Файл: Проектный контроллинг (1. Понятие проекта и управление им).pdf

В завершении процесса контроля необходимо произвести действия, которые будут предприниматься руководством и которые будут направлены на преодоление отклонений, выявленные в ходе исполнения проекта. Данные действия могут быть направлены как на исправление тех недостатков, которые были выявлены в ходе исполнения проекта, так и на преодоление негативных тенденций, полученных в рамках проекта. Однако в некоторых случаях может быть необходим пересмотр плана. Процесс перепланирование требует проведения анализа на предмет «что, если», которое обеспечивает предсказание и расчет тех последствий, которые могут выявиться вследствие планируемых действий. Кроме того от менеджера зависит процесс убеждения и мотивации команды, работающей над проектом, в выполнении необходимых действий. С помощью процесса контроля и оперативного управления решаются вопросы прогнозирования, измерения и оценки оперативной ситуации, которая складывается вследствие достижения результатов. Также разрешаются вопросы по затратам времени, ресурсов и финансов, производится анализ и устранении причин, которые привели к отклонениям от утвержденного плана, коррекция плана. Обычно в процессе управления проектом производится контроль за тремя основными количественными характеристиками – временем, объемами работ и стоимостью проекта. Также руководство несет ответственность за управлением содержания работ (изменениями), качеством и организационной структурой. Для анализа проведенных работ очень важным параметром служит текущая дата (пороговая дата), она представляет собой тот момент времени, относительно которого производится анализ.^[17]

В ходе анализа состояния выполненных работ, менеджером используются основные методы данного анализа, которые предусматривают сбор фактических данных о результатах, достигнутых в ходе работ и оценку фактических затрат; оценку объема работ, который необходим для завершения проекта; анализ фактической выработки на текущую дату.

Руководством устанавливается последовательность сбора данных в определенные промежутки времени, производится анализ собранных данных, анализируется расхождение между фактическими и плановыми показателями, а также прогнозируется влияние текущего состояние дел на затраты по объему работ, необходимо для завершения проекта. То есть руководство обязано организовывать процессы по контролю проекта.

Выделим процессы контроля проекта. Они подразделяются на основные и вспомогательные:

- общий контроль изменений. Данный контроль отвечает за координацию изменений по проекту в целом;

- контроль за ведением отчетности по проекту. Данный контроль обеспечивает сбор и передачу отчетной информации о ходе реализации проекта.

- контроль изменений содержания. Данный контроль следит за изменениями содержания проекта;

- контроль расписания. Данный контроль следит за изменениями в расписании проекта; управление проект

- контроль затрат. Контроль затрат определяет затраты по работам и изменения бюджета проекта;

- контроль качества. Контроль качества отслеживает конкретные результаты проекта для определения их соответствия с установленными стандартами. В случае обнаружения несоответствий с помощью данного контроля принимаются необходимые меры по устранению причин, которые привели к нарушениям качества;^[18]

- контроль риска. Отвечает за реагирование на изменение уровня риска в ходе реализации проекта.

Все процессы контроля тесно взаимосвязаны между собой и при необходимости могут быть представлены в виде одного интегрированного процесса, состоящего из выбранных процессов. К примеру совместная реализация процессов контроля изменений содержания, контроля расписания и контроля ведения отчетности может быт представлена как один трехэтапный процесс отслеживания фактического анализа результатов, состояния работ и измерения прогресса, а также корректирующих действий, которые необходимы для достижения поставленных перед проектом целей (рис. 2):

- отслеживание.

На данном этапе происходит сбор и документирование поступивших данных; определяется степень соответствия фактического выполнения запланированным показателям, которая отображается в соответствующих отчетах.

- анализ.

На данном этапе происходит оценка текущего состояния работ, а также процесс сравнения результатов, полученных в ходе реализации проекта, с запланированными; определяются причины отклонений, а также пути их решения.

- корректировка.

На данном этапе происходит планирование и осуществление действий, которые направлены на выполнение работ в соответствии с планом. Также осуществляется процесс по минимизации неблагоприятных отклонений, либо получения преимуществ от образования благоприятных отклонений.^[19]

Рис. 1.3 Обобщенная схема процесса контроля исполнения проекта

В целом, управленческий процесс включает в себя контроль окончательных результатов как заключительную фазу управления. Данная производственная функция заключает в себе определение действительных значений и процесс их сравнения со значениями, заданными перед реализацией проекта. С помощью этой функции можно принять решение о результате реализации.

В тех случаях, когда наблюдается расхождение между заданными и действительными значениями, необходимо определить причину данных расхождений.^[20]

Вывод:

Под термином «контроль» понимается процесс определения, оценки и информирования об отклонениях или совпадениях полученных значений, а также о результатах их анализа. Все эти составляющие находятся в неразрывном единстве и взаимосвязи. Планирование дает информацию о заданных значениях. Учет предоставляет информацию о фактических показателях. С другой стороны, контрольная информация определяет актуальные меры управления, новые планирование и учет. Все это связано с целями деятельности. Реализовать все эти функции в комплексе проекта позволяет система контроллинга (controlling).

