Файл: Проектный контроллинг (1. Понятие проекта и управление им).pdf

Введение

В настоящее время управление проектами получило признание во всем мире. Это направление стало модным в нынешней рыночной экономике. Управление проектами за последние 30 лет превратилось в новую культуру управленческой деятельности и стало своеобразным культурным мостом в цивилизованном бизнесе, а также в деловом сотрудничестве между странами разных континентов, с разными традициями, экономикой и историей развития.

Контроллинг представляет собой новую систему управления в рамках современного проектного менеджмента. Он неразрывно связан с информационным обеспечением во время принятия управленческих решений. Вопросы решения текущих задач, а также рассмотрения перспективных задач возможно лишь в случае постоянно поступающей полной и достоверной информации о финансовой ситуации и результатах в разрезе всех процессов хозяйственной деятельности предприятия.

Другими словами, контроллинг представляет собой инструмент для комплексного управления деятельностью, обеспечивающий инструментальную и методическую базу для поддержки основных функций менеджмента: планирования, управления и контроля.

Таким образом, основная идея технологии профессионального управления проектами и программами – четко определить цели, состав работ, распределить ответственность и ресурсы, спланировать работы с учетом имеющихся рисков и возможностей, постоянно контролировать ситуацию и своевременно реагировать на возникающие изменения и отклонения для достижения целей проекта в рамках установленного времени, бюджета и качества.

Новый механизм управления требует новых подходов, один из них – контроллинг, который находится на стыке теории принятия решений, математического моделирования, теории систем, информационного и организационного моделирования, экономического анализа, планирования, управленческого учета и менеджмента в целом.

С учетом всего вышеперечисленного можно говорить о важности проектного контроллинга в менеджменте в настоящее время, следовательно сделаем вывод об актуальности данной темы.

Цель данной работы – изучить особенности проектного контроллинга. Задачи работы:

- определить понятие проекта и его основные признаки;

- описать процесс управления проектами;

- рассказать про контроллинг в системе управления проектами;

- выявить особенности проектного контроллинга;

- исследовать мониторинг работ по проекту;

- описать процесс принятия решений.

Цель и задачи определили структуру работы, которая состоит из введения, трех глав, заключения и списка используемой литературы.

Объект исследования – проектный контроллинг.

Предмет исследования – управление проектами.

Глава 1. Понятие проекта и управление им

1.1 Понятие и признаки проекта

Выделяют множество определений термина «проект». Каждое из этих определений имеет право на существование, в зависимости от конкретной задачи, которая стоит перед специалистом.

В общем виде проект (с англ. project) - это «что-либо, что задумывается или планируется, например, большое предприятие» (толковый словарь Webster).

С точки зрения системного подхода, проект может рассматриваться как процесс перехода из исходного состояния в конечное – результат при участии ряда ограничений и механизмов.

Согласно «Кодексу знаний об управлении проектами» проект – это некоторая задача, которая имеет определенные исходные данные, а также требуемые результаты, порождающие способ ее решения. Проект состоит из следующих частей: замысел, средства его реализации и результаты, которые образуются в процессе реализации замысла.^[1]

Выделим основные признаки проектов:

1. Проекты направлены на достижение каких-либо определенных целей;
2. Проекты состоят из взаимосвязанных действий, скоординированных между собой;
3. Каждый проект имеет определенную, ограниченную во времени, протяженность (т.е. у любого проекта всегда есть определенные начало и конец).
4. Любой проект в определенной степени является уникальным.

Данные характеристики отличают проекты от других видов деятельности. Каждая из названных характеристик имеет важный внутренний смысл, поэтому мы остановимся на них более детально.

Направленность на достижение целей.

Каждый проект нацелен на получение определенных результатов, т.е. направлен на достижение каких-то целей. Чтобы достигнуть этих поставленных целей прилагаются все усилия по планированию и реализации проекта. Можно сказать, что цели выступают в роли движущей силы проекта. Обычно проект состоит из целого комплекса взаимосвязанных целей.

Тот факт, что проекты ориентированы на достижение цели, имеет огромный внутренний смысл для управления ими. Прежде всего, он предполагает, что важной чертой управления проектами является точное определение и формулирование целей, начиная с высшего уровня, а затем постепенно опускаясь до наиболее детализированных целей и задач. Кроме того, отсюда следует, что проект можно рассматривать как преследование тщательно выбранных целей, и что продвижение проекта вперед связано с достижением целей все более высокого уровня, пока наконец не достигнута конечная цель.^[2]

Выполнение взаимосвязанных действий, скоординированных между собой.

Проекты включают в себя выполнение многочисленных взаимосвязанных действий, поэтому они являются сложными уже по самой своей сути. В некоторых случаях данные взаимосвязи достаточно очевидны, в других случаях они имеют более тонкую природу. Выполнение определенных промежуточных заданий может быть реализовано только после завершения других заданий; некоторые задания могут быть выполнены только параллельно с другими заданиями, и т.д. Если данная синхронизация выполнения заданий будет нарушена, то весь проект может быть поставлен под угрозу. На основании вышеописанного можно сделать краткий вывод, что проект - это система, то есть целое, складывающееся из взаимосвязанных частей, причем система динамическая, и, следовательно, требующая особых подходов к управлению.

Ограниченная протяженность во времени.

Одним из определяющих факторов проектов является их ограниченность во времени. Любой проект выполняется в течение какого определенного периода времени, т.е. являются временными. Каждому проекту присущи более или менее четко выраженные начало и конец. Проект считается законченным при достижении основных его целей. Обычно основные усилия при работе с проектом направлены на завершении данного проекта в установленный срок. Для этого зачастую используют графики, которые показывают время начала и окончания заданий, входящих в проект.

