Файл: Проектный контроллинг (1. Понятие проекта и управление им).pdf

Основной обязанностью менеджера является задача сравнения фактических параметров работы с запланированными а также их анализ. Необходимо фиксировать исходный план, за счет этого происходит отслеживание процесса его выполнения, а также выявление будущих проблем. Плановые показатели утверждаются соответствующими руководящими органами и документально оформляются перед началом работ.^[25]

Для возможности учета фактически получаемых данных, а также систематического обновления информации о состоянии проекта принимается процедура обновления. Зачастую организации одновременно выполняют несколько проектов, которые находятся на разных стадиях завершения. Сложность в данном случае могут создавать такие факторы как удаленность менеджеров проекта, ключевых ресурсов или сотрудников, так как приходится работать в разных местах. Поэтому при создании процедур по обновлению проекта необходимо учитывать все существующие обстоятельства. Для того чтобы уточнить все обстоятельства, необходимо задавать вопросы, подобные этим:

- какие конкретно необходимы данные и каким образом проводить сбор информации?

- как часто расписание проекта должно обновляться?

- какие ресурсы используются при реализации проекта: местные или привозные?

- в каких подразделениях проекта используются ресурсы?

- кто конкретно в подразделении будет отвечать за сбор информации для обновления расписания?

- кто и когда будет представлять последние собранные данные?

- какие отчеты должны быть представлены после каждого обновления и что должно подвергаться анализу в первую очередь? ^[26]

Фактическая информация, поступающая о выполнении работ, не может оказывать влияния на базовый план, т.к. базовый план по определению является лишь основание для измерения прогресса. Базовый план не должен изменяться, т.к. он используется для процесса сравнения с текущем состоянием в отчетах.

Для контроля и анализа наиболее очевидными являются сроки окончания работ. При обнаружении задержек в работах или в достижении ключевых вех, весь проект может быть задержан на определенный срок.

Фактическая информация может быть использована для создания новых графиков, которые базируются на реальных данных. Для каждой работы

Для каждой работы оценивается ее состояние, вычисляются новые продолжительности для выполняющихся работ. Эти новые продолжительности, которые могут быть длиннее или короче продолжительности по базовому плану, перемещают все последовательные работы по графику, и это влечет изменение дат работ, которые еще не начаты. Этот процесс обычно приводит к новой дате завершения проекта.

После первого же отчета с фактическими данными получаются два графика работ: базовый график и текущий график, включающий влияние последних фактических данных. Основная работа по определению состояния проекта заключается в сравнении этих двух планов.

Отметим, что отчет по проценту завершения часто не дает разработчику полезной информации по прогрессу в работе — например, как в случае работ, которые достигли 80% завершенности, а затем оставшаяся часть работ выполняется в течение 50% или более общего времени их выполнения. С другой стороны, отчет по выполненной продолжительности дает возможность оценить время, затраченное на выполнение работы, но не рассматривает, сколько дополнительных усилий потребуется для ее завершения. Для обеспечения полноценной поддержки принятия решений разработчик должен использовать комплекс методов и набор стандартных отчетов, обеспечивающих его значимой информацией.

В процессе выполнения проекта проводится анализ состояния проекта по факту, принимая в расчет полностью законченные работы, достигнутые промежуточные результаты, а также поддающиеся измерению и оценке завершенности работы, находящиеся в процессе выполнения.

Оценки по выполненным и предстоящим объемам работ также могут быть полезны для:

- пересмотра оценок длительностей работ;

- определения причин задержек;

- стоимостного анализа на основе факта.

Пересмотр оценок длительностей работ проводится, если на стадии планирования использовались ошибочные оценки для определения длительностей работ на основе их объема, это неизбежно проявится в отчетах о фактическом выполнении. В данном случае оценки длительностей должны быть пересмотрены.

Определение причин задержек проводится на основе совместного анализа отклонений от плана по времени и выполненным объемам работ, что может дать менеджеру начальные идеи о причинах задержек.^[27]

3.2 Принятие решений и управление изменениями

После определения отклонения проекта от поставленного плана, менеджер обязан предпринять соответствующие действия. В зависимости от того, как быстро будут произведены корректирующие действия, будет зависеть конечный результат проекта. Действия, с помощью которых будет происходить восстановление контроля над проектом лучше заранее спланировать.^[28]

Представим основные действия, которые чаще всего применяются на практике в случаях отклонения проекта от плана:

1. Нахождение альтернативного решение. В этом случае рассматриваются возможности, которые связаны с повышением эффективности работ с помощью новых организационных или технологических решений. К примеру можно изменить последовательность определенных работ.

2. Процесс пересмотра стоимости проекта. С помощью данного действия можно увеличить объемы работ, а также назначение дополнительных ресурсов. Решением может выступать увеличение нагрузки на соответствующие ресурсы или привлечения новых людей, дополнительных материалов и оборудования. Этот подход зачастую используется как процесс устранения временных задержек проекта.

3. Процесс пересмотра сроков проекта. С помощью данного подхода могут быть сдвинуты сроки выполнения работ. Такое решение может быть произведено в случае жестких ограничений по стоимости.

4. Процесс пересмотра содержания работ. Действия данного подхода предполагают уменьшение объема работ по проекту. В этом случае будет достигнута лишь часть запланированных результатов проекта.

5. Процесс прекращения проекта. Данный процесс является самым сложным решением. Однако при выявлении того факта, при котором прогнозируемые затраты по проекту будут превышать ожидаемые выгоды руководство обязано принять данное решение. Процесс завершения проекта не только влечет за собой экономические затраты, но и оказывает влияние на проблемы психологического характера, связанные с интересами различных участников проекта.^[29]

Одним из самых важных элементов контроллинга проекта являются вопросы по управлению изменениями.