Глава 3. Практические аспекты проектного контроллинга

3.1 Мониторинг работ по проекту и анализ результатов

Термин «мониторинг» обозначает контроль, учет, слежение, а также составление отчетов о выполнении проекта в сравнении с разработанным планом.

Первым шагом процесса контроля является сбор и обработка данных о фактическом состоянии выполняемых работ. Руководство должно постоянно следить за выполнением проекта, определять, на сколько завершенной является та или иная работа, а также на основе текущего состояния делать оценки параметров выполнения будущих работ. Для выполнения всех этих действий необходимы эффективные обратные связи, которые дают информацию о результатах и затратах, которые образовались вследствие выполнения работ по проекту.

Наиболее эффективным средством для сбора данных считаются наряды на выполнение работ, которые заполняются фактическими данными или специальные отчеты, которые заполняет исполнитель.

В ходе разработки системы по сбору информации менеджером проекта в первую очередь должен определяться состав собираемых данных, а также периодичность для сбора данных. Решения по этим вопросам напрямую зависят от анализа параметров проекта, периодичности проведения совещаний и выдачи заданий. К примеру, если приоритетна своевременно выполненная работа, то методы контроля по использованию ресурсов и затрат могут быть использованы в ограниченном виде.^[21]

Приведем методы контроля фактического выполнения проекта. Они подразделяются на:

- метод простого контроля. Этот метод иначе называют методом «0—100», он отслеживает исключительно моменты завершения детальных работ и имеет только две степени завершенности работы: 0% и 100%. То есть при использовании этого метода работа считается выполненной только в том случае, когда достигнут её конечный результат;

- метод детального контроля. Данный метод предусматривает выполнение оценок промежуточных состояний выполнения работы (к примеру, если детальной работе соответствует завершенность на 50 %, то это означает, что, по оценкам руководства и исполнителей, цели выполняемой работы были достигнуты наполовину). Этот метод является более сложным, так как он требует от менеджера определять процент завершенности выполняемых работ. Для того чтобы реализовать этот метод на организациях, выполняющих проект разрабатываются специальные внутрикорпоративные шкалы, с помощью которых и происходит оценка степени выполнения работ. Данная информация обычно является закрытой, т.к. содержит в себе данные о технологиях, которые применяются организацией в ходе разработки конкретного проекта.^[22]

Можно отметить, что наиболее точное представление о состоянии работ в ходе выполнения проекта, метод «детального контроля» может давать лишь в случае, при котором оценка завершенности работ делается корректно. В большинстве же случаев применение метода «0—100» в сочетании с достаточной степенью детализации задач дает приемлемые результаты.

Редко встречаются несколько измененные варианты метода детального контроля:

- метод 50/50. Этот метод дает возможность учета промежуточного результата работ, которые еще являются незаверенными. В этом случае степень завершенности работы будет определяться в момент, когда на работу израсходовано 50% бюджета;

- метод по вехам. Данный метод применяется для длительных работ. В этом случае работа делится на отдельные части, вехи, для каждой из которых подразумевается своя определенную степень завершенности.

С помощью использования одного из данных методов менеджером может быть разработана интегрированная система контроля, используя которую он сможет позволить сосредоточить внимание на степени завершенности работ, а не только на временных и объемных параметрах, получаемых в ходе выполнения проекта.

В таблице 1 представлены данные, которые необходимы для контроля основных параметров проекта.

Таблица 1. Критерии для контроля и требуемые данные

Зачастую количественные показатели собираются в некий пакет работ и затем получают обобщающий характер для верхних уровней контроля в соответствии со структурой СРР.^[23]

На этапе разработки системы контроля важно выбрать соответствующие весовые коэффициенты, чтобы можно было определить обобщенные показатели. Это производится вследствие того, что оценки выполнения проекта в целом, а также на отдельных его этапах рассчитываются, основываясь на данных о выполнении детальных работ.

К примеру, в случае использования в качестве весовых коэффициентов продолжительностей работ может привести к тому, что основной вклад в выполнение составной работы будут вносить самые длительные дочерние работы. Вес работы может быть установлен в соответствии с ее плановой стоимостью. Плановая стоимость обычно является надежным показателем значимости работы. Встречаются случаи, когда расходы и объемы работ не связаны между собой напрямую, к примеру, если в процессе реализации работ использовано дорогое оборудование и материалы. В данном случае более удачным будет определение удельного веса работ на основе расходов, которые связаны лишь с использованием ресурсов или планового объема.^[24]

Представим показатели по которым собранные данные используются в случае расчета прогресса работ проекта:

- время;

- стоимость;

- качество;

- организация проекта;

- содержание работ.

Для процесса измерения прогресса обычно используют различные шкалы, которые зависят от специфики выполняемых работ.

Контроль прогресса в реализации проекта отображает сравнение результатов, выполненных к соответствующему сроку с заранее запланированными.