора данных через определенные интервалы времени, производить анализ полученных данных, анализировать текущие расхождения фактических и плановых показателей и прогнозировать влияние текущего состояния дел на выполнение оставшихся объемов работ и т. д.

2.2 Особенности проектного контроллинга

Основные требования к системе проектного контроллинга разрабатываются до начала реализации данного проекта с участием всех сторон, заинтересованных в нем. При разработке требований определяется состав анализируемой информации, структура отчетов и ответственность за сбор данных, анализ информации и принятие решений.

Определим те факторы, которые необходимы для создания эффективной системы контроллинга:

- необходимо тщательно спланировать все работы, которые нужны для того, чтобы проект был завершен;

- необходимо правильно оценить время, ресурсы и затраты, которые будут использованы во время исполнения проекта;

- необходимо произвести учет фактического выполнения и затрат во временном разрезе;

- необходимо произвести периодическая переоценка времени и затрат, которые нужны для выполнения оставшейся работы;

- необходимо производить периодическое сравнение фактического выполнения и затрат с поставленным графиком и бюджетом.

Спроектированная система управления проектом должна обеспечивать корректирующие воздействия, в тех случаях, где они необходимы. К примеру если выполнение отдельных работ задерживается и становится вопрос об их невыполнении в срок, то необходимо ускорить процесс их реализации, этого, например, можно добиться за счет перераспределения трудовых ресурсов и оборудования. Если же происходит задержка поставки проектной документации, увеличиваются затраты на используемое оборудование и материалы, либо субподрядчиками срываются директивные сроки, то для решения таких проблем необходимо пересмотреть план проекта и при необходимости редактировать его. В данном случае коррекция плана может ограничиться лишь пересмотров основных параметров работ, однако может и потребовать разработки совершенно нового проектного плана, который начнет осуществляться с текущего состояния и будет выполнять до момента окончания проекта.

Принципы, которые используются для построения эффективной системы контроля, применяются для эффективного управления в рамках оперативного цикла проекта, которому необходима разработка, проектирование и внедрение организованной системы контроля. Полученная система контроля необходима для достижения непосредственной обратной связи. С помощью данной связи фактическое использование ресурсов будет сравниваться с плановыми работами, которые были установлены на стадии планирования. Представим основные принципы, необходимые для построения эффективной системы контроля:

- наличие конкретных планов;

- наличие информативной системы отчетности;

- наличие эффективной системы анализа фактических показателей и тенденций;

- наличие эффективной системы реагирования.

Наличие конкретных планов.

Планы, которые помогают разработать проект, должны быть содержательными, четко структурированными, а также фиксированными, для того, чтобы обеспечивать основу для контроля. В случае частого обновления планов без применения процедур контроля за изменениями, контроль над проектом может быть потерян.^[15]

Наличие информативной системы отчетности.

Информационные отчеты по проекту должны отображать состояние проекта относительно исходных планов. Для обеспечения этого процедуры получения и подготовки отчетов должны быть простыми и четко определенными. Также для всех отчетов должны быть определены четкие временные рамки. Результаты, которые представляются в отчетах, должны обсуждаться на совещаниях.

Наличие эффективной системы анализа фактических показателей и тенденций.

На основании данных, которые были собраны, руководство проекта должно определить, является ли текущая ситуация запланированной, если же имеются какие-либо отклонения от заранее составленного плана, то руководство проекта обязано определить размер и серьезность последствий данных отклонений. Основными показателями для анализа собранных данных выступают время и стоимость. Для анализа временных и стоимостных оценок работ проекта необходимо использование специальных отчетов. К примеру, прогноз может задержку по срокам, либо увеличение стоимости проекта. Однако зачастую отклонения в стоимостных и временных показателях оказывают влияние на содержание предстоящих работ и качество результатов.^[16]

Наличие эффективной системы реагирования.