Процесс управления изменениями представляет собой планирование и прогнозирование будущих изменений, регистрации всех потенциальных изменений для последующего детального изучения, оценки последствий, одобрений или отклонения, а также процесса организации мониторинга и координации исполнителей, который реализуют изменения в проекте.^[30]

Под процессом изменения можно понимать замещение одного решения другим с помощью воздействия различных внутренних и внешних факторов в ходе разработки и реализации проекта. Изменения могут быть внесены в различные разделы проекта. В качестве инициатора изменений могут выступать заказчик, инвестор, проектировщик или подрядчик данного проекта. Заказчик обычно вносит изменения, которые улучшают конечные технико-экономические характеристики проекта. В случае проектировщика могут вноситься изменения в первоначальную проектно-сметную документацию, спецификации. Подрядчик в ходе реализации проекта может вносить изменения в календарный план, изменить методы и технологии производства работ, последовательность возведения того или иного объекта и т.п.

В качестве причин для изменения проекта зачастую выступает невозможность предвидеть новые проектные решения, более эффективные материалы, технологии и т.д., на стадии разработки. Также в качестве причины может выступать вынужденное отставание в ходе реализации проекта, от сроков, запланированных на его выполнение и увеличение объема работ в виду непредвиденных обстоятельств.

Осуществления общего контроль необходимо для следующих действий:

- для оценки влияния факторов, которые приводят к негативным или положительным изменениям в проекте;

- для определения изменений, которые уже были совершены в ходе реализации проекта;

- для управления изменениями в проекте по мере их появления.

Общий контроль изменений включает в себя:

- процесс поддержания и обновления базового плана проекта , который применяется для сравнения между планами, образованными в ходе выполнения проекта. Изменение базового плана может быть связано только с корректировкой содержания проекта, но не с другими изменениями, учитываемыми в текущем плане проекта в ходе его выполнения.

- процесс изменения содержания проекта в случае изменения содержания его результатов (товара, услуг и т.д.);

- процесс согласования изменения во взаимосвязанных видах информации, процессах и процедурах управления проектом.

Входные данные общего контроля изменений содержат базовый план проекта, отчет о процессе реализации проекта и требований, которые должны выполняться в случае изменения в проекта.^[31]

Для общего контроллинга изменений используется ряд процедур, которые установлены внутрифирменным стандартом организации, которая реализует проект. Данные процедуры определяют регламент изменений по ранее принятым официальным документам проекта, а также порядок их утверждения. К примеру, это может быть система документооборота, сложившаяся в организации. В случае отсутствия таковой системы команде, выполняющей проект необходимо разработать похожую систему, либо произвести адаптацию специальных программных оболочек (в качестве примера можно привести программный продукт Expedition компании Primavera Systems). В данных программных оболочках уже реализованы самые распространенные и зарекомендовавшие себя на практике методы и средства управления изменениями проекта. В этом случае разработка подобной системы является частью проекта. Также для контроля изменения используются процедуры обработки изменений, утвержденные без предварительного рассмотрения (к примеру, при возникновении чрезвычайных ситуаций или в ходе выполнения работ с ограниченным временем принятия решения). Такие случаи заранее оговариваются и для них подсистема контроля измерений должна давать возможность автоматически утверждать некоторые категории изменений. Эти изменения обязательно должны быть задокументированы и учтены для того, чтобы не возникало проблем по отсутствию информации, которая содержит в себе реальное состояние дел по выполняемому проекту.

В результатах общего контроллинга изменений содержится измененный базовый план проекта с учетом тех изменений, которые были утверждены и доведены до сведения всех участников выполняемого проекта.

Специальная комиссия контроля изменений (Change Control Board) следит за функциями общего контроллинга изменений. Данная комиссия несет ответственность за отклонение или утверждение запросов, поступающих на изменение проекта. Права и обязанности членов данной комиссии должны быть четко определены и согласованы с основными участниками проекта. В ходе разработки больших и сложных проектов нередко используют несколько комиссий, у каждой из которых имеются свои права и обязанности.^[32]

Выделим процессы для которых происходит осуществление контроллинга изменений содержания проекта:

- процесс оценки влияния факторов, которые приводят к негативным или положительным изменения содержания проекта;

- процесс определения изменений в содержании проекта;

- процесс управления изменениями содержания проекта в случае из появления.

Контроль изменений содержания тесно связан с другими процессами контроля.

Входные данные контроллинга содержания включают в себя:

- описание СРР;

- информацию о результатах проведенной деятельности (к примеру, в виде отчета о выполненной работе, финансовых отчетах и т.д.);

- документацию, в которой содержатся конечные результаты проекта (товары, услуги и т.д.);

- запросы на изменения проекта, которые сформулированы в устной или письменной форме, внутри или вне организации, директивные или носящие рекомендательный характер;

- порядок действий по управлению содержанием, по учету, определению и внедрению изменений в проекте.

Для контроля содержания образуется и утверждается специальный регламент. В соответствии с данным регламентом производятся изменения, определяется последовательность и форма прохождения документов по изменениям. Кроме того с помощью данного регламента определяются полномочия лиц, которые будут ответственны за согласование, принятие или отклонение изменений проекта. Если проект выполняется согласно контракту, то все изменения данного проекта должны быть согласованы с участниками этого контракта.

Контроль возможен только при наличии уже отработанных процедур оценки результатов деятельности, т.к. они позволяют определять величину отклонения от плана, а также причины этого отклонения. С помощью данных процедур определяются необходимые корректирующие действия.