Уникальность.

Проекты – мероприятия в известной степени неповторимые и однократные. Степень уникальности может сильно отличаться в зависимости от некоторых факторов. К примеру, если вы занимаетесь строительством коттеджей и возводите тридцатый по счету однотипный коттедж, то степень уникальности данного проекта будет невелика. Все базовые элементы, которые используются при строительстве коттеджа, будут идентичны соответствующим элементам предыдущих тридцати. В этом случае основными источниками уникальности данного проекта могут стать – расположение дома и ландшафта, окружающего его, особенности поставки материалов и т.д.^[3]

В другом случае при разработке какого-то уникального прибора, вы сталкиваетесь с задачей, степень уникальности которой является высокой. То есть при разработке данного проекта, вы будете делать то, что никогда раньше не делалось. И в данном случае прошлый опыт может в данном случае лишь ограниченно подсказывать вам о тех факторах, которые можно ожидать при выполнении проекта. Такой проект является рискованным и неопределенным.

Главным отличием проекта от производственной системы является тот факт, что проект однократен, он не является циклической деятельность. Серийный выпуск продукции не имеет конца, определенного заранее и зависит только от наличия и величины спроса. Если спрос исчезнет, то и производственный цикл будет остановлен. Производственные циклы в чистом виде не являются проектами. Однако проектный подход в последнее время все чаще применим и к процессам, которые ориентированы на постоянное производство. К примеру проекты, которые увеличивают производство до определенного уровня в течении установленного периода или выполнение заказов, которые имеют договорные сроки поставки.

Существование проекта как системы деятельности обусловлено временем, которое необходимо для получения конечного результата. Концепция проекта, однако, не противоречит концепции фирмы или предприятия и вполне совместима с ней. Более того, проект часто становится основной формой деятельности фирмы.

1.2 Процесс управления проектами

Управление проектами – это синтетическая дисциплина, которая объединяет специальные и надпрофессиональные знания. Специальные знания показывают особенности области деятельности, к которой относятся проекты.^[4]

Американский Институт управления проектами (США) дает следующее определение: «Управление проектами — методология (говорят также — искусство) организации, планирования, руководства, координации трудовых, финансовых и материально-технических ресурсов на протяжении проектного цикла, направленная на эффективное достижение его целей путем применения современных методов, техники и технологии управления для достижения определенных в проекте результатов по составу и объему работ, стоимости, времени, качеству и удовлетворению участников проекта.»^[5]

В отечественной практике до недавнего времени понятие «проект» имело представление о комплекте проектно-сметной документации, которая используется при создании сооружений, зданий и технических устройств. В соответствии с профессиональным управлением проектами, под понятием «проект» определяется процесс по осуществлению комплекса целенаправленных задач и мероприятий, которые необходимы для создания нового вида продукции или услуг в рамках установленных бюджета, времени и качества. Данный процесс разделяется на две составляющие: проектно-ориентированный процесс, который отвечает за само создание продукта или услуг и процесс управления созданием продукта или услуг. Определение нового продукта или услуги получает распространение на все виды человеческой деятельности от процесса издания книги до освоения космоса.

Проектно-ориентированный подход тысячелетиями используется в инженерном деле и технике, был перенесен на экономические, социальные и другие проекты в нетрадиционных областях и дает поразительные успехи.

Профессиональное управление проектами показывает процесс осуществления творческой деятельности по руководству материальных и людских ресурсов, который применяется на протяжении всего жизненного цикла проекта, с помощью использования и применения современных методов и подходов к управления для достижения в проекте необходимых результатов.

В начале проекта всегда стоит определенная задача, которая формулируется руководством проекта (в качестве такой задачи могут выступать определенные инновации продуктов или процессов, открытие новой сферы деятельности и т.д.). Устанавливается ответственное лицо (руководитель) данного проекта, выбираются сотрудники данного проекта, определяется длительность и бюджет проекта. От ясности формулирования основных и промежуточных целей проекта, зависит коэффициент полезного действия позднее проведенного контроллинга проекта.

Тем самым работа над проектом подразделяется на три фазы, зависящие от времени:

1. сбор информации по данному проекту;

2. проверка спроса на рынке;

3. реализация проекта.^[6]

Команда специалистов, выполняющая определенную фазу должна обращать внимание на три сферы деятельности - рынок, технику и организацию, т.к. это поможет в процессе планирования и руководства каждым последующим шагом. Соответствующие направления варьируются в зависимости от постановки задачи.

Сбор информации.

На данной фазе происходит процесс сбора наиболее важных данных по рынку, технике и организации. Собранные данные подготавливаются и структурируются.

Проверка спроса на рынке.

Данная фаза посвящается прежде всего вопросам оценки. На основе ранее полученных знаний и совместно разработанных идей детально проверяется спрос на рынке запланированной инновации, опять же в трех сферах деятельности - рынке, технике и организации и делается общее заключение.

Реализация проекта.

В конце концов, третья фаза (реализация) фиксирует конкретные цели и реалистичные мероприятия для претворения в жизнь инновации на рынке и предприятии. И здесь мероприятия также охватывают сферы рынка, техники и организации.

Работа над проектом требует постоянной проверки целесообразности и действенного контроллинга проекта. Рекомендуется немедленное прекращение проекта, если результаты работы над проектом более не дают права считать имеющуюся цель проекта реалистичной.^[